Wie importiere ich Verträge aus Gmail / Google Workspace per E-Mail?

Ihr Vorteil

Vertragsmails verteilen sich schnell über mehrere Postfächer — und manuelles Hochladen kostet pro Vertrag mehrere Minuten Kontextwechsel. Mit dem E-Mail-Import verwandeln Sie Gmail in einen Posteingang für ContractHero: Verträge werden automatisch importiert, Ihr Team arbeitet weiter in Gmail wie gewohnt, und niemand muss daran denken, Dateien doppelt abzulegen. Bei zentral konfigurierter Routing-Regel gilt das auch für alle zukünftigen Mitarbeitenden, ohne zusätzliche Schritte.

So funktioniert der E-Mail-Import

Jedes Team in ContractHero hat eine eigene Import-E-Mail-Adresse im Format import+<id>@contracthero.com. Eingehende E-Mails mit PDF-Anhang werden automatisch als neue Verträge angelegt — der Anhang wird hochgeladen, der Vertragstext analysiert, der Eintrag erscheint in der Vertragsliste.

Ihre Import-Adresse finden Sie unter: Einstellungen → Import & Export → Import via E-Mail. Über das Kopier-Icon neben der Adresse übernehmen Sie sie in die Zwischenablage.

Zwei wichtige Einschränkungen, die direkt in der ContractHero-UI dokumentiert sind:

Nur PDF-Dateien als Anhang werden akzeptiert. Andere Formate (Word, EML, Bilder) werden ignoriert.
Der Import erfolgt innerhalb weniger Minuten — nicht sekundengenau in Echtzeit.

Welcher Weg passt zu Ihnen?

Bevor Sie loslegen, klären Sie kurz Ihre Ausgangssituation:

Situation	Empfohlener Weg
Google Workspace Admin-Zugriff vorhanden	Routing-Regel in der Admin Console (Variante A)
Nur ein einzelnes Postfach anbinden	Recipient Address Map in der Admin Console (Variante B)
Kein Admin-Zugriff, nur Gmail-Einstellungen	Filter mit Weiterleitung im Gmail-Postfach (Variante C, mit Einschränkung)

Variante A: Routing-Regel über die Google Admin Console

✅ Empfohlen — diese Variante ist die zuverlässigste, weil sie zentral konfiguriert wird, ohne dass jede:r Nutzer:in selbst eingreift. Außerdem benötigen Sie keine Verifizierung über die ContractHero-Importadresse.

Schritt für Schritt:

Google Admin Console öffnen — admin.google.com.
Zu Gmail-Routing navigieren — Apps → Google Workspace → Gmail → Routing.
Regel erstellen — Klick auf Default Routing (oder „Routing") und dann auf Konfigurieren bzw. Regel hinzufügen.
Regel konfigurieren:
- Betroffene Nachrichten: Wählen Sie aus, für welche E-Mails die Regel gelten soll — z. B. nur eingehende Nachrichten an contracts@ihrefirma.de oder Nachrichten mit bestimmten Betreffzeilen.
- Aktion: Wählen Sie „Empfänger hinzufügen" und tragen Sie Ihre ContractHero Import-E-Mail-Adresse ein.
- Kopie behalten: Aktivieren Sie „Kopie der ursprünglichen Nachricht in Gmail behalten", damit die E-Mail im Postfach sichtbar bleibt.
Regel speichern.
Testen — Senden Sie eine E-Mail mit PDF-Anhang an die betroffene Gmail-Adresse und prüfen Sie, ob der Vertrag in ContractHero erscheint.

Wann Variante A nutzen?

Sie möchten mehrere Postfächer oder Empfänger an ContractHero anbinden.
Sie möchten flexibel filtern (nach Absender, Betreff, Label, Anhangstyp).
Sie möchten vermeiden, dass einzelne Nutzer die Weiterleitung manuell einrichten.

Variante B: Recipient Address Map

Wenn Sie nur ein bestimmtes Postfach (z. B. contracts@ihrefirma.de) anbinden möchten, richten Sie in der Admin Console eine Recipient Address Map ein. E-Mails an diese Adresse werden zusätzlich an die ContractHero-Importadresse zugestellt, ohne dass die ursprüngliche Zustellung leidet.

Schritt für Schritt:

Google Admin Console öffnen — admin.google.com.
Zu Gmail-Routing navigieren — Apps → Google Workspace → Gmail → Routing.
Recipient Address Map öffnen — scrollen Sie zum Abschnitt „Recipient address map".
Neuen Eintrag hinzufügen:
- Ursprüngliche Adresse: contracts@ihrefirma.de
- Zusätzliche Zustellung an: Ihre ContractHero Import-E-Mail-Adresse
Speichern und testen wie in Variante A beschrieben.

Variante C: Filter mit Weiterleitung in Gmail

⚠️ Nur als Fallback, wenn Sie keinen Admin-Zugriff auf Google Workspace haben. Diese Variante setzt voraus, dass Gmail die Weiterleitungsadresse verifiziert — und die ContractHero-Importadresse ist technisch keine reguläre Inbox, weshalb die Verifizierung in den meisten Fällen nicht funktioniert.

Schritt für Schritt (sofern es funktioniert):

Gmail öffnen und auf das Zahnrad → Alle Einstellungen anzeigen klicken.
Tab „Weiterleitung und POP/IMAP" öffnen.
„Weiterleitungsadresse hinzufügen" klicken und Ihre ContractHero Import-E-Mail-Adresse eintragen — Gmail verschickt eine Verifizierungsmail.
Verifizierungscode: Gmail erwartet, dass Sie den Code aus der Verifizierungsmail eingeben. Da die Importadresse die Mail nicht beantwortet, schlägt dieser Schritt in der Regel fehl.
Falls die Verifizierung doch klappt: Filter erstellen (z. B. nach Absender oder Betreff) und im Filter die Aktion „Weiterleiten an" mit der ContractHero-Adresse wählen.

Wenn Variante C fehlschlägt, bleibt nur der Weg über die Admin Console (Variante A oder B).

Häufige Fragen

Werden E-Mails ohne Anhang importiert?

Nein. ContractHero importiert ausschließlich E-Mails mit einem PDF-Anhang.

Welche Anhangsformate werden unterstützt?

Nur PDF. EML, Word, Bilder oder andere Formate werden vom Import ignoriert — das ist eine bewusste Begrenzung auf das relevante Vertragsformat.

Wie schnell ist ein Vertrag nach dem Versand in ContractHero sichtbar?

Innerhalb weniger Minuten. Es ist kein Echtzeit-Import — kalkulieren Sie für eilige Tests ein paar Minuten ein.

Kann ich mehrere Gmail-Adressen mit ContractHero verbinden?

Ja. Sie können für jede Adresse eine eigene Routing-Regel anlegen, die an dieselbe oder unterschiedliche ContractHero-Importadressen weiterleitet.

Muss ich die Weiterleitung für jede:n Nutzer:in einzeln einrichten?

Nein — wenn Sie den Weg über die Admin Console (Variante A oder B) wählen, gilt die Regel zentral und benötigt keine pro-Nutzer-Konfiguration.

Was passiert mit der Original-E-Mail in Gmail?

Wenn Sie „Kopie behalten" aktivieren, bleibt die E-Mail unverändert im Gmail-Postfach. Die Weiterleitung an ContractHero erfolgt zusätzlich.

Wo finde ich die Import-Adresse pro Team?

Unter Einstellungen → Import & Export → Import via E-Mail. Jede Team-Adresse erscheint in der Tabelle mit Spalten Import E-Mail-Adresse und Teamname — neben jeder Adresse finden Sie ein Kopier-Icon.

Gut zu wissen

Dedizierte Adresse verwenden: Legen Sie in Ihrem Mail-System eine eigene E-Mail-Adresse an, die ausschließlich für Vertrags-E-Mails genutzt wird — z. B. contracts@ihrefirma.de oder vertragsimport@ihrefirma.de. Alternativ funktioniert auch eine Google Gruppe.
Gezielt filtern statt alles weiterleiten: Ihre Mitarbeitenden bekommen viele Mails — nur die mit PDF-Anhang an die ContractHero-Adresse routen, um falsche oder leere Imports zu vermeiden.
Kategorien & Tags in ContractHero pflegen: Nach dem Import landen die Verträge zunächst in einer Standard-Kategorie. Eine Automatisierung kann Verträge nach Stichworten direkt einer Kategorie zuweisen.
Regelmäßig prüfen: Nach der Einrichtung lohnt es sich, alle 2–4 Wochen kurz zu kontrollieren, ob die Weiterleitung noch sauber durchläuft — insbesondere nach Google-Workspace-Konfigurationsänderungen.
Verifizierung bei Variante C: Die Gmail-Verifizierung der Weiterleitungsadresse schlägt bei der ContractHero-Importadresse normalerweise fehl, weil sie technisch keine reguläre Mailbox ist. Variante A oder B sind deshalb die zuverlässigeren Wege.