Artikel über: Kontakte & Vertragspartner

Wie füge ich doppelte Kontakte zusammen?

Ihr Vorteil

Duplikate entstehen schnell: per CSV-Import, durch unterschiedliche Schreibweisen oder weil mehrere Teammitglieder denselben Kontakt anlegen. Mit der Zusammenführung halten Sie Ihre Kontaktliste sauber, ohne Datensätze manuell zu kopieren oder Verträge umzuhängen. ContractHero bietet Ihnen dafür zwei Wege — je nachdem, ob Sie systematisch alle Duplikate abarbeiten oder gezielt zwei bestimmte Kontakte zusammenführen möchten.

Voraussetzung: Sie benötigen Bearbeitungsrechte auf den betroffenen Kontakten.

Neu seit dem 30.10.2026: Die Duplikatsuche arbeitet jetzt mit Gruppen statt Paaren und erkennt mehr Dubletten. Die Funktion steht allen Kunden zur Verfügung.

Zwei Wege im Überblick

Weg 1 — Alle Duplikate systematisch abarbeiten: Öffnen Sie die Kontaktliste und klicken Sie auf „Duplikate zusammenführen" oben rechts. ContractHero schlägt automatisch erkannte Duplikat-Gruppen vor. Ideal zum Aufräumen der gesamten Kontaktbasis.
Weg 2 — Zwei konkrete Kontakte zusammenführen: Öffnen Sie einen Kontakt und klicken Sie oben rechts auf „Kontakte zusammenführen". Anschließend suchen und wählen Sie den zweiten Kontakt, mit dem zusammengeführt werden soll. Ideal, wenn Sie bereits wissen, welche zwei Datensätze zusammengehören.

Was sich am 30.10.2026 geändert hat

Gruppen statt Paare. Drei Dubletten desselben Kontakts erschienen früher als drei Paare (1+2, 1+3, 2+3). Jetzt sehen Sie eine Gruppe mit allen Einträgen und führen sie in einem Durchgang zusammen.
Ein primärer Kontakt pro Gruppe, alle übrigen werden in ihn hineingeführt.
Einzelne Einträge ausnehmen über die Checkbox in der Spalte „In Zusammenführung einbeziehen".
Leere Felder werden ergänzt. Die Werte des primären Kontakts gewinnen; leere Felder füllt ContractHero aus den übrigen Kontakten der Gruppe.
Bessere Erkennung. Namen müssen sich nicht mehr fast exakt gleichen — locker gefundene Treffer sind mit „ähnlich" gekennzeichnet.
Vorschau direkt in der Gruppe, als eigene Zeile mit der Markierung VORSCHAU.
Übersichtlicheres Layout und ein schneller ladender Dialog.

Weg 1: Alle Duplikate systematisch abarbeiten

2. Klicken Sie oben rechts auf „Duplikate zusammenführen"

Es öffnet sich der Dialog „Duplikate zusammenführen". Die Zahl in Klammern im Titel — zum Beispiel „Duplikate zusammenführen (2)" — nennt die Anzahl der gefundenen Gruppen, nicht der einzelnen Kontakte. So sehen Sie sofort, wie viele Fälle Sie durchgehen müssen.

Oben im Dialog steht der Hinweis: „Entfernen Sie das Häkchen bei Kontakten, die keine Duplikate sind. Der primäre Kontakt bleibt erhalten, die anderen werden mit ihm zusammengeführt."

3. Die Gruppe lesen

Jede Gruppe trägt den Namen des Kontakts als Überschrift und listet darunter alle zugehörigen Einträge mit ihren Stammdaten (Firmenname, Hauptansprechpartner, Rufnummer, Adresse, Stadt, Postleitzahl …).

Pro Zeile sehen Sie:

„Primärer Kontakt" — dieser Datensatz bleibt erhalten. Seine Checkbox ist fest gesetzt.
„Wird zusammengeführt" — dieser Eintrag wird in den primären Kontakt übernommen.
Ein Badge „Unternehmen" oder „Person" sowie die Anzahl der verknüpften Verträge (z. B. „2 Verträge").
Bei locker erkannten Treffern zusätzlich der Hinweis „ähnlich" hinter dem Namen.

4. Primären Kontakt festlegen

Soll ein anderer Datensatz der Gruppe erhalten bleiben, klicken Sie in seiner Zeile auf „Als primär festlegen". Die Markierung „Primärer Kontakt" wechselt dorthin.

Ist beim primären Kontakt ein Feld leer, übernimmt ContractHero den Wert aus einem der anderen Kontakte der Gruppe. Sie verlieren also keine Information, die nur im Zweitdatensatz stand.

5. Nicht passende Einträge ausnehmen

Gehört ein Eintrag der Gruppe tatsächlich nicht dazu, entfernen Sie den Haken in der Spalte „In Zusammenführung einbeziehen". Er bleibt dann als eigenständiger Kontakt bestehen.

6. Vorschau prüfen

Die unterste, hervorgehobene Zeile jeder Gruppe ist mit VORSCHAU markiert und zeigt, wie der zusammengeführte Kontakt aussehen wird. Sie aktualisiert sich, sobald Sie den primären Kontakt wechseln oder einen Eintrag abwählen.

7. Zusammenführen — oder als „Kein Duplikat" markieren

Unten rechts in jeder Gruppe stehen zwei Schaltflächen:

„Zusammenführen" — führt die Gruppe zusammen. Das ist endgültig.
„Kein Duplikat" — die Einträge bleiben eigenständig, und ContractHero schlägt diese Gruppe nicht erneut vor.

Jede Gruppe wird für sich entschieden; Sie können also eine zusammenführen und eine andere stehen lassen.

Weg 2: Zwei konkrete Kontakte gezielt zusammenführen

Dieser Weg ist ideal, wenn Sie während der täglichen Arbeit eine Dublette entdecken — zum Beispiel beim Öffnen eines Kontakts — und diese sofort mit einem bestimmten anderen Kontakt zusammenführen möchten.

1. Öffnen Sie den Kontakt

Öffnen Sie den Kontakt, den Sie zusammenführen möchten (z. B. über die Kontaktliste oder über einen verknüpften Vertrag).

2. Klicken Sie oben rechts auf „Kontakte zusammenführen"

Der Button sitzt direkt links neben „Kontakt bearbeiten". Es öffnet sich der Dialog „Kontakte zusammenführen".

3. Der aktuelle Kontakt erscheint links im Dialog

Der Dialog zeigt alle Stammdaten (Titel, Generell, Standort etc.) zur Kontrolle. Rechts sehen Sie das Suchfeld „Kontakte suchen", unten die Buttons „Abbrechen" und „Vorschau".

4. Wählen Sie den zweiten Kontakt

Sobald Sie im Feld „Kontakte suchen" zu tippen beginnen, filtert ContractHero die passenden Kontakte live — klicken Sie den gewünschten Kontakt an.

5. Klicken Sie unten rechts auf „Vorschau"

Sie sehen das kombinierte Ergebnis — inklusive des primären Datensatzes und aller verknüpften Verträge und Aufgaben.

6. Bestätigen Sie mit „Zusammenführen"

Der Merge ist danach endgültig. Mit „Abbrechen" verlassen Sie den Dialog ohne Änderung.

Häufige Fragen

Welche Daten bleiben nach dem Zusammenführen erhalten?

Die Werte des primären Kontakts bleiben bestehen. Wo beim primären Kontakt ein Feld leer ist, wird es aus den übrigen Kontakten der Gruppe ergänzt. Verträge, Aufgaben und Aktivitäten der anderen Kontakte werden auf den primären übertragen. Was genau zusammenkommt, zeigt die VORSCHAU-Zeile.

Was bedeutet die Zahl im Dialog-Titel?

Sie nennt die Anzahl der gefundenen Gruppen. „Duplikate zusammenführen (2)" heißt: zwei Fälle zu entscheiden — unabhängig davon, wie viele einzelne Kontakte in den Gruppen stecken.

Was bedeutet der Hinweis „ähnlich" hinter einem Namen?

Dass dieser Eintrag über die tolerantere Namenserkennung gefunden wurde und nicht exakt gleich heißt — zum Beispiel „ContractHero" neben „ContractHero GmbH". Solche Treffer lohnen einen zweiten Blick, bevor Sie zusammenführen.

Ein Kontakt in der Gruppe gehört nicht dazu — was tun?

Entfernen Sie den Haken in der Spalte „In Zusammenführung einbeziehen". Er bleibt dann eigenständig bestehen, die übrigen Einträge der Gruppe werden trotzdem zusammengeführt.

Was passiert, wenn ich „Kein Duplikat" klicke?

Die Gruppe wird dauerhaft aus den Vorschlägen entfernt — die Kontakte bleiben eigenständig. Falls Sie diese Markierung zurücknehmen möchten, wenden Sie sich an support@contracthero.com. Alternativ führen Sie die Kontakte jederzeit über Weg 2 manuell zusammen.

Kann ich die Zusammenführung rückgängig machen?

Nein. Die Zusammenführung ist endgültig — unabhängig davon, welchen Weg Sie nutzen. Prüfen Sie daher die VORSCHAU-Zeile sorgfältig, bevor Sie bestätigen.

Wie erkennt ContractHero ein potenzielles Duplikat?

ContractHero vergleicht zentrale Kontaktfelder wie Name und Adresse. Seit dem 30.10.2026 müssen sich die Namen nicht mehr fast exakt gleichen — die Erkennung ist toleranter und findet dadurch mehr Dubletten.

Warum sehe ich plötzlich mehr Duplikate als vorher?

Weil die Erkennung seit dem 30.10.2026 großzügiger vergleicht. Es sind nicht mehr Dubletten entstanden — es werden mehr davon gefunden. Treffer mit dem Hinweis „ähnlich" prüfen Sie am besten zuerst.

Ich finde den Button „Kontakte zusammenführen" nicht am Kontakt — was tun?

Der Button erscheint nur, wenn Sie Bearbeitungsrechte auf dem Kontakt haben. Wenden Sie sich an eine:n Eigentümer:in in Ihrer Organisation, damit Ihre Rolle den entsprechenden Zugriff erhält.

Gut zu wissen

Jede Gruppe wird einzeln entschieden. „Zusammenführen" und „Kein Duplikat" stehen pro Gruppe zur Verfügung — Sie müssen nicht alles in einem Rutsch abarbeiten.
Der primäre Kontakt bestimmt das Ergebnis. Wählen Sie den Datensatz mit den gepflegtesten Werten über „Als primär festlegen" — leere Felder werden ohnehin aus den anderen ergänzt.
Die Vertragsanzahl hilft bei der Wahl. Jede Zeile zeigt, wie viele Verträge an diesem Kontakt hängen. Der Datensatz mit den meisten Verträgen ist oft der sinnvollere primäre Kontakt.
„ähnlich" ist ein Prüfhinweis, kein Urteil. Die tolerantere Erkennung findet mehr — darunter auch Kontakte, die nur zufällig ähnlich heißen.
Zusammenführen ist endgültig. Eine bereits zusammengeführte Verbindung lässt sich nicht wiederherstellen.
Vor einer großen Aufräum-Aktion exportieren. Über „Ansicht exportieren" in der Kontaktliste sichern Sie den Stand vorher als Datei.