Wie bearbeite ich Verträge?

Ihr Vorteil

Alle Vertragsdaten — von Stammdaten über Felder bis zu Aufgaben und Signaturen — sind im selben Vertrag konsolidiert. Sie wechseln nicht zwischen Tools, alles ist auditierbar im Vertragsänderungsprotokoll dokumentiert und Berechtigungen folgen Ihrem Rollen-Setup. Das macht Vertragspflege schnell, nachvollziehbar und revisionssicher.

So funktioniert's

1. Vertrag öffnen

Navigieren Sie zu Vertragsübersicht (linke Navigation → Verträge).

Klicken Sie auf den Titel des Vertrags.

Sie landen auf der Vertragsdetailseite mit dem (1) Vertragsnamen, (2) der Kategorie, (3) dem Status und (4) den Feldern (links) sowie der rechten Reiter-Spalte (Dokumente, Zusammenfassung, Aufgaben usw.).

2. Bearbeitungsmodus aktivieren

Oben rechts klicken Sie auf den Button „Bearbeiten".

Die Felder im linken Bereich werden editierbar — Sie können Stammdaten (Vertragstitel, Vertragspartner), Kategorie-spezifische Felder (Laufzeit, Beträge, Kündigungsfrist, eigene Felder) sowie Tags und Status anpassen.

3. Änderungen speichern

Speichern erfolgt über die untere Schaltfläche.

Sobald Sie speichern, ist die Änderung sofort wirksam und im Vertragsänderungsprotokoll (siehe Reiter „Aktivität") mit Zeitstempel und Bearbeiter dokumentiert.

4. Bearbeitungsmodus verlassen ohne Speichern

Wenn Sie versehentlich Änderungen begonnen haben, verlassen Sie den Bearbeiten-Modus, ohne zu speichern — die Änderungen werden verworfen und der Vertrag bleibt unverändert.

Die sieben Reiter in der rechten Spalte

Neben den Feldern auf der linken Seite stehen Ihnen sieben Reiter zur Verfügung, mit denen Sie verschiedene Aspekte des Vertrags ansehen oder verwalten:

Dokumente — Die PDF-Datei und ggf. weitere Anhänge zum Vertrag. Über das „+"-Symbol laden Sie zusätzliche Dokumente nach (siehe Verwandte Artikel: „Wie füge ich einem Vertrag nachträglich Dokumente hinzu?").
Zusammenfassung — KI-generierte Kurzfassung der wichtigsten Vertragspunkte.
Aufgaben — Alle Aufgaben, die diesem Vertrag zugeordnet sind. Fristen, Verantwortliche und Status auf einen Blick.
Signatur — Status und Verlauf des Signaturprozesses (FES / QES), wenn der Vertrag elektronisch unterzeichnet wird.
Freigabe — Freigabe-Status, falls für diese Kategorie eine Freigaberegel definiert ist (siehe Verwandte Artikel: „Freigaberegel erstellen - Schritt für Schritt").
Verknüpft — Verknüpfte Verträge (Unterverträge, Anhänge als eigene Verträge, Hauptvertrag). Hier verwalten Sie Vertragshierarchien.
Aktivität — Das Vertragsänderungsprotokoll: alle Änderungen am Vertrag mit Zeitstempel und Person, plus Kommentarfunktion für interne Notizen am Vertrag (siehe Verwandte Artikel: „Welche Informationen erhalte ich durch das Änderungsprotokoll?").

Häufige Fragen

Wer darf einen Vertrag bearbeiten?

Eigentümer und Mitglieder mit einer Rolle, die Voller Zugriff auf die Vertragskategorie hat. Mitglieder mit „Nur Lesen" sehen die Felder, können sie aber nicht ändern. Wenn der Button „Bearbeiten" für Sie nicht sichtbar ist, fragen Sie Ihren Account-Eigentümer nach der passenden Rolle.

Welche Felder kann ich nicht bearbeiten?

Systemseitige Metadaten (Erstellungsdatum, Hochlade-Zeitstempel, ContractHero-interne IDs) sind nicht editierbar. Auch die Vertragsnummer ist in manchen Account-Konfigurationen schreibgeschützt. Felder mit grauem Hintergrund sind nicht editierbar.

Was passiert, wenn ich die Kategorie eines Vertrags ändere?

Die Vertragsdaten bleiben erhalten, aber die zugewiesenen Felder können sich ändern — manche Felder der alten Kategorie werden möglicherweise nicht mehr angezeigt (Werte bleiben im System gespeichert), neue Felder der Zielkategorie erscheinen leer. Tags, Aufgaben und Dokumente bleiben unverändert.

Wo sehe ich, wer was geändert hat?

Im Reiter „Aktivität" rechts in der Vertrags-Detailseite. Dort sehen Sie alle Bearbeitungen mit Datum, Uhrzeit und Person — und über „Details anzeigen" auch, welches Feld auf welchen Wert geändert wurde.

Kann ich mehrere Verträge gleichzeitig bearbeiten?

Ja — über die Massenbearbeitung in der Vertragsübersicht (siehe Verwandte Artikel: „Verträge per Massenbearbeitung aktualisieren"). Markieren Sie die gewünschten Verträge in der Liste, in der Bulk-Action-Leiste erscheint dann „Bearbeiten".

Werden meine Änderungen automatisch gespeichert?

Nein — Speichern erfolgt explizit über die obere rechte Schaltfläche. Solange Sie nicht speichern, bleibt der Vertrag im ursprünglichen Zustand.

Wirken Änderungen auf gespeicherte Auswertungen und Filter?

Ja, sofort. Wenn Sie z. B. ein Datum ändern, das in einem Filter oder einer eigenen Ansicht verwendet wird, taucht der Vertrag in der nächsten Aktualisierung an der neuen Position auf.

Gut zu wissen

Bearbeiten ist immer protokolliert. Jede Änderung landet im Vertragsänderungsprotokoll mit Person und Zeitstempel — das macht Audits und interne Compliance-Prüfungen unkompliziert.
Kategorie wechseln nur, wenn nötig. Kategorie ist die Grundlage für Felder, Freigaben und Berechtigungen. Häufige Wechsel führen zu inkonsistenten Daten — lieber von Anfang an die richtige Kategorie wählen.
Tags als schnellen Hebel. Wenn Sie nicht ein konkretes Feld ändern müssen, sondern nur ein Vertragsmerkmal markieren (z. B. „läuft 2026 aus"), nutzen Sie ein Tag. Schneller als ein Feld, gut filterbar in der Vertragsliste.
KI-Werte überschreiben. Wenn die KI ein Feld nicht eindeutig erkannt hat, können Sie es im Bearbeitungsmodus überschreiben — Ihre manuelle Eingabe gewinnt. Bei einem späteren KI-Retrigger bleibt Ihr Wert in der Regel erhalten (testen Sie das Verhalten in Ihrem Account, falls Sie es regelmäßig nutzen).
Kommentar statt Feld bei einmaligen Notizen. Für einmalige Bemerkungen („wurde Telefonat mit Anwalt 02.06.") lohnt sich der Kommentar im Aktivität-Reiter — das überlädt nicht die Felder und bleibt trotzdem am Vertrag dokumentiert.