Artikel über: Benutzer, Rollen & Berechtigungen

Mehrmandantenfähigkeit: Mehrere Gesellschaften in einer Organisation

Mehrere rechtliche Einheiten in einem Account abbilden — Holding mit Töchtern, Länder-Setups, Joint Ventures: In ContractHero heißt diese Funktion Anzahl Gesellschaften (Teams), im Vertrieb auch Mehrmandantenfähigkeit. Jede Gesellschaft wird als eigenes Team abgebildet.

Ihr Vorteil

Wer mehrere rechtliche Einheiten verwaltet, steht sonst vor der Wahl: pro Gesellschaft einen eigenen Account betreiben (teuer, getrennte Berichte, getrennte Logins) — oder alles in einem Account zusammenwerfen (chaotisch, keine Mandantentrennung). Mit der Mehrmandantenfähigkeit machen Sie beides richtig:

Ein Login für alle Gesellschaften.
Saubere Trennung der Vertragsdaten pro Team.
Zentrale Auswertung auf Organisationsebene möglich, ohne die Detailsicht pro Mandant zu verlieren.
Skalierbar beim Wachstum (neue Tochter? Neues Team anlegen, fertig).

Voraussetzungen

Die Funktion „Anzahl Gesellschaften (Teams)" gehört zum Enterprise-Plan. In den übrigen Paketen arbeiten Sie mit einem Team.
Sie benötigen Eigentümer-Status in Ihrer Organisation, um Teams anzulegen oder zu verwalten.
Eine grobe Vorabstruktur ist hilfreich — welche Gesellschaften wollen Sie abbilden, welche Vertragskategorien gehören zu welcher Gesellschaft.

So funktioniert's

1. Team-Bereich öffnen

Navigieren Sie zu Einstellungen.

Navigieren Sie zu Teams. Sie sehen die Karte „Teams (X)" mit dem Untertitel „Auflistung aller Teams in Ihrer Organisation" und die Hinweiszeile „Ihre Teams haben Zugriff auf Kategorien".

Standardansicht: Tabelle mit Spalten TEAM NAME und je einer Spalte pro Vertragskategorie. Jede Zelle ist eine Checkbox — angehakt heißt: das Team hat Zugriff auf diese Kategorie.

Über den Toggle „Zur Kategorieansicht wechseln" drehen Sie die Matrix um (Kategorien × Teams).

2. Neues Team erstellen

Klicken Sie oben rechts auf „+ Neues Team erstellen".

Der Dialog „Neues Team erstellen" zeigt:

„Wenn Sie ein neues Team erstellen, können Sie verschiedene Unternehmen in Ihrer Organisation abbilden. Alle in das Team hochgeladenen Verträge werden in der Organisation sichtbar sein."

Tragen Sie ein:

Teamname (Pflicht) — typischerweise der Name der Gesellschaft oder des Mandanten (z. B. „Müller GmbH", „Müller Austria GmbH", „Tochter US Inc.").

3. Kategorien-Zugriff festlegen

Unter „Kategorienzugriff — Zugriff auf Kategorien für dieses Team" wählen Sie, welche Vertragskategorien dem Team zur Verfügung stehen:

„Zugriff auf alle" (Master-Checkbox) — das Team sieht alle Kategorien Ihrer Organisation.
Einzelne Kategorie-Checkboxen — z. B. nur Arbeitsverträge, Kundenverträge, IT-/Softwareverträge.

Damit steuern Sie, welche Vertragstypen pro Gesellschaft erlaubt sind.

4. Team speichern

Klicken Sie unten rechts auf „Team erstellen". Das neue Team erscheint sofort in der Übersicht. Sie können jetzt:

Mitglieder dem Team zuweisen (über Einstellungen → Organisation → Mitglieder).
Verträge ins Team hochladen — beim Upload wählen Sie das Ziel-Team.

5. Teams nachträglich anpassen

In der Team-Liste passen Sie die Kategorie-Zuordnungen jederzeit über die Checkbox-Matrix an. Über die Such- und Filter-Funktion oben rechts finden Sie auch in großen Organisationen schnell das richtige Team.

Typische Anwendungsfälle

Holding mit Tochtergesellschaften — Holding-Team sieht alle Kategorien, Tochter-Teams nur ihre eigenen Vertragstypen.
Internationale Setups — pro Land ein Team, Master-Auswertungen auf Org-Ebene.
Joint Ventures — jedes JV als eigenes Team mit definiertem Kategorie-Set.
Akquisitionen / Carve-Outs — neuer Mandant = neues Team anlegen, Verträge importieren, fertig.
Standorte / Niederlassungen — pro Standort ein Team, lokale Verantwortliche sehen nur Standort-relevante Verträge.

Häufige Fragen

Welcher Plan enthält die Funktion?

Enterprise. Wenn Sie Ihren Plan upgraden möchten, sprechen Sie uns an.

Wie viele Teams kann ich anlegen?

Im Enterprise-Plan ist eine feste Anzahl Teams enthalten; weitere lassen sich dazubuchen. Ihren aktuellen Stand und Ihr Limit sehen Sie unter Einstellungen → Details zur Organisation im Abschnitt „Organisationslimits". Wenn Sie mehr Gesellschaften abbilden müssen als dort hinterlegt sind, sprechen Sie uns oder Ihren Customer Success Manager an.

Heißt das intern auch anders?

Ja. Im Produkt heißt die Funktion Anzahl Gesellschaften (Teams), im Vertrieb und in Angeboten oft Mehrmandantenfähigkeit. Gemeint ist dasselbe: mehrere Gesellschaften als getrennte Teams in einer Organisation.

Ist Mehrmandantenfähigkeit dasselbe wie das Advanced Permission Concept?

Nein, das sind zwei verschiedene Dinge. Mehrmandantenfähigkeit trennt Gesellschaften über Teams. Das Advanced Permission Concept (APC) ist ein eigenes, separat buchbares Modul für regelbasierte Rollen innerhalb Ihrer Organisation. Sie können das eine ohne das andere nutzen.

Können Mitarbeitende in mehreren Teams sein?

Ja. Eine Person kann mehreren Teams zugewiesen werden — sie sieht dann die Vertragsdaten aller ihrer Teams. Praktisch für zentrale Funktionen wie Konzernrecht oder Konzern-Finance.

Wie wirken Teams mit den Berechtigungs-Modellen Standard und APC zusammen?

Teams sind ein Strukturmerkmal — sie definieren, welcher Vertrag wo „lebt". Die Berechtigungs-Modelle (Standard oder APC) steuern, wer welche Vertragsdaten innerhalb der Teams sehen oder bearbeiten darf. Beide Konzepte ergänzen sich.

Was passiert mit bestehenden Verträgen, wenn ich ein neues Team anlege?

Nichts. Bestehende Verträge bleiben in ihren bisherigen Teams. Sie können einzelne oder mehrere Verträge nachträglich einem anderen Team zuordnen.

Kann ich Verträge zwischen Teams verschieben?

Ja. Im Vertrag selbst lässt sich die Team-Zuordnung anpassen — typischerweise bei Übergaben oder Umorganisationen.

Sehen Eigentümer immer alle Teams?

Ja. Eigentümer haben automatisch Zugriff auf alle Teams und alle Verträge in der Organisation.

Wie laufen Reports und Auswertungen über mehrere Teams?

Auf Organisationsebene können Sie über alle Teams berichten (sofern Ihre Rolle das erlaubt). In der Vertragsliste filtern Sie nach Team — für gesellschaftsspezifische Sichten.

Können Teams eigene Vertragsvorlagen haben?

Vorlagen sind aktuell workspace-weit verfügbar. Wer Zugriff auf den Vorlagenbereich hat, sieht alle Vorlagen — die Vertragsanlage daraus erfolgt aber pro Team.

Was passiert beim Löschen eines Teams?

Beim Löschen müssen Sie entscheiden, was mit den Verträgen geschehen soll (löschen oder in ein anderes Team verschieben). Sprechen Sie uns an, wenn Sie ein Team mit vielen Verträgen auflösen müssen — wir begleiten den Migrationsschritt.

Gut zu wissen

Klein anfangen. Beginnen Sie mit den 2–3 wichtigsten Gesellschaften und ergänzen Sie sukzessive. Eine sauber gepflegte Struktur ist mehr wert als ein 30-Team-Konstrukt von Tag 1.
Team-Anzahl vorher klären. Die Zahl der enthaltenen Teams ist begrenzt. Wenn Sie mehr Gesellschaften abbilden wollen, klären Sie das am besten vor dem Setup — sonst bauen Sie eine Struktur, die so nicht hineinpasst.
Sprechende Teamnamen. „Müller GmbH" / „Müller AT" / „Müller US Inc." ist später wiederfindbar — „Team 3" nicht.
Kategorien-Zuordnung ist die Kontroll-Stelle. Wer nur Lieferantenverträge in Tochter X verwalten will, hakt entsprechend an. Das Kategorienlimit pro Team ist Ihr wichtigstes Sicherheitsnetz gegen vermischte Daten.
Konzern-Funktionen brauchen Multi-Team-Mitgliedschaft. Wenn eine Konzernrechts-Mitarbeiterin Verträge aller Töchter sehen muss, weisen Sie sie allen relevanten Teams zu.
Reorganisationen einmal mitdenken. Wenn sich Ihre Holding-Struktur ändert (Carve-out, Merger), planen Sie eine kurze Bestandsaufnahme der Teams — sonst sammeln sich „tote" Teams im System.
Wir unterstützen beim Setup. Bei größeren Multi-Mandant-Setups gehen wir die Teamstruktur im Onboarding gemeinsam durch — typischerweise eine Stunde Discovery-Call genügt.