Teams: Kategorien gezielt pro Abteilung freigeben

Ihr Vorteil

Statt jedem Teammitglied einzeln Berechtigungen zu setzen, definieren Sie die Zugriffslogik einmal pro Team. Neue Kolleg:innen erben die Sichtbarkeit automatisch, sobald Sie sie dem Team zuordnen. Das spart laufende Pflege und reduziert das Risiko, dass jemand versehentlich Verträge sieht, die für eine andere Abteilung bestimmt sind — wichtig für DSGVO und interne Compliance.

So funktioniert's

1. Team-Übersicht öffnen

Navigieren Sie zu Einstellungen → Teams. Sie sehen eine Matrix mit allen vorhandenen Teams und deren Zugriff auf Kategorien. Die Überschrift „Ihre Teams haben Zugriff auf Kategorien" beschreibt die Default-Ansicht. Über die Schaltfläche Suche finden Sie ein Team schnell, mit Filter schränken Sie die Anzeige auf bestimmte Teams oder Kategorien ein.

2. Neues Team anlegen

Klicken Sie oben rechts auf „Neues Team erstellen".

Im Dialog vergeben Sie einen Teamnamen (Pflichtfeld) und entscheiden im Abschnitt „Kategorienzugriff", welche Vertragskategorien das Team sehen darf:

„Zugriff auf alle" schaltet sämtliche Kategorien in einem Klick frei.
Über die einzelnen Häkchen pro Kategorie steuern Sie den Zugriff gezielt.

Bestätigen Sie mit „Team erstellen".

3. Zugriff nachträglich anpassen

In der Matrixansicht klicken Sie direkt auf das Häkchen in der Schnittstelle Team × Kategorie, um den Zugriff zu erteilen oder zu entziehen. Änderungen werden sofort übernommen — kein separater „Speichern"-Schritt nötig.

4. Perspektive wechseln

Mit dem Schalter „Zur Kategorieansicht wechseln" oben drehen Sie die Matrix: Statt „welches Team sieht welche Kategorien" sehen Sie dann „welche Kategorie ist für welche Teams zugänglich". Hilfreich, wenn Sie z. B. prüfen wollen, wer Zugriff auf NDAs hat.

Häufige Fragen

Wie viele Teams kann ich anlegen?

Die Anzahl ist plan-abhängig. Ihren aktuellen Stand und das Limit sehen Sie unter Einstellungen → Details zur Organisation im Abschnitt „Organisationslimits".

Wer kann Teams erstellen und bearbeiten?

Nur Personen mit Admin-Rechten auf Organisationsebene. Reguläre Teammitglieder sehen den Bereich „Teams" in den Einstellungen nicht.

Was passiert, wenn ich einer Person mehrere Teams zuweise?

Die Person sieht die Vereinigungsmenge der freigegebenen Kategorien — also alle Kategorien, die mindestens eines ihrer Teams sehen darf.

Wirken Team-Berechtigungen rückwirkend?

Ja. Sobald Sie ein Häkchen setzen oder entfernen, ändert sich die Sichtbarkeit der betroffenen Verträge sofort für alle Teammitglieder — auch für bereits angelegte Verträge.

Kann ein Team auf einen einzelnen Vertrag eingeschränkt werden statt auf eine Kategorie?

Nein. Die Team-Logik arbeitet auf Kategorie-Ebene. Wenn Sie Zugriff auf einzelne Verträge steuern wollen, nutzen Sie das Advanced Permission Concept (APC) (siehe Verwandte Artikel).

Gut zu wissen

Verträge, die ein Team nicht sehen darf, erscheinen für dessen Mitglieder gar nicht erst in der Vertragsliste — auch nicht ausgegraut. Das vereinfacht das Onboarding und reduziert versehentliche Zugriffe.
Beim Hochladen eines Vertrags entscheidet die zugewiesene Kategorie, welche Teams ihn anschließend sehen.
Die Team-Logik ist von Rollen unabhängig: Rollen steuern, was eine Person tun darf (lesen, bearbeiten, löschen), Teams steuern, welche Verträge sie überhaupt sieht.
Aktuell gibt es keine echten Sub-Teams oder Team-Hierarchien — jedes Team steht für sich. Für strukturierte Mehr-Ebenen-Setups arbeiten Sie mit mehreren Teams pro Person.