Artikel über: Verträge verwalten & organisieren

Wie füge ich einem Vertrag nachträglich Dokumente hinzu?

Sie haben einen Vertrag in ContractHero angelegt und möchten nachträglich weitere Unterlagen — Nachträge, Rechnungen, Schriftwechsel — direkt am Vertrag ablegen? Über den Dokumente-Bereich fügen Sie zusätzliche Dateien in wenigen Sekunden hinzu, ohne den Vertrag neu hochzuladen. Beliebig viele Dateien können so an einem Vertragsdatensatz hängen.

Ihr Vorteil

Vertragsbezogene Unterlagen verteilen sich schnell über E-Mail-Postfächer, SharePoint und lokale Ordner. Wer später eine bestimmte Datei sucht, durchforstet mehrere Tools. Mit der Dokumente-Funktion bündeln Sie alle relevanten Dateien an einem Ort — sichtbar für alle berechtigten Nutzer, durchsuchbar per OCR und immer mit dem Hauptvertrag verknüpft.

Außerdem bleibt Ihre Vertragsliste übersichtlich: ein Vertrag = eine Zeile, auch wenn drei Dokumente daran hängen. Das spart Zeit bei Audits, Übergaben und Vertragsverlängerungen.

Voraussetzungen

Sie brauchen mindestens Schreibrechte auf der Vertragskategorie — Leserechte reichen zum Hochladen nicht aus.
Die hochzuladenden Dateien müssen auf Ihrem Computer oder einem verbundenen Speicher verfügbar sein.

So funktioniert's

1. Öffnen Sie die Vertragsübersicht und klicken Sie auf den gewünschten Vertrag.

2. Wechseln Sie zum Reiter „Dokumente" in der rechten Seitenleiste. Er ist nach dem Öffnen eines Vertrags standardmäßig ausgewählt. Über den Breadcrumb „Alle Dokumente" oberhalb des PDFs gelangen Sie zur Liste aller Dokumente dieses Vertrags.

3. Klicken Sie auf das Plus-Symbol „Dokument hinzufügen" rechts neben der Dokumentenliste.

4. Wählen Sie die Dateien aus — per Drag-and-Drop oder über den Datei-Browser. Falls Ihr Dokument nicht-lateinische Schriften (z. B. Kyrillisch, Chinesisch, Arabisch) enthält, wählen Sie oben im Dialog die passende Texterkennungssprache.

5. Bestätigen Sie mit „Importieren". Die Datei wird sofort dem Vertrag zugeordnet und erscheint in der Dokumentenliste.

Dokument oder Anlage — was ist der Unterschied?

Das ist die Entscheidung, die am häufigsten falsch getroffen wird, deshalb hier klar getrennt:

Dokumente gehören zum selben Vertragsdatensatz. Sie teilen sich Kategorie, Felder, Stammdaten und Berechtigungen mit dem Vertrag. Richtig für reines Belegmaterial: Schriftwechsel, Rechnungen, Notizen, unterschriebene Scans.
Eine Anlage bzw. ein Untervertrag ist ein eigener Vertragsdatensatz mit eigenen Feldern, eigener Laufzeit und eigener Kündigungsfrist, der mit dem Hauptvertrag verknüpft ist. Richtig, wenn der Inhalt selbst Vertragscharakter hat — Verlängerung, Nebenvereinbarung, separate AGB.

Die Faustregel: Braucht der Anhang eigene Fristen oder Datenfelder, legen Sie ihn als Anlage an. Sonst gehört er in den Dokumente-Bereich. Verknüpfungen verwalten Sie im Reiter „Verknüpft" am Vertrag.

Häufige Fragen

Welche Dateitypen kann ich hochladen?

PDF, Word, Excel, Bilder und PowerPoint. Maximal 50 Dateien pro Upload mit insgesamt bis zu 256 MB. Der Dokumente-Bereich ist übrigens die einzige Stelle in ContractHero, an der sich Nicht-PDF-Dateien hochladen lassen.

Werden hochgeladene Dokumente von der KI gelesen?

Ja — aber nicht auf dieselbe Weise wie das Hauptdokument. Zwei Dinge sind zu unterscheiden:

Ein Dokument bekommt keinen eigenen Datensatz mit eigenen KI-Feldern. Felder hängen immer am Vertrag, nicht an der einzelnen Datei.
Der Inhalt wird trotzdem ausgewertet. Alle Dokumente werden per OCR durchsuchbar gemacht, und beim KI-Retrigger durchsucht die KI die Vertrags-PDFs und alle zugeordneten Dokumente nach Werten für leere Felder.

Praktisch heißt das: Steht die gesuchte Information nur im nachgereichten Dokument, kann die KI sie beim Retrigger trotzdem ins Vertragsfeld ziehen. Soll der Anhang dagegen eigene Fristen und Felder haben, legen Sie ihn als Anlage an.

Kann ich mehrere Dateien gleichzeitig hochladen?

Ja. Ziehen Sie mehrere Dateien gleichzeitig in das Upload-Fenster oder wählen Sie mehrere im Datei-Browser aus.

Gibt es ein Limit pro Vertrag?

Technisch sind sehr viele Dokumente pro Vertrag möglich. Ab etwa 20 Anhängen lohnt sich aber die Frage, ob nicht eine Vertragshierarchie mit Unterverträgen die sauberere Struktur wäre.

Wer kann Dokumente hinzufügen?

Mitglieder mit Schreibrechten oder vollem Zugriff auf die Vertragskategorie. Mit reinen Leserechten ist der Upload nicht möglich.

Wer sieht die hinzugefügten Dokumente?

Die Sichtbarkeit folgt dem Vertrag: Wer den Vertrag nicht sehen darf, sieht auch die daran hängenden Dokumente nicht. Eine separate Freigabe pro Dokument gibt es nicht.

Gut zu wissen

Sprechende Dateinamen sparen später Sucharbeit. „Auftragsbestätigung_2026-03_v2.pdf" findet man wieder, „Dokument3.pdf" nicht. Benennen Sie die Datei vor dem Upload.
Alles landet im Aktivitäts-Protokoll. Hochladen, Löschen und Vorschauen werden im Reiter „Aktivität" mit Person und Zeitstempel dokumentiert — hilfreich, wenn im Audit die Frage kommt, wer wann was beigelegt hat.
Upload-Datum und Hochladender stehen in der Liste. In der Dokumentenliste sehen Sie zu jeder Datei, wann und von wem sie hinzugefügt wurde.
Nicht-lateinische Schriften brauchen die richtige Sprache. Für Kyrillisch, Chinesisch oder Arabisch stellen Sie die Texterkennungssprache im Upload-Dialog um — nachträglich lässt sie sich nicht ändern.