Wie funktioniert das Aufgabenmanagement?

Ihr Vorteil

Verträge haben Fristen, und Fristen sind teuer, wenn man sie verpasst — Kündigungstermine, Verlängerungen, Genehmigungen, Probezeit-Enden. ContractHero verbindet Aufgaben direkt mit dem Vertrag, dem sie gehören: Sie sehen die zugehörige Vertragsdatei beim Bearbeiten, Sie können Aufgaben dynamisch an Vertragsfelder hängen (z. B. „90 Tage vor dem Kündigungsdatum" oder „5 Jahre nach dem Startdatum"), und Sie werden automatisch erinnert, ohne sich die Frist im Kalender notieren zu müssen.

Das Ergebnis: weniger Excel-Listen, weniger Outlook-Erinnerungen, weniger „Hat das jemand auf dem Schirm?" — und keine vergessene Kündigung mehr, weil sich das Enddatum geändert hat.

Aufgabe an einem Vertrag erstellen

Öffnen Sie den Vertrag, zu dem die Aufgabe gehört.
Klicken Sie rechts in der Seitenleiste auf den Reiter „Aufgaben" (Klemmbrett-Icon).

Klicken Sie oben rechts auf „+ Neue Aufgabe" — das Drawer-Fenster „Aufgabe erstellen" öffnet sich.
Vergeben Sie einen Titel (Pflichtfeld).
Wählen Sie den Status: Offen, In Bearbeitung oder Geschlossen.
Der Vertrag ist bereits vorausgefüllt (der Vertrag, von dem aus Sie gestartet sind).

Fälligkeitsdatum setzen

Sie haben drei Optionen — wechseln Sie zwischen den Tabs „Festes Datum", „Dynamisches Datum" und „Kein Fälligkeitsdatum":

Festes Datum: ein konkreter Kalendertag. Praktisch für einmalige, planbare Termine.
Dynamisches Datum: Offset relativ zu einem Datumsfeld am Vertrag. Sie geben ein: [Anzahl] [Tag/Woche/Monat/Jahr] [vor/nach] [Datumsfeld]. Verfügbare Datumsfelder sind aktuell Startdatum, Enddatum und Kündigungsdatum (jeweils aus der Laufzeit des Vertrags). Beispiele: „90 Tage vor Kündigungsdatum", „5 Jahre nach Startdatum". Wenn sich das Referenzdatum am Vertrag ändert, verschiebt sich die Aufgabe automatisch mit. Unterhalb der Felder zeigt ContractHero zur Kontrolle das errechnete Fälligkeitsdatum an.
Kein Fälligkeitsdatum: für ToDos ohne festen Termin.

Optional: Wiederholen und Erinnerung

Wiederholen: Klicken Sie auf „Wiederholen". Es erscheint die Zeile wiederholen alle [Anzahl] [Tag/Woche/Monat/Jahr]. Beispiel: „wiederholen alle 1 Jahr" für eine jährliche Vertragsprüfung. Mit dem X rechts entfernen Sie die Wiederholung wieder.
Erinnerung erstellen: Klicken Sie auf „Erinnerung erstellen". Es erscheint [Anzahl] [Tag/Woche/Monat/Jahr] vor Fälligkeitsdatum. Beispiel: „14 Tage vor Fälligkeitsdatum". Sie werden per In-App-Benachrichtigung (Glocken-Symbol oben rechts) informiert. Erinnerungen funktionieren immer vor dem Fälligkeitsdatum.

Verantwortliche, Beschreibung und Speichern

Wählen Sie ein oder mehrere Teammitglieder unter „Verantwortliche" und ergänzen Sie bei Bedarf eine kurze Beschreibung. Klicken Sie abschließend auf „Erstellen" — die Aufgabe erscheint sofort in der Aufgabenliste des Vertrags.

Aufgaben über alle Verträge hinweg sehen

Klicken Sie in der linken Hauptnavigation auf „Aufgaben". Hier finden Sie:

Eine Tabelle mit allen Aufgaben Ihres Workspaces.
„Aufgabe suchen" für die Volltextsuche.
Das „Ansicht: …"-Dropdown mit Standardansicht, eigenen gespeicherten Ansichten und mit Ihnen geteilten Ansichten.
Filter direkt am Spaltenkopf (Hover über den Header → Menü-Symbol).
Export der aktuellen Ansicht über das Ansichten-Dropdown.

Auch hier können Sie über „+ Neue Aufgabe" eine neue Aufgabe hinzufügen — Sie müssen dann den zugehörigen Vertrag auswählen, bevor sich die Aufgabe speichern lässt.

Relevante und überfällige Aufgaben werden in der Übersicht oben hervorgehoben.

Häufige Fragen

Kann ich eine Aufgabe „X Tage nach einem Datum" planen?

Ja. Im dynamischen Datum können Sie zwischen vor und nach umschalten. Beispiel: „5 Jahre nach Startdatum" für eine Aufgabe, die an einer 5-Jahres-Marke fällig wird.

Welche Datumsfelder stehen für dynamische Aufgaben zur Verfügung?

Startdatum, Enddatum und Kündigungsdatum aus der Laufzeit des Vertrags. Andere Felder (z. B. Unterzeichnungsdatum) sind aktuell nicht als dynamische Referenz wählbar.

Kann ich eine Aufgabe ohne Vertrag anlegen?

Nein. Aufgaben sind immer einem Vertrag zugeordnet.

Was passiert mit meinen Aufgaben, wenn der Vertrag gelöscht wird?

Die Aufgaben verschwinden gemeinsam mit dem Vertrag aus der Aufgabenübersicht — auch bereits geschlossene Aufgaben. Da eine Aufgabe immer zu genau einem Vertrag gehört, gibt es sie ohne diesen Vertrag nicht.

Das lässt sich rückgängig machen: Gelöschte Verträge liegen zunächst im Papierkorb. Stellen Sie den Vertrag von dort wieder her, sind auch die Aufgaben sofort wieder da — mit Status, Verantwortlichen und Fälligkeitsdatum, unverändert. Endgültig verloren sind die Aufgaben erst, wenn die Aufbewahrungsfrist des Papierkorbs abläuft oder jemand den Papierkorb leert.

Wenn Sie dauerhaft dokumentieren müssen, dass ein bestimmter Vertrag gelöscht wurde, ist eine Aufgabe dafür nicht der richtige Ort — sie verschwindet ja mit dem Vertrag. Diese Information liefert der Papierkorb selbst: Er zeigt Gelöscht am, Gelöscht von und den angegebenen Grund.

Gibt es Aufgabenvorlagen?

Vorlagen, die Sie beim Anlegen einer Aufgabe auswählen, gibt es aktuell nicht.

Für wiederkehrende Standardaufgaben nutzen Sie stattdessen Aufgabenautomatisierungen unter Einstellungen → Automatisierung. Dort legen Sie einmal fest, bei welchen Verträgen welche Aufgabe automatisch entstehen soll — inklusive Name, Verantwortlichen, Fälligkeitsdatum und optionaler Wiederholung. Das Ergebnis entspricht einer Vorlage, die sich selbst anwendet, statt bei jeder Aufgabe erneut ausgewählt zu werden. Wie Sie eine solche Automatisierung anlegen, zeigt Wie erstelle ich Automatisierungen?

Kann ich eigene Felder oder Pflichtangaben in Aufgaben hinterlegen?

Nein. Frei konfigurierbare Felder legen Sie im Vertragsfeldbaukasten an — sie gelten für Verträge, nicht für Aufgaben.

Innerhalb einer Aufgabe stehen die festen Felder zur Verfügung: Titel, Status, Vertrag, Fälligkeitsdatum, Wiederholung, Erinnerung, Verantwortliche und Beschreibung. Pflichtfeld davon ist nur der Titel. Strukturierte Zusatzinformationen tragen Sie entweder in die Beschreibung ein oder pflegen sie als Feld am Vertrag, zu dem die Aufgabe gehört.

Wie werde ich an Aufgaben erinnert?

Über die In-App-Benachrichtigung (Glocken-Symbol oben rechts). Aktivieren Sie dafür beim Erstellen der Aufgabe „Erinnerung erstellen" und wählen Sie den gewünschten Vorlauf. Erinnerungen funktionieren immer vor dem Fälligkeitsdatum.

Kann ich mehrere Verantwortliche zuweisen?

Ja, das Feld „Verantwortliche" akzeptiert mehrere Teammitglieder.

Kann ich Aufgaben exportieren?

Ja. Im Aufgaben-Bereich der linken Navigation öffnen Sie das Ansichten-Dropdown und wählen „Ansicht exportieren".

Gut zu wissen

Eine Aufgabe gehört immer zu einem Vertrag — das ist Absicht und sorgt dafür, dass der Kontext nie verloren geht. Die Kehrseite: Wird der Vertrag gelöscht, verschwinden seine Aufgaben mit ihm. Beim Wiederherstellen aus dem Papierkorb kommen sie vollständig zurück.
Bei einer wiederkehrenden Aufgabe wird automatisch eine neue Aufgabe erzeugt, wenn die alte Aufgabe geschlossen wurde.
Geschlossene Aufgaben bleiben erhalten und können in der globalen Aufgaben-Übersicht über Filter wieder eingeblendet werden.
Änderungen am Referenzdatum (Startdatum / Enddatum / Kündigungsdatum) am Vertrag verschieben dynamische Aufgaben automatisch mit.
Während Sie das Dynamische Datum konfigurieren, zeigt ContractHero unterhalb der Felder das errechnete Datum an.
Wiederkehrende Aufgaben, die für viele Verträge gelten sollen, legen Sie nicht einzeln an, sondern einmal als Aufgabenautomatisierung — das spart den größten Teil der Pflege.