Wie können Verträge per E-Mail hochgeladen werden?

Ihr Vorteil

Statt jeden Vertrag manuell über den „Upload"-Button hochzuladen, sparen Sie pro Vertrag mehrere Sekunden bis Minuten: Lieferantenrechnungen, NDAs und Auftragsbestätigungen wandern direkt aus dem Posteingang in ContractHero. Mit einer einmal eingerichteten Routing-Regel landet sogar jede eingehende Vertrags-E-Mail automatisch im System, ohne dass jemand aktiv weiterleiten muss. Setup in unter 15 Minuten, danach läuft es im Hintergrund.

So funktioniert's

1. Importadresse finden

Navigieren Sie zu Einstellungen.

Navigieren Sie zu Import & Export → Import via E-Mail. Auf der Seite „Verträge via E-Mail hinzufügen" mit dem Untertitel „Neue Verträge per E-Mail importieren" sehen Sie eine Tabelle mit den Spalten „IMPORT E-MAIL-ADRESSE" und „TEAMNAME".

Pro Team in Ihrem Account gibt es eine eigene Importadresse nach dem Muster:

import+<eindeutige-id>@contracthero.com

Über das Kopier-Symbol neben jeder Adresse holen Sie sich die richtige Importadresse — Verträge landen anschließend im Team, dessen Adresse Sie verwendet haben.

2. Vertrag per E-Mail senden oder weiterleiten

Senden Sie den Vertrag als E-Mail-Anhang an die kopierte Importadresse — entweder als neue E-Mail oder indem Sie eine eingegangene E-Mail mit dem Vertrag dorthin weiterleiten. Innerhalb weniger Minuten erscheint der Vertrag in der Vertragsliste des zugehörigen Teams und die KI-Analyse startet automatisch.

Für die Anhänge gilt im Standard:

Alle gängigen Anhang-Typen werden akzeptiert.
Pro E-Mail wird ein Vertrag angelegt.

Hinweis: Es gibt weiterhin einen alternativen Modus, bei dem ausschließlich PDF-Anhänge verarbeitet werden und jeder PDF-Anhang als eigener Vertrag importiert wird. Wenn Sie diesen Modus für Ihren Account benötigen, sprechen Sie uns bitte kurz an.

3. Automatisierung über Routing-Regeln (empfohlen)

Wenn Sie regelmäßig Verträge per E-Mail bekommen, lohnt sich eine automatische Weiterleitung Ihres E-Mail-Anbieters. Anleitungen pro Anbieter:

Microsoft 365 / Outlook — Mailflow-Regel im Exchange Admin Center, Shared Mailbox oder Outlook-Regel. Siehe Verwandte Artikel.
Gmail / Google Workspace — Routing-Regel in der Google Admin Console, Shared Mailbox oder Gmail-Filter. Siehe Verwandte Artikel.

4. Nach dem Import: Absender im Änderungsprotokoll prüfen

Sobald der Vertrag in ContractHero angelegt wurde, erscheint im Änderungsprotokoll des Vertrags (Reiter „Aktivität" rechts) ein Eintrag mit dem Vermerk „per E-Mail-Import hochgeladen" — inklusive der Absender-Adresse, von der die E-Mail kam. So sehen Sie im Nachhinein, wer den Vertrag eingeliefert hat, und können bei Rückfragen direkt beim Absender nachfassen.

Häufige Fragen

Welche Dateiformate werden importiert?

Im Standard werden alle gängigen Anhang-Typen akzeptiert, und pro E-Mail wird ein Vertrag angelegt. Alternativ lässt sich ein Modus aktivieren, in dem ausschließlich PDF-Anhänge verarbeitet und mehrere PDFs einer E-Mail als jeweils eigener Vertrag importiert werden — sprechen Sie uns dazu bitte kurz an.

Wo sehe ich, dass ein Vertrag per E-Mail importiert wurde?

Nach dem Import erscheint im Änderungsprotokoll des Vertrags (Aktivität-Reiter) ein Eintrag mit dem Vermerk „per E-Mail-Import hochgeladen" — inklusive der Absender-Adresse, von der die E-Mail kam. Praktisch für Audit, Team-Übergaben oder Rückfragen an den Lieferanten.

Werden E-Mails ohne Anhang importiert?

Nein. Eine E-Mail wird nur verarbeitet, wenn sie mindestens einen Anhang enthält.

Kann ich mehrere Adressen mit ContractHero verbinden?

Ja. Sie können beliebig viele Routing-Regeln aus Microsoft 365 oder Gmail anlegen, die alle auf dieselbe (oder unterschiedliche) ContractHero-Importadresse weiterleiten.

Wie lange dauert der Import?

Üblicherweise innerhalb weniger Minuten. Bei großen Dateien oder Lastspitzen kann es etwas länger dauern.

In welchem Team landet ein importierter Vertrag?

In dem Team, dessen Importadresse verwendet wurde. Pro Team gibt es eine eigene Adresse — achten Sie beim Kopieren auf die richtige Zeile.

Was passiert mit der Original-E-Mail in meinem Postfach?

Nichts — die Weiterleitung an ContractHero ist eine zusätzliche Sendung, die Original-E-Mail bleibt unverändert in Ihrem Posteingang (sofern Ihre Mail-Regel die Mail nicht aktiv löscht oder verschiebt).

Werden meine Berechtigungen auch auf importierte Verträge angewendet?

Ja. Importierte Verträge folgen Ihrem normalen Rollen- und Team-Setup — wer Zugriff auf das Ziel-Team hat, sieht die Verträge.

Gut zu wissen

Importadresse nicht öffentlich teilen. Wer die Adresse kennt, kann theoretisch Dokumente einliefern. Behandeln Sie sie wie ein internes Routing-Geheimnis.
Nachvollziehbar per Aktivität. Der Absender jeder importierten E-Mail wird im Änderungsprotokoll des jeweiligen Vertrags festgehalten — praktisch für Audit, Team-Übergaben oder Rückfragen an den Lieferanten.
Eine Routing-Regel skaliert besser als manuelle Weiterleitung. Wenn Sie mehr als zwei oder drei Verträge pro Monat per E-Mail bekommen, lohnt sich die einmalige Einrichtung im Admin Center Ihres Mail-Anbieters um Längen.
Beim Test ein echtes Vertrags-PDF nutzen. Test-Dokumente ohne richtige Felder verfälschen die Bewertung — die KI-Felderkennung greift erst bei einem echten Vertragstext.
Wir unterstützen beim Setup. Im Onboarding richten wir die Routing-Regel gemeinsam ein, falls Sie unsicher mit dem Admin Center sind.