Wie füge ich Verträge in ContractHero ein?

Ihr Vorteil

Ein gut hochgeladener Vertrag spart Ihnen später Stunden Nacharbeit: Die richtige Texterkennungs-Sprache erkennt Daten korrekt, die richtige Hierarchie (Hauptvertrag mit Anlagen) macht Reportings später erst auswertbar, die richtige Kategorie sorgt für die passende Sichtbarkeit im Team. Wer die Optionen kennt, vermeidet die häufigste Ticket-Quelle: falsch abgelegte Verträge, die nie auftauchen oder im falschen Team landen.

So funktioniert's

1. Upload starten

Klicken Sie in der linken Sidebar auf den blauen Button „+ Neuer Vertrag" — er ist von jeder Seite in ContractHero aus erreichbar.

Das Dropdown zeigt Ihnen drei Wege:

ohne PDF — Sie legen einen Vertragsdatensatz ohne hochgeladenes Dokument an. Sinnvoll, wenn Sie zunächst nur die Stammdaten erfassen wollen und das PDF später nachreichen.
via Upload — Sie laden eine oder mehrere PDF-Dateien hoch. Der häufigste Weg.
via Vorlage — Sie erstellen den Vertrag aus einer Vertragsvorlage Ihres Accounts (siehe Verwandte Artikel).

Die folgenden Schritte beschreiben den via Upload-Weg, da dieser am häufigsten genutzt wird.

2. Sprache der Texterkennung wählen

Nach Klick auf „via Upload" öffnet sich der Dialog „Verträge hinzufügen". Oben sehen Sie den Auswahlpunkt „Sprache der Texterkennung" — standardmäßig auf „Lateinische Schrift" gesetzt. Das deckt Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch und über 40 weitere lateinisch geschriebene Sprachen ab.

Diese Option erscheint, wenn Sie das dazugehörige Paket gebucht haben. Sprechen Sie das CX-Team an, wenn Sie diese Funktion benötigen.

Für andere Schriftsysteme stehen folgende Pakete zur Wahl:

Chinesisch & Japanisch — Chinesisch (vereinfacht & traditionell), Japanisch
Kyrillisch — Russisch, Ukrainisch, Bulgarisch, Serbisch
Arabisch — Arabisch, Persisch (Farsi), Urdu
Devanagari (Hindi) — Hindi, Marathi, Nepali
Koreanisch, Griechisch, Thai

Wählen Sie das passende Paket vor dem Upload, damit die Texterkennung die Vertragsinhalte sauber extrahiert.

3. PDF hochladen

Im Dialog finden Sie eine blau umrandete Zone mit dem Hinweis „Verträge im PDF-Format auswählen oder hier reinziehen". Zwei Wege funktionieren:

Drag & Drop — Ziehen Sie eine oder mehrere PDF-Dateien aus Ihrem Datei-Explorer direkt in die Zone.
Klicken zum Auswählen — Klick in die Zone öffnet den Datei-Explorer (Windows) bzw. Finder (macOS). Wählen Sie eine oder mehrere PDFs aus.

Über dem Drop-Bereich bestätigt das Hinweisschild „Sichere SSL-Verschlüsselung", dass die Übertragung verschlüsselt erfolgt.

4. Kategorie und Hierarchie festlegen

Nach dem Upload öffnet sich der Bestätigungsbildschirm mit allen ausgewählten Dateien. Hier passen Sie noch vor dem Speichern an:

Kategorie zuweisen — Standard ist die Kategorie „Sonstiges" (bzw. die in Ihrem Account festgelegte Default-Kategorie). Klick auf das Kategorie-Label öffnet die Auswahl aller in Ihrem Account angelegten Kategorien (z. B. Mietvertrag, Arbeitsvertrag, NDA).
Hauptvertrag mit Anhängen erstellen — über den Schalter „Mehrere Verträge zu einem Vertrag" definieren Sie einen der hochgeladenen Verträge als Hauptvertrag, die anderen werden automatisch als Anhänge zugeordnet. Praktisch bei Verlängerungen, Nebenvereinbarungen, AGB-Anhängen.

5. Hochladen abschließen

Bestätigen Sie den Upload. ContractHero analysiert die Dokumente automatisch — typischerweise erscheinen die ersten Felder (Vertragspartner, Laufzeit, Beträge) innerhalb von 1–2 Minuten in der Vertragsübersicht. Die KI-Analyse läuft im Hintergrund weiter; sobald sie fertig ist, wechselt der Status des Vertrags von „analysiert wird..." auf „analysiert".

Häufige Fragen

Welche Dateiformate werden unterstützt?

Aktuell nur PDF. Word-Dokumente, Bilder oder andere Formate müssen Sie vor dem Upload in PDF konvertieren. Bei gescannten PDFs (Bild-PDFs) übernimmt ContractHero die Texterkennung automatisch — wählen Sie hierfür unbedingt die richtige Sprache der Texterkennung.

Kann ich Verträge gleichzeitig per E-Mail importieren?

Ja. Jedes Team hat eine eigene Import-Adresse unter Einstellungen → Import & Export → Import via E-Mail. Eingehende E-Mails mit PDF-Anhang landen automatisch als neue Verträge. Details siehe Verwandte Artikel.

Wie importiere ich viele Verträge auf einmal?

Für Massen-Importe (z. B. Initial-Datenmigration) gibt es den XLS-Import: Sie laden Stammdaten und PDFs gebündelt als Tabelle hoch. Details siehe Verwandte Artikel.

Was passiert, wenn der Vertrag in mehreren Sprachen ist?

Die Texterkennung läuft mit einem Schriftsystem pro Upload. Wenn der Vertrag z. B. Russisch und Englisch mischt, wählen Sie das Paket, das den Hauptteil abdeckt. Inhalte im anderen Schriftsystem werden trotzdem als Bild gespeichert — nur die Volltextsuche und Felderkennung dort funktionieren eingeschränkt.

Was kostet ein Upload?

Uploads selbst sind innerhalb Ihres Plans nicht limitiert. Limits gelten für die Anzahl aktiver Verträge im Account — Ihren aktuellen Stand sehen Sie unter Einstellungen → Details zur Organisation → Organisationslimits.

Wie ändere ich die Kategorie nach dem Upload?

Öffnen Sie den Vertrag, klicken Sie oben auf die Kategorie-Pille und wählen Sie eine andere Kategorie. Die Team-Sichtbarkeit passt sich automatisch an die neue Kategorie an.

Gut zu wissen

„+ Neuer Vertrag" ist immer in Reichweite. Der Button liegt in der linken Sidebar und funktioniert von jedem Screen aus — kein Umweg über die Vertragsliste nötig.
„Mehrere Verträge zu einem Vertrag" funktioniert nur, wenn Sie mehrere PDFs in derselben Upload-Session auswählen. Anhänge nachträglich hinzufügen geht über die Verknüpfungs-Funktion am bereits angelegten Vertrag.
Texterkennungs-Sprache nachträglich: Sie wird beim Upload gesetzt und kann später nicht direkt geändert werden. Bei falscher Wahl: Vertrag löschen, neu hochladen.
PDF-Qualität: Für saubere KI-Analyse hilft es, wenn das PDF Text enthält (nicht nur Scans). Bei reinen Bild-Scans verlängert sich die Analyse leicht, weil ContractHero zuerst OCR durchführt.
Volltextsuche (OCR): Nach dem Upload sind die Vertragsinhalte über die Volltextsuche durchsuchbar — auch wenn das PDF ursprünglich ein Scan war.