Personen einladen: Wie können Rollen und Berechtigungen für zusätzliche Benutzer verwaltet werden?

Ihr Vorteil

Statt eine zentrale „alle dürfen alles"-Konfiguration zu pflegen, bauen Sie eine saubere Mehrebenen-Berechtigung auf: pro Rolle definieren Sie, welche Vertragskategorien sichtbar sind und auf welcher Zugriffsstufe (Lesen → Schreiben → Voll) gearbeitet werden darf. Alles ohne IT-Ticket, alles nachvollziehbar im Änderungsprotokoll — wichtig für DSGVO, interne Compliance und sauberes On- und Offboarding.

So funktioniert's

1. Mitglieder-Übersicht öffnen

Navigieren Sie zu Einstellungen.

In der linken Sidebar unter Organisation finden Sie den eigenen Menü-Eintrag Mitglieder. Sie sehen die Tabelle aller aktiven Mitglieder mit den Spalten Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Organisation Eigentümer (grüner Haken bei Eigentümern), Rolle und Feldbaukasten (grüner Haken bei freigeschaltetem Zugriff). Falls es aktuell offene Einladungen gibt, tauchen diese unter „Ausstehende Einladungen (X)" auf.

Neu seit Aug. 2026: Mitglieder, Rollen und Änderungsprotokoll sind eigene Sidebar-Einträge unter Organisation — früher lagen sie als Karten innerhalb der Seite „Details zur Organisation".

2. Neues Mitglied einladen

Oben rechts auf der Mitglieder-Seite klicken Sie auf „+ Neues Mitglied hinzufügen".

Der Dialog „Einladung senden" öffnet sich.

In der blauen Info-Box steht der Kern der Berechtigungslogik: Eigentümer haben vollen Zugriff auf alle Verträge eines Teams; alle anderen Mitglieder bekommen über Rollen einen eingeschränkten Zugriff basierend auf Ihrer Rollenkonfiguration.

Tragen Sie ein:

E-Mail-Adresse der einzuladenden Person.
Sprache der Einladungs-E-Mail (Standard: Deutsch, alternativ Englisch).
Optional: „Machen Sie dieses Mitglied zum Eigentümer der Organisation" — Schalter aktivieren, wenn die Person volle Admin-Rechte erhalten soll. Mehrere Eigentümer sind erlaubt.
Rollen auswählen (Pflichtfeld) — mindestens eine Rolle aus der Liste Ihrer im Account angelegten Rollen.

Klicken Sie auf „Einladung senden". Die Person erhält eine E-Mail mit Aktivierungslink und erscheint zunächst unter „Ausstehende Einladungen".

3. Rolle konfigurieren — die drei Zugriffsstufen

Bevor Sie einer Person eine Rolle zuweisen, sollte die Rolle die richtige Zugriffsstufe haben. In der Sidebar unter Organisation → Rollen legen Sie Rollen mit einer oder mehreren Regeln an. Pro Regel wählen Sie Bedingungen (z. B. Kategorie = Lieferantenvertrag) und eine von drei Zugriffsstufen:

Leserechte — Mitglieder mit dieser Rolle sehen die zutreffenden Verträge, können sie aber nicht bearbeiten. Ideal für Aufsichtsrat, Buchhaltung, Auditor:innen, externe Berater.
Schreiben (lesen & bearbeiten, ohne Löschen) — Mitglieder dürfen Verträge sehen und bearbeiten, aber nicht löschen. Lösch-Aktionen sind für diese Nutzer ausgeblendet, der Papierkorb bleibt lesbar. Ideal für die tägliche Arbeit ohne Risiko versehentlicher Löschungen. Neu seit Aug. 2026 — die goldene Mitte zwischen Nur-Lesen und Vollzugriff.
Voll (lesen, schreiben & löschen) — Vollzugriff inkl. Löschen. Für Rollen, die einen Vertrag komplett verwalten sollen.

Die Zugriffsstufe wirkt zusammen mit den Bedingungen der Regel: eine Person mit der Rolle „Legal Vollzugriff" (Regel #2: Team = FAQs, Kategorie = Lieferantenvertrag, Voll) darf nur diese eine Kombination voll bearbeiten — alles andere bleibt gesperrt.

4. Berechtigungen eines bestehenden Mitglieds ändern

Klicken Sie in der Mitgliederliste auf den Namen der Person. Auf der Detailseite passen Sie an:

Eigentümerrolle (An/Aus-Schalter)
Rollen — hinzufügen oder entfernen. Eine Person kann mehrere Rollen tragen; die Zugriffe addieren sich als Vereinigungsmenge (bei sich überlappenden Bedingungen gewinnt die großzügigere Stufe: Voll > Schreiben > Lesen).
Berechtigungs-Toggles für Spezialfunktionen: Aufgabenautomatisierung, Feldbaukasten, Vertragsvorlagen — jeweils einzeln freischaltbar. Eigentümer erhalten diese Berechtigungen automatisch.

Klicken Sie auf „Speichern". Die Änderungen wirken sofort.

5. Mitglied entfernen

Öffnen Sie die Detailseite des Mitglieds und scrollen Sie nach unten. Der rote Button „Mitglied löschen" entfernt den Zugang.

Achtung: Die Löschung kann nicht rückgängig gemacht werden — alle dem Mitglied zugewiesenen Rollen und Einstellungen werden entfernt. Verträge und Daten bleiben im System; nur der Zugang erlischt.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Eigentümer und einem normalen Mitglied?

Eigentümer: voller Zugriff auf alle Verträge, kann Mitglieder einladen, Rollen vergeben, die Organisation verwalten. Mehrere Eigentümer pro Account sind möglich — empfohlen sind mindestens zwei, um einen Single Point of Failure zu vermeiden.
Mitglied mit Rolle: sieht nur das, was die zugewiesene Rolle erlaubt — typischerweise eingeschränkt auf bestimmte Vertragskategorien und auf einer bestimmten Zugriffsstufe (Leserechte, Schreiben oder Voll). Spezialfunktionen wie Aufgabenautomatisierung, Feldbaukasten und Vertragsvorlagen werden zusätzlich pro Mitglied freigeschaltet.

Wann sollte ich „Schreiben" statt „Voll" vergeben?

„Schreiben (lesen & bearbeiten, ohne Löschen)" ist die richtige Wahl, wenn Sie einer Person Bearbeitungsrechte geben möchten — zum Beispiel damit sie Felder pflegt oder Dokumente hochlädt — aber verhindern wollen, dass versehentlich oder unabgestimmt Verträge, Dokumente, Kontakte oder Aufgaben gelöscht werden. Klassische Use-Cases: operative Sachbearbeitung, Praktikant:innen, temporäre Vertragspartner. Voll bleibt für Rollen, die wirklich ganze Datensätze verantworten (Legal, Vertragsmanagement).

Wie viele Mitglieder kann ich einladen?

Das Limit hängt von Ihrem Paket ab. Die aktuelle Auslastung sehen Sie im Abschnitt „Organisationslimits" auf der Seite „Details zur Organisation" — etwa „Teammitglieder 11 von 20". Sobald das Limit erreicht ist, ist der „+ Neues Mitglied hinzufügen"-Button ausgegraut.

Mein Mitglied hat die Einladung nicht erhalten — was tun?

Bitten Sie zunächst, den Spam-Ordner zu prüfen. Falls die E-Mail nicht ankommt: löschen Sie den ausstehenden Nutzer aus „Ausstehende Einladungen" und senden Sie die Einladung erneut. Prüfen Sie auch, ob die E-Mail-Adresse korrekt ist und ob Ihre IT E-Mails von ContractHero blockiert (Whitelisting hilft).

Die versendete Einladung ist 7 Tage gültig. Wir empfehlen, sie umgehend nach dem Versand durch das neue Mitglied annehmen zu lassen.

Kann ich ein Mitglied vorübergehend deaktivieren statt löschen?

Eine reine Deaktivierung gibt es derzeit nicht. Alternativen:

Alle Rollen entfernen — das Mitglied bleibt im Konto, sieht aber keine Verträge mehr.
Rollen auf Leserechte herabstufen — wenn Sie nur schreib-/löschrechte-blockieren möchten.
Mitglied löschen und bei Bedarf neu einladen.

Wer hat was wann geändert?

Alle Änderungen an Mitgliedern, Rollen und Berechtigungen werden im Änderungsprotokoll unter Organisation → Änderungsprotokoll festgehalten — wichtig für Audits und Compliance.

Können mehrere Rollen für eine Person kombiniert werden?

Ja. Die Zugriffe der zugewiesenen Rollen werden als Vereinigungsmenge addiert. Bei sich überlappenden Bedingungen gewinnt die großzügigere Zugriffsstufe: Voll schlägt Schreiben, Schreiben schlägt Leserechte.

Gut zu wissen

Neue Zugriffsstufe „Schreiben" seit August 2026. Falls in Ihrer Organisation viele Rollen bisher auf Voll standen, weil es keine Zwischenstufe gab: überprüfen, ob Schreiben die passendere Wahl ist. Reduziert Lösch-Risiken spürbar.
Mindestens zwei Eigentümer empfohlen. Wenn der einzige Eigentümer das Unternehmen verlässt oder den Zugang verliert, bleibt die Organisation ohne Admin. Zwei Eigentümer pro Account sind eine sinnvolle Mindestabsicherung.
Sprache der Einladung wählbar. Im Einladungsdialog stellen Sie pro Person ein, ob die Einladungs-E-Mail auf Deutsch oder Englisch verschickt wird — relevant für internationale Teams.
Rollen pflegen, nicht pro Person konfigurieren. Bei mehreren Mitgliedern mit denselben Aufgaben lohnt es sich, einmal sauber eine Rolle aufzubauen (siehe „Wie erstellt man Rollen?") und diese Rolle dann mehreren Personen zuzuweisen — statt pro Person die Berechtigungen einzeln zu setzen.
Eigentumsrechte sind nicht delegierbar. Eigentümer-Status kann nur ein Eigentümer setzen. Mitglieder ohne Eigentumsrechte sehen die Eigentümer-Liste, können sie aber nicht ändern.
Onboarding mit Standard-Set: Bei wiederkehrendem Onboarding (z. B. neue Mitarbeitende pro Quartal) hilft eine vordefinierte „Standard-Rolle Neueinsteiger", die jede:r Neue automatisch bekommt — der Rest wird situativ ergänzt.