Backups in ContractHero: Automatisch oder auf Anfrage

Ihr Vorteil

Wer geschäftskritische Verträge zentral in einem System pflegt, will sich nie auf eine einzige Datenebene verlassen müssen. Mit den Backup-Optionen erfüllen Sie typische Anforderungen aus Compliance, IT-Sicherheit und Notfallplanung:

Daten unter Ihrer Kontrolle — Sie senden das Backup in Ihren eigenen Speicher (Cloud-Bucket oder Server).
Regelmäßige automatische Sicherungen — einmal eingerichtet, läuft das Backup im Hintergrund.
Punktuelle Backups auf Knopfdruck — z. B. für einen Stichtag, eine Migration oder einen Audit.

Methode 1: Automatische Backups (Self-Service)

Über Einstellungen → Backup richten Sie automatische Backups in Ihren eigenen Speicher ein. ContractHero unterstützt aktuell vier Methoden:

Methode	Use-Case
AWS S3	Eigener S3-Bucket bei AWS, IAM-basierter Zugriff
Custom S3	S3-kompatible Speicher anderer Anbieter (z. B. Wasabi, MinIO)
SFTP	SSH-basierter Datei-Transfer auf eigenen Server
FTPS	FTP über TLS auf eigenen Server

So funktioniert's (Beispiel AWS S3)

1. Backup-Bereich öffnen

Navigieren Sie zu Einstellungen.

Navigieren Sie zu Backup.

Sie sehen die Karte „Backup-Methoden" mit dem Untertitel „Konfiguration für automatische Backups über AWS S3, SFTP oder FTPS-Server" und die Auswahl der vier Server-Typen.

2. AWS S3 auswählen und konfigurieren

Tragen Sie die nötigen Werte ein:

Storage class — Default: „S3 Glacier Flexible Retrieval" (kostengünstig für Langzeit-Backups).
Bucket — Name Ihres S3-Buckets.
Access Key und Secret Access Key — IAM-Credentials mit Schreibrecht.
Region — Default: „eu-central-1" (Frankfurt).
Passwort für die Zip-Datei (optional) — Wenn gesetzt, wird das Backup verschlüsselt abgelegt.

3. IAM-Berechtigungen im AWS-Account setzen

Wir empfehlen einen dedizierten IAM-Benutzer mit ausschließlich s3:PutObject-Rechten auf den Bucket. Beispiel-Policy:

{
  "Version": "2012-10-17",
  "Statement": [
    {
      "Sid": "VisualEditor0",
      "Effect": "Allow",
      "Action": "s3:PutObject",
      "Resource": "arn:aws:s3:::IhrBucket/*"
    }
  ]
}

Damit kann ContractHero nur schreiben — keine Lese- oder Lösch-Operationen auf Ihrem Bucket.

4. Bucket Versioning aktivieren (empfohlen)

In den S3-Bucket-Eigenschaften aktivieren Sie Versioning. So liegen mehrere Versionen Ihres Backups vor — Sie können auf einen früheren Stand zurückgreifen, falls eine Sicherung beschädigt ist oder ein Fehler bemerkt wird.

5. Konfiguration speichern

Klick auf „Aktualisieren". Ab jetzt läuft das automatische Backup im Hintergrund.

SFTP / FTPS / Custom S3

Für SFTP, FTPS und Custom S3 wählen Sie den entsprechenden Radio-Button und tragen Server-URL, Port, Benutzername, Passwort bzw. Schlüssel und Zielpfad ein. Die Logik bleibt gleich: ContractHero schreibt das Backup periodisch in den angegebenen Speicher.

Methode 2: Backup on Demand

Wenn Sie ein einmaliges Backup zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigen — z. B. zur Migration auf ein neues System, für ein internes Audit oder als zusätzliche Stichtags-Sicherung — bieten wir Backup on Demand:

Sie fordern das Backup über den Support an.
Wir liefern es innerhalb von 48 Stunden.
Format und Inhaltsumfang stimmen wir individuell mit Ihnen ab (z. B. nur bestimmte Kategorien, nur Metadaten, alles inklusive PDFs).

So fordern Sie Backup on Demand an

Schreiben Sie uns über den ContractHero-Webchat, per E-Mail an support@contracthero.com oder telefonisch unter 030 / 577 123 32.
Geben Sie den Stichtag, den gewünschten Umfang und den Zielort (E-Mail, eigener S3, SFTP) an.
Wir liefern das Backup innerhalb von 48 Stunden — typischerweise schneller.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen automatischem Backup und Backup on Demand?

Das automatische Backup ist eine laufende Self-Service-Sicherung in Ihren eigenen Speicher (S3/SFTP/FTPS). Backup on Demand ist eine einmalige, vom Support manuell erstellte Sicherung für besondere Anlässe.

Welche Methoden gibt es für automatische Backups?

Aktuell AWS S3, Custom S3 (S3-kompatible Speicher), SFTP und FTPS.

Welche Daten sind im Backup enthalten?

Standardmäßig die vollständigen Vertragsdaten — Stammdaten, Metadaten, Vertragsdokumente (PDFs). Bei Backup on Demand können wir den Umfang individuell zuschneiden.

Wie häufig läuft das automatische Backup?

Periodisch im Hintergrund — die genaue Frequenz hängt von Ihrer Konfiguration ab. Bei großen Datenmengen kann ein Backup-Lauf länger dauern.

Ist das Backup verschlüsselt?

Bei AWS S3 setzen Sie ein optionales Passwort für die Zip-Datei — das Backup wird dann verschlüsselt abgelegt. Zusätzlich greift die Server-Side-Verschlüsselung Ihres Cloud-Anbieters (S3, SFTP) sofern aktiviert.

Welche Berechtigungen braucht ContractHero in meinem AWS-Account?

Ausschließlich s3:PutObject auf den Ziel-Bucket. Wir empfehlen einen dedizierten IAM-Benutzer mit dieser einzigen Berechtigung — kein Lese-, kein Lösch-Zugriff.

Was passiert, wenn das Backup fehlschlägt?

ContractHero protokolliert Backup-Fehler. Sie können Benachrichtigungen für „Backup Informationen" aktivieren (siehe Verwandte Artikel zur Benachrichtigungs-Verwaltung), damit Sie sofort informiert werden.

Wie schnell ist Backup on Demand verfügbar?

Innerhalb von 48 Stunden nach Ihrer Anfrage. Bei Eil-Anforderungen sprechen Sie uns explizit an.

Kostet Backup on Demand extra?

Backup on Demand ist Teil unseres Service — bei sehr großem Umfang oder besonders kurzfristigen Anforderungen stimmen wir den Aufwand individuell ab.

Kann ich auch in unsere eigene Datenbank exportieren?

Für strukturierten Datenexport in eine eigene Datenbank ist die Public REST API der bevorzugte Weg. Für PDF-basierte oder vollständige Datensicherungen sind Backups das richtige Werkzeug.

Gut zu wissen

Bucket Versioning ist Pflicht für Ernstfälle. Ohne Versioning überschreibt jedes neue Backup das alte. Bei einem Datenproblem hilft Ihnen das nicht weiter.
Dedicated IAM-User pro System. Nutzen Sie einen separaten AWS-Benutzer nur für ContractHero — Audit-fähig, einfach widerrufbar.
Region nahe dem Datenursprung wählen. Wenn Sie in Deutschland sitzen, ist eu-central-1 (Frankfurt) Standard — kurzer Weg, geringe Latenz, lokale Compliance.
Backup-Inhalt regelmäßig prüfen. Einmal pro Quartal ein Test-Restore durchspielen — sonst wissen Sie im Ernstfall nicht, ob das Backup wirklich brauchbar ist.
Backup on Demand bei Migrationen einplanen. Wenn Sie auf ein neues CLM wechseln oder ContractHero in einer neuen Organisation aufsetzen wollen, ist ein Backup on Demand der saubere Übergabe-Punkt.
Wir unterstützen beim Setup. Wenn Sie unsicher mit der S3-Konfiguration oder der IAM-Policy sind, gehen wir das Setup im Onboarding gemeinsam durch — typischerweise eine halbe Stunde.