Wie ist der Prozess zum Hochladen von Verträgen über den XLS-Import?

Ihr Vorteil

Gerade beim Onboarding oder bei einer Datenmigration aus einem anderen System sparen Sie mit dem XLS-Import Stunden bis Tage. Sie pflegen die Vertragsdaten einmalig in einer strukturierten Tabelle, ContractHero mappt die Spalten auf seine Felder und legt die Datensätze konsistent an — inklusive Kategorie, Vertragspartner, Laufzeit und allen eigenen Feldern.

So funktioniert's

1. Importvorlage vorbereiten

Wir stellen eine ContractHero-Importvorlage als Excel-Datei zur Verfügung — sie enthält alle Standardspalten in der korrekten Reihenfolge.

Falls Sie die Vorlage noch nicht haben, fragen Sie bitte Ihren Customer Success Manager oder schreiben uns kurz an support@contracthero.com — wir senden Ihnen die aktuelle Version zu.

2. Vertragsdaten in der Vorlage erfassen

Füllen Sie pro Vertrag eine Zeile aus. Checkliste vor dem Upload:

Alle relevanten Vertragsinformationen sind in der Tabelle eingetragen.
Die Spalte „Kategorie" ist pro Zeile mit einer in Ihrem Account existierenden Vertragskategorie ausgefüllt (z. B. „Mietvertrag", „NDA", „Lieferantenvertrag").
Datumsfelder sind in einem konsistenten Format gepflegt (z. B. TT.MM.JJJJ).
Vertragspartner sind eindeutig benannt — verschiedene Schreibvarianten desselben Partners werden im Import als unterschiedliche Kontakte angelegt.
Alle Änderungen in der Datei sind gespeichert (.xlsx).

3. Import starten

Klicken Sie auf Einstellungen → Import & Export → Import via Tabelle.

Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie Ihre vorbereitete XLS-Datei per Drag & Drop ablegen oder über „Datei hochladen" auswählen.

4. Vertragstabelle auswählen

Im nächsten Schritt zeigt Ihnen der Assistent eine Liste der Sheets Ihrer Excel-Datei. Wählen Sie die richtige Datei aus (falls Sie mehrere haben) und klicken Sie auf „Weiter".

5. Spalten mappen (Mapping)

In der Mapping-Übersicht ordnen Sie pro Spalte Ihrer Excel-Datei ein passendes ContractHero-Feld zu. Spalten, die exakt benannt sind, schlägt ContractHero automatisch vor — Sie prüfen oder ändern die Zuordnung pro Spalte und bestätigen.

6. Import abschließen

Nach Bestätigung legt ContractHero die Verträge in einem Rutsch an. Anschließend tauchen sie in Ihrer normalen Vertragsliste auf — mit den übernommenen Feldwerten und in der Kategorie, die Sie im Sheet vorgegeben haben.

Häufige Fragen

Was passiert mit der KI-Analyse bei XLS-Importen?

Der XLS-Import legt die Vertragsdatensätze mit den von Ihnen vorgegebenen Werten an. Eine KI-Analyse läuft nicht automatisch, da keine PDFs hochgeladen wurden. Wenn Sie später PDFs zu den Datensätzen ergänzen möchten, geht das pro Vertrag manuell oder im Bulk. Danach haben Sie die Möglichkeit, die KI-Analyse erneut auszulösen. Am Ende des Artikels finden Sie noch einmal einen Link zum Artikel „KI ANALYSE".

Muss ich alle Spalten der Vorlage ausfüllen?

Nein — nur die Pflichtspalten (typischerweise Vertragstitel und Kategorie) müssen gepflegt sein. Leere Felder bleiben im erstellten Vertrag leer und können später ergänzt werden.

Kann ich eigene Felder mit importieren?

Ja. Wenn Sie im Vertragsfeldbaukasten eigene Felder angelegt haben, können Sie diese als Spalten in der XLS ergänzen und im Mapping-Schritt zuordnen — die Werte werden übernommen.

Was passiert, wenn die Kategorie in meiner Tabelle in ContractHero nicht existiert?

Die betroffenen Zeilen werden mit einer Fehlermeldung markiert. Legen Sie die Kategorie vorher im Feldbaukasten an (siehe Verwandte Artikel) oder korrigieren Sie den Namen in der Tabelle.

Wie viele Verträge kann ich auf einmal importieren?

Der XLS-Import ist für große Mengen gedacht — mehrere hundert oder tausend Datensätze sind problemlos möglich. Sehr große Dateien (10.000+) sollten Sie in mehreren Tranchen importieren oder mit unserem Support absprechen.

Kann ich den Import rückgängig machen?

Eine 1-Klick-Rücknahme gibt es nicht — importierte Verträge müssen einzeln oder per Massenbearbeitung gelöscht werden. Wir empfehlen daher: vor dem Produktiv-Import einen kleinen Test mit 5–10 Datensätzen.

Kann ich denselben Vertrag mehrfach importieren?

ContractHero erkennt Duplikate nicht automatisch. Achten Sie auf eindeutige Vertragsnamen oder führen Sie ein eigenes Kennzeichen mit, um Duplikate später zu identifizieren. Duplikate von PDFs wiederum können erkannt werden. Sprechen Sie gerne Ihre/n Customer Success Manager/in an, wenn Sie dazu weitere Informationen benötigen.

Gut zu wissen

Test-Import mit 5–10 Zeilen. Bevor Sie eine 500-Zeilen-Migration starten, importieren Sie einen kleinen Teil und prüfen, ob die Zuordnung wie erwartet greift.
Kategorien vorher anlegen. Eine fehlende Kategorie blockiert den Import für die betroffenen Zeilen. Legen Sie Kategorien und (falls nötig) eigene Felder vorab im Feldbaukasten an.
Datumsformat konsistent halten. Wenn ein Teil Ihrer Daten als „15.03.2026" und ein anderer als „15/03/2026" gepflegt ist, kann es zu Mapping-Fehlern kommen. Vereinheitlichen Sie das Format vor dem Upload.
Wir unterstützen bei der Migration. Wenn Sie viele Verträge oder eine komplexe Datenstruktur haben, gehen wir die Migration gemeinsam im Onboarding durch und prüfen die Vorlage mit Ihnen.