Vertragshierarchien anlegen und verwalten

Ihr Vorteil

Ohne Hierarchie liegen zusammengehörige Verträge unverbunden nebeneinander — wer den vollständigen Kontext sucht, klickt sich einzeln durch. Mit Vertragshierarchien sehen Sie auf einen Blick, welche Anlagen zu einem Hauptvertrag gehören, springen direkt zwischen ihnen und können die ganze Struktur in einer Baumansicht auf- und zuklappen. Das spart Zeit bei Audits, Übergaben und Verlängerungen.

So funktioniert's

Eine Vertragshierarchie entsteht aus zwei Bausteinen: dem Feld „Art" (kennzeichnet die Rolle eines Vertrags) und dem Feld „Übergeordneter Vertrag" (stellt die Verknüpfung her).

1. Die Rolle über das Feld „Art" festlegen

Das vordefinierte Listenfeld „Art" legt fest, welche Rolle ein Vertrag in der Hierarchie einnimmt. Es bietet zwei Werte:

Hauptvertrag — der übergeordnete Vertrag
Anlage — ein zugeordneter Vertrag

Sie können den Wert direkt in der Vertragsübersicht setzen: Doppelklick auf die Zelle in der Spalte „Art" öffnet die Auswahl — kein Öffnen des Vertrags nötig. Das Feld lässt sich im Vertragsfeldbaukasten (Einstellungen → Feldbaukasten → Vertragsfeldbaukasten) bei Bedarf anpassen.

2. Verträge über „Übergeordneter Vertrag" verknüpfen

Die eigentliche Verknüpfung stellen Sie über das Feld „Übergeordneter Vertrag" her:

Öffnen Sie den Vertrag, der einem Hauptvertrag zugeordnet werden soll, und klicken Sie auf „Bearbeiten".

Klicken Sie in das Feld „Übergeordneter Vertrag" und wählen Sie den passenden Hauptvertrag aus der Liste.

Speichern Sie. Es empfiehlt sich, den Hauptvertrag in einem separaten Tab geöffnet zu halten, um die Zuordnung sicher zu treffen.

3. Die Hierarchie im Tab „Verknüpft" prüfen

Der Tab „Verknüpft" in der rechten Seitenleiste eines Vertrags zeigt alle verknüpften Verträge. Über das „+"-Symbol fügen Sie weitere Verknüpfungen direkt hinzu.

4. Die Struktur in der Baumansicht sehen

In der Vertragsübersicht schalten Sie oben links zwischen „Einfache Ansicht" und „Baumansicht" um. In der Baumansicht erscheinen Anlagen eingerückt unter ihrem Hauptvertrag und lassen sich pro Knoten auf- und zuklappen. Die einfache Ansicht zeigt die Hierarchie nicht, erlaubt dafür aber Sortierung und Filterung über alle Verträge hinweg.

Häufige Fragen

Wo wird die Hierarchie tatsächlich gesetzt — über „Art" oder „Übergeordneter Vertrag"?

Beide Felder arbeiten zusammen: „Art" kennzeichnet die Rolle (Hauptvertrag oder Anlage), „Übergeordneter Vertrag" stellt die Verbindung her. Die reine Zuordnung zu einem Hauptvertrag erfolgt über „Übergeordneter Vertrag".

Kann ich die Hierarchie direkt in der Listenübersicht ändern?

Das Feld „Art" ist per Doppelklick direkt in der Liste bearbeitbar. Das Feld „Übergeordneter Vertrag" wird ebenfalls als Spalte angezeigt, die eigentliche Zuordnung ändern Sie aber im Bearbeiten-Modus des Vertrags — nicht per Inline-Editing.

Kann eine Anlage selbst weitere Anlagen haben?

Ja. Über das Feld „Übergeordneter Vertrag" lassen sich Verträge mehrstufig verschachteln. Die Baumansicht bildet die gesamte Struktur eingerückt ab.

Ich sehe die Spalte „Art" nicht in der Übersicht — woran liegt das?

Blenden Sie sie über „Spalten auswählen" am rechten Rand der Vertragsübersicht ein.

Gut zu wissen

Das Feld „Art" ist ein vordefiniertes Listenfeld mit den Werten Hauptvertrag und Anlage. Es kann im Vertragsfeldbaukasten angepasst werden.
In der Vertragsübersicht stehen zwei Spalten zur Verfügung: „Art" (inline editierbar) und „Übergeordneter Vertrag" (zeigt die Zuordnung an).
Die Baumansicht ist die einzige Ansicht, die die Hierarchie visuell abbildet.
Beim Verknüpfen bleiben alle Vertragsdaten, Kommentare und Aktivitäten erhalten — es wird nichts kopiert oder neu angelegt.