Wie füge ich doppelte Kontakte zusammen?

Ihr Vorteil

Duplikate entstehen schnell: per CSV-Import, durch unterschiedliche Schreibweisen oder weil mehrere Teammitglieder denselben Kontakt anlegen. Mit der Zusammenführung halten Sie Ihre Kontaktliste sauber, ohne Datensätze manuell zu kopieren oder Verträge umzuhängen. ContractHero bietet Ihnen dafür zwei Wege — je nachdem, ob Sie systematisch alle Duplikate abarbeiten oder gezielt zwei bestimmte Kontakte zusammenführen möchten.

Voraussetzung: Sie benötigen Bearbeitungsrechte auf den betroffenen Kontakten.

Zwei Wege im Überblick

Weg 1 — Alle Duplikate systematisch abarbeiten: Öffnen Sie die Kontaktliste und klicken Sie auf „Duplikate zusammenführen" oben rechts. ContractHero schlägt automatisch erkannte Duplikat-Paare vor. Ideal zum Aufräumen der gesamten Kontaktbasis.
Weg 2 — Zwei konkrete Kontakte zusammenführen: Öffnen Sie einen Kontakt und klicken Sie oben rechts auf „Kontakte zusammenführen". Anschließend suchen und wählen Sie den zweiten Kontakt, mit dem zusammengeführt werden soll. Ideal, wenn Sie bereits wissen, welche zwei Datensätze zusammengehören — z. B. weil Sie die Dublette gerade beim Bearbeiten entdecken.

Weg 1: Alle Duplikate systematisch abarbeiten

2. Klicken Sie oben rechts auf „Duplikate zusammenführen"

Es öffnet sich ein Dialog mit allen potenziellen Duplikat-Paaren, die ContractHero gefunden hat. Im Dialog-Titel sehen Sie die Anzahl der gefundenen Duplikate (z. B. „12 Duplikate gefunden") — so haben Sie sofort einen Überblick, wie viele Paare Sie durchgehen müssen und können die Aufräum-Aktion in Zeitblöcke aufteilen, falls die Liste lang ist.

3. Wählen Sie den primären Kontakt

Im Dialog stehen zwei Kontakte nebeneinander. Über das Auswahlfeld rechts markieren Sie, welcher davon der primäre Kontakt wird — also der Datensatz, dessen Werte beim Zusammenführen bestehen bleiben. Der zweite Kontakt wird in den primären integriert.

4. Entscheiden Sie pro Paar

„Kein Duplikat" — wenn die beiden Kontakte trotz Ähnlichkeit eigenständig bleiben sollen. ContractHero merkt sich diese Entscheidung und schlägt dieses Paar nicht erneut vor.
„Vorschau →" — zeigt das Endergebnis des zusammengeführten Kontakts in einer Vorschau-Ansicht.

5. Bestätigen Sie die Zusammenführung

In der Vorschau klicken Sie auf „Zusammenführen", um den Merge endgültig durchzuführen. Mit „Zurück" kehren Sie zur Auswahl zurück, ohne etwas zu speichern.

Wenn keine Duplikate (mehr) vorhanden sind, zeigt der Dialog „Keine Duplikate gefunden."

Weg 2: Zwei konkrete Kontakte gezielt zusammenführen

Dieser Weg ist ideal, wenn Sie während der täglichen Arbeit eine Dublette entdecken — zum Beispiel beim Öffnen eines Kontakts — und diese sofort mit einem bestimmten anderen Kontakt zusammenführen möchten, ohne erst die Auto-Vorschläge in der Duplikatsuche durchgehen zu müssen.

1. Öffnen Sie den Kontakt

Öffnen Sie den Kontakt, den Sie zusammenführen möchten (z. B. über die Kontaktliste oder über einen verknüpften Vertrag).

2. Klicken Sie oben rechts auf „Kontakte zusammenführen"

Der Button sitzt direkt links neben „Kontakt bearbeiten". Es öffnet sich der Dialog „Kontakte zusammenführen".

3. Der aktuelle Kontakt erscheint links im Dialog

Der Dialog zeigt alle Stammdaten (Titel, Generell, Standort etc.) zur Kontrolle. Rechts sehen Sie das Suchfeld „Kontakte suchen", unten die Buttons „Abbrechen" und „Vorschau".

4. Wählen Sie den zweiten Kontakt

Sobald Sie im Feld „Kontakte suchen" zu tippen beginnen, filtert ContractHero die passenden Kontakte live — klicken Sie den gewünschten Kontakt an, um ihn für die Zusammenführung auszuwählen.

5. Klicken Sie unten rechts auf „Vorschau"

Sie sehen das kombinierte Ergebnis — also wie der zusammengeführte Kontakt aussehen wird, inklusive Auswahl des primären Datensatzes (dessen Werte bestehen bleiben) und aller verknüpften Verträge und Aufgaben.

6. Bestätigen Sie mit „Zusammenführen"

Der Merge ist danach endgültig. Mit „Abbrechen" verlassen Sie den Dialog ohne Änderung.

Häufige Fragen

Welche Daten bleiben nach dem Zusammenführen erhalten?

Die Werte des primären Kontakts bleiben bestehen. Verträge, Aufgaben und Aktivitäten des zweiten Kontakts werden auf den primären übertragen. Eine detaillierte Aufstellung, wie ContractHero bei einzelnen Feldern mit Werten des Sekundärkontakts umgeht, finden Sie in der Vorschau-Ansicht vor der finalen Bestätigung.

Wann sollte ich welchen Weg nutzen?

Weg 1 („Duplikate zusammenführen") eignet sich für das systematische Aufräumen: ContractHero schlägt Ihnen Duplikat-Paare vor, die Sie der Reihe nach abarbeiten. Weg 2 („Kontakte zusammenführen" direkt am Kontakt) ist der schnellere Weg, wenn Sie bereits wissen, welche beiden Kontakte zusammengehören — zum Beispiel, wenn Sie während der täglichen Arbeit auf eine Dublette stoßen.

Kann ich die Zusammenführung rückgängig machen?

Nein. Die Zusammenführung ist eine endgültige Aktion — unabhängig davon, welchen der beiden Wege Sie nutzen. Prüfen Sie daher die Vorschau sorgfältig, bevor Sie auf „Zusammenführen" klicken.

Wie erkennt ContractHero ein potenzielles Duplikat?

ContractHero vergleicht zentrale Kontaktfelder (z. B. Name und Adresse) und schlägt Paare mit hoher Übereinstimmung im Duplikate-Dialog (Weg 1) vor. Bei Weg 2 entscheiden Sie selbst, welche zwei Kontakte zusammengehören.

Wie viele Duplikate hat ContractHero gefunden?

Die Antwort steht im Titel des Dialogs „Duplikate zusammenführen" — direkt beim Öffnen des Modals sehen Sie die Anzahl aller aktuell erkannten Paare (z. B. „12 Duplikate gefunden"). Praktisch, um vor dem Einstieg die Größe der Aufräum-Aktion abzuschätzen.

Was passiert, wenn ich „Kein Duplikat" aus Versehen klicke?

Das Paar wird dauerhaft aus den Vorschlägen der Auto-Detection entfernt (Weg 1). Falls Sie diese Markierung zurücknehmen möchten, wenden Sie sich an support@contracthero.com. Alternativ können Sie die beiden Kontakte jederzeit über Weg 2 („Kontakte zusammenführen" direkt am Kontakt) manuell zusammenführen.

Ich finde den Button „Kontakte zusammenführen" nicht am Kontakt — was tun?

Der Button erscheint nur, wenn Sie Bearbeitungsrechte auf dem Kontakt haben. Ohne diese Rechte ist er ausgeblendet. Wenden Sie sich in dem Fall an eine:n Eigentümer:in in Ihrer Organisation, damit Ihre Rolle den entsprechenden Zugriff erhält.

Gut zu wissen

Zwei Wege, ein Ergebnis. Beide Wege führen zur gleichen Endaktion (Merge inklusive Vertrags-, Aufgaben- und Aktivitäts-Übertragung). Der Unterschied liegt nur beim Einstieg: Bulk-Vorschläge (Weg 1) vs. gezielte Einzel-Auswahl (Weg 2).
Bearbeitungsrechte auf beiden Kontakten sind Voraussetzung. Ohne diese sind die entsprechenden Schaltflächen nicht aktiv.
Zähler im Modal-Titel. Der Dialog „Duplikate zusammenführen" zeigt im Titel die Anzahl aller aktuell gefundenen Duplikat-Paare — praktisch, um zu wissen, ob es 3 oder 30 Paare sind, bevor Sie starten.
Beim Markieren als „Kein Duplikat" erscheint eine Bestätigung: „Erfolgreich als nicht-duplizierter Kontakt markiert."
Eine bereits zusammengeführte Verbindung lässt sich nicht automatisch wiederherstellen. Im Zweifel den Vorschau-Schritt zweimal prüfen.