Verträge per Massenbearbeitung aktualisieren

Ihr Vorteil

Wenn Sie 50 Verträge von der Kategorie „Sonstiges" auf „AVV" umstellen müssen oder einen Vertragspartner umbenannt haben — die Vorstellung, jeden Vertrag einzeln zu öffnen, ist Grund genug, das gar nicht erst anzufangen.
Statt pro Vertrag fünf Klicks, ist die ganze Korrektur in einer Aktion erledigt: Auswahl markieren, Feld wählen, Wert setzen (oder entfernen), Vorschau prüfen, freigeben. Bei Bestandsbereinigungen, Kategorien-Umstellungen oder einem neuen Pflichtfeld, das nachträglich befüllt werden soll, sparen Sie damit Stunden — und reduzieren das Risiko, dass ein paar Verträge bei der manuellen Pflege „vergessen" werden.

Was funktioniert per Massenbearbeitung — und was nicht?

Per Massenbearbeitung änderbar:

Kategorie ändern (z. B. von „Sonstige Verträge" auf „AVV").
Weitere Felder anpassen, die in der Vertragsliste als Spalte eingeblendet sind (Vertragspartner, Status, Laufzeitart, eigene Felder aus dem Feldbaukasten …).
Wert entfernen — Felder in mehreren Verträgen auf leer setzen, ohne einen neuen Wert eingeben zu müssen (praktisch beim Aufräumen ausgelaufener Kategorien oder veralteter Custom Fields).
Größere Anpassungen im Bestand vornehmen, ohne jeden Vertrag einzeln zu öffnen.
Mehrere Felder in einem Lauf — über „Neues Feld bearbeiten" im Massenbearbeitungs-Panel ergänzen Sie weitere Felder, die mit derselben Auswahl aktualisiert werden.

Bewusst NICHT per Massenbearbeitung änderbar:

Tags
Das ContractHero-Team-Feld — der Teamwechsel läuft über die separate „Verschieben"-Funktion in der Aktionsleiste (setzt entsprechende Rechte voraus).
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Diese Felder folgen einer anderen Informationslogik (z. B. System-Zeitstempel) oder erfordern individuelle Entscheidungen pro Vertrag.

Für wen eignet sich die Massenbearbeitung?

Die Massenbearbeitung richtet sich vor allem an Personen mit administrativen Aufgaben:

Hauptansprechpartner:innen im Fachbereich, die die Vertragsstruktur betreuen.
Admins oder Power-User, die die Vertragsdaten pflegen.

Technisch kann jede:r Nutzer:in mit Bearbeitungsrecht die Massenbearbeitung auf den eigenen freigeschalteten Verträgen verwenden. Wer keine Bearbeitungsrechte hat, sieht die Aktion zwar, kann sie aber nicht erfolgreich abschließen.

So funktioniert's

1. Verträge auswählen

Öffnen Sie die Vertragsübersicht. Setzen Sie links neben den Verträgen, die Sie bearbeiten möchten, den Haken in der Checkbox. Sobald mindestens ein Vertrag ausgewählt ist, erscheint am unteren Bildschirmrand die Bulk-Action-Leiste mit dem Zähler „X Verträge ausgewählt", den Shortcuts „Alle auswählen" / „Alle abwählen" und fünf Aktionen: Analysieren, Bearbeiten, Verschieben, Herunterladen, Löschen.

Für die Massenbearbeitung klicken Sie auf „Bearbeiten".

2. Felder zur Bearbeitung wählen — Wert setzen oder entfernen

Rechts öffnet sich das Panel „Vertragsfelder bearbeiten" mit der Überschrift „Massenbearbeitung von Vertragsfeldern". Im gelben Hinweis steht: „Die Änderungen gelten für alle X ausgewählten Verträge."

Wählen Sie über „Feld 1 → Feld auswählen" das gewünschte Feld (z. B. Kategorie) und tragen Sie den neuen Wert ein.

Wollen Sie den bestehenden Wert entfernen (also das Feld leeren, ohne einen Ersatzwert einzutragen), nutzen Sie die Option „Wert entfernen" im Wert-Bereich. Damit setzen Sie das Feld in allen ausgewählten Verträgen auf leer — praktisch, wenn Sie z. B. eine ausgelaufene Kategorisierung entfernen oder ein Custom Field rückabwickeln wollen.

Sollen mehrere Felder im selben Lauf aktualisiert werden, klicken Sie auf „Neues Feld bearbeiten" und ergänzen das nächste Feld + Wert (oder „Wert entfernen").

Felder, die in Ihrer Vertragsliste nicht als Spalte eingeblendet sind, erscheinen hier nicht. Falls Ihnen ein Feld fehlt: Schließen Sie das Panel, blenden Sie die Spalte über „Spalten auswählen" ein, starten Sie die Massenbearbeitung erneut.

3. Vorschau prüfen

Klicken Sie unten auf „Vorschau". ContractHero zeigt Ihnen pro betroffenem Vertrag den alten und neuen Wert (bzw. „—" beim Entfernen), sowie die Gesamtzahl der betroffenen Verträge. Das ist Ihre Sicherheitsstufe: Wenn die Zahl (z. B. „111 Verträge") nicht passt oder ein Vertrag dabei ist, der nicht geändert werden soll:

Brechen Sie den Vorgang ab.
Passen Sie Ihre Auswahl in der Vertragsliste an.
Starten Sie die Massenbearbeitung erneut.

4. Aktualisierung freigeben

Wenn die Vorschau stimmt, klicken Sie auf „Felder aktualisieren". ContractHero schreibt die neuen Werte in alle ausgewählten Verträge — bzw. leert das Feld, wenn Sie „Wert entfernen" gewählt haben. Die Anzeige in der Vertragsliste aktualisiert sich sofort.

Häufige Fragen

Wie leere ich ein Feld per Massenbearbeitung, ohne einen neuen Wert einzutragen?

Im Bearbeitungs-Panel gibt es beim gewählten Feld die Option „Wert entfernen". Damit setzen Sie das Feld in allen ausgewählten Verträgen auf leer — kein Umweg über einen Platzhalter-Wert. Der Vorgang verhält sich sonst wie eine normale Änderung (Vorschau anzeigen → bestätigen).

Können Änderungen per Massenbearbeitung rückgängig gemacht werden?

Es gibt keine direkte „Rückgängig"-Funktion. Wenn etwas falsch geändert (oder entfernt) wurde, setzen Sie die betroffenen Verträge per zweitem Massenbearbeitungs-Lauf auf den gewünschten Wert zurück.

Warum sehe ich bestimmte Felder im Bearbeitungs-Panel nicht?

Die bearbeitbaren Felder hängen von den eingeblendeten Spalten in der Vertragsliste ab. Blenden Sie das Feld als Spalte ein (über „Spalten auswählen") — danach erscheint es im Massenbearbeitungs-Panel. Ausnahme: Tags und ContractHero-Team sind grundsätzlich nicht per Massenbearbeitung änderbar.

Wie viele Verträge können in einem Schritt bearbeitet werden?

Es gibt kein technisches Limit. Über den Shortcut „Alle auswählen" markieren Sie sämtliche Verträge der aktuellen Ansicht — wenn Sie also eine Ansicht mit Filter angelegt haben, gilt die Massenbearbeitung nur für diese gefilterten Verträge.

Was machen die anderen Bulk-Aktionen (Analysieren, Verschieben, Herunterladen, Löschen)?

Analysieren — startet die KI-Vertragsanalyse erneut auf den ausgewählten Verträgen (sinnvoll z. B. nach Prompt-Änderungen).
Verschieben — verschiebt die ausgewählten Verträge in ein anderes Team (setzt entsprechende Rechte voraus).
Herunterladen — lädt die PDFs der ausgewählten Verträge als ZIP-Archiv herunter.
Löschen — verschiebt die ausgewählten Verträge in den Papierkorb. Die eigentliche Löschung erfolgt erst dort.

Kann ich Verträge bearbeiten, auf die ich keinen Zugriff habe?

Nein. Die Massenbearbeitung wirkt nur auf Verträge, die Sie aufgrund Ihrer Team- und Rollen-Berechtigungen ohnehin bearbeiten dürfen.

Gut zu wissen

Mit kleinen Mengen starten: Wenn Sie unsicher sind, beginnen Sie mit 5–10 Verträgen, prüfen Sie das Ergebnis und steigern Sie die Anzahl dann nach Bedarf.
Vorschau ist Pflicht: Die Vorschau zeigt die Anzahl der betroffenen Verträge und die alten/neuen Werte. Wer hier nicht prüft, kann mit einem Klick versehentlich Hunderte Datensätze überschreiben — die einzige Korrektur ist ein zweiter Lauf.
„Wert entfernen" ist der saubere Weg zum Aufräumen. Wenn Sie ein Feld in vielen Verträgen leeren wollen (veraltete Kategorie, rückabgewickeltes Custom Field), nutzen Sie im Panel die Option „Wert entfernen" — kein Umweg über Platzhalter-Werte.
Klare Zuständigkeiten: Legen Sie intern fest, wer für Struktur-Felder (Kategorien, Vertragspartner) verantwortlich ist. Bei sensiblen Beständen lohnt es sich, Massenbearbeitungs-Rechte über Team-Konfiguration einzuschränken.
Auswahl über Filter: Eigene Ansichten mit Filter sind der saubere Weg, um die Massenbearbeitung gezielt einzusetzen — z. B. „nur Verträge ohne Kategorie" oder „nur Verträge eines bestimmten Vertragspartners".
Mehrere Felder in einem Lauf: Über „Neues Feld bearbeiten" können Sie z. B. Kategorie + Status + Laufzeitart in einem einzigen Vorgang aktualisieren — schneller als drei separate Massenbearbeitungs-Läufe.