Artikel über: Verträge anlegen & importieren

EML- und MSG-Mails am Vertrag anzeigen

Wenn Sie Vertragskorrespondenz als E-Mail-Datei (.eml oder .msg) zum Vertrag hinzufügen, zeigt ContractHero diese direkt im Dokument-Bereich als Vorschau an — Sie sehen Absender, Empfänger, Betreff, Datum und Nachrichtentext, ohne die Datei separat in Outlook oder einem E-Mail-Client öffnen zu müssen.

Neu seit dem 27.10.2026: Auch .msg-Dateien aus Outlook werden jetzt in der Vorschau angezeigt. Bisher wurde nur .eml zuverlässig gerendert.

Ihr Vorteil

Vertragsverhandlungen, Nebenabreden und wichtige Klärungen passieren häufig per E-Mail. Wenn diese Mails am Vertrag hängen, brauchen Sie sie auch direkt im Vertragsmanagement — nicht als externe Datei, die niemand öffnen mag:

Vertrags-Historie an einem Ort. Mails, PDFs und Nachträge liegen gemeinsam beim Vertrag, nicht verstreut in mehreren Systemen.
Schneller Zugriff im Audit. Auditor:innen sehen sofort, was zu einem Vertrag verhandelt wurde — ohne fremden E-Mail-Account öffnen zu müssen.
Reibungslose Weitergabe. Externe Berater oder Wirtschaftsprüfer können die E-Mail-Kette lesen, ohne die Dateien selbst öffnen zu müssen.

Was sind EML- und MSG-Dateien?

Beide Formate speichern eine einzelne E-Mail als Datei. EML ist das verbreitete, offene Standardformat und wird von den meisten E-Mail-Programmen unterstützt. MSG ist das Format, das Microsoft Outlook verwendet. ContractHero zeigt beide in der Vorschau.

So funktioniert's

1. E-Mail als Datei speichern

In Outlook: Mail markieren → Datei → Speichern unter. Outlook speichert standardmäßig als .msg und bietet zusätzlich .eml an. In Gmail können Sie jede gesendete oder empfangene E-Mail herunterladen, sie wird als .eml gespeichert. Andere Clients (Apple Mail, Thunderbird) bieten eine vergleichbare Funktion.

2. Datei in ContractHero hochladen

Öffnen Sie den Vertrag → Dokumente-Bereich rechts → „+ Dokument hinzufügen" → Datei per Drag-and-Drop in den Upload-Bereich ziehen oder klicken, um sie auszuwählen → Importieren.

Hinweis: Der Upload-Dialog listet in der Format-Beschreibung „PDF-, Word-, Excel-, Bild- und PowerPoint-Formate". E-Mail-Dateien werden dort nicht explizit erwähnt, funktionieren aber. Der Upload läuft ohne Warnung durch.

3. Vorschau wird automatisch erstellt

Die Datei erscheint in der Dokument-Liste mit dem Format-Hinweis EML beziehungsweise MSG. Klicken Sie auf das Dokument, erscheint rechts die Vorschau mit vier Kopf-Feldern:

Von — Absender-Adresse
An — Empfänger-Adresse
Betreff — Mail-Betreff
Datum — Zeitstempel der Mail

Darunter folgt der Nachrichtentext. Der Wechsel zwischen den Dokumenten des Vertrags läuft über die Pfeil-Navigation oben rechts („Dokument N / M") — identisch zur PDF-Anzeige.

Typische Anwendungsfälle

Verhandlungs-E-Mails zum Hauptvertrag dokumentieren — wer hat wann was zugesagt?
Klärungs-Mails mit dem Vertragspartner — Klarstellungen, die nicht im Vertrag selbst stehen.
Eingehende Bestätigungen (z. B. Versicherer, Bank) als Beleg am Vertrag hinterlegen.
Kündigungs-Mails und deren Eingangsbestätigungen — wichtig für Fristen und spätere Audits.
Übergaben bei Verantwortungswechsel — der Nachfolger sieht die volle Kommunikation, nicht nur die finalen Dokumente.

Was die Vorschau zeigt — und was nicht

Ehrlich zu den Grenzen des Features, damit Sie nicht enttäuscht sind:

Keine Bilder. Inline-Bilder und Grafiken im Nachrichtentext werden nicht angezeigt. Der Textinhalt bleibt lesbar.
Keine Anhänge. Dateien, die an der E-Mail hängen, erscheinen nicht in der Vorschau. Bei wichtigen Anhängen empfehlen wir, diese zusätzlich als eigenes Dokument am Vertrag zu hinterlegen.
Nur Von und An im Header. CC- und BCC-Empfänger werden im Vorschau-Header nicht angezeigt. Wenn diese für die Nachvollziehbarkeit wichtig sind, sollten Sie die Original-Mail zusätzlich aufheben oder den Vorgang im Kommentar-/Aktivitätsbereich vermerken.
Datum im technischen Format. Das Datum erscheint in der Vorschau derzeit im ISO-Zeitstempel-Format (z. B. 2026-05-20T12:32:17.000Z), nicht in einer lokalisierten Darstellung. Der Inhalt stimmt, die Anzeige ist nur unformatiert.
Textkörper als Text. Der Nachrichtentext wird als Text gerendert. HTML-Formatierung und komplexe Newsletter-Layouts erscheinen nicht im ursprünglichen Design.

Häufige Fragen

Welche Mail-Formate werden unterstützt?

.eml und .msg. EML ist das offene Standardformat der meisten Mail-Programme, MSG das Format von Outlook. Beide werden direkt im Dokument-Bereich als Vorschau angezeigt — eine .msg muss nicht mehr vorher nach .eml konvertiert werden.

Wie bekomme ich diese Dateien in ContractHero — per Drag & Drop?

Ja. Öffnen Sie die Dokumentenliste des Vertrags und ziehen Sie die Datei in den Upload-Bereich oder wählen Sie sie per Klick aus. Dort lässt sich jede Datei hochladen.

Kann ich E-Mails direkt aus meinem Mail-Account speichern?

Ja. In Gmail und Outlook können Sie jede gesendete oder empfangene E-Mail herunterladen — Gmail speichert als .eml, Outlook als .msg (und optional .eml). Beide lassen sich anschließend am Vertrag hochladen.

Werden die Anhänge der E-Mail angezeigt?

Nein. Die Vorschau zeigt nur den Header und den Nachrichtentext. Wichtige Anhänge laden Sie als eigene Dokumente am Vertrag hoch.

Kann die KI-Vertragsanalyse Daten aus E-Mail-Dateien extrahieren?

Die KI-Analyse ist auf Vertragsdokumente optimiert. E-Mail-Dateien dienen primär der Dokumentation und Beweissicherung, nicht der automatischen Datenextraktion.

Sind die Mails datenschutzkonform abgelegt?

Sobald Sie eine E-Mail-Datei zum Vertrag hochladen, gilt die gleiche Sichtbarkeits-Logik wie für alle anderen Vertragsdokumente: Wer den Vertrag sehen darf, sieht auch die angehängten Mails. Achten Sie bei sensiblen Inhalten darauf, dass die Vertrags-Berechtigungen entsprechend gesetzt sind.

Kann ich E-Mail-Dateien aus dem Outlook-Import automatisch ablegen?

Der Outlook-Import speichert das Anhang-PDF des Vertrags im neuen Vertrag. Wenn Sie zusätzlich die E-Mail selbst archivieren wollen, laden Sie die .eml oder .msg separat als Dokument hoch (siehe Verwandte Artikel zum Outlook-Import).

Warum steht das Datum im ISO-Format und nicht als „20.05.2026"?

Aktuell rendert die Vorschau den technischen Zeitstempel aus dem E-Mail-Header 1:1. Eine lokalisierte Darstellung ist auf der Feature-Roadmap — der Inhalt ist aber vollständig und korrekt.

Wie groß darf eine E-Mail-Datei sein?

Es gelten die gleichen Größen-Limits wie für andere Dokumente. Der Upload-Dialog nennt einen Bereich von bis zu 50 Dateien pro Upload und 256 MB — bei sehr großen E-Mail-Threads kann das Laden der Vorschau ein paar Sekunden dauern.

Wo wird das Format in der Dokument-Liste erkennbar?

In der Dokument-Liste rechts erscheint neben dem Dateinamen der Format-Hinweis EML beziehungsweise MSG — analog zu PDF, DOCX etc. So sehen Sie auf einen Blick, welche Dokumente Mails sind und welche Vertragstexte.

Gut zu wissen

EML ist das robustere Archivformat. Im Gegensatz zu .msg ist .eml ein dokumentierter, plattformübergreifender Standard. ContractHero zeigt beide in der Vorschau — für die langfristige Archivierung und Compliance ist .eml aber die sicherere Wahl.
Vor dem Upload personenbezogene Daten prüfen. Mails enthalten oft persönliche Daten (Signaturen, private Telefonnummern). Bevor Sie sie für eine breite Lesergruppe sichtbar machen, einen kurzen Sichtcheck einplanen.
Klare Benennung spart Folge-Suchen. „Verhandlung_Klausel-5_2026-03.eml" ist hilfreicher als „RE: AW: WG: Vertrag.eml". Sie selbst und Ihre Kolleg:innen finden den Mail-Thread später schneller.
Im Änderungsprotokoll dokumentiert. Der Upload erscheint im Änderungsprotokoll des Vertrags — wer wann welche Mail hinzugefügt hat, bleibt nachvollziehbar.
Bei juristisch relevanten Mails: zusätzlich als PDF. Wenn die Mail vor Gericht verwertbar sein soll, empfehlen wir zusätzlich einen PDF-Druck der Mail zu speichern — der ist universal lesbar, auch wenn ein Mail-Client nicht zur Hand ist. Auch CC-Adressen, Anhänge und HTML-Formatierung bleiben so erhalten.
Format-Angabe im Upload-Dialog ist unvollständig. Der Upload-Dialog listet E-Mail-Formate aktuell nicht explizit — das Feature funktioniert trotzdem. Die UI-Copy hinkt hier dem Feature-Umfang hinterher.

Sie nutzen dieses Feature noch nicht oder möchten es ausbauen?

Ihr Customer Success Manager zeigt Ihnen, wie Sie E-Mail-Dokumente sinnvoll in Ihren Vertrags-Workflow integrieren — 15 Minuten reichen meistens. Sprechen Sie uns über den Webchat oder per E-Mail an support@contracthero.com an.