Wie finde ich doppelte Verträge?

Doppelt hochgeladene Verträge fallen selten sofort auf — vor allem, wenn dieselbe Datei unter zwei verschiedenen Titeln im System liegt. Die Duplikaterkennung findet solche Fälle automatisch: Das Widget „Mögliche Dokumentenduplikate" auf Ihrer Übersicht zeigt Dokumente, deren Textinhalt übereinstimmt — ganz gleich, wie die Verträge heißen.

Ihr Vorteil

Duplikate finden sich von selbst. Sie müssen nicht manuell vergleichen — die Erkennung läuft automatisch über den Vertragsbestand.
Titel spielen keine Rolle. Verglichen wird der Textinhalt der Dokumente, nicht der Vertragstitel oder Dateiname. Auch ein Duplikat, das unter völlig anderem Namen hochgeladen wurde, wird gefunden.
Sauberer Bestand, belastbare Auswertungen. Doppelte Verträge verfälschen Zähler, Summen und Reports — wer sie früh aufräumt, hält die Datenbasis verlässlich.

So funktioniert's

Öffnen Sie die Übersicht und klicken Sie oben auf „Bericht hinzufügen".

Wählen Sie in der Liste „Mögliche Dokumentenduplikate". Liegt das Widget bereits auf Ihrer Übersicht, entfällt dieser Schritt.

2. Duplikat-Gruppen prüfen

Das Widget zeigt mögliche Duplikate als Gruppen — z. B. „Dokumente (2)" — mit den betroffenen Dateinamen. Jede Gruppe enthält Dokumente, deren Textinhalt übereinstimmt.

3. Dokument öffnen und vergleichen

Ein Klick auf einen Eintrag öffnet den zugehörigen Vertrag mit dem Dokument in der Vorschau. Prüfen Sie, ob es sich wirklich um ein Duplikat handelt — und welcher der Verträge die gepflegten Felder, Aufgaben oder Kommentare trägt.

4. Entscheiden und aufräumen

Die Duplikaterkennung weist nur hin — sie löscht oder verändert nichts automatisch. Ist ein Vertrag tatsächlich doppelt, löschen Sie die überflüssige Version; sie landet zunächst im Papierkorb und ist damit nicht sofort endgültig verloren.

Häufige Fragen

Warum werden zwei Verträge mit völlig unterschiedlichen Titeln als Duplikat angezeigt?

Weil die Erkennung den Textinhalt der Dokumente vergleicht, nicht den Titel. Zwei unterschiedlich benannte Verträge mit demselben Inhalt sind aus Sicht der Erkennung Duplikate — genau solche Fälle sind manuell am schwersten zu finden.

Werden Duplikate automatisch gelöscht oder zusammengeführt?

Nein. Das Widget zeigt mögliche Duplikate nur an — die Entscheidung, ob und was gelöscht wird, bleibt vollständig bei Ihnen. Eine Zusammenführen-Funktion gibt es für Verträge nicht (anders als bei Kontakten).

Blenden Sie es über „Bericht hinzufügen" auf der Übersicht ein. Jede Nutzerin und jeder Nutzer stellt sich die eigene Übersicht individuell zusammen.

Was sollte ich prüfen, bevor ich ein Duplikat lösche?

Ob an der zu löschenden Version Felder, Aufgaben, Kommentare oder Verknüpfungen hängen, die an der verbleibenden Version fehlen. Übertragen Sie diese Informationen zuerst — gelöschte Verträge wandern zwar in den Papierkorb, gepflegte Feldwerte gehen beim endgültigen Löschen aber mit verloren.

Gut zu wissen

Umbenennen versteckt kein Duplikat. Da der Textinhalt zählt, bleibt ein doppeltes Dokument auch unter neuem Namen sichtbar — verlassen Sie sich beim Aufräumen also nicht auf Titel-Vergleiche.
Gleiche Vorlage ist kein Duplikat-Beweis. Verträge aus derselben Vorlage können sich ähneln — prüfen Sie vor dem Löschen immer im Dokument, ob wirklich derselbe Vertrag vorliegt.
Kontakt-Dubletten laufen separat: Für doppelte Kontakte gibt es eine eigene Funktion inklusive Zusammenführen.