Import von Verträgen via Outlook E-Mail in ContractHero

Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie Verträge aus Outlook bzw. Microsoft 365 per E-Mail automatisch in ContractHero importieren.

Ihr Vorteil

Statt jeden Vertrag manuell hochzuladen, übernimmt Ihre bestehende E-Mail-Routine die Arbeit: Lieferantenrechnungen, NDAs, signierte Auftragsbestätigungen — alles wandert ohne Klick in ContractHero. Das spart pro Vertrag mehrere Minuten, vermeidet vergessene Uploads und macht zentrale Vertragspostfächer (z. B. contracts@ihrefirma.de) zur tatsächlichen Vertragsablage. Setup in unter 15 Minuten, danach läuft es im Hintergrund.

Ihre ContractHero-Importadresse finden

Jedes Team in ContractHero hat eine eigene Import-E-Mail-Adresse nach dem Muster import+<id>@contracthero.com.

Navigieren Sie zu Einstellungen.

Navigieren Sie zu Import & Export → Import via E-Mail.

Auf der Seite „Verträge via E-Mail hinzufügen" sehen Sie eine Tabelle mit den Spalten „IMPORT E-MAIL-ADRESSE" und „TEAMNAME" — pro Team eine eindeutige Adresse mit Kopier-Symbol.

Wichtig — was importiert wird:

• Es werden nur PDF-Dateien als Anhänge akzeptiert (kein EML, kein DOCX).
• Der Upload erfolgt innerhalb weniger Minuten.

So funktioniert's — drei Varianten

Variante A: Mailflow-Regel im Exchange Admin Center (empfohlen)

✅ Empfohlen. Sauberster und stabilster Weg — die Weiterleitung erfolgt serverseitig, zentral gesteuert, unabhängig von einzelnen Nutzern und deren Outlook-Einstellungen.

Schritt für Schritt:

1. Öffnen Sie das Exchange Admin Center unter https://admin.exchange.microsoft.com und melden Sie sich mit Ihrem Admin-Account an.
2. Navigieren Sie im linken Menü zu „Mailflow" → „Regeln".
3. Klicken Sie auf „+ Regel hinzufügen" und wählen Sie eine passende Vorlage oder eine leere Regel.
4. Definieren Sie die Bedingungen. Typische Beispiele:
5. • E-Mails, die an contracts@ihrefirma.de gesendet werden
   • E-Mails mit bestimmten Begriffen im Betreff (z. B. „Vertrag", „Agreement")
   • E-Mails, die einen Anhang enthalten
5. Wählen Sie als Aktion „Nachricht umleiten an" oder „Zusätzlich an Empfänger weiterleiten" und geben Sie Ihre ContractHero-Importadresse ein.
6. Stellen Sie sicher, dass die Original-E-Mail im Postfach verbleibt — vermeiden Sie Aktionen wie „verschieben" oder „löschen" in der Regel.
7. Speichern Sie die Regel.
8. Test: Senden Sie eine E-Mail mit PDF-Anhang und prüfen Sie, ob der Vertrag in ContractHero erscheint.

Wann diese Variante nutzen?

• Mehrere Postfächer oder Empfänger sollen angebunden werden.
• Sie möchten flexibel nach Absender, Betreff oder Anhang filtern.
• Sie möchten vermeiden, dass jeder Nutzer die Weiterleitung selbst einrichten muss.

Variante B: Shared Mailbox

✅ Empfohlen, wenn Vertrags-E-Mails bereits zentral in einem Shared Postfach gesammelt werden.

Schritt für Schritt:

1. Definieren Sie ein zentrales Postfach in Microsoft 365 (z. B. contracts@ihrefirma.de) als Shared Mailbox — oder nutzen Sie ein bestehendes.
2. Öffnen Sie das Microsoft 365 Admin Center, navigieren Sie zu „Teams und Gruppen → Postfächer" und wählen Sie die Shared Mailbox.
3. Konfigurieren Sie eine automatische Weiterleitung an Ihre ContractHero-Importadresse — entweder direkt im Postfach oder über eine Mailflow-Regel.
4. Aktivieren Sie „Kopie der Nachricht behalten", damit die E-Mail im Postfach erhalten bleibt.
5. Test: Senden Sie eine E-Mail mit PDF-Anhang an das Shared Postfach und prüfen Sie den Import in ContractHero.

Variante C: Outlook-Regel im Postfach (Fallback)

⚠️ Nur als Fallback — abhängig vom einzelnen Nutzer, läuft lokal im Outlook-Client und ist weniger stabil als A oder B.

Schritt für Schritt:

1. Öffnen Sie Outlook (Desktop).
2. „Start" → „Regeln" → „Regeln und Benachrichtigungen verwalten" → „Neue Regel".
3. Wählen Sie eine Vorlage oder starten Sie mit einer leeren Regel.
4. Definieren Sie Bedingungen (z. B. Absender, Betreff enthält „Vertrag", E-Mail mit Anhang).
5. Wählen Sie als Aktion „Diese an Personen / öffentliche Gruppe weiterleiten" und tragen Sie die ContractHero-Importadresse ein.
6. Speichern und testen.

Hinweis: Microsoft 365 verlangt für direkte Outlook-Weiterleitungen an externe Empfänger häufig eine Verifizierung. Diese können wir technisch nicht für Sie bestätigen — nutzen Sie daher bevorzugt Variante A oder B.

Häufige Fragen

Welche Dateiformate werden importiert?

PDF, DOCX, XLSX, PNG, JPG, EML, MSG etc. Wenn der Vertrag als Word-Dokument vorliegt, wandeln Sie ihn vor dem Versand in ein PDF um.

Werden E-Mails ohne Anhang importiert?

Nein. Nur E-Mails mit mindestens einem PDF-Anhang lösen einen Import aus.

Was passiert, wenn eine E-Mail mehrere PDF-Anhänge hat?

Jeder PDF-Anhang wird als separater Vertrag importiert.

Kann ich mehrere E-Mail-Adressen an dasselbe Team weiterleiten?

Ja. Sie können beliebig viele Routing-Regeln aus Microsoft 365 anlegen, die alle auf dieselbe ContractHero-Importadresse weiterleiten.

Muss ich die Weiterleitung pro Nutzer einrichten?

Nein. Wenn Sie Variante A (Mailflow-Regel) oder Variante B (Shared Mailbox) nutzen, gilt die Regel zentral — ohne Eingriff der einzelnen Nutzer.

Wie lange dauert es, bis ein Vertrag in ContractHero erscheint?

Üblicherweise innerhalb weniger Minuten. Bei größeren PDFs oder Lastspitzen kann es etwas länger dauern.

Was passiert mit der Original-E-Mail in Outlook?

Wenn die Option „Kopie behalten" aktiviert ist (oder die Regel nicht löscht/verschiebt), bleibt die E-Mail im Postfach. Die Weiterleitung an ContractHero erfolgt zusätzlich.

Greift mein Berechtigungskonzept auf importierte Verträge?

Ja. Importierte Verträge landen im Team, dessen Importadresse genutzt wurde. Sichtbarkeit und Bearbeitungsrechte folgen damit Ihrem normalen Rollen-Setup.

Gut zu wissen

• Pro Team eine eigene Importadresse. Wenn Sie mehrere Teams haben, achten Sie darauf, die richtige Adresse zu kopieren — Verträge landen im Team der genutzten Adresse.
• Adresse nicht öffentlich teilen. Die Importadresse ist wie ein direkter Drucker für Ihr Vertragssystem — wer sie kennt, kann theoretisch PDFs einliefern. Behandeln Sie sie wie ein internes Routing-Geheimnis.
• Variante A skaliert am besten. Wenn Sie viele Verträge automatisch importieren möchten oder mehrere Postfächer einbinden wollen, lohnt sich die einmalige Einrichtung im Exchange Admin Center um Längen — auch wenn der initiale Aufwand etwas höher ist.
• Test mit echtem PDF. Schicken Sie nach der Einrichtung einen echten Vertrags-PDF, nicht nur ein Test-Dokument — so sehen Sie sofort, ob auch Felderkennung und Kategorisierung wie erwartet greifen.
• Wir unterstützen beim Setup. Falls Variante A im Exchange Admin Center für Sie ungewohnt ist, gehen wir die Einrichtung im Onboarding-Termin gemeinsam durch.

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Aktualisiert am: 31/08/2026