Sichtbarkeit von Kontakten — wer sieht welche Kontakte und Verträge?

In ContractHero gibt es keine separate Berechtigungs-Schicht für Kontakte. Wer Kontakte sehen darf, sieht alle Kontakte Ihrer Organisation. Was er nicht überall sieht, sind die verknüpften Verträge — die folgen den normalen Berechtigungsregeln (Standard- oder APC-Konzept).
Das ist meist sinnvoll, kann aber zu Missverständnissen führen — etwa wenn jemand fragt: „Warum sehe ich diesen Kontakt, aber nicht alle Verträge dazu?" Dieser Artikel erklärt, wie die Sichtbarkeits-Logik tatsächlich funktioniert und worauf Sie achten sollten.

Ihr Vorteil

Ein klares Modell, wer was sieht, spart Ihnen Folge-Diskussionen:

Sales sieht den Kunden-Kontakt, aber nicht den geheimen Geschäftsführungs-Vertrag — ohne dass Sie den Kontakt verstecken müssen.
Externe Berater sehen die Lieferanten-Liste, aber nur die Verträge ihrer eigenen Vertragskategorie.
Audit-relevante Daten bleiben über die Vertrags-Berechtigung geschützt — nicht über kreative Kontakt-Workarounds.

So funktioniert die Kontaktsichtbarkeit

Schritt 1: Kontakte sind organisationsweit sichtbar

Jeder Mitarbeiter mit Lese-Berechtigung auf den Kontakte-Bereich sieht alle Kontakte in Kontakte → Übersicht — unabhängig davon, ob er die zugehörigen Verträge sehen darf.

Das bedeutet: Kontakt-Stammdaten (Firmenname, Adresse, Ansprechpartner, Telefon, E-Mail) sind transparent in der gesamten Organisation. Ein Kontakt wird nicht „versteckt", nur weil ein Vertrag dazu vertraulich ist.

Schritt 2: Verträge pro Kontakt folgen der Vertrags-Berechtigung

Wenn ein Mitarbeiter einen Kontakt öffnet, sieht er rechts die Vertragsliste zu diesem Kontakt — aber nur die Verträge, auf die er über sein Berechtigungs-Konzept Zugriff hat.

Beispiel: Der Kontakt „Aroundcity Immo GmbH" hat 3 Verträge — einen Mietvertrag (Team Real Estate), einen Lieferantenvertrag (Team Operations) und einen NDA (Team Legal). Wenn Lisa nur im Team Operations ist und nur Lieferantenverträge sieht, sieht sie auch nur diesen einen Vertrag — die anderen zwei sind für sie nicht in der Liste.

Schritt 3: Die Berechtigungs-Logik kommt aus den Rollen

Die eigentliche Sichtbarkeit der Verträge steuern Sie über das Berechtigungs-Konzept Ihrer Organisation — Standard oder APC. Die Rollen-Regeln definieren, welche Verträge sichtbar/bearbeitbar sind. Diese Regeln greifen automatisch auch in der Kontakt-Ansicht.

Was das in der Praxis bedeutet

Wer Kontakte anlegen, bearbeiten oder anschauen darf, sieht alle Kontakte.
Eine differenzierte „Kontakt X ist nur für User Y sichtbar"-Logik gibt es in ContractHero nicht. Stammdaten von Vertragspartnern sind organisationsweit transparent.

Wer Verträge nicht sehen darf, sieht sie auch nicht über den Umweg „Kontakt".
Die Vertrags-Berechtigung greift überall — auf der Vertragsliste, in der Kontakt-Ansicht, im Export, in Such-Ergebnissen. Es gibt keinen Schlupfweg, einen vertraulichen Vertrag „indirekt" über den Kontakt zu finden.

Häufige Fragen

Kann ich einen Kontakt nur für einen bestimmten User sichtbar machen?

Nein. Kontakte sind organisationsweit für alle User mit Kontakt-Lesezugriff sichtbar. Wenn Sie einzelne Personen wirklich nur einer Person zeigen wollen, ist ContractHero das falsche Werkzeug — dafür ist die Plattform bewusst transparent gebaut.

Wie verstecke ich vertrauliche Geschäftspartner?

Sie können den Kontakt nicht verstecken, aber alle dazu gehörenden Verträge können Sie über das Berechtigungs-Konzept schützen (Kategorie, Team, Status). Wer den Kontakt öffnet, sieht zwar den Firmennamen, aber keine vertraulichen Vertrags-Details.

Warum sehe ich einen Kontakt, aber keine Verträge dazu in der Liste?

Weil Sie auf keinen der mit dem Kontakt verknüpften Verträge Berechtigung haben. Der Kontakt selbst ist sichtbar (Stammdaten), die Verträge sind durch das Berechtigungs-Konzept gefiltert.

Wer kann Kontakte bearbeiten oder löschen?

Die Bearbeitungs-Rechte hängen an Ihrer Rolle. Schreibrechte auf Kontakte sind eine separate Berechtigung von Schreibrechten auf Verträge — fragen Sie Ihren Admin, falls Sie unsicher sind.

Kann ich pro Kontakttyp (Kunde, Lieferant, Dienstleister, Person, Unternehmen) unterschiedliche Sichtbarkeiten einrichten?

Nein. Kontakttypen steuern die Felder eines Kontakts (Feldbaukasten), nicht dessen Sichtbarkeit. Die Sichtbarkeit ist organisationsweit gleich.

Was passiert mit einem Kontakt, wenn der einzige Vertrag dazu gelöscht wird?

Der Kontakt bleibt bestehen — Kontakte und Verträge sind separate Objekte. Sie können den Kontakt manuell löschen, wenn er nicht mehr gebraucht wird.

Werden Kontakt-Anmerkungen genauso behandelt wie Stammdaten?

Ja. Alles im Kontakt-Datensatz (Stammdaten, Anmerkungen, Anschrift, Branche etc.) ist für alle User mit Lesezugriff auf den Kontakte-Bereich sichtbar.

Gut zu wissen

Kontakte sind keine Geheimhaltungs-Ebene. Wenn Sie wirklich geheime Geschäftspartner-Listen brauchen (M&A, geheime Tochtergesellschaften), gehört das nicht in ContractHero. Die Plattform ist auf Transparenz im Vertragsmanagement ausgelegt.
APC schützt Verträge, nicht Stammdaten. Auch mit dem strengsten APC-Setup bleibt der Kontakt als Eintrag sichtbar — geschützt sind die verknüpften Vertrags-Inhalte.
Audit-Logs zeigen Kontakt-Änderungen. Wer einen Kontakt bearbeitet, erscheint im Änderungsprotokoll. Das ist ein zusätzlicher Schutz gegen unbemerktes Manipulieren von Stammdaten.
Hauptansprechpartner und Geschäftspartner getrennt halten. Der Hauptansprechpartner-Eintrag eines Kontakts ist eine Konvention, kein Berechtigungs-Mechanismus. Wer den Kontakt sieht, sieht auch den Ansprechpartner.
Im Onboarding fragen wir das oft. „Wer darf welche Kontakte sehen?" ist im ersten Onboarding-Gespräch eine häufige Frage — die richtige Antwort lautet meistens: „Alle, die Kontakte sehen dürfen — die echte Trennung passiert über Vertrags-Berechtigungen."

Sie nutzen dieses Feature noch nicht oder möchten Ihre Berechtigungen sauberer aufsetzen?

Ihr Account Manager zeigt Ihnen, wie sich Rollen, APC und Vertragskategorien sinnvoll kombinieren lassen — 15 Minuten reichen meistens. Sprechen Sie uns über den Webchat, per E-Mail an support@contracthero.com oder telefonisch unter 030 / 577 123 32 an.