Artikel über: Kontakte & Vertragspartner

KI-Analyse für Kontakte: Wie lege ich Kontakttypen an und verknüpfe Kontakte mit Verträgen?

Ein Vertragspartner ist selten nur ein Name. Bei einem Lieferanten interessieren Zertifizierungen und Zahlungskonditionen, bei einer Privatperson eher IBAN und Anschrift, bei einem Kunden die Kundennummer. Kontakttypen sind der Mechanismus dafür: Jeder Typ hat seine eigenen Abschnitte und Felder. Sie pflegen damit pro Partnerart genau die Daten, die Sie wirklich brauchen — und nicht zwanzig leere Felder daneben.
Dieser Artikel zeigt beides: wie Sie Kontakttypen einrichten und wie die Kontakte anschließend an Ihren Verträgen landen.

Ihr Vorteil

Keine Feldwüste. Ein Lieferant zeigt Lieferantenfelder, eine Person Personenfelder. Was nicht zum Typ gehört, taucht gar nicht erst auf.
Saubere Auswertungen. Wenn alle Lieferanten dieselben Felder haben, lässt sich der Bestand filtern, exportieren und auswerten.
Einmal einrichten, immer nutzen. Der Typ definiert das Formular — jeder neue Kontakt dieser Art ist sofort richtig strukturiert.
Ein Vertrag, mehrere Partner. Steht auf einer Vertragsseite mehr als eine Partei, hinterlegen Sie beide, statt sich für eine zu entscheiden.

Voraussetzungen

Zum Anlegen und Ändern von Kontakttypen, Abschnitten und Feldern brauchen Sie Admin-Rechte auf Organisationsebene.
Kontakte anlegen und mit Verträgen verknüpfen kann jede Person mit Schreibrechten auf den jeweiligen Vertrag.

So funktioniert's

1. Die Kontakttypen ansehen

Navigieren Sie zu Einstellungen → Feldbaukasten → Kontaktfeldbaukasten. Die Seite hat drei Spalten:

Ihre Kontakttypen (links) — standardmäßig Dienstleister, Kunde, Lieferant, Person und Unternehmen, jeweils mit einem Farbpunkt.
Vorschau Ihres Kontaktes (Mitte) — so sieht ein Kontakt des ausgewählten Typs später aus.
Ihre Felder (rechts) — die Feldbibliothek Ihrer Organisation, mit Suche und Sortierung.

Klicken Sie links auf einen Typ, ändert sich die Vorschau. Gut zu sehen am Unterschied: Unternehmen hat die Abschnitte Generell, Standort, Ansprechpartner, Weitere Ansprechpartner und Rahmenbedingungen; Person stattdessen Generell, Standort, Finanzielles (mit IBAN und USt-IdNr.) und Rahmenbedingungen.

2. Einen eigenen Kontakttyp anlegen

Klicken Sie über der Typenliste auf das ⊕ (Neuen Kontakttyp hinzufügen). Der Dialog „Neuen Kontakttyp erstellen" fragt vier Dinge ab:

Name (Deutsch) — Pflichtfeld, zum Beispiel Behörde oder Versicherer.
Farbe — der Punkt, an dem Sie den Typ in Listen wiedererkennen.
Beschreibung (optional) — der Hinweis im Dialog sagt, wofür: „hilft der KI bei der Analyse zu entscheiden, wann ein Kontakt dieser Typ ist." Wenn Sie die KI-Analyse für Kontakte nutzen, lohnt sich hier ein klarer Satz.
Kontakttypvorlage (optional) — „Wählen Sie eine Kategorie aus, um deren Felder und Abschnitte in Ihre neue Kategorie zu kopieren." Sie starten damit auf einem bestehenden Typ statt bei null.

„Erstellen" legt den Typ an. Er erscheint sofort links in der Liste.

3. Abschnitte und Felder für den Typ einrichten

Die Vorschau in der Mitte ist der Bauplan des Typs.
Kopfzeile. Ganz oben steht der Bereich Titel mit dem Hinweis „Kontakt-Kopfzeile: Fügen Sie hier bis zu zwei einzeilige Textfelder ein, die oben auf der Kontaktseite angezeigt werden, z.B. ein Namensfeld." Das ist die Zeile, die später fett über dem Kontakt steht.
Abschnitte. Über das ⊕ neben Vorschau Ihres Kontaktes legen Sie mit „Neuen Abschnitt erstellen" eine neue Gruppe an — Sie vergeben nur einen Namen. Über das Symbol am Abschnitt selbst benennen Sie ihn später um oder entfernen ihn.
Felder. Rechts unter Ihre Felder liegt die Bibliothek. Ein vorhandenes Feld ziehen Sie in den gewünschten Abschnitt. Fehlt eines, legen Sie es über das ⊕ (Neues Feld hinzufügen) an. Der Dialog „Neues Feld" fragt:

Feldname (Deutsch) — Pflichtfeld.
Feldtyp — Datum, Einzeiliger Text, Geldbetrag, Link, Liste, Mehrzeiliger Text oder Zahl.
Pflichtfeld — Schalter, wenn das Feld immer gefüllt sein muss.
Feldbeschreibung — Hilfetext für die Personen, die den Kontakt später ausfüllen.

Über das Einstellungs-Symbol an einem Feld hinterlegen Sie zusätzlich einen KI-Prompt, damit die Analyse das Feld automatisch aus Verträgen befüllt.

Nicht vergessen: Änderungen am Aufbau werden erst mit „Speichern" oben rechts wirksam.

4. Einen Kontakt anlegen

Öffnen Sie Kontakte und klicken Sie auf „Neuer Kontakt". Zuerst wählen Sie oben den Kontakttyp — erst danach erscheint das passende Formular mit genau den Abschnitten und Feldern aus Schritt 3.
Rechts steht der Hinweis „Speichern Sie zuerst den Kontakt — Verträge und Aufgaben sind verfügbar, nachdem Sie diesen Kontakt gespeichert haben." Die Reiter Verträge, Aufgaben und Aktivität schalten sich also erst nach dem Speichern frei.

5. Einen Kontakt mit einem Vertrag verknüpfen

Die Verknüpfung entsteht im Vertrag, über das Feld Vertragspartner:

Vertrag öffnen und oben von „Einsehen" auf „Bearbeiten" wechseln.
Mit der Maus über das Feld Vertragspartner fahren — oben rechts erscheint ein ⊕ mit dem Hinweis „Bestehenden Kontakt verknüpfen".
Im Dialog unter „Kontakt auswählen" tippen und den passenden Kontakt wählen.
Mit „Hinzufügen" bestätigen.

Gibt es den Kontakt noch nicht, klicken Sie im selben Dialog auf „NEUER KONTAKT +". Es öffnet sich das Formular „Neuer Kontakt" direkt im Vertrag — inklusive Kontakttyp-Auswahl. Sie legen den Kontakt also an, ohne den Vertrag zu verlassen.

6. Mehrere Kontakte an einem Vertrag

Wiederholen Sie Schritt 5 einfach. Der neue Kontakt landet zusätzlich im Feld, der bestehende bleibt erhalten. Das ist der Normalfall bei Verträgen mit mehreren Parteien auf einer Seite — etwa zwei Gesellschaften einer Gruppe oder Mieter plus Bürge.
Pro Kontakt stehen im Feld fünf Aktionen bereit:

Aktion	Was passiert
Ausklappen / Einklappen	Zeigt die Felder des Kontakts direkt im Vertrag
Zum Kontakt	Öffnet die vollständige Kontaktseite
Kontakt bearbeiten	Öffnet den Kontakt zum Bearbeiten
Aus diesem Feld entfernen	Löst nur die Verknüpfung — der Kontakt selbst bleibt bestehen
Verifiziert alle Daten dieses Kontakts	Bestätigt alle KI-Werte dieses Kontakts auf einmal

7. Kontaktdaten direkt im Vertrag pflegen

„Ausklappen" blendet die Abschnitte des Kontakts — Generell, Standort und so weiter — unterhalb des Namens ein. Jedes Feld zeigt dort seinen Wert, KI-befüllte Felder zusätzlich die Schaltfläche „Verifizieren"; pro Abschnitt gibt es „Alle verifizieren". Sie können Stammdaten also prüfen und bestätigen, ohne den Vertrag zu verlassen.

Häufige Fragen

Kann ich ein zweites Kontaktfeld am Vertrag anlegen, zum Beispiel „Ansprechpartner Einkauf"?

Nein. Beim Anlegen eines neuen Vertragsfeldes stehen die Typen Checkbox, Datum, Einzeiliger Text, Formel, Geldbetrag, Intervall, Link, Liste, Mehrzeiliger Text, Zahl und Zeitspanne zur Auswahl — Kontakt ist nicht dabei. Vertragspartner ist damit das einzige Feld, über das echte Kontakte an einem Vertrag hängen. Für Namen, die keine Verknüpfung brauchen, legen Sie ein normales Textfeld an.

Kann ich einen bestehenden Vertrag von der Kontaktseite aus verknüpfen?

Nein. Auf der Kontaktseite finden Sie unter Vertragsliste eine Suche und „Neuer Vertrag" — Letzteres legt einen neuen Vertrag mit diesem Kontakt an. Einen bestehenden Vertrag verknüpfen Sie ausschließlich über das Feld Vertragspartner im Vertrag selbst.

Was passiert mit den Kontakten, wenn ich einen Kontakttyp lösche?

Prüfen Sie vorher, welche Kontakte an dem Typ hängen. Ein Typ definiert das Formular — verschwindet er, verlieren die Kontakte ihre Struktur. Legen Sie im Zweifel den neuen Typ an, ordnen Sie die Kontakte um und löschen Sie den alten erst danach.

Wie erkenne ich, worüber ein Vertrag an einem Kontakt hängt?

Auf der Kontaktseite trägt jeder Vertrag in der Vertragsliste den Hinweis „Verknüpft über: Vertragspartner".

Muss ich jedem Kontakttyp eigene Felder geben?

Nein. Felder aus Ihre Felder lassen sich in mehreren Typen verwenden — Adresse oder E-Mail brauchen Sie nur einmal anzulegen. Eigene Felder lohnen sich für das, was wirklich typspezifisch ist.

Wozu die Beschreibung beim Kontakttyp?

Sie hilft der KI bei der Analyse zu entscheiden, wann ein Kontakt diesem Typ zuzuordnen ist. Ohne KI-Analyse ist sie reine Dokumentation für Ihr Team.

Ein Kontakt existiert doppelt — was tun?

Nutzen Sie Duplikate zusammenführen in der Kontaktliste. Der verwandte Artikel dazu beschreibt den Ablauf.

Gut zu wissen

Erst der Typ, dann der Kontakt. Der Kontakttyp lässt sich am Anfang in einem Klick wählen — je später Sie umstellen, desto mehr Nacharbeit entsteht.
Mit einer Vorlage starten. Ein neuer Typ, der zu 80 % einem bestehenden gleicht, ist über Kontakttypvorlage in Sekunden angelegt.
Die Kopfzeile trägt maximal zwei Felder. Überlegen Sie kurz, welche zwei das sind — bei Unternehmen meist der Name, bei Personen Vor- und Nachname.
Speichern nicht vergessen. Abschnitte und Felder sind erst nach „Speichern" im Feldbaukasten scharf.
Verknüpfung ≠ Kontakt. „Aus diesem Feld entfernen" löst nur die Verbindung zum Vertrag. Den Kontakt selbst löschen Sie über „Kontakt löschen" auf der Kontaktseite.