Artikel über: Benutzer, Rollen & Berechtigungen

Wie erstellt man Rollen?

Ihr Vorteil

Mit einer sauber gebauten Rollenstruktur reduzieren Sie Pflegeaufwand und Sicherheitsrisiko gleichzeitig: neue Mitarbeitende bekommen ab Tag 1 die richtige Sicht auf die richtigen Verträge, Wechsel zwischen Abteilungen werden mit einem Klick erledigt, und sensible Inhalte (Arbeitsverträge, M&A, AVV) bleiben auf den Kreis beschränkt, der sie tatsächlich braucht — wichtig für DSGVO, interne Compliance und Audits.

So funktioniert's

1. Rollen-Bereich öffnen

Navigieren Sie zu Einstellungen

In der linken Seitenleiste finden Sie unter Organisation den eigenen Menüpunkt Rollen. Dort sehen Sie alle bereits angelegten Rollen Ihres Accounts.

Neu seit August 2026: Mitglieder, Rollen und Änderungsprotokoll sind eigene Einträge in der Seitenleiste. Vorher lagen sie als Karten innerhalb der Seite „Details zur Organisation".

2. Neue Rolle anlegen

Klicken Sie auf „+ Neue Rolle hinzufügen".

Der Dialog „Rolle" öffnet sich.

Tragen Sie ein:

Neuer Rollenname (Pflichtfeld) — Empfohlen ist ein sprechender Name, der den Zweck der Rolle klar macht: „Finance Lesen", „Legal Vollzugriff", „Sales Mietverträge". Generische Namen wie „Rolle 1" führen später zu Verwechslungen.
Team auswählen (Pflichtfeld) — Rollen gelten pro Team. Wählen Sie das Team aus, für das diese Rolle gelten soll. Wenn Sie mehrere Teams haben und dieselbe Rolle in mehreren Teams brauchen, müssen Sie sie pro Team separat anlegen.

3. Zugriff pro Kategorie festlegen

Unter dem Rollennamen finden Sie eine Tabelle mit allen Vertragskategorien Ihres Accounts. Pro Kategorie wählen Sie eine von vier Zugriffsstufen:

Kein Zugriff (Standard) — die Verträge dieser Kategorie sind für Mitglieder mit dieser Rolle gar nicht sichtbar — auch nicht ausgegraut. Sie erscheinen weder in Listen, Suchen noch Auswertungen.
Leserechte — Mitglieder sehen die Verträge dieser Kategorie, können aber keine Änderungen vornehmen. Sinnvoll für Aufsichtsrat, Buchhaltung, Auditoren oder externe Berater.
Schreiben (lesen & bearbeiten, ohne Löschen) — Mitglieder dürfen Verträge ansehen und bearbeiten, aber nicht löschen. Lösch-Aktionen sind für diese Nutzer ausgeblendet, der Papierkorb bleibt lesbar. Die richtige Wahl für das Tagesgeschäft, ohne Risiko versehentlicher Löschungen.
Voll (lesen, schreiben & löschen) — voller Zugriff einschließlich Löschen. Für Rollen, die einen Vertrag wirklich vollständig verwalten sollen.

Neu seit August 2026: Die Stufe Schreiben ist der Mittelweg zwischen Lesen und Vollzugriff. Wenn in Ihrer Organisation viele Rollen auf Voll stehen, weil es diesen Mittelweg früher nicht gab, lohnt sich ein Blick darauf — Details im Artikel Schreibrechte: Bearbeiten erlauben, Löschen verhindern.

Setzen Sie die gewünschte Zugriffsstufe für jede Kategorie. Beispiel: Eine Rolle „Finance" könnte Finanzierungs-/Darlehensvertrag auf Voll, Arbeitsvertrag auf Kein Zugriff, Lieferantenverträge auf Schreiben und alle übrigen auf Leserechte stellen.

4. Rolle speichern

Klicken Sie auf „Erstellen". Die Rolle erscheint sofort in der Rollen-Liste und kann ab jetzt bei neuen Einladungen oder bestehenden Mitgliedern zugewiesen werden.

5. Rolle einem Mitglied zuweisen

Beim Einladen neuer Mitglieder (siehe Verwandte Artikel) oder über die Detailseite eines bestehenden Mitglieds wählen Sie die Rolle aus dem Dropdown „Rollen auswählen". Eine Person kann mehrere Rollen tragen — die Zugriffe addieren sich als Vereinigungsmenge.

Häufige Fragen

Wer darf Rollen erstellen?

Nur Mitglieder mit Eigentümer-Status der Organisation. Reguläre Mitglieder sehen den Rollen-Bereich zwar, können aber keine Rollen anlegen oder ändern.

Was passiert, wenn ich eine Rolle nachträglich ändere?

Die Änderungen wirken sofort für alle Mitglieder, die diese Rolle tragen. Beispiel: Sie nehmen einer Rolle den Zugriff auf „Arbeitsvertrag" weg — die betroffenen Mitglieder verlieren die Sichtbarkeit auf Arbeitsverträge mit dem nächsten Seitenrefresh.

Was passiert mit einer neu angelegten Kategorie?

Eine neue Vertragskategorie steht in bestehenden Rollen zunächst auf Kein Zugriff. Wenn Mitglieder mit einer Rolle die neue Kategorie sehen sollen, müssen Sie die Stufe in der Rolle nachtragen. Eigentümer sehen die Kategorie automatisch.

Können sich mehrere Rollen pro Person widersprechen?

Bei sich überlappenden Zugriffen gewinnt die großzügigere Berechtigung: Voll schlägt Schreiben, Schreiben schlägt Leserechte. „Kein Zugriff" verliert immer, sobald irgendeine zugewiesene Rolle Zugriff erlaubt.

Wann nehme ich „Schreiben" statt „Voll"?

Immer dann, wenn jemand bearbeiten soll — Felder pflegen, Dokumente hochladen — aber nicht löschen können soll. Typische Fälle: operative Sachbearbeitung, Werkstudierende, befristete Zuarbeit. Voll bleibt den Rollen vorbehalten, die ganze Datensätze verantworten (Legal, Vertragsmanagement).

Wofür brauche ich „Leserechte"?

Klassische Anwendungsfälle: Aufsichtsrat, der Verträge prüft, aber nichts ändern soll. Buchhaltung, die auf Zahlen schaut, aber keine Vertragstexte bearbeitet. Auditoren oder externe Berater mit zeitlich begrenztem Zugriff.

Kann ich eine Rolle wieder löschen?

Ja — über die Rollen-Liste können Sie eine Rolle entfernen. Personen, die diese Rolle als einzige hatten, verlieren damit ihren Zugriff. Personen mit weiteren Rollen behalten die Zugriffe aus diesen.

Wie unterscheiden sich Rollen von Teams?

Beide steuern Sichtbarkeit. Teams bilden organisatorische Einheiten ab (Finance, Legal, Procurement) und ordnen Verträge zentral zu. Rollen definieren, was eine Person innerhalb eines Teams sehen und tun darf. In Kombination ergeben sie das Berechtigungsmodell: Team = Wo, Rolle = Was.

Gut zu wissen

Rollen pro Team, nicht pro Account. Wenn Sie mehrere Teams haben, müssen Sie dieselbe Rolle ggf. mehrfach anlegen — einmal pro Team. Wer das früh berücksichtigt, vermeidet später Verwirrung.
Default ist „Kein Zugriff". Beim Anlegen einer neuen Rolle stehen alle Kategorien standardmäßig auf Kein Zugriff. Das ist sicherheitsbewusst, kostet aber pro Rolle ein paar Klicks — bei großen Kategorienlisten lohnt sich ein klares Konzept vorab.
„Schreiben" ist meist die richtige Standardstufe. Für das Tagesgeschäft reicht Bearbeiten ohne Löschen fast immer aus. Das reduziert das Risiko versehentlicher Löschungen deutlich, ohne jemandem die Arbeit zu erschweren.
Klare Naming-Konvention zahlt sich aus. Ein Format wie „[Abteilung] [Zugriffsart]" (z. B. „Finance Voll", „Legal Lesen") macht das Zuweisen viel schneller, vor allem wenn Sie 20+ Rollen haben.
Eigentümer brauchen keine Rolle. Mitglieder mit Eigentümer-Status haben automatisch vollen Zugriff auf alle Kategorien und alle Teams — eine zusätzliche Rolle ist nicht nötig.
Mit kleiner Rollen-Anzahl starten. Eher 5 wohldefinierte Rollen als 30 fast-identische. Mit dem Wachstum der Organisation lassen sich Rollen ergänzen, das initiale Modell sollte aber überschaubar sein.