Wie erstellt man Rollen?

Ihr Vorteil

Mit einer sauber gebauten Rollenstruktur reduzieren Sie Pflegeaufwand und Sicherheitsrisiko gleichzeitig: neue Mitarbeitende bekommen ab Tag 1 die richtige Sicht auf die richtigen Verträge, Wechsel zwischen Abteilungen werden mit einem Klick erledigt, und sensible Inhalte (Arbeitsverträge, M&A, AVV) bleiben auf den Kreis beschränkt, der sie tatsächlich braucht — wichtig für DSGVO, interne Compliance und Audits.

So funktioniert's

1. Rollen-Bereich öffnen

Navigieren Sie zu Einstellungen

Navigieren Sie zu Organisation → Details zur Organisation und scrollen Sie auf der Seite nach unten zur Karte „Mitgliederrollen (X)" mit dem Untertitel „Rollen festlegen und verwalten, um Organisationszugriff zu steuern". Hier sehen Sie alle bereits angelegten Rollen Ihres Accounts.

2. Neue Rolle anlegen

Klicken Sie rechts in der Karte auf „+ Neue Rolle hinzufügen".

Der Dialog „Rolle" öffnet sich.

Tragen Sie ein:

Neuer Rollenname (Pflichtfeld) — Empfohlen ist ein sprechender Name, der den Zweck der Rolle klar macht: „Finance Lesen", „Legal Vollzugriff", „Sales Mietverträge". Generische Namen wie „Rolle 1" führen später zu Verwechslungen.
Team auswählen (Pflichtfeld) — Rollen gelten pro Team. Wählen Sie das Team aus, für das diese Rolle gelten soll. Wenn Sie mehrere Teams haben und dieselbe Rolle in mehreren Teams brauchen, müssen Sie sie pro Team separat anlegen.

3. Zugriff pro Kategorie festlegen

Unter dem Rollennamen finden Sie eine Tabelle mit allen Vertragskategorien Ihres Accounts. Pro Kategorie wählen Sie eine von drei Zugriffsstufen über Radio-Buttons:

Voller Zugriff — Mitglieder mit dieser Rolle können Verträge dieser Kategorie sehen UND bearbeiten (Felder ändern, Status anpassen, ggf. löschen).
Nur Lesen — Mitglieder sehen die Verträge dieser Kategorie, können aber keine Änderungen vornehmen. Sinnvoll z. B. für Stakeholder, die nur informiert sein müssen.
Kein Zugriff (Standard) — die Verträge dieser Kategorie sind für Mitglieder mit dieser Rolle gar nicht sichtbar — auch nicht ausgegraut. Sie erscheinen weder in Listen, Suchen noch Auswertungen.

Setzen Sie die gewünschte Zugriffsstufe für jede Kategorie. Beispiel: Eine Rolle „Finance Lesen" könnte Finanzierungs-/Darlehensvertrag auf Voller Zugriff, Arbeitsvertrag auf Kein Zugriff, alle übrigen auf Nur Lesen stellen.

4. Rolle speichern

Klicken Sie auf „Erstellen". Die Rolle erscheint sofort in der Mitgliederrollen-Liste und kann ab jetzt bei neuen Einladungen oder bestehenden Mitgliedern zugewiesen werden.

5. Rolle einem Mitglied zuweisen

Beim Einladen neuer Mitglieder (siehe Verwandte Artikel: Personen einladen: Wie können Rollen und Berechtigungen für zusätzliche Benutzer verwaltet werden?) oder über die Detailseite eines bestehenden Mitglieds wählen Sie die Rolle aus dem Dropdown „Rollen auswählen". Eine Person kann mehrere Rollen tragen — die Zugriffe addieren sich als Vereinigungsmenge.

Häufige Fragen

Wer darf Rollen erstellen?

Nur Mitglieder mit Eigentümer-Status der Organisation. Reguläre Mitglieder sehen den Bereich „Mitgliederrollen" zwar, können aber keine neuen Rollen anlegen. Reguläre Mitglieder erhalten jedoch Vollzugriff auf alle Kategorien, die auch zu einem späteren Zeitpunkt vom Eigentümer erstellt wurden.

Was passiert, wenn ich eine Rolle nachträglich ändere?

Die Änderungen wirken sofort für alle Mitglieder, die diese Rolle tragen. Beispiel: Sie nehmen einer Rolle den Zugriff auf „Arbeitsvertrag" weg — die betroffenen Mitglieder verlieren die Sichtbarkeit auf Arbeitsverträge mit dem nächsten Seitenrefresh.

Können sich mehrere Rollen pro Person widersprechen?

Bei sich überlappenden Zugriffen gewinnt die großzügigere Berechtigung. Wenn Rolle A für „NDA" auf „Nur Lesen" und Rolle B auf „Voller Zugriff" steht, bekommt eine Person mit beiden Rollen vollen Zugriff auf NDAs. „Kein Zugriff" verliert immer, sobald irgendeine zugewiesene Rolle Zugriff erlaubt.

Wofür brauche ich „Nur Lesen"?

Klassische Anwendungsfälle: Aufsichtsrat, der Verträge prüft, aber nichts ändern soll. Buchhaltung, die auf Zahlen schaut, aber keine Vertragstexte bearbeitet. Auditoren oder externe Berater mit zeitlich begrenztem Zugriff.

Kann ich eine Rolle wieder löschen?

Ja — über die Liste „Mitgliederrollen" können Sie eine Rolle entfernen. Personen, die diese Rolle als einzige hatten, verlieren damit ihren Zugriff. Personen mit weiteren Rollen behalten die Zugriffe aus diesen.

Wie unterscheiden sich Rollen von Teams?

Beide steuern Sichtbarkeit. Teams bilden organisatorische Einheiten ab (Finance, Legal, Procurement) und ordnen Verträge zentral zu. Rollen definieren, was eine Person innerhalb eines Teams sehen und tun darf. In Kombination ergeben sie das Berechtigungsmodell: Team = Wo, Rolle = Was.

Gut zu wissen

Rollen pro Team, nicht pro Account. Wenn Sie mehrere Teams haben, müssen Sie dieselbe Rolle ggf. mehrfach anlegen — einmal pro Team. Wer das früh berücksichtigt, vermeidet später Verwirrung.
Default ist „Kein Zugriff". Beim Anlegen einer neuen Rolle stehen alle Kategorien standardmäßig auf Kein Zugriff. Das ist sicherheitsbewusst, kostet aber pro Rolle ein paar Klicks — bei großen Kategorienlisten lohnt sich ein klares Konzept vorab.
Klare Naming-Konvention zahlt sich aus. Ein Format wie „[Abteilung] [Zugriffsart]" (z. B. „Finance Vollzugriff", „Legal Lesen") macht das Zuweisen viel schneller, vor allem wenn Sie 20+ Rollen haben.
Eigentümer brauchen keine Rolle. Mitglieder mit Eigentümer-Status haben automatisch vollen Zugriff auf alle Kategorien und alle Teams — eine zusätzliche Rolle ist nicht nötig.
Mit kleiner Rollen-Anzahl starten. Eher 5 wohldefinierte Rollen als 30 fast-identische. Mit dem Wachstum der Organisation lassen sich Rollen ergänzen, das initiale Modell sollte aber überschaubar sein.