Aufgaben per Massenbearbeitung aktualisieren

Statt Aufgabe für Aufgabe zu öffnen: Sie markieren mehrere Aufgaben, klicken auf Bearbeiten, Status oder Verantwortliche — und ContractHero übernimmt die Änderung für alle ausgewählten Einträge in einem Schritt. Ideal für Team-Wechsel, Renewal-Wellen und Aufräum-Aktionen am Quartalsende.

Ihr Vorteil

Wer eine Aufgaben-Liste pflegt, kennt den Klick-Marathon: Zuweisung wechseln, Status setzen, Fälligkeiten anpassen — für jeden Eintrag einzeln. Mit der Massenbearbeitung:

Aufgaben-Übergaben in Sekunden. Wenn jemand geht oder das Team umgestellt wird, weisen Sie 50 Aufgaben in einem Klick neu zu — kein manuelles Durchklicken.
Serien-Abschluss am Quartalsende. Alle erledigten Aufgaben eines Sprints markieren und in einem Rutsch auf „Geschlossen" setzen.
Konsistenz. Die gleiche Änderung landet identisch auf jeder ausgewählten Aufgabe — kein Vertipper, kein Vergessen.
Weniger Kontextwechsel. Sie bleiben in der Aufgabenliste, statt sich durch einzelne Aufgaben zu klicken.

So funktioniert's

Schritt 1: Aufgaben-Ansicht öffnen und filtern

Öffnen Sie in der linken Sidebar Aufgaben. Filtern Sie die Ansicht so, dass nur die Aufgaben sichtbar sind, die Sie bearbeiten wollen — z. B. nach Verantwortlicher, Status oder Fälligkeitsdatum.

Schritt 2: Aufgaben auswählen

Aktivieren Sie die Checkboxen vor den Aufgaben, die Sie ändern wollen. Für alle Aufgaben auf einmal: die Checkbox in der Kopfzeile der Tabelle.

Sobald mindestens eine Aufgabe angehakt ist, erscheint unten die Bulk-Aktions-Leiste mit dem Zähler „X Aufgaben ausgewählt" und den Optionen Alle auswählen / Alle abwählen links sowie vier Aktionen rechts:

Bearbeiten — Bulk-Edit für mehrere Felder (siehe Schritt 3a)
Status — Quick-Action nur für den Status (siehe Schritt 3b)
Verantwortliche — Quick-Action nur für die Zuweisung (siehe Schritt 3c)
Löschen — mehrere Aufgaben in einem Schritt entfernen

Schritt 3a: „Bearbeiten" — mehrere Felder gleichzeitig ändern

Klick auf Bearbeiten öffnet den Dialog „Aufgaben massenweise bearbeiten" rechts als Slide-in. Ein oranger Warnhinweis erinnert: „Änderungen werden auf alle X ausgewählten Aufgaben angewendet."

Unter „Feld 1" wählen Sie ein Feld aus dem Dropdown. Aktuell zur Auswahl:

Status
Titel
Beschreibung
Verantwortliche
Fälligkeitsdatum

Über „+ Neues Feld bearbeiten" ergänzen Sie ein zweites, drittes usw. Feld — z. B. gleichzeitig Status ändern und Verantwortlicher wechseln.

Der Hinweis unten links „Alle Änderungen vor dem Aktualisieren prüfen" signalisiert: Vor der finalen Anwendung sehen Sie eine Vorschau — bestätigen Sie erst mit dem Button „Vorschau" bzw. „Aktualisieren".

Schritt 3b: „Status" — Quick-Action Status ändern

Klick auf Status in der Toolbar öffnet den kleinen Dialog „Status aktualisieren". Wählen Sie den neuen Status im Dropdown „Neuen Status wählen" (z. B. „Geschlossen") und bestätigen mit Aktualisieren.

Sonderfall wiederkehrende Aufgaben: Sind unter den ausgewählten Aufgaben welche mit einer Wiederholung (z. B. „monatliche Vertragsprüfung"), erscheint eine zusätzliche Auswahl:

„Eine Aufgabe mit der gleichen Wiederholung erstellen" — der nächste Turnus wird automatisch neu angelegt.
„Aufgabe endgültig schließen" — die Wiederholung stoppt.

So verlieren Sie keine Serien-Aufgaben, wenn Sie schnell aufräumen.

Schritt 3c: „Verantwortliche" — Quick-Action Zuweisung ändern

Klick auf Verantwortliche öffnet den Dialog „Verantwortliche aktualisieren".

Wählen Sie die neue Person unter „Neue Verantwortliche wählen" und bestätigen mit Aktualisieren. Alle markierten Aufgaben landen sofort bei der neuen Person.

Typische Anwendungsfälle

Team-Übergabe. Ein Kollege wechselt in eine andere Abteilung oder scheidet aus — 30 Aufgaben mit einem Klick auf den Nachfolger übertragen.
Sprint-Abschluss. Alle erledigten Aufgaben eines Sprints anhaken → Status → Geschlossen in einem Rutsch.
Renewal-Welle. 50 Aufgaben „Vertrag prüfen bis Q4" anlegen und deren Fälligkeitsdatum später gemeinsam anpassen.
Aufräum-Aktion. Ansicht „Aufgaben ohne Verantwortlichen" filtern → alle markieren → Verantwortliche setzen.
Prozess-Umstellung. Nach einer Team-Reorganisation 100 Aufgaben in einem Schritt an eine neue Rolle übertragen.

Häufige Fragen

Bekomme ich das Feature automatisch?

Trial-Accounts und alle Neukunden haben Bulk Edit für Aufgaben ab sofort inklusive. Bestandskunden: Ihr Customer Success Manager kann das Feature auf Wunsch freischalten. Sprechen Sie uns dazu an.

Was passiert bei wiederkehrenden Aufgaben, wenn ich sie schließe?

Sie wählen im Status-Dialog aktiv: entweder wird die Wiederholung fortgesetzt (nächste Aufgabe wird neu erstellt), oder die Serie stoppt. So haben Sie die Kontrolle — auch bei Bulk-Aktionen.

Kann ich mehrere Felder in einem Bulk-Edit ändern?

Ja. Im Dialog „Aufgaben massenweise bearbeiten" klicken Sie auf „+ Neues Feld bearbeiten" und ergänzen ein zweites, drittes Feld. Alle Änderungen werden in einer Aktion angewendet.

Kann ich Aufgaben in einem Rutsch löschen?

Ja. Aufgaben markieren → Löschen in der Bulk-Aktions-Leiste. Das ist endgültig — überlegen Sie kurz, ob nicht ein Status-Wechsel auf „Geschlossen" die bessere Wahl ist.

Werden auch Aufgaben aus einer gefilterten Ansicht bearbeitet, die ich gerade nicht sehe?

Nein. Alle auswählen wählt nur die aktuell in Ihrer Ansicht sichtbaren Aufgaben aus. Für Aufgaben aus anderen Ansichten wechseln Sie erst dorthin.

Kann ich die Änderung rückgängig machen?

Es gibt keinen einzelnen „Undo"-Button. Bei versehentlichen Änderungen manuell zurücksetzen — Änderungsprotokoll und alte Werte helfen dabei. Sind Sie unsicher, arbeiten Sie zuerst mit einer Testaufgabe.

Werden Automatisierungen ausgelöst, wenn Aufgaben per Bulk-Edit geändert werden?

Statuswechsel und Feldänderungen laufen durch die gleiche Logik wie Einzeländerungen — abhängig von Ihren Automatisierungen kann das E-Mails, Benachrichtigungen oder Folgeschritte auslösen. Testen Sie das mit einer kleinen Auswahl, bevor Sie 100 Aufgaben auf einmal ändern.

Wie viele Aufgaben kann ich gleichzeitig bearbeiten?

Praktisch gilt: was Ihre Ansicht zeigt. Die Vorschau bestätigt Ihnen vor der Anwendung die genaue Anzahl.

Gut zu wissen

Immer erst filtern. Je präziser Ihre Ansicht, desto weniger Risiko, dass Sie aus Versehen die falsche Aufgabe erwischen. „Alle auswählen" auf einer sauber gefilterten Ansicht ist Ihre stärkste Kombination.
Vorschau ist Ihre Sicherheit. Nutzen Sie den Vorschau-Schritt bewusst — er zeigt, was tatsächlich angewendet wird, bevor es passiert.
Wiederkehrende Aufgaben sind eine eigene Klasse. Der Status-Dialog erinnert Sie daran, wenn welche in Ihrer Auswahl sind. Falls Sie eine Serie wirklich beenden wollen, wählen Sie „Aufgabe endgültig schließen" — sonst legt ContractHero die nächste Wiederholung an.
Parallelität zu Verträgen. Die Logik entspricht 1:1 der Massenbearbeitung von Verträgen — wer das kennt, findet sich hier sofort zurecht.
Erst klein testen, dann skalieren. Bei einer neuen Bulk-Aktion empfehlen wir: erst mit 2–3 Aufgaben durchspielen, Ergebnis prüfen, dann die volle Menge.

Sie nutzen dieses Feature noch nicht oder brauchen Freischaltung?

Ihr Customer Success Manager schaltet das Feature auf Anfrage frei und zeigt Ihnen gerne, wie Sie Bulk-Edit sinnvoll in Ihre Aufgaben-Routinen einbauen — 15 Minuten reichen meistens. Sprechen Sie uns über den Webchat, per E-Mail an support@contracthero.com oder telefonisch unter 030 / 577 123 32 an.