Wie nutze ich den Excel Export?

Ihr Vorteil

Statt Verträge einzeln durchzuklicken oder Datenpunkte abzuschreiben, ziehen Sie die Vertragsdaten in Sekunden als xlsx-Datei aus ContractHero. Reportings, Übergaben an Steuerberater, BI-Tools oder einfach ein Stichtagsausdruck für die nächste Vorstandssitzung — die Daten kommen so heraus, wie sie in ContractHero stehen, inklusive Ihrer eigenen Felder aus dem Feldbaukasten.

Zwei Export-Wege im Überblick

Weg	Was kommt heraus	Wann passt das?
Bulk-Export aus den Einstellungen	Alle Vertragsinformationen einer oder mehrerer Kategorien mit allen Feldinformationen	Vollständige Datenextraktion, Datenmigration, Auditvorbereitung
Ansicht exportieren aus der Vertragsliste	Nur die aktuell sichtbaren Verträge mit den aktuell sichtbaren Spalten	Ad-hoc-Reporting, gefilterte Auswertung, Listenfreigabe an Dritte

So funktioniert's: Bulk-Export

1. Export-Bereich öffnen

Navigieren Sie zu Einstellungen

Navigieren Sie zu Import & Export → Export.

Sie sehen die Karte „Export — Export generieren" mit drei Hinweisen direkt in der UI:

Dieser Export enthält alle Verträge mit allen Feldern, inklusive der von Ihnen individuell festgelegten Felder.
Sie erhalten eine xlsx-Datei, die Sie mit gängigen Tabellenkalkulationen wie Excel o. ä. öffnen können.
Das Generieren Ihres Exports kann bis zu einer Minute dauern. Bitte schließen Sie dieses Fenster nicht.

2. Kategorien wählen

Unter „Wählen Sie, welche Vertragskategorien im Export enthalten sein sollen:" öffnen Sie das Dropdown „Vertragskategorien" und setzen Häkchen bei den gewünschten Kategorien (Arbeitsvertrag, NDA, Mietvertrag, eigene Kategorien …). Über „Alle auswählen" markieren Sie alle Kategorien in einem Schritt, „Auswahl entfernen" setzt zurück.

3. Export generieren

Klicken Sie auf „Export generieren" (der Button wird aktiv, sobald mindestens eine Kategorie gewählt ist). ContractHero baut die xlsx-Datei und stellt sie zum Download bereit. Bei großen Beständen kann das bis zu einer Minute dauern — Fenster bitte währenddessen geöffnet lassen.

So funktioniert's: Ansicht exportieren

1. Vertragsliste vorbereiten

Öffnen Sie Verträge und richten Sie sich die Liste so ein, wie Sie sie exportieren möchten: gewünschte Spalten über „Spalten auswählen" einblenden, Filter setzen, sortieren. Optional speichern Sie das Set-up vorab als eigene Ansicht.

Klicken Sie oben auf das Dropdown „Ansicht: …" und wählen Sie „Ansicht exportieren". Die xlsx-Datei enthält genau die aktuell sichtbaren Verträge mit genau den aktuell sichtbaren Spalten — Filter und Sortierung werden übernommen.

Auch in der Kontakte-Liste funktioniert der gleiche Weg über das dortige Ansicht-Dropdown.

Häufige Fragen

Welches Format hat die Export-Datei?

xlsx. Excel öffnet die Datei direkt; LibreOffice, Numbers und alle gängigen Tabellenkalkulationen unterstützen das Format ebenfalls.

Welche Felder sind im Bulk-Export enthalten?

Alle Felder der ausgewählten Kategorien — Standardfelder (Vertragspartner, Laufzeit, Beträge) plus Ihre individuellen Felder aus dem Feldbaukasten. Spalten, die Sie nicht in der Vertragsliste eingeblendet haben, sind im Bulk-Export trotzdem enthalten.

Was ist der Unterschied zwischen den beiden Export-Wegen?

Der Bulk-Export liefert pro Kategorie immer den vollständigen Stand mit allen Feldern. Die Ansicht exportieren-Variante liefert nur das, was Sie gerade sehen — perfekt für ein gezieltes Reporting („nur Mietverträge mit Status aktiv, sortiert nach Enddatum").

Kann ich nur bestimmte Spalten exportieren?

Über den Bulk-Export nicht — der liefert immer alle Felder. Über Ansicht exportieren ja: nur die Spalten, die in Ihrer aktuellen Vertragslisten-Ansicht eingeblendet sind, landen im Export.

Wie lange dauert der Export?

Bei normalen Beständen wenige Sekunden, bei sehr großen Datenmengen bis zu einer Minute. ContractHero zeigt während der Generierung einen Status — schließen Sie das Fenster bitte nicht.

Werden auch die hochgeladenen PDFs exportiert?

Nein. Beide Export-Varianten liefern nur die Vertragsdaten als Tabelle, nicht die Original-PDFs. Für PDF-Downloads gibt es die Bulk-Aktion „Herunterladen" in der Vertragsliste (siehe Verwandte Artikel).

Gut zu wissen

Eigene Felder kommen mit. Alles, was Sie im Feldbaukasten angelegt haben, landet automatisch im Bulk-Export. Im Ansicht-Export nur dann, wenn das Feld auch als Spalte sichtbar ist.
Berechtigungen werden respektiert. Sie sehen im Export nur die Verträge, die Ihre Rolle und Ihr Team auch in der Vertragsliste sehen — Export ist kein Berechtigungs-Workaround.
Stichtag dokumentieren: Die xlsx-Datei enthält keinen Generierungs-Zeitstempel im Dateinamen. Wenn Sie regelmäßig exportieren, ergänzen Sie das Datum manuell im Dateinamen, um Versionen sauber zu trennen.
Excel-Limits beachten: Für extrem große Bestände (>1 Mio. Zeilen, viele Felder) kann Excel an Performancegrenzen kommen — in dem Fall lohnt sich die Verarbeitung in einem BI-Tool wie PowerBI direkt aus ContractHero.
Wiederkehrende Exporte: Wenn Sie dieselbe Auswertung regelmäßig brauchen, speichern Sie die Vertragslisten-Ansicht mit dem passenden Filter/Spalten-Set und exportieren beim nächsten Mal mit einem Klick.