Wie erstelle ich Automatisierungen?

Ihr Vorteil

Manuell Fristen im Kalender zu pflegen ist fehleranfällig — verpasste Kündigungstermine kosten Geld und Nerven. Mit Aufgabenautomatisierungen definieren Sie einmal die Regel („Bei Mietverträgen 30 Tage vor Kündigungsdatum eine Aufgabe für das Facility-Team"), und ContractHero wendet diese Regel automatisch auf alle passenden Verträge an — auch auf alle, die zukünftig hochgeladen werden. Die Bedingungen lassen sich gezielt auf bestimmte Vertragsfelder einschränken (Abteilung, Status, Team oder eigene Felder aus dem Vertragsfeldbaukasten), sodass die richtigen Personen nur die für sie relevanten Aufgaben bekommen.

So funktioniert's

1. Übersicht öffnen

Navigieren Sie zu Einstellungen → Automatisierung. Hier sehen Sie alle bestehenden Aufgabenautomatisierungen mit Name, Status, Anzahl der Bedingungen und Fälligkeitsinformationen.

Sollte der Bereich nicht sichtbar sein, fehlen die nötigen Berechtigungen. Wenden Sie sich in dem Fall an einen Admin Ihres Accounts.

2. Neue Automatisierung erstellen

Klicken Sie oben rechts auf „+ Aufgabenautomatisierung erstellen". Es öffnet sich eine Seite mit zwei Bereichen: Bedingungen und Aufgabendetails.

Vergeben Sie zuerst einen Namen für die Automatisierung. Dieser Name ist unabhängig vom Namen der Aufgabe, die später entsteht — das hilft beim Sortieren und Wiederfinden in der Liste. Beispiel: Die Automatisierung heißt „Jährliche Prüfung Kundenverträge", die Aufgabe daraus schlicht „Vertragsprüfung".

3. Bedingungen festlegen

Im oberen Bereich „Bedingungen für Automatisierung festlegen" definieren Sie, für welche Verträge die Automatisierung gelten soll. Verfügbar sind beliebige Custom Fields, die als Listenfeld angelegt sind.

4. Aufgabendetails konfigurieren

Im Bereich „Aufgabendetails" legen Sie fest, welche Aufgabe genau erstellt werden soll:

Name: der Name der Aufgabe, die entsteht (z. B. „Kündigung prüfen" oder „Datenschutz-Überprüfung"). Nicht zu verwechseln mit dem Namen der Automatisierung aus Schritt 2.
Fälligkeitsdatum: Wählen Sie einen Zeitraum (z. B. 2 Tage) vor einem Vertragsdatum (Startdatum, Enddatum, Kündigungsdatum oder ein individuell angelegtes Datumsfeld).
Wiederholung (optional): Stellen Sie ein, dass die Aufgabe automatisch wiederholt wird (z. B. jährlich).
Erinnerung (optional): Legen Sie eine Erinnerung vor dem Fälligkeitsdatum fest, damit Sie genügend Prüfungs- und Bearbeitungszeit haben (z. B. 1 Monat vorher).
Verantwortliche: Weisen Sie einer oder mehreren Personen die Aufgabe zu. Wenn Sie niemanden eintragen, erscheint die Aufgabe als „unzugewiesen" und kann später aus der Übersicht zugewiesen werden.

5. Speichern

Klicken Sie auf „Speichern" (bei neuen Automatisierungen) oder „Aktualisieren" (bei bestehenden). Die Automatisierung erscheint in der Übersicht und wird ab sofort auf passende Verträge beim Upload angewendet.

6. Automatisierung pausieren statt löschen

Jede Automatisierung lässt sich auf aktiv oder inaktiv stellen. Eine inaktive Automatisierung bleibt mit allen Bedingungen und Aufgabendetails erhalten, erzeugt aber keine Aufgaben mehr.

Das ist der richtige Weg, wenn Sie eine Automatisierung vorübergehend nicht brauchen — etwa während einer großen Aufräumaktion oder solange eine Vertragskategorie überarbeitet wird. Sie müssen sie dann nicht löschen und später neu aufbauen.

7. Bestehende Automatisierung duplizieren

Brauchen Sie eine ähnliche Automatisierung wie eine bereits vorhandene, müssen Sie nicht von vorne anfangen. In der Übersicht finden Sie an jeder Automatisierung die Aktion „Duplizieren". Klick darauf legt eine Kopie mit denselben Bedingungen und Aufgabendetails an — Sie passen nur an, was sich unterscheidet (z. B. eine andere Vertragskategorie oder einen anderen Zuständigen), und speichern die neue Version. Spart die Zeit, die Grundstruktur bei jedem Setup neu zusammenzuklicken.

Häufige Fragen

Werden Aufgaben auch für bereits hochgeladene Verträge erstellt?

Nur wenn Sie beim Erstellen oder Bearbeiten der Automatisierung den Schalter „Diese Automatisierung auf bestehende Verträge anwenden?" aktivieren. Ohne diesen Schalter gilt die Automatisierung nur für Verträge, die nach dem Erstellen der Automatisierung hochgeladen werden.

Was ist der Unterschied zwischen dem Namen der Automatisierung und dem Namen der Aufgabe?

Der Name der Automatisierung steht in Ihrer Übersicht unter Einstellungen → Automatisierung und dient Ihnen zum Sortieren und Wiederfinden. Der Name der Aufgabe ist das, was Ihre Kolleginnen und Kollegen später in der Aufgabenliste am Vertrag sehen.

Beide dürfen unterschiedlich sein. Sinnvoll ist das zum Beispiel, wenn die Automatisierung erklärt, worum es organisatorisch geht („Jährliche Prüfung Kundenverträge"), die Aufgabe selbst aber kurz und klar bleiben soll („Vertragsprüfung").

Warum heißt meine bestehende Automatisierung genauso wie die Aufgabe?

Früher war der Name der Automatisierung an den Namen der Aufgabe gekoppelt. Bestehende Automatisierungen haben ihren bisherigen Aufgabennamen deshalb als Automatisierungsnamen übernommen. Sie können ihn jederzeit ändern, ohne dass sich an der erzeugten Aufgabe etwas ändert.

Kann ich eine Automatisierung vorübergehend abschalten?

Ja. Setzen Sie die Automatisierung auf inaktiv. Sie bleibt vollständig erhalten und erzeugt keine neuen Aufgaben mehr, bis Sie sie wieder auf aktiv setzen. Bereits erstellte Aufgaben bleiben dabei unberührt.

Was passiert, wenn ein Vertrag das gewählte Datum nicht hat?

Wenn ein Vertrag z. B. kein Kündigungsdatum hat, wird für diesen Vertrag eine Aufgabe erstellt — jedoch mit dem Hinweis, dass das Datum noch fehlt.

Kann ich Bedingungen nachträglich ändern?

Ja. Klicken Sie in der Übersicht auf die Automatisierung, passen Sie die Bedingungen an und klicken Sie auf „Aktualisieren". Bereits erstellte Aufgaben bleiben bestehen; die Änderung wirkt sich nur auf neue Verträge aus.

Wie viele Bedingungen kann ich kombinieren?

Es gibt kein festes Limit. Alle Bedingungen werden mit UND-Logik verknüpft — je mehr Bedingungen, desto enger wird der Filter. Prüfen Sie, ob noch genügend Verträge die Bedingungen erfüllen.

Was macht „Duplizieren" konkret — wird auch der Verlauf übernommen?

„Duplizieren" kopiert die Konfiguration (Bedingungen + Aufgabendetails), nicht die bereits erzeugten Aufgaben. Die neue Automatisierung startet ab dem Speichern und erzeugt Aufgaben für passende, neu hochgeladene Verträge. Wenn Sie auch bestehende Verträge einbeziehen wollen, aktivieren Sie beim Speichern den Schalter „Diese Automatisierung auf bestehende Verträge anwenden?".

Gibt es Automatisierungen auch für Vertragsdaten statt für Aufgaben?

Ja. Unter Einstellungen → Automatisierungen → Daten gibt es Datenautomatisierungen, die Vertragsfelder automatisch setzen oder leeren, statt Aufgaben zu erzeugen. Diese sind ein kostenpflichtiges Add-on — sprechen Sie dazu gerne Ihren Customer Success Manager an.

Gut zu wissen

Die verfügbaren Bedingungsfelder stammen aus Ihrem Vertragsfeldbaukasten. Wenn Sie dort ein neues Listenfeld anlegen, steht es automatisch auch als Bedingung für Automatisierungen zur Verfügung.
Automatisierungen können nur von Admins erstellt und verwaltet werden — oder von Personen, die explizit Zugriff auf den Automatisierungs-Bereich erhalten.
Die aus einer Automatisierung erstellten Aufgaben erscheinen auf dem Dashboard und in der Aufgabenübersicht aller Personen, die Zugriff auf den jeweiligen Vertrag haben.
Pausieren ist fast immer besser als Löschen. Beim Löschen einer Automatisierung bleiben bereits erstellte Aufgaben zwar bestehen, die Konfiguration ist aber weg und muss später neu aufgebaut werden. Wenn Sie nur eine Pause brauchen, setzen Sie die Automatisierung auf inaktiv.
Sprechende Automatisierungsnamen zahlen sich aus. Sobald Sie mehr als eine Handvoll Automatisierungen haben, ist die Liste nur noch so gut wie ihre Namen. Nehmen Sie Kategorie oder Anlass mit auf, statt alles „Prüfung" zu nennen.
Duplizieren spart Setup-Zeit. Für ähnliche Automatisierungen (z. B. „Kündigung prüfen 30 Tage vor" für verschiedene Vertragskategorien) klonen Sie eine bestehende Automatisierung und passen nur die Bedingungen an — statt jedes Feld pro neuer Regel neu zu setzen.