Artikel über: Feldbaukasten

Wie bilde ich aktuelle Laufzeiten bei automatischer Verlängerung ab?

Ein Vertrag, der sich automatisch verlängert, hat kein festes Ende — und damit ein Darstellungsproblem: Im Feld „Vertragsende" steht entweder ein Datum, das längst vergangen ist, oder eines, das bei jeder Verlängerung weiterwandert. Für die Bilanzierung (IFRS 16) und für Kündigungsfristen brauchen Sie aber die aktuelle Vertragsperiode. Mit einem Formel-Feld lässt sich die aus den vorhandenen Daten berechnen.

Ihr Vorteil

Wer Leasing- und Mietverhältnisse nach IFRS 16 bewerten muss, braucht pro Vertrag die laufende Periode — nicht das ursprüngliche Enddatum von vor sechs Jahren. Statt die Periode für jeden Vertrag von Hand nachzurechnen und in ein Notizfeld zu schreiben, rechnet ContractHero sie einmal pro Kategorie aus und hält sie aktuell. Das Ergebnis ist filterbar, sortierbar und läuft in den Excel-Export mit — also auch in die Zuarbeit für Ihre Wirtschaftsprüfung.

Voraussetzungen

Sie brauchen zwei Felder, die in den meisten Accounts bereits als Standard vorhanden sind:

Vertragsende als Datum-Feld.
Automatische Verlängerung als Intervall-Feld — also „12 Monate", „1 Jahr", „3 Monate".

Beide Typen sind im Formel-Editor rechenbar, die Formel lässt sich also direkt mit den Standardfeldern bauen.

Kurz prüfen, bevor Sie loslegen: Öffnen Sie Einstellungen → Feldbaukasten → Vertragsfeldbaukasten und schauen Sie in der Liste „Ihre Felder" nach, welchen Feldtyp Ihre „Automatische Verlängerung" hat. Im Standard ist das Intervall. Wurde das Feld in Ihrem Account irgendwann als Checkbox angelegt, hält es nur fest, ob sich der Vertrag verlängert, nicht um wie lange — dann legen Sie zusätzlich ein Intervall-Feld für die Verlängerungsdauer an.

Ein neu angelegtes Feld lässt sich von der KI befüllen: Hinterlegen Sie einen Prompt wie „Extrahiere, um welchen Zeitraum sich der Vertrag automatisch verlängert" und lassen Sie Ihre Bestandsverträge per KI-Retrigger nachlaufen.

So funktioniert's

1. Formel-Feld anlegen

Öffnen Sie Einstellungen → Feldbaukasten → Vertragsfeldbaukasten, klicken Sie bei „Ihre Felder" auf das +-Symbol und wählen Sie als Feldtyp „Formel".

Als Feldnamen empfehlen wir „Ende der vorherigen Periode (berechnet)". Warum nicht „Beginn der aktuellen Periode", lesen Sie gleich in Schritt 3.

2. Formel zusammenklicken

Bauen Sie im Feld „Formel definieren" diese Rechnung auf:

Vertragsende − Automatische Verlängerung

Beispiel: Vertragsende 31.12.2026, Verlängerung 12 Monate → Ergebnis 31.12.2025.

3. Das Ergebnis richtig lesen

Hier liegt die Feinheit, die oft übersehen wird: Das Ergebnis ist der letzte Tag der vorherigen Periode, nicht der erste Tag der aktuellen.

Im Beispiel oben lief die vorherige Periode bis zum 31.12.2025. Die aktuelle Periode beginnt am Folgetag, also am 01.01.2026, und läuft bis zum 31.12.2026.

Deshalb heißt das Feld „Ende der vorherigen Periode" und nicht „Beginn der aktuellen Periode" — so steht im Feld genau das, was die Formel ausrechnet, und niemand verschiebt die Periode später versehentlich um einen Tag. Wer den Periodenbeginn explizit braucht, hält ihn als „Folgetag des berechneten Datums" in der Feldbeschreibung fest.

4. Gegen echte Verträge testen

Sobald die Formel gültig ist, erscheint das Auswahlfeld „Vertrag auswählen". Testen Sie mit mindestens zwei Verträgen: einem mit jährlicher und einem mit mehrmonatiger Verlängerung. Fehlt in einem Vertrag die Verlängerungsdauer, zeigt der Test „k. A." und nennt das leere Feld.

5. Kündigungstermin ergänzen

Passend dazu lohnt das Feld „Letztmöglicher Kündigungstermin": Vertragsende − Kündigungsfrist. In neu erstellten Organisationen ist es bereits als Standard-Formel vorkonfiguriert und im Abschnitt „Laufzeit" sichtbar; in bestehenden Organisationen legen Sie es mit derselben Formel selbst an.

Häufige Fragen

Warum rechnet die Formel nicht direkt den Beginn der aktuellen Periode aus?

Weil Vertragsende − Automatische Verlängerung rechnerisch auf dem letzten Tag der vorherigen Periode landet, nicht auf dem ersten Tag der aktuellen. Zwischen beiden liegt genau ein Tag. Statt diesen Tag in der Formel zu kaschieren, benennen wir das Feld nach dem, was es wirklich enthält — das ist in der Prüfung leichter zu erklären.

Welche Feldtypen kann die Formel verwenden?

Rechenbar sind unter anderem Zahl, Geldbetrag, Datum, Intervall und Zeitspanne. Das Dropdown im Formel-Editor zeigt Ihnen zu jedem Feld den Feldtyp an und bietet nur die Felder an, die an dieser Stelle passen.

Was ist, wenn „Automatische Verlängerung" bei uns eine Checkbox ist?

Dann sagt das Feld nur, dass sich der Vertrag verlängert. Für die Rechnung brauchen Sie die Dauer in einem Intervall-Feld. Legen Sie dieses zusätzlich an; die Checkbox können Sie behalten, um weiterhin nach „verlängert sich automatisch" filtern zu können.

Aktualisiert sich das Feld, wenn das Vertragsende weiterwandert?

Ja. Formel-Felder rechnen live mit den aktuellen Feldwerten. Sobald jemand das Vertragsende auf die neue Periode setzt, verschiebt sich das berechnete Datum automatisch mit.

Brauche ich ein Zusatzmodul?

Nein. Formel-Felder sind in allen Paketen enthalten. Zum Anlegen brauchen Sie Eigentümer-Status oder eine Rolle mit der Berechtigung Feldbaukasten.

Funktioniert das auch für Verträge mit unbefristeter Laufzeit?

Nur eingeschränkt. Ohne Enddatum hat die Formel keinen Ausgangspunkt. Bei unbefristeten Verträgen mit Kündigungsfrist arbeiten Sie besser mit dem Kündigungstermin als Steuerungsgröße.

Gut zu wissen

Die Verlängerungsdauer sauber pflegen. Die Formel ist nur so gut wie dieses eine Feld. Ein KI-Prompt darauf plus ein Retrigger über den Bestand spart die manuelle Nachpflege.
Feldnamen mit „(berechnet)". So versucht niemand, in das Feld etwas einzutragen — Formel-Felder nehmen keine Eingaben an.
Für die Prüfung exportieren. Das Ergebnis läuft im Excel-Export mit, nicht die Formel. Damit haben Sie die Perioden pro Vertrag in einer Spalte, ohne manuelle Zuarbeit.
Zwei Felder, ein Bild. „Ende der vorherigen Periode" und „Letztmöglicher Kündigungstermin" nebeneinander in der Vertragsansicht geben Ihnen Periode und Handlungsfrist auf einen Blick.
Erst in einer Kategorie ausrollen. Testen Sie die Formel in einer Kategorie mit überschaubarem Bestand, bevor Sie sie in allen Kategorien anlegen.