Welche Informationen erhalte ich durch das Änderungsprotokoll?

Ihr Vorteil

Mit dem Änderungsprotokoll machen Sie aus „wer war das nochmal?" eine Frage mit klarer Antwort — Datum, Person, Aktion, Detail. Sie reduzieren den Aufwand für Audits massiv (statt Excel-Listen und E-Mail-Suchläufen einen direkten Blick ins System), erfüllen Anforderungen aus DSGVO, ISO 27001 oder internen Compliance-Richtlinien und schaffen eine Kultur, in der jede Änderung nachvollziehbar ist. ContractHero protokolliert kontinuierlich — Sie müssen nichts aktivieren oder pflegen.

Es gibt zwei Ebenen: Organisations- und Vertragsebene

In ContractHero existiert kein einziges Master-Protokoll, sondern zwei getrennte Ansichten — bewusst, weil die Inhalte unterschiedlich sind und unterschiedliche Berechtigungen erfordern:

Änderungsprotokoll für Berechtigungen (Organisationsebene) — Einstellungen → Änderungsprotokoll. Hier sehen Sie alle Berechtigungs-, Rollen- und Mitglieder-Änderungen Ihrer Organisation.
Vertragsänderungsprotokoll (Vertragsebene) — pro Vertrag im Reiter „Aktivität". Hier sehen Sie alle Änderungen am konkreten Vertrag: Anlage (auch per E-Mail-Import), Feldwerte, Dokumente, Status, Verknüpfungen.

So funktioniert's

1. Organisationsweites Berechtigungs-Protokoll öffnen

Navigieren Sie zu Einstellungen.

Navigieren Sie zu Änderungsprotokoll.

Sie sehen die Seite „Änderungsprotokoll für Berechtigungen" mit dem Untertitel „Änderungsprotokoll zur Nachverfolgung von Benutzerzugriffen und Sicherheitsaktualisierungen." Die Tabelle hat drei Spalten:

WANN — Datum und Uhrzeit der Aktion (z. B. „15.05.2026 11:36").
WER — Die ausführende Person (z. B. „Joshua Smith (Sie)"). Bei systemseitigen Lifecycle-Ereignissen (z. B. „Protokollierung gestartet") steht in dieser Spalte ein Strich („—").
AKTION — Was passiert ist: Einladungen versendet, Rollen erstellt, Kategoriezugriffe geändert, Mitgliederrolle gewechselt — jeweils mit Kategorie-Chips und Detail-Informationen direkt in der Zelle.

Die Liste ist chronologisch sortiert (neueste zuerst). Bei vielen Einträgen können Sie pro Eintrag „Details anzeigen" klicken, um den vollständigen Datensatz aufzuklappen.

2. Was im Organisationsprotokoll auftaucht

Das Berechtigungs-Protokoll konzentriert sich strikt auf Identity- und Access-Änderungen:

Einladungen versendet / angenommen
Mitglieder hinzugefügt oder entfernt
Rollen erstellt, geändert, gelöscht
Rollenzuweisungen an Mitglieder
Eigentümer-Status gesetzt oder entfernt
Kategoriezugriffe pro Rolle geändert
Team-Zuweisungen

Was hier NICHT auftaucht: konkrete Änderungen an einzelnen Verträgen (Feldwerte, Status, Dokumente). Dafür ist das Vertragsänderungsprotokoll zuständig (Schritt 3).

3. Vertragsänderungsprotokoll pro Vertrag öffnen

Öffnen Sie einen beliebigen Vertrag. In der rechten Reiter-Spalte sehen Sie ein Sprechblasen-Symbol mit der Beschriftung „Aktivität" — ganz unten in der Spalte (unter Dokumente, Zusammenfassung, Aufgaben, Signatur, Freigabe, Verknüpft).

Klicken Sie auf „Aktivität". Die Seitenleiste wechselt auf das „Vertragsänderungsprotokoll" mit allen Aktionen zu diesem Vertrag in chronologischer Reihenfolge (neueste zuerst).

Beispiel-Einträge:

„Max Mustermann (Sie) hat den Vertrag bearbeitet — 11.05.2026 21:56" + „Details anzeigen"
„Max Mustermann (Sie) hat ein Dokument hinzugefügt — 11.05.2026 21:56"
„Vertrag erstellt"
„per E-Mail-Import hochgeladen von — 11.05.2026 21:56" (bei Verträgen, die über die Team-Importadresse eingeliefert wurden)

Klicken Sie auf „Details anzeigen" unter einem Eintrag, um zu sehen, welches Feld geändert wurde und auf welchen Wert.

Häufige Fragen

Sehe ich das Berechtigungs-Protokoll als reguläres Mitglied?

Nein. Der Bereich ist Eigentümern und Mitgliedern mit Admin-Rechten vorbehalten.

Wie weit zurück reicht das Protokoll?

Die Aufzeichnung beginnt mit dem Eintrag „Protokollierung gestartet" an einem bestimmten Datum (sichtbar im Berechtigungs-Protokoll). Aktionen vor diesem Datum sind nicht erfasst — bei Bestandsaccounts entspricht das oft dem Aktivierungszeitpunkt der Audit-Log-Funktion in Ihrer Organisation.

Kann ich Einträge im Protokoll löschen oder bearbeiten?

Nein. Das ist bewusst so gebaut — ein Audit-Log, der nachträglich änderbar wäre, wäre wertlos. Auch Eigentümer können Einträge nicht entfernen.

Sehe ich, wenn ein Vertrag per E-Mail importiert wurde?

Ja. Im Vertragsänderungsprotokoll (Aktivität-Reiter am Vertrag) erscheint bei per E-Mail eingelieferten Verträgen ein Eintrag „per E-Mail-Import hochgeladen" — inklusive der Absender-Adresse. So sehen Sie im Nachhinein, von welchem Postfach der Vertrag kam — hilfreich für Rückfragen an den Lieferanten oder Audit-Übergaben.

Kann ich das Protokoll exportieren?

Aktuell gibt es keinen 1-Klick-Export. Für Audit-Übergaben empfiehlt sich ein Screenshot oder ein Bildschirmprotokoll des relevanten Zeitraums. Bei größerem Bedarf (z. B. SOC 2-Audit) sprechen Sie bitte den Support an — bestimmte Daten lassen sich auf Anfrage strukturiert bereitstellen.

Sehe ich, wer eine Datei heruntergeladen hat?

Im Vertragsänderungsprotokoll werden Lese- bzw. Download-Ereignisse aktuell nicht durchgängig protokolliert. Das Protokoll fokussiert auf Schreibzugriffe (Anlage, Änderung, Löschung). Falls Sie diese Information für Compliance brauchen, sprechen Sie den Support an.

Wo finde ich die Kommentar-Funktion?

Im Vertragsänderungsprotokoll (Aktivität-Reiter am Vertrag) ganz unten. Im Berechtigungs-Protokoll auf Organisationsebene gibt es keine Kommentar-Funktion.

Was passiert mit dem Protokoll, wenn ein Vertrag gelöscht wird?

Das hängt vom Lösch-Modus ab: Im Papierkorb (Soft Delete) bleibt das Aktivitätsprotokoll des Vertrags erhalten und mit dem Vertrag wiederherstellbar. Bei endgültigem Löschen wird das Vertragsprotokoll mit gelöscht — die Berechtigungs-Logs auf Organisationsebene bleiben jedoch unangetastet.

Gut zu wissen

Zwei Protokolle, zwei Zwecke. Verwechseln Sie die beiden Protokolle nicht. Für „Wer hat Lisa die Zugriffsrechte für die NDA-Kategorie entzogen?" → Berechtigungs-Protokoll. Für „Wer hat das Enddatum im Mietvertrag XY geändert?" → Vertragsänderungsprotokoll im Vertrag.
E-Mail-Import ist im Protokoll sichtbar. Verträge, die über die Team-Importadresse eingeliefert wurden, tragen im Vertragsänderungsprotokoll die Absender-Adresse als Kontext — hilfreich für Rückfragen an Lieferanten oder Audit-Übergaben.
„Aktivität", nicht Uhrensymbol. Die UI hat das Icon im Laufe der Zeit verändert — heute ist es ein Sprechblasen-Symbol mit der Beschriftung „Aktivität". Falls ältere interne Notizen noch von einem „Uhrensymbol" sprechen, ist das veraltet.
Kommentare sind nicht das Protokoll. Kommentare, die Sie im Aktivität-Reiter eines Vertrags hinterlassen, werden gespeichert und sichtbar, sind aber keine systemseitigen Audit-Einträge. Für rechtssichere Nachweise zählt der automatische Protokoll-Eintrag, nicht der manuelle Kommentar.
Audit-Vorbereitung pragmatisch angehen. Vor einem Audit lohnt sich ein Probelauf: Öffnen Sie das Berechtigungs-Protokoll, gehen Sie das letzte Quartal durch, identifizieren Sie auffällige Aktionen (z. B. „Voller Zugriff auf alle Kategorien" für Personen, die das nicht brauchen) und korrigieren Sie ggf. — bevor der Prüfer fragt.
„Protokollierung gestartet" verstehen. Bei älteren Accounts beginnt der Log oft nicht am Tag-1 der Organisation, sondern am Tag der Audit-Log-Aktivierung. Wenn Ihr Account vor diesem Datum existiert, gibt es eine bewusste Lücke — kein Bug.