Best Practices: So arbeiten Sie effizient mit ContractHero

Ihr Vorteil

Wer diese Praxis-Empfehlungen kennt, kommt schneller zu einem belastbaren Datenstand, spart sich manuelle Routinearbeit über Automatisierungen und vermeidet die typischen Anfangsfehler — etwa vorschnell gelöschte Kategorien oder Textfelder, die sich später nicht auswerten lassen.

01 Die Grundhaltung

Ausprobieren ist erlaubt. Beim Erkunden geht nichts verloren: Vor jedem Löschvorgang erfolgt eine Rückfrage, alle anderen Schritte sind reversibel oder unkritisch. Je besser Sie ContractHero kennen, desto klarer wird das Bild Ihrer eigenen Verträge.

Klären Sie Ihr Ziel — auf zwei Ebenen: Was möchten Sie persönlich erreichen (Buchhaltung: Abgleich von Verträgen und Rechnungen; Legal: Fristenkontrolle)? Und was ist das Ziel des Unternehmens — alle vertragsnahen Dokumente abbilden oder eine reine Vertragsdatenbank mit strikter Datenqualität? Aus dieser Antwort ergeben sich die meisten weiteren Entscheidungen.

Kontinuität vor Kraftakt. Regelmäßige kurze Bearbeitungszeiten führen schneller zu einem belastbaren Datenstand als ein reservierter Aufräumtag pro Monat.

02 Verträge ins System bringen

Import per E-Mail-Weiterleitung ist der schnellste Weg zur vollständigen Datenbasis — ideal für Aushilfen ohne vollen Systemzugriff, als Zieladresse am Dokumentenscanner oder wenn Lizenzen begrenzt sind, aber alle Verträge an einen Ort sollen. Wichtig: Legen Sie fest, wer die E-Mail-Inbox-Kategorie regelmäßig prüft und zuordnet.
Kategorieweiser Upload: Liegen 50 Verträge derselben Kategorie vor, laden Sie sie gebündelt hoch — das ersetzt die Einzelzuordnung.
Verträge ohne PDF anlegen: Folgt ein Vertrag erst später, legen Sie ihn als Platzhalter ohne Dokument an.
Unsortiert hochladen ist kein Problem. Der Einstieg fällt leichter, wenn die Verträge erst einmal im System liegen: Die Übersicht verbessert sich sofort, Fristen bleiben sichtbar, die Suche greift auch in der Kategorie „Weiteres" — und über das Berechtigungskonzept steuern Sie, wer diese Kategorie überhaupt sieht. Der Return on Investment ist in der Regel höher, wenn alle Verträge im System liegen, auch wenn die Einordnung noch läuft.

03 KI-Auslesung und Zusammenfassung

Verifizieren — ja oder nein? Das hängt von Ihrem Ziel ab: Soll eine echte Single Source of Truth entstehen, in der das PDF keine Rolle mehr spielt, verifizieren Sie die KI-Daten konsequent. Wird bei wichtigen Fragen ohnehin das Dokument geprüft, genügt punktuelle Verifizierung. Beide Wege sind in der Praxis verbreitet.

Die Zusammenfassung als Prüfinstrument: Lesen Sie besonders am Anfang die KI-Zusammenfassung und prüfen Sie, welche Informationen darin stehen, die in Ihren Feldern fehlen — mit zwei Browser-Tabs legen Sie das fehlende Feld direkt im Feldbaukasten an. Bei verknüpften Verträgen mit mehreren Dokumenten berücksichtigt die Zusammenfassung auch nachgelagerte Dokumente wie AGB-Versionen.

Prompts anpassen: Arbeitet die KI bei bestimmten Feldern unzuverlässiger, lassen sich die Prompts im Feldbaukasten anpassen — sprechen Sie das Thema gern in Ihrem Quarterly Business Review an.

04 Kategorien

Nicht vorschnell löschen — gelöschte Kategorien sind nicht wiederherstellbar. Benennen Sie lieber um oder lassen Sie ungenutzte Kategorien stehen: Sie erscheinen in der Übersicht nur, wenn Verträge darin liegen.

Weniger ist mehr. Eine eigene Kategorie lohnt sich, wenn Sie dort andere Informationen abfragen als anderswo, eine relevante Menge zusammenkommt (etwa ab 15–30 Verträge) oder Sie Berechtigungen eingrenzen wollen. Sollen für AVV, NDA und SLA dieselben Informationen erfasst werden, reicht eine Kategorie „Geheimhaltungsvereinbarung" mit einem Listenfeld zur Unterscheidung. Mit dem erweiterten Berechtigungskonzept lassen sich Zugriffe zusätzlich auf Feldebene steuern — dann braucht es für die Rechtevergabe keine eigene Kategorie.

05 Felder und Feldtypen

Der richtige Feldtyp entscheidet über die Auswertbarkeit: Alles, was später gefiltert oder für Reportings genutzt wird, sollte kein Textfeld sein. Ein Datum gehört in ein Datumsfeld (Kalender, Zeitraum-Auswertung), wiederkehrende Ausprägungen in ein Listenfeld (sauberstes Filtern). Die Ausnahme: Bei sehr vielen Ausprägungen — etwa 150 Standorten — ist eine Liste unpraktikabel; hier eignen sich ein Kürzel im Vertragstitel oder ein Textfeld. Berechnete Felder (Calculated Fields) ermitteln Werte automatisch, sodass in der Übersicht nur das Ergebnis erscheint.

06 Die Vertragsübersicht

Die Standardansicht eignet sich für alle, die gelegentlich nachschlagen. Wer aktiv mit ContractHero arbeitet, sollte mindestens eine eigene Ansicht anlegen und als Standardansicht setzen — direkt nach dem Login erscheinen dann genau die benötigten Daten. Speichern Sie aufwendig gebaute Ansichten unbedingt ab, sonst geht die Filterung verloren, sobald ein Vertrag geöffnet und wieder verlassen wird. Gespeicherte Ansichten lassen sich fürs ganze Team freigeben. Ordnen Sie die wichtigsten Spalten per Drag & Drop nach vorn und blenden Sie nicht benötigte über „Spalten auswählen" aus.

07 Aufgaben und Automatisierungen

Hier liegt der größte Hebel: Ein einmaliger Aufwand beim Aufbau spart dauerhaft manuelle Arbeit.

Der Standardfall: Eine Erinnerung auf Basis des Enddatums, drei oder sechs Monate im Voraus, mit automatischer Aufgabe an die zuständige Person.
Dynamisches statt festes Datum: Ein häufiges Missverständnis — Sie müssen kein konkretes Datum wählen. Die Automatisierung zieht sich das Datumsfeld individuell aus jedem Vertrag. Festes Datum nur für rein interne Fristen.
Kontrollieren Sie nach dem Bau die Übersicht der erstellten Aufgaben: So zeigt sich sofort, ob die Laufzeitfelder gepflegt sind oder die Automatisierung ins Leere läuft. Über die Massenbearbeitung ziehen Sie fehlende Werte direkt nach.
Aufgaben ohne Fälligkeitsdatum sind bewusst Nice-to-have. Entstehen davon viele, portionieren Sie sie (etwa 15–30 pro Monat mit festen Daten) oder löschen Sie sie im Bulk, wenn Ihre Daten ohnehin verifiziert sind.
Automatisch erstellte Aufgaben kennzeichnen: Bewährt hat sich der Zusatz „(Bot)" im Aufgabentitel — nach der Prüfung wird er entfernt. So entsteht eine Checkliste, und Führungskräfte sehen auf einen Blick, was gegengeprüft ist.
Vertretungen mitdenken: Hinterlegen Sie bei wichtigen Aufgaben zwei Verantwortliche und dokumentieren Sie die Reihenfolge in der Beschreibung, zum Beispiel: „Verantwortlich: Lina. Bei Urlaub oder Krankheit übernimmt Lisa."
Änderungen wirken nicht rückwirkend: Bereits erstellte Aufgaben werden bei überarbeiteten Automatisierungen nicht angepasst — geben Sie der neuen Version deshalb einen neuen Namen.

08 Zusammenarbeit im Vertrag

Nutzen Sie Kommentare und @-Erwähnungen im Aktivitätenbereich statt privater Chats oder E-Mail-Threads: ein Klick statt vier, ein schriftlicher Papertrail (wer wurde wann worüber informiert) und ortsunabhängig. Bewährte Trennung: Harte Daten (verantwortliche Personen, finanzielle Daten) gehören in Felder, die Benachrichtigung darüber in Kommentare — zum Beispiel steht im Feld „Verantwortlich" der neue Name, und der Kommentar lautet: „@Gerry, ich übernehme ab jetzt die Verantwortung für diesen Vertrag." Voraussetzung: Die getaggten Personen brauchen Zugriff (mindestens eine Leselizenz) und passende Benachrichtigungseinstellungen.

09 Tags, Dokumentennamen und Backups

Tags sind Notizzettel, keine Filterkriterien. Sie eignen sich für lose Zusatzinformationen („Kosteneinsparung 2027") und für kleinere Setups, in denen ein aufwendiger Feldbaukasten-Aufbau nicht im Verhältnis stünde. Tags gelten kategorieübergreifend — stimmen Sie die Schreibweisen im Team ab.
Dokumentennamen werden überbewertet. Vertragspartner, Datum oder Kostenstelle stehen ohnehin in den Feldern und lassen sich dort filtern und sortieren. Eine grobe Grundstruktur reicht; manche Kunden blenden den Titel in ihrer Ansicht sogar komplett aus.
Kalenderintegration: Besonders wertvoll für alle, die ContractHero selten öffnen — Fristen erscheinen direkt im eigenen Kalender, ohne Anmeldung im System.
Eigene Backups: ContractHero erstellt eigene Backups, ist ISO-zertifiziert, und der Papierkorb fängt Gelöschtes auf. Ein zusätzliches eigenes Backup lohnt sich dennoch — vor allem für Ihre Compliance-Anforderungen.

Häufige Fragen zur optimalen Nutzung von ContractHero

Muss ich alle KI-ausgelesenen Daten verifizieren?

Nein — es hängt von Ihrem Ziel ab. Für eine Single Source of Truth: konsequent verifizieren. Wenn bei wichtigen Fragen ohnehin das Original geprüft wird: punktuell.

Wie viele Kategorien sind sinnvoll?

Es gibt keinen allgemeinen Richtwert — zu viele gehen jedoch zulasten der Übersicht. Faustregel: eigene Kategorie nur bei anderen abzufragenden Informationen, relevanter Vertragsmenge oder abweichenden Berechtigungen.

Kann ich eine gelöschte Kategorie wiederherstellen?

Nein, gelöschte Kategorien sind nicht wiederherstellbar. Benennen Sie Kategorien im Zweifel um, statt sie zu löschen.

Wo bekomme ich Hilfe, wenn ich nicht weiterkomme?

Buchen Sie einen Termin mit Ihrem Customer-Success-Team oder schreiben Sie uns im Chat — häufig sind es Details, die sich in wenigen Minuten klären lassen.

Gut zu wissen — die Kurzfassung / Merkblatt

Ausprobieren ist erlaubt, verloren geht dabei nichts.
Klären Sie Ihr Ziel — individuell und übergeordnet.
Lieber alle Verträge unsortiert im System als sortiert außerhalb.
E-Mail-Weiterleitung beschleunigt den Aufbau der Datenbasis.
Löschen Sie keine Kategorien, benennen Sie sie um.
Der richtige Feldtyp entscheidet über die spätere Auswertbarkeit.
Bauen Sie Ihre eigene Standardansicht und speichern Sie Filter ab.
Automatisierungen sind der größte Hebel — mit dynamischem Datum.
Kontrollieren Sie nach dem Bau die erstellten Aufgaben.
Harte Daten in die Felder, Benachrichtigungen in die Kommentare.
Tags sind Notizzettel, keine Filterkriterien.
Regelmäßige kurze Bearbeitung statt seltener Kraftakte.