Wie erstelle ich Automatisierungen?

Ihr Vorteil

Manuell Fristen im Kalender zu pflegen ist fehleranfällig — verpasste Kündigungstermine kosten Geld und Nerven. Mit Aufgabenautomatisierungen definieren Sie einmal die Regel („Bei Mietverträgen 30 Tage vor Kündigungsdatum eine Aufgabe für das Facility-Team"), und ContractHero wendet diese Regel automatisch auf alle passenden Verträge an — auch auf alle, die zukünftig hochgeladen werden. Die Bedingungen lassen sich gezielt auf bestimmte Vertragsfelder einschränken (Abteilung, Status, Team oder eigene Felder aus dem Vertragsfeldbaukasten), sodass die richtigen Personen nur die für sie relevanten Aufgaben bekommen.

So funktioniert's

1. Übersicht öffnen

Navigieren Sie zu Einstellungen → Automatisierung. Hier sehen Sie alle bestehenden Aufgabenautomatisierungen mit Titel, Anzahl der Bedingungen und Fälligkeitsinformationen.

Sollte der Bereich nicht sichtbar sein, fehlen die nötigen Berechtigungen. Wenden Sie sich in dem Fall an einen Admin Ihres Accounts.

2. Neue Automatisierung erstellen

Klicken Sie oben rechts auf „+ Aufgabenautomatisierung erstellen". Es öffnet sich eine Seite mit zwei Bereichen: Bedingungen und Aufgabendetails.

3. Bedingungen festlegen

Im oberen Bereich „Bedingungen für Automatisierung festlegen" definieren Sie, für welche Verträge die Automatisierung gelten soll. Verfügbar sind beliebige Custom Fields, die als Listenfeld angelegt sind.

4. Aufgabendetails konfigurieren

Im Bereich „Aufgabendetails" legen Sie fest, welche Aufgabe genau erstellt werden soll:

Name: Geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein (z. B. „Kündigung prüfen" oder „Datenschutz-Überprüfung").
Fälligkeitsdatum: Wählen Sie einen Zeitraum (z. B. 2 Tage) vor einem Vertragsdatum (Startdatum, Enddatum, Kündigungsdatum oder ein individuell angelegtes Datumsfeld).
Wiederholung (optional): Stellen Sie ein, dass die Aufgabe automatisch wiederholt wird (z. B. jährlich).
Erinnerung (optional): Legen Sie eine Erinnerung vor dem Fälligkeitsdatum fest, damit Sie genügend Prüfungs- und Bearbeitungszeit haben (z. B. 1 Monat vorher).
Verantwortliche: Weisen Sie einer oder mehreren Personen die Aufgabe zu. Wenn Sie niemanden eintragen, erscheint die Aufgabe als „unzugewiesen" und kann später aus der Übersicht zugewiesen werden.

5. Speichern

Klicken Sie auf „Speichern" (bei neuen Automatisierungen) oder „Aktualisieren" (bei bestehenden). Die Automatisierung erscheint in der Übersicht und wird ab sofort auf passende Verträge beim Upload angewendet.

6. Bestehende Automatisierung duplizieren

Brauchen Sie eine ähnliche Automatisierung wie eine bereits vorhandene, müssen Sie nicht von vorne anfangen. In der Übersicht finden Sie an jeder Automatisierung die Aktion „Duplizieren". Klick darauf legt eine Kopie mit denselben Bedingungen und Aufgabendetails an — Sie passen nur an, was sich unterscheidet (z. B. eine andere Vertragskategorie oder einen anderen Zuständigen), und speichern die neue Version. Spart die Zeit, die Grundstruktur bei jedem Setup neu zusammenzuklicken.

Häufige Fragen

Werden Aufgaben auch für bereits hochgeladene Verträge erstellt?

Nur wenn Sie beim Erstellen oder Bearbeiten der Automatisierung den Schalter „Diese Automatisierung auf bestehende Verträge anwenden?" aktivieren. Ohne diesen Schalter gilt die Automatisierung nur für Verträge, die nach dem Erstellen der Automatisierung hochgeladen werden.

Was passiert, wenn ein Vertrag das gewählte Datum nicht hat?

Wenn ein Vertrag z. B. kein Kündigungsdatum hat, wird für diesen Vertrag eine Aufgabe erstellt — jedoch mit dem Hinweis, dass das Datum noch fehlt.

Kann ich Bedingungen nachträglich ändern?

Ja. Klicken Sie in der Übersicht auf die Automatisierung, passen Sie die Bedingungen an und klicken Sie auf „Aktualisieren". Bereits erstellte Aufgaben bleiben bestehen; die Änderung wirkt sich nur auf neue Verträge aus.

Wie viele Bedingungen kann ich kombinieren?

Es gibt kein festes Limit. Alle Bedingungen werden mit UND-Logik verknüpft — je mehr Bedingungen, desto enger wird der Filter. Prüfen Sie, ob noch genügend Verträge die Bedingungen erfüllen.

Was macht „Duplizieren" konkret — wird auch der Verlauf übernommen?

„Duplizieren" kopiert die Konfiguration (Bedingungen + Aufgabendetails), nicht die bereits erzeugten Aufgaben. Die neue Automatisierung startet ab dem Speichern und erzeugt Aufgaben für passende, neu hochgeladene Verträge. Wenn Sie auch bestehende Verträge einbeziehen wollen, aktivieren Sie beim Speichern den Schalter „Diese Automatisierung auf bestehende Verträge anwenden?".

Gut zu wissen

Die verfügbaren Bedingungsfelder stammen aus Ihrem Vertragsfeldbaukasten. Wenn Sie dort ein neues Listenfeld anlegen, steht es automatisch auch als Bedingung für Automatisierungen zur Verfügung.
Automatisierungen können nur von Admins erstellt und verwaltet werden — oder von Personen, die explizit Zugriff auf den Automatisierungs-Bereich erhalten.
Die aus einer Automatisierung erstellten Aufgaben erscheinen auf dem Dashboard und in der Aufgabenübersicht aller Personen, die Zugriff auf den jeweiligen Vertrag haben.
Beim Löschen einer Automatisierung werden bereits erstellte Aufgaben nicht gelöscht — sie bleiben bestehen.
Duplizieren spart Setup-Zeit. Für ähnliche Automatisierungen (z. B. „Kündigung prüfen 30 Tage vor" für verschiedene Vertragskategorien) klonen Sie eine bestehende Automatisierung und passen nur die Bedingungen an — statt jedes Feld pro neuer Regel neu zu setzen.