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Freigaberegel erstellen - Schritt für Schritt

Ihr Vorteil

Ohne Freigaberegel hängt die Vier-Augen-Kontrolle an der Disziplin der Beteiligten — und an einer E-Mail, die hoffentlich rechtzeitig beantwortet wird. Mit einer Regel ist der Zwischenschritt fest in den Signatur-Workflow eingebaut: Der Vertrag kommt nicht zur Unterschrift, bevor die freigebenden Personen aktiv zugestimmt haben. Sie gewinnen klare Verantwortlichkeiten, ein automatisches Audit-Trail und reduzieren Compliance-Risiken — gleichzeitig wird der Prozess für die operative Person nicht langsamer, weil die Freigabe-Anfrage automatisch ausgelöst wird.

Mit den erweiterten Bedingungen (Team, Status, Kategorie, Listenfelder, Betrags- und Zahlfelder mit Operatoren wie =, >, <, ≥) können Sie Freigaberegeln sehr gezielt einsetzen — z. B. nur für Arbeitsverträge mit Gehältern über einem Schwellwert oder Lieferantenverträge über einem bestimmten Volumen.

Und mit mehreren Freigebern pro Regel sowie mehrstufigen Freigaben bilden Sie Ihre echten internen Freigabestrukturen direkt in ContractHero ab — vom einfachen Vier-Augen-Prinzip bis zur Kette „Fachbereich → Legal → Geschäftsführung".

Voraussetzung: Die erweiterten Bedingungen, mehrere Freigeber und mehrstufige Freigaben sind für Kunden mit dem Approval-Workflows-Feature verfügbar — ohne zusätzliches Add-on. Falls Sie das Feature noch nicht sehen, sprechen Sie Ihren Account Manager an.

Voraussetzungen

Sie haben Admin- oder Eigentümer-Rechte in Ihrem ContractHero-Account.
Das Approval-Workflows-Feature ist für Ihre Organisation aktiv.
Die Personen, die freigeben sollen, sind als Mitglieder in der Organisation angelegt (siehe Verwandte Artikel: „Personen einladen: Wie können Rollen und Berechtigungen für zusätzliche Benutzer verwaltet werden?").

So funktioniert's

1. Freigabe-Bereich öffnen

Navigieren Sie zu Einstellungen.

Navigieren Sie zu Freigaben. Sie sehen die Seite „Freigaberegeln" mit dem Untertitel „Konfigurieren Sie Freigabeworkflows und -regeln für Ihre Organisation." Die Tabelle listet alle bestehenden Regeln — inklusive der konfigurierten Bedingungen pro Regel (ähnlich wie bei den Aufgabenautomatisierungen). Bei einem neuen Account erscheint zunächst der Hinweis „Keine Freigaberegeln gefunden".

2. Neue Regel anlegen

Klicken Sie oben rechts auf „+ Neue Freigaberegel". Eine Seitenleiste klappt auf der rechten Bildschirmseite ein.

3. Regelname vergeben

Regelname ist ein Pflichtfeld. Vergeben Sie einen sprechenden Namen, der den Zweck der Regel klar macht („Legal — NDAs", „Finance — Leasing > 50k", „HR — Arbeitsverträge ≥ 100k"). Generische Namen wie „Regel 1" werden später zur Sackgasse.

Mit dem Toggle „Ist aktiv" steuern Sie, ob die Regel sofort aktiv ist oder zunächst deaktiviert gespeichert wird — praktisch, wenn Sie die Regel vorbereiten, aber erst zu einem späteren Stichtag scharf schalten möchten.

4. Freigeber festlegen — einzeln, als Gruppe oder in Stufen

Im Bereich „Freigeber" legen Sie fest, wer freigeben soll:

Eine oder mehrere Personen pro Freigabegruppe: Über das Feld „Einen oder mehrere Benutzer auswählen" fügen Sie einer Freigabegruppe beliebig viele Mitglieder hinzu. Gibt eine der ausgewählten Personen frei, ist dieser Freigabeschritt abgeschlossen — ideal, um Vertretungen abzudecken oder Engpässe zu vermeiden.
Mehrere Freigabegruppen als Stufen: Über „+ Freigabegruppe hinzufügen" ergänzen Sie weitere Gruppen. Jede Gruppe ist ein eigener Freigabeschritt — der Vertrag geht erst zur Unterschrift, wenn alle Gruppen freigegeben haben.
Reihenfolge festlegen (optional): Über „Freigabereihenfolge festlegen" werden die Gruppen nummeriert (1, 2, …) und lassen sich per Drag & Drop sortieren. Die nächste Gruppe wird erst benachrichtigt, wenn die vorherige ihren Schritt abgeschlossen hat — so entsteht eine mehrstufige Freigabekette (z. B. Fachbereich → Legal → Geschäftsführung). Ohne festgelegte Reihenfolge müssen ebenfalls alle Gruppen freigeben, jedoch ohne feste Abfolge.

Nur Mitglieder Ihrer Organisation erscheinen in der Auswahl — Externe oder noch nicht eingeladene Personen lassen sich nicht zuweisen.

5. Bedingungen definieren

Im Bereich „Diese Regel anwenden, wenn" legen Sie fest, für welche Verträge die Regel greifen soll („Ein Vertrag benötigt nur dann eine Freigabe, wenn er diesen Bedingungen entspricht."). Sie können mehrere Bedingungen kombinieren — sie werden mit UND-Logik verknüpft.

Zur Verfügung stehen folgende Feldtypen:

Kategorie — z. B. Lieferantenvertrag, Arbeitsvertrag, NDA.
Team — z. B. Legal, Finance, HR (bei mehreren Teams in der Organisation).
Status — z. B. Aktiv, Entwurf, Wiedervorlage.
Listenfelder aus dem Vertragsfeldbaukasten — z. B. Risiko-Kategorie, Vertragsart, Regional-Zuordnung.
Betragsfelder — z. B. Vertragswert, Jahresvolumen, Kaufpreis.
Zahlfelder — z. B. Laufzeit in Monaten, Kilometer.

Bei Betrags- und Zahlfeldern stehen zusätzlich Operatoren zur Verfügung, sodass Sie Schwellwerte definieren können:

= (gleich)
≠ (ungleich)
> (größer als)
< (kleiner als)
≥ (größer oder gleich)
≤ (kleiner oder gleich)

Konkrete Beispiele:

HR-Freigabe für hohe Gehälter: Kategorie = „Arbeitsvertrag" AND Gehalt ≥ 100.000 €
Finance-Freigabe für größere Lieferantenverträge: Kategorie = „Lieferantenvertrag" AND Vertragswert > 50.000 €
Team-spezifische Legal-Freigabe: Team = „Sales" AND Kategorie = „Kundenvertrag"
Mehrstufig mit Schwellwert: Kategorie = „Lieferantenvertrag" AND Vertragswert > 100.000 € — mit zwei Freigabegruppen in Reihenfolge: erst Finance, dann Geschäftsführung

6. Regel speichern

Klicken Sie unten in der Seitenleiste auf „Regel hinzufügen". Die Regel erscheint sofort in der Tabelle „Freigaberegeln" mit ihren konfigurierten Bedingungen. Sie greift — sofern „Ist aktiv" gesetzt ist — beim nächsten Signatur-Workflow, sobald ein Vertrag alle Bedingungen erfüllt.

7. Ablauf im Signaturprozess

Sobald ein Mitglied für einen Vertrag, der alle Bedingungen einer aktiven Regel erfüllt, den Signatur-Prozess startet, läuft folgender Ablauf automatisch:

ContractHero prüft: Erfüllt dieser Vertrag alle Bedingungen einer aktiven Freigaberegel?
Die freigebenden Personen der (ersten) Freigabegruppe erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung mit der Freigabe-Anfrage.
Bei mehrstufigen Freigaben wird die nächste Gruppe erst benachrichtigt, wenn die vorherige Gruppe ihren Schritt abgeschlossen hat.
Erst wenn alle Freigabegruppen freigegeben haben, löst ContractHero automatisch die Signatur-Anfrage an die eigentlichen Unterzeichnenden aus.
Lehnt eine freigebende Person ab, stoppt der Ablauf sofort — die anfragende Person wird mit der Begründung benachrichtigt und kann den Vertrag anpassen und die Freigabe erneut starten. Die Signatur wird nicht versendet.

Häufige Fragen

Können mehrere Personen freigabeberechtigt sein?

Ja. Fügen Sie einer Freigabegruppe einfach mehrere Mitglieder hinzu („Einen oder mehrere Benutzer auswählen") — sobald eine dieser Personen freigibt, ist der Schritt abgeschlossen. So decken Sie Urlaubszeiten und Vertretungen ab, ohne dass der Prozess hängt.

Wie baue ich eine mehrstufige Freigabe (z. B. erst Legal, dann Geschäftsführung)?

Legen Sie pro Stufe eine Freigabegruppe an („+ Freigabegruppe hinzufügen") und aktivieren Sie „Freigabereihenfolge festlegen". Die Gruppen werden nummeriert und per Drag & Drop sortierbar — jede Gruppe wird erst benachrichtigt, wenn die vorherige freigegeben hat.

Was passiert, wenn eine Person ablehnt?

Der gesamte Freigabeablauf stoppt sofort — unabhängig davon, wie viele Stufen bereits freigegeben hatten. Die anfragende Person erhält eine Benachrichtigung mit der Begründung der Ablehnung. Die Signatur-Anfrage wird nicht versendet.

Wie werden mehrere Bedingungen verknüpft — UND oder ODER?

Alle Bedingungen einer Regel werden mit UND-Logik verknüpft — ein Vertrag muss alle Bedingungen erfüllen, damit die Regel greift. Für ODER-Logik legen Sie zwei separate Regeln an (z. B. eine für „Arbeitsvertrag ≥ 100k" und eine für „Lieferantenvertrag > 50k") — beide können dieselben freigebenden Personen haben.

Was passiert mit meinen bestehenden Regeln?

Sie funktionieren unverändert weiter — das Update auf mehrere Freigeber und Stufen ändert nichts an bestehenden Regeln oder bereits laufenden Freigabeprozessen. Sie können jede Regel aber jederzeit editieren und um weitere Freigeber, Gruppen oder Bedingungen ergänzen.

Was passiert mit Verträgen, die bereits in Freigabe sind, wenn ich eine Regel ändere?

Laufende Freigabe-Prozesse bleiben unverändert — sie folgen der Regel-Konfiguration, die zum Startzeitpunkt aktiv war. Neue Verträge greifen auf die aktualisierte Regel zu.

Sehe ich die Bedingungen auch in der Regelübersicht?

Ja. In der Tabelle „Freigaberegeln" werden die konfigurierten Bedingungen pro Regel angezeigt — ähnlich wie in der Übersicht der Aufgabenautomatisierungen. So sehen Sie auf einen Blick, welche Kombination eine Regel triggert, ohne die Regel öffnen zu müssen.

Die Person erscheint nicht in der Auswahl — woran liegt das?

Prüfen Sie, ob die Person als Mitglied in Ihrer Organisation angelegt ist und die Einladung angenommen hat (Ausstehende Einladungen reichen nicht). Falls noch nicht eingeladen, laden Sie die Person zuerst ein (siehe Verwandte Artikel).

Kann ich eine Regel später bearbeiten oder deaktivieren?

Ja. In der Tabelle „Freigaberegeln" klicken Sie auf die Regel — Sie können Name, Freigeber, Gruppen, Bedingungen und den „Ist aktiv"-Status anpassen. Deaktivierung ist sinnvoll, wenn die Regel temporär pausiert werden soll.

Kann ich mehrere Freigaberegeln definieren, die überschneidende Bedingungen haben?

Ja. Sie können z. B. eine Regel für „Lieferantenvertrag > 50k" mit Finance und eine zweite Regel für „Lieferantenvertrag > 100k" zusätzlich mit Legal anlegen. Für gestufte Abläufe innerhalb einer Regel sind allerdings Freigabegruppen mit festgelegter Reihenfolge der sauberere Weg (siehe oben) — überschneidende Einzelregeln erzeugen separate Freigabe-Anfragen.

Greift die Regel auch bei nachträglich hochgeladenen, fertig unterschriebenen Verträgen?

Nein. Die Freigaberegel ist Teil des Signatur-Workflows in ContractHero. Verträge, die außerhalb von ContractHero unterschrieben und nur als PDF importiert werden, lösen keinen Signatur-Prozess aus und damit auch keine Freigabe-Anfrage.

Wer sieht, dass eine Freigabe angefragt wurde?

Die freigebenden Personen bekommen eine E-Mail; der Verlauf (wer wann freigegeben oder abgelehnt hat) ist im Vertrags-Reiter „Aktivität" und im Änderungsprotokoll der Organisation einsehbar (siehe Verwandte Artikel).

Gut zu wissen

Feature-Gate: Erweiterte Bedingungen, mehrere Freigeber und mehrstufige Freigaben sind nur sichtbar, wenn das Approval-Workflows-Feature für Ihre Organisation aktiv ist — ein zusätzliches Add-on ist nicht nötig. Fehlt das Feature, sprechen Sie Ihren Account Manager an.
Sprechende Regelnamen sparen später Zeit. Bei 10+ Regeln in einem reifen Account ist „HR — Arbeitsverträge ≥ 100k" sofort identifizierbar, „Regel 1" nicht. Halten Sie sich an ein einfaches Muster wie „[Team] — [Kategorie/Threshold]".
Vertretung über die Freigabegruppe lösen. Nehmen Sie die Vertretung einfach mit in die Freigabegruppe auf — da eine Freigabe pro Gruppe genügt, blockiert ein Urlaub den Signatur-Prozess nicht mehr. Das ist der sauberere Weg gegenüber einer zweiten, manuell zu aktivierenden Backup-Regel.
Klein anfangen, dann verfeinern. Erste Regel gerne mit einer Kategorie-Bedingung und einer Gruppe starten. Wenn der Prozess stabil läuft, ergänzen Sie Schwellwerte, weitere Freigeber oder Stufen. So halten Sie den Aufwand pro Vertrag im Rahmen.
Nur sensible Konstellationen absichern. Eine Freigaberegel auf alle Verträge wirkt vermeintlich „sicher", führt aber zu Reibung im Tagesgeschäft. Nutzen Sie Bedingungen und Stufen, um die Freigabe gezielt dort einzuführen, wo sie wirklich Wert bringt — z. B. über Schwellwerte statt pauschal.
Audit-Spur ist eingebaut. Jede Freigabe (und Ablehnung) wird mit Zeitstempel und Person im Vertrag und im Änderungsprotokoll dokumentiert — das ist für Audits, ISO-Zertifizierungen und interne Compliance hilfreich.
Vor produktiver Aktivierung testen. Legen Sie die Regel zunächst mit „Ist aktiv" = aus an, testen Sie den Signatur-Workflow auf einem Test-Vertrag, und aktivieren Sie die Regel erst nach erfolgreichem Durchlauf. Besonders wichtig bei mehrstufigen Regeln und Schwellwerten.