Den richtigen Upload-Weg wählen — Verträge mit Pflichtfeldern sauber anlegen

ContractHero bietet drei Wege, einen neuen Vertrag anzulegen: Vertrag erstellen, via Upload und via Vorlage. Welchen Weg Sie nehmen, hängt davon ab, ob Ihr Account Berechtigungen über bestimmte Felder steuert und ob Ihre Berechtigungen zum Hochladen evtl. eingeschränkt sind.

Ihr Vorteil

In Accounts mit feingranularer Berechtigungsstruktur (z. B. Feldern wie Standort, Mandant, Kostenstelle oder Geschäftsbereich) entscheidet das Feld darüber, wer den Vertrag sehen und bearbeiten darf. Wenn Sie das Feld direkt beim Anlegen ausfüllen, ist der Vertrag sofort für Sie sowie für die richtigen Kolleginnen und Kollegen sichtbar — Sie müssen nichts nachträglich pflegen oder umordnen.

Die drei Upload-Wege im Überblick

Klicken Sie links unten auf „+ Neuer Vertrag". Im Dropdown erscheinen drei Optionen:

Weg	Wann nutzen?
Vertrag erstellen	Wenn Ihr Account Pflichtfelder hat, deren Werte Sie kennen. Sie befüllen die Stammdaten zuerst, laden das PDF danach hoch.
via Upload	Wenn Sie keine berechtigungsrelevanten Pflichtfelder haben und die KI alle Werte aus dem PDF lesen soll. Schnellster Weg für Bestandsimporte und Standard-Verträge.
via Vorlage	Wenn Sie aus einer bestehenden Vertragsvorlage einen neuen Vertrag generieren wollen (Standardverträge, NDAs etc.). Siehe Verwandte Artikel zu Vertragsvorlagen.

So funktioniert's: Vertrag erstellen (mit Einschränkungen im Berechtigungskonzept)

Wenn Ihr Account berechtigungsrelevante Pflichtfelder hat (typischerweise Standort, Mandant, Kostenstelle, Geschäftsbereich oder ein vergleichbares strukturiertes Feld), nutzen Sie diesen Weg, um eine Fehlermeldung zu vermeiden.

1. „+ Neuer Vertrag" → „Vertrag erstellen"

Öffnen Sie links unten „+ Neuer Vertrag" und wählen Sie „Vertrag erstellen". Nur dieser Weg lässt Sie das Feld, über das die Berechtigung gesteuert wird, direkt mit setzen, bevor das PDF hochgeladen und analysiert wird.

2. Kategorie und Felder befüllen

Wählen Sie die Kategorie (z. B. Arbeitsvertrag, NDA, Lieferantenvertrag).

Befüllen Sie die relevanten Felder Ihres Accounts.

Hinweis: Welche Felder Pflicht sind, hängt von der Konfiguration im Vertragsfeldbaukasten Ihres Accounts ab. Im Zweifel fragen Sie Ihren ContractHero-Admin.

3. PDF hochladen und prüfen

Ziehen Sie das PDF in den Upload-Bereich oder wählen Sie es über „Datei auswählen".

Die KI-Vertragsanalyse füllt die übrigen Felder automatisch aus dem PDF (Vertragsbeginn, Vertragspartner, Beträge etc. — siehe Verwandte Artikel zu Vertragsanalyse). Es werden keine Informationen von der KI überschrieben.

Prüfen Sie die KI-Vorschläge (lila Stern-Icon markiert die KI-Werte) und verifizieren Sie sie per Klick.

Wann nutze ich „via Upload"?

Der schnelle Weg, wenn:

Ihr Account keine berechtigungsrelevanten Pflichtfelder hat.
Sie eine oder mehrere PDFs hochladen und die KI alle Werte automatisch erkennen soll.
Sie Bestandsverträge migrieren und keine Detailangaben pro Vertrag manuell setzen wollen.

Wann nutze ich „via Vorlage"?

Wenn Sie aus einer vordefinierten Vertragsvorlage einen neuen Vertrag generieren — z. B. einen Standard-NDA, einen typischen Lieferantenvertrag oder einen wiederkehrenden Mietvertrag. ContractHero füllt die Platzhalter aus den eingegebenen Werten automatisch aus (siehe Verwandte Artikel zu Vertragsvorlagen).

Typische (Pflicht-) Felder und ihre Berechtigungs-Logik

Je nach Account-Konfiguration sind häufige Pflichtfelder:

Standort / Niederlassung — wer für einen Standort verantwortlich ist, sieht nur Verträge dieses Standorts.
Mandant / Gesellschaft — bei Multi-Mandanten-Setups steuert das Feld, in welcher Tochtergesellschaft der Vertrag „lebt".
Kostenstelle / Geschäftsbereich — Finance-Teams sehen nur die Verträge ihrer eigenen Kostenstelle.
Team — bei team-basierter Berechtigungs-Logik entscheidet das Team-Feld über die Sichtbarkeit.

Wer die Berechtigungs-Konfiguration im Detail verstehen möchte, findet die Hintergründe im Artikel „Berechtigungskonzepte im Vergleich: Standard und APC (inkl. Dynamic)" (siehe Verwandte Artikel).

Häufige Fragen

Welcher Weg ist der schnellste?

„via Upload" — Sie ziehen das PDF rein, die KI macht den Rest. Aber: nur empfehlenswert, wenn Ihre Berechtigungen NICHT über Felder greifen.

Welcher Weg ist der sicherste bei sensiblen Verträgen?

„Vertrag erstellen" — weil Sie Pflichtfelder wie Standort, Mandant oder Kostenstelle direkt setzen und der Vertrag sofort für die richtige Personengruppe sichtbar ist.

Was passiert, wenn ich „via Upload" wähle und mein Account hat Pflichtfelder?

Sie können den Vertrag nicht hochladen, es erscheint eine Fehlermeldung.

Kann ich den Feld-Wert später ändern?

Ja. In der Vertragsbearbeitung können Sie das Feld jederzeit anpassen — die Berechtigungs-Sichtbarkeit aktualisiert sich automatisch beim nächsten Neuladen der Seite.

Werden mehrere PDFs auf einmal akzeptiert?

Bei „via Upload" können Sie mehrere PDFs gleichzeitig ziehen — pro PDF entsteht ein separater Vertrag. Bei „Vertrag erstellen" arbeiten Sie pro Vertrag einzeln, weil die Feldinformationen unterschiedlich sein können.

Was ist die maximale PDF-Größe?

Aktuell 256 MB pro PDF. Für gescannte Verträge mit hoher Auflösung empfehlen wir vorab eine Komprimierung.

Wie erkenne ich, ob mein Account Pflichtfelder hat?

Beim Anlegen eines Vertrags sehen Sie die Pflichtfelder mit rotem Stern oder Hinweis. Im Zweifel kontaktieren Sie Ihren ContractHero-Admin.

Welche Rolle brauche ich, um Verträge hochzuladen?

Sie benötigen Schreibrechte für die jeweilige Kategorie (oder Eigentümer-Status). Wer nur Leserechte hat, sieht den Vertrag, kann ihn aber nicht anlegen oder bearbeiten.

Gut zu wissen

Feldinformationen direkt setzen spart Folge-Aufräumarbeit. Wenn der Vertrag erst nach dem Upload zugeordnet wird, kann er kurzfristig „im falschen Bereich" liegen — Audits und Suchen werden dadurch unsauber.
KI-Vorschläge prüfen bleibt Pflicht. Auch bei „Vertrag erstellen" füllt die KI Felder vor — der lila Sparkle markiert nicht verifizierte Werte. Ein kurzer Sichtcheck verhindert spätere Reporting-Fehler.
Bei Onboarding-Migrationen ggf. anders entscheiden. Wenn Sie 500 Bestandsverträge migrieren, ist „via Upload" + Bulk-Verifizierung schneller — und Sie ordnen die Pflichtfelder per Massenbearbeitung zu (siehe Verwandte Artikel).
Pflichtfelder-Konfiguration ist ein Admin-Thema. Welche Felder Pflicht sind und welche Berechtigungs-Logik darauf wirkt, definiert Ihr ContractHero-Admin im Feldbaukasten und im Rollen-Setup.
Im Zweifel: Vertrag erstellen. Wenn Sie unsicher sind, ob Pflichtfelder Ihre Berechtigungen steuern, ist „Vertrag erstellen" immer der sichere Weg. Verlangsamt den Upload um wenige Sekunden, vermeidet aber Berechtigungs-Schiefstände.