Feldbaukasten - Wie erstelle und verwalte ich Felder?

Ihr Vorteil

Eigene Felder verwandeln ContractHero von einer Standard-Vertragsablage in Ihre Vertragsdatenbank. Was im PDF steht, lässt sich ab dem ersten Upload als strukturiertes Feld auswerten — filterbar, exportierbar, automatisierbar. Mit einem KI-Prompt pro Feld übernimmt ContractHero auch noch das Befüllen: einmal beschrieben, automatisch erkannt, fertig. Das spart pro Vertrag mehrere Minuten manuelle Datenpflege.

So funktioniert's

1. Vertragsfeldbaukasten öffnen

Navigieren Sie zu Einstellungen → Feldbaukasten → Vertragsfeldbaukasten.
Hier sehen Sie ein dreispaltiges Layout:

Ihre Kategorien: links — alle Vertragskategorien Ihres Accounts (Arbeitsvertrag, Mietvertrag, NDA, eigene Kategorien …).
Kategorieabschnitte: Mitte — die Abschnitts-Karten der gewählten Kategorie (Generell, Laufzeit, Finanzielles …).
Ihre Felder: rechts — die alphabetische Gesamtliste aller Felder Ihres Accounts, mit Suchfeld „Suchfelder" und Sortier-Symbol oben.

2. Neues Feld anlegen

Klicken Sie rechts oben in der Spalte „Ihre Felder" auf das grüne „+"-Symbol (Tooltip: „Neues Feld hinzufügen"). Durch Klicken auf die beiden Pfeile links daneben passen Sie zusätzlich die Sortierung nach Ihren Wünschen an.

Der Dialog „Neues Feld" öffnet sich. Pflicht- und optionale Einstellungen:

Feldname (Deutsch) — Pflichtfeld, erscheint später als Spalten- und Detail-Beschriftung.
Feldtyp — Pflichtfeld, bestimmt, welche Werte das Feld annehmen kann (siehe nächste Sektion).
Dies ist ein Pflichtfeld — Toggle, wenn das Feld beim Vertrag zwingend ausgefüllt werden muss.
Feldbeschreibung (Deutsch) — optionaler Hilfstext, der Benutzern beim Ausfüllen direkt am Feld angezeigt wird.

Bestätigen Sie mit „Feld hinzufügen".

3. KI-Prompt hinterlegen (optional, aber stark empfohlen)

Im Dialog finden Sie unten den Bereich „Optional: Weisen Sie die KI an, die wichtigsten Details zu extrahieren, indem Sie eine spezifische Beschreibung zu diesem Feld angeben" mit dem Eingabefeld „Sagen Sie der KI, was sie extrahieren soll". Hier formulieren Sie in natürlicher Sprache, was die KI aus dem Vertragstext herausziehen soll (z. B. „Extrahiere die monatliche Lizenzgebühr in Euro").

Hilfe direkt im Dialog:

„Prompt verbessern" — ContractHero schlägt eine optimierte Formulierung Ihres Prompts vor und ersetzt Ihren bisherigen Text damit. Prüfen Sie das Ergebnis, bevor Sie speichern.
„Im Vertrag testen" — Sie testen den Prompt sofort gegen einen bestehenden Vertrag, um zu sehen, ob die KI den richtigen Wert zieht.
„Feld neu analysieren" — stößt die Analyse für dieses eine Feld noch einmal an.
„Optional: Filter und Sonderanweisungen" — ausklappbare Sektion für zusätzliche Regeln (z. B. „nur extrahieren, wenn die Kategorie Mietvertrag ist").

Unsicher bei der Formulierung? Öffnen Sie einen Vertrag, fragen Sie den KI-Vertragsassistenten nach einem passenden Prompt für das gewünschte Feld und übernehmen Sie seinen Vorschlag.

Sobald der Prompt sitzt, läuft die KI-Analyse automatisch bei jedem Upload und beim KI-Retrigger.

4. Bestehende Felder bearbeiten oder löschen

In der Feldliste klicken Sie beim gewünschten Feld auf das Zahnrad-Symbol und wählen:

Bearbeiten — öffnet denselben Dialog wie beim Anlegen, alle Einstellungen lassen sich nachträglich anpassen.
Löschen — entfernt das Feld aus dem Account.

Achtung beim Löschen: Beim Entfernen eines Felds gehen alle bisher erfassten Werte verloren — das Feld verschwindet aus allen Vertragsdetailseiten. Wenn Sie ein Feld nur pausieren möchten, hilft es oft mehr, den KI-Prompt zu deaktivieren und das Feld leer stehen zu lassen, statt zu löschen.

5. Feld einer Kategorie zuweisen

Damit das neue Feld in einer Kategorie auftaucht, ziehen Sie es per Drag-and-Drop aus der rechten Spalte in den passenden Kategorieabschnitt in der Mitte (z. B. „Generell" oder „Finanzielles"). Das Feld erscheint dann beim Anlegen und Bearbeiten von Verträgen dieser Kategorie. Bestätigen Sie die Strukturänderung oben rechts mit „Speichern".

Die verfügbaren Feldtypen

Aktuell stehen elf Feldtypen zur Auswahl:

Checkbox — Ja/Nein-Schalter. Praktisch für „DSGVO-konform", „SLA hinterlegt".
Datum — einzelnes Datum, z. B. Stichtag, Meilenstein oder Frist.
Einzeiliger Text — kurze Textwerte, z. B. Kundennummern, IDs, Codes.
Formel — berechnet den Wert aus anderen Feldern, z. B. Vertragsende − Kündigungsfrist. Formel-Felder unterstützen keine KI-Prompts; sie rechnen mit dem, was in den Eingabefeldern steht.
Geldbetrag — Beträge im Euro-Format (Standard). Praktisch für Vertragssumme, monatliche Gebühr.
Intervall — wiederkehrende Zeitspanne, z. B. Abrechnungsturnus alle 3 Monate oder der Zeitraum, um den sich ein Vertrag verlängert.
Link — URL, z. B. zum Kundenportal, zur AGB-Seite oder zur DPA.
Liste — Mehrfachauswahl aus von Ihnen definierten Optionen, z. B. Standortliste, Risikoklassen.
Mehrzeiliger Text — längere Freitexte für Kommentare, Notizen, Kontextinformationen.
Zahl — numerische Werte ohne Währung, z. B. Lizenzanzahl, Parkplätze, Mitarbeiterzahl.
Zeitspanne — fester Zeitraum mit Anfang und Ende, z. B. Garantielaufzeit, Probezeit.

Neu ab dem 30.10.2026: ein zwölfter Feldtyp Kontakt, der auf einen echten Kontakt verweist statt auf freien Text — z. B. getrennte Felder für „Mieter" und „Vermieter". Dieser Feldtyp setzt das entsprechende Zusatzmodul voraus; ob er für Ihren Account verfügbar ist, klärt Ihr Customer Success Manager mit Ihnen.

Wählen Sie den Typ bewusst — er bestimmt, wie das Feld in Filtern, Reports und der KI-Extraktion behandelt wird. Ein Geldbetrag lässt sich summieren, ein Text nicht.

Häufige Fragen

Was passiert mit Verträgen, die schon hochgeladen waren, wenn ich ein neues Feld anlege?

Das neue Feld erscheint sofort an allen bestehenden Verträgen der zugewiesenen Kategorie — leer. Mit dem KI-Retrigger (siehe Verwandte Artikel) starten Sie die KI-Analyse für alle Bestandsverträge erneut, damit das neue Feld automatisch befüllt wird.

Welche Feldtypen kann ich in einer Formel verwenden?

Im Formel-Editor zeigt Ihnen das Dropdown zu jedem Feld seinen Feldtyp an und lässt nur die Felder zu, die an dieser Stelle rechenbar sind — dazu gehören unter anderem Zahl, Geldbetrag, Datum, Intervall und Zeitspanne. Verlassen Sie sich im Zweifel auf das Dropdown: Was dort auftaucht, lässt sich verwenden.

Kann ich mehrere Kontakte in einem Feld hinterlegen?

Ja, beim Feld Vertragspartner. Dafür gibt es im Feldbaukasten einen Toggle, der das Feld für mehrere Kontakte freischaltet. Einmal aktiviert, lässt er sich nicht wieder deaktivieren — genau wie bei Mehrfachauswahl-Listenfeldern. Bei neu angelegten Organisationen ist er standardmäßig aktiv, bestehende Organisationen behalten zunächst das bisherige Verhalten.

Wie viele eigene Felder kann ich anlegen?

Plan-abhängig. Die meisten Tarife haben großzügige bis unbegrenzte Limits — Ihre aktuelle Anzahl sehen Sie über die Liste „Ihre Felder".

Kann ich denselben Feldnamen in verschiedenen Kategorien verwenden?

Ja. Ein Feld lebt im Account, nicht in der Kategorie. Wenn Sie z. B. „IBAN" anlegen und in „Mietvertrag" + „Lieferantenvertrag" zuweisen, ist es technisch dasselbe Feld — die Werte werden je Vertrag separat gespeichert.

Was bedeutet das „Funken"-Symbol neben einem Feld?

Es zeigt an, dass für dieses Feld ein KI-Prompt hinterlegt ist und die KI das Feld automatisch zu befüllen versucht.

Was ist der Unterschied zwischen „Prompt verbessern" und „Im Vertrag testen"?

„Prompt verbessern" schreibt Ihren Prompt um und ersetzt ihn direkt im Eingabefeld — das Ergebnis ist ein Vorschlag, kein geprüftes Ergebnis. „Im Vertrag testen" wendet den aktuellen Prompt auf einen Beispiel-Vertrag an, damit Sie sehen, ob die Extraktion klappt, bevor Sie speichern.

Warum erscheinen Felder vom Typ „Mehrzeiliger Text" nicht in der Spaltenauswahl?

Freitext-Felder lassen sich technisch nicht als sinnvolle Listen-Spalte darstellen (zu viel Inhalt). Sie sind weiterhin im Vertragsdetail sichtbar und über die Volltextsuche auffindbar.

Gut zu wissen

Konsistenz schlägt Vollständigkeit. Lieber 5 wirklich genutzte Felder pro Kategorie als 30 halb gepflegte. Felder, die niemand befüllt, machen Reportings unzuverlässig.
KI-Prompt früh hinterlegen. Der Prompt-Aufwand zahlt sich ab dem ersten Bestands-Retrigger massiv aus — manuelles Nachpflegen pro Vertrag dauert viel länger.
Pflichtfeld mit Bedacht setzen. Ein als Pflicht markiertes Feld blockiert das Speichern. Bei Bestandsdaten kann das zu Frust führen — testen Sie erst, ob die KI das Feld zuverlässig befüllen kann.
Beim Löschen vorher exportieren. Wenn Sie unsicher sind, ob die Werte in einem Feld noch gebraucht werden: vorher Export aus den Einstellungen ziehen und die Spalte sichern, dann löschen.
Den Mehrfach-Toggle bewusst setzen. Er lässt sich nicht zurücknehmen — prüfen Sie vorher, ob in Ihren Verträgen regelmäßig mehrere Parteien auf einer Seite stehen.
Kontaktfeldbaukasten parallel: Für Felder am Vertragspartner (z. B. Kreditrating, Kundennummer) gibt es den separaten Kontaktfeldbaukasten unter Einstellungen → Feldbaukasten → Kontaktfeldbaukasten.