EML-Dokumente am Vertrag anzeigen und verwalten

Wenn Sie Vertragskorrespondenz als E-Mail-Datei (.eml-Format) zum Vertrag hinzufügen, zeigt ContractHero diese direkt im Dokument-Bereich als Vorschau an — Sie sehen Absender, Empfänger, Betreff, Datum und Nachrichtentext, ohne die Datei separat in Outlook oder einem E-Mail-Client öffnen zu müssen.

Ihr Vorteil

Vertragsverhandlungen, Nebenabreden und wichtige Klärungen passieren häufig per E-Mail. Wenn diese Mails am Vertrag hängen, brauchen Sie sie auch direkt im Vertragsmanagement — nicht als externe Datei, die niemand öffnen mag:

Vertrags-Historie an einem Ort. Mails, PDFs und Nachträge liegen gemeinsam beim Vertrag, nicht verstreut in mehreren Systemen.
Schneller Zugriff im Audit. Auditor:innen sehen sofort, was zu einem Vertrag verhandelt wurde — ohne fremden E-Mail-Account öffnen zu müssen.
Reibungslose Weitergabe. Externe Berater oder Wirtschaftsprüfer können die E-Mail-Kette lesen, ohne .eml-Dateien selbst öffnen zu müssen.

So funktioniert's

1. E-Mail als .eml-Datei speichern

In Outlook: Mail markieren → Datei → Speichern unter → Format .eml wählen. Andere Mail-Clients (Apple Mail, Thunderbird, Gmail-Export) bieten meist eine ähnliche Funktion. .eml ist das offene Standard-Format und wird von ContractHero direkt als Vorschau gerendert.

2. Datei in ContractHero hochladen

Öffnen Sie den Vertrag → Dokumente-Bereich rechts → „+ Dokument hinzufügen" → Datei per Drag-and-Drop in den Upload-Bereich ziehen oder klicken, um sie auszuwählen → Importieren.

Hinweis: Der Upload-Dialog listet in der Format-Beschreibung „PDF-, Word-, Excel-, Bild- und PowerPoint-Formate". .eml wird dort nicht explizit erwähnt, das Format funktioniert aber. Der Upload läuft ohne Warnung durch.

3. Vorschau wird automatisch erstellt

Die .eml-Datei erscheint in der Dokument-Liste mit dem Format-Hinweis EML. Klicken Sie auf das Dokument, erscheint rechts die Vorschau mit vier Kopf-Feldern:

Von — Absender-Adresse
An — Empfänger-Adresse
Betreff — Mail-Betreff
Datum — Zeitstempel der Mail

Darunter folgt der Nachrichtentext im Klartext. Der Wechsel zwischen den Dokumenten des Vertrags läuft über die Pfeil-Navigation oben rechts („Dokument N / M") — identisch zur PDF-Anzeige.

Typische Anwendungsfälle

Verhandlungs-E-Mails zum Hauptvertrag dokumentieren — wer hat wann was zugesagt?
Klärungs-Mails mit dem Vertragspartner — Klarstellungen, die nicht im Vertrag selbst stehen.
Eingehende Bestätigungen (z. B. Versicherer, Bank) als Beleg am Vertrag hinterlegen.
Kündigungs-Mails und deren Eingangsbestätigungen — wichtig für Fristen und spätere Audits.
Übergaben bei Verantwortungswechsel — der Nachfolger sieht die volle Kommunikation, nicht nur die finalen Dokumente.

Was die Vorschau (aktuell) zeigt — und was nicht

Ehrlich zu den Grenzen des Features, damit Sie nicht enttäuscht sind:

Nur Von und An im Header. CC- und BCC-Empfänger werden im Vorschau-Header nicht angezeigt. Wenn diese für die Nachvollziehbarkeit wichtig sind, sollten Sie die Original-Mail zusätzlich aufheben oder den Vorgang im Kommentar-/Aktivitätsbereich vermerken.
Datum im technischen Format. Das Datum erscheint in der Vorschau derzeit im ISO-Zeitstempel-Format (z. B. 2026-05-20T12:32:17.000Z), nicht in einer lokalisierten Darstellung. Der Inhalt stimmt, die Anzeige ist nur unformatiert.
Textkörper im Klartext. Der Nachrichtentext wird als Reintext gerendert. HTML-Formatierung, Inline-Bilder oder komplexe Newsletter-Layouts erscheinen nicht im ursprünglichen Design — der Textinhalt bleibt aber lesbar.
Anhänge der E-Mail. Ob Anhänge einer .eml-Datei separat angezeigt oder heruntergeladen werden können, hängt von der Datei-Struktur ab. Bei kritischen Anhängen empfehlen wir, diese zusätzlich als eigenes Dokument am Vertrag zu hinterlegen.

Häufige Fragen

Welche Mail-Formate werden unterstützt?

Die zuverlässige Vorschau funktioniert mit .eml-Dateien — dem Standard-E-Mail-Format. .msg aus Outlook (proprietär) haben wir nicht getestet und die Vorschau ist dafür nicht garantiert — konvertieren Sie eine .msg bei Bedarf zuvor nach .eml (Outlook: „Speichern unter" → .eml).

Kann die KI-Vertragsanalyse Daten aus `.eml`-Mails extrahieren?

Die KI-Analyse ist auf Vertragsdokumente optimiert. .eml-Mails dienen primär der Dokumentation und Beweissicherung, nicht der automatischen Datenextraktion.

Sind die Mails datenschutzkonform abgelegt?

Sobald Sie eine .eml-Datei zum Vertrag hochladen, gilt die gleiche Sichtbarkeits-Logik wie für alle anderen Vertragsdokumente: Wer den Vertrag sehen darf, sieht auch die angehängten Mails. Achten Sie bei sensiblen Inhalten darauf, dass die Vertrags-Berechtigungen entsprechend gesetzt sind.

Kann ich `.eml`-Dateien aus dem Outlook-Import automatisch ablegen?

Der Outlook-Import speichert das Anhang-PDF des Vertrags im neuen Vertrag. Wenn Sie zusätzlich die E-Mail selbst archivieren wollen, laden Sie die .eml separat als Dokument hoch (siehe Verwandte Artikel zum Outlook-Import).

Warum steht das Datum im ISO-Format und nicht als „20.05.2026"?

Aktuell rendert die Vorschau den technischen Zeitstempel aus dem E-Mail-Header 1:1. Eine lokalisierte Darstellung ist auf der Feature-Roadmap — der Inhalt ist aber vollständig und korrekt.

Wie groß darf eine `.eml`-Datei sein?

Es gelten die gleichen Größen-Limits wie für andere Dokumente. Der Upload-Dialog nennt einen Bereich von bis zu 50 Dateien pro Upload und 256 MB — bei sehr großen E-Mail-Threads kann das Laden der Vorschau ein paar Sekunden dauern.

Wo wird EML in der Dokument-Liste erkennbar?

In der Dokument-Liste rechts erscheint neben dem Dateinamen der Format-Hinweis EML — analog zu PDF, DOCX etc. So sehen Sie auf einen Blick, welche Dokumente Mails sind und welche Vertragstexte.

Gut zu wissen

.eml ist ein offener Standard. Im Gegensatz zu .msg (Outlook-proprietär) ist .eml ein dokumentierter, plattformübergreifender Standard. Für Archivierungs- und Compliance-Zwecke ist .eml daher die robustere Wahl.
Vor dem Upload personenbezogene Daten prüfen. Mails enthalten oft persönliche Daten (Signaturen, private Telefonnummern). Bevor Sie sie für eine breite Lesergruppe sichtbar machen, einen kurzen Sichtcheck einplanen.
Klare Benennung spart Folge-Suchen. „Verhandlung_Klausel-5_2026-03.eml" ist hilfreicher als „RE: AW: WG: Vertrag.eml". Sie selbst und Ihre Kolleg:innen finden den Mail-Thread später schneller.
Bei juristisch relevanten Mails: zusätzlich als PDF. Wenn die Mail vor Gericht verwertbar sein soll, empfehlen wir zusätzlich einen PDF-Druck der Mail zu speichern — der ist universal lesbar, auch wenn ein Mail-Client nicht zur Hand ist. Auch CC-Adressen und HTML-Formatierung bleiben so erhalten.
Format-Angabe im Upload-Dialog ist unvollständig. Der Upload-Dialog listet in seiner Format-Beschreibung EML aktuell nicht explizit — das Feature funktioniert trotzdem. Die UI-Copy hinkt hier dem Feature-Umfang hinterher.

Sie nutzen dieses Feature noch nicht oder möchten es ausbauen?

Ihr Account Manager zeigt Ihnen, wie Sie .eml-Dokumente sinnvoll in Ihren Vertrags-Workflow integrieren — 15 Minuten reichen meistens. Sprechen Sie uns über den Webchat oder per E-Mail an support@contracthero.com an.