Kontaktfeldbaukasten: Unterschiedliche Arten von Kontakten verwalten

Ihr Vorteil

Sauber strukturierte Kontakte machen jede spätere Vertragsauswertung präziser: Lieferanten lassen sich nach IBAN-Vorhandensein filtern, Kunden nach Branche segmentieren, Privatpersonen nach Anrede ansprechen. Statt einen Sammeltopf mit Freitext-Notizen zu pflegen, gewinnen Sie eine konsistente Datenbasis, auf der KI-Extraktion, Reporting und Compliance-Prüfungen verlässlich aufsetzen.

So funktioniert's

1. Kontaktfeldbaukasten öffnen

Navigieren Sie zu Einstellungen.

Navigieren Sie zu Feldbaukasten → Kontaktfeldbaukasten.

Sie sehen das dreispaltige Layout:

Ihre Kontakttypen (links) — alle Kontakttypen Ihres Accounts (Standard: Dienstleister, Kunde, Lieferant, Person, Unternehmen).
Vorschau Ihres Kontaktes (Mitte) — wie ein Kontakt dieses Typs später aussieht: erst die Titel-Karte (Kontakt-Kopfzeile), darunter die thematischen Abschnitte (z. B. Generell, Standort).
Ihre Felder (rechts) — alphabetische Liste aller Felder Ihres Accounts mit Suchfeld.

2. Kontakttyp wählen

Klicken Sie in der linken Spalte auf einen Kontakttyp (z. B. „Kunde"). Die mittlere Spalte zeigt die zugewiesenen Felder und Abschnitte für diesen Typ.

3. Neuen Kontakttyp anlegen

Klicken Sie auf das grüne „+" rechts neben „Ihre Kontakttypen".

Im Dialog vergeben Sie einen Namen (z. B. „Kooperationspartner", „Makler", „Behörde") und wählen eine Farbe. Bei Bedarf können Sie auch eine bestehende Kontaktart als Vorlage nutzen, um deren Struktur zu übernehmen — das spart Zeit beim Aufbau ähnlicher Typen.

4. Titel-Karte: Kontakt-Kopfzeile gestalten

Ganz oben in der Mittelspalte sehen Sie die „Titel"-Karte mit dem Hinweis: „Kontakt-Kopfzeile: Fügen Sie hier bis zu zwei einzeilige Textfelder ein, die oben auf der Kontaktseite angezeigt werden, z. B. ein Namensfeld."

Damit definieren Sie, welche Informationen oben am Kontakt prominent erscheinen. Bei einer Privatperson sinnvoll: Vorname + Nachname. Bei einem Unternehmen: Firmenname + Rechtsform. Ziehen Sie die passenden Felder aus der rechten Spalte per Drag-and-Drop in die Titel-Karte.

5. Abschnitte und Felder gestalten

Darunter folgen die Abschnitte (z. B. Generell, Standort). Wie im Vertragsfeldbaukasten ziehen Sie Felder per Drag-and-Drop in den passenden Abschnitt. Über das grüne „+" neben „Vorschau Ihres Kontaktes" ergänzen Sie neue Abschnitte.

Felder, die in mehreren Kontakttypen vorkommen (z. B. Adresse, E-Mail, IBAN), pflegen Sie nur einmal in der rechten Spalte — ContractHero verwendet sie pro Kontakttyp je nach Zuordnung.

6. Speichern

Vergessen Sie nicht, oben rechts auf „Speichern" zu klicken — sonst gehen Drag-and-Drop-Änderungen beim Verlassen der Seite verloren.

Häufige Fragen

Wie unterscheiden sich die Standard-Kontakttypen?

ContractHero startet mit fünf voreingestellten Typen — Dienstleister, Kunde, Lieferant, Person, Unternehmen. Sie sind generische Vorlagen, die Sie an Ihre Gegebenheiten anpassen oder durch eigene Typen erweitern können.

Was ist der Unterschied zwischen einem Kontakttyp und einer Vertragskategorie?

Eine Vertragskategorie beschreibt einen Vertragstyp (Mietvertrag, NDA, Arbeitsvertrag). Ein Kontakttyp beschreibt die Art des Vertragspartners (Privatperson, GmbH, Behörde). Pro Vertrag gibt es eine Kategorie; pro Vertragspartner einen Kontakttyp. Beide steuern jeweils ihre eigenen Felder.

Können verschiedene Kontakttypen dieselben Felder teilen?

Ja — Felder leben im Account, nicht im Kontakttyp. Wenn Sie ein Feld „IBAN" anlegen und in „Lieferant" + „Dienstleister" zuweisen, ist es technisch dasselbe Feld. Werte werden pro Kontakt separat gespeichert.

Kann ich Kontakttypen nachträglich ändern?

Ja. Sie können den Kontakttyp eines bestehenden Kontakts ändern — die strukturierten Felder werden dann nach dem neuen Schema angezeigt, vorhandene Werte bleiben (sofern das Feld auch im neuen Typ vorhanden ist).

Wer darf den Kontaktfeldbaukasten verwalten?

Standardmäßig nur Mitglieder mit Eigentümer-Status oder einer Rolle, die die Feldbaukasten-Berechtigung explizit freigeschaltet hat. Reguläre Mitglieder sehen die Felder zwar an den Kontakten, können aber das Schema nicht ändern.

Wie viele Kontakttypen sind sinnvoll?

Faustregel: 5–8 klar abgegrenzte Typen reichen für die meisten Organisationen. Mehr als 10 wird unübersichtlich — lieber generische Typen halten und Unterschiede über Listenfelder oder Tags abbilden.

Gut zu wissen

Titel-Karte clever nutzen. Die Kontakt-Kopfzeile entscheidet, was bei der Vertragsanlage und in Listen prominent zu sehen ist. Wer den falschen Wert oben hat, sucht später länger. Für Unternehmen: Firmenname + Rechtsform. Für Privatpersonen: Vor- + Nachname.
IBAN nicht doppelt anlegen. Einer der häufigen Fehler: ein Feld „IBAN" und ein Feld „Bankverbindung" parallel zu pflegen. Lieber ein zentrales Feld pro Information — das spart Wartung und vermeidet Inkonsistenz.
Kontaktvorlage spart Setup. Wenn Ihr neuer Typ einem bestehenden ähnelt (z. B. „Kooperationspartner" zu „Dienstleister"), nutzen Sie beim Anlegen die Vorlage — Struktur, Felder, Abschnitte werden kopiert, Sie passen nur Abweichungen an.
Erst Vertragsfeldbaukasten, dann Kontaktfeldbaukasten. Für ein konsistentes Datenmodell lohnt es sich, beide Feldbaukästen gemeinsam zu durchdenken — bestimmte Felder (z. B. „Accountmanager intern") können sowohl am Vertrag als auch am Kontakt sinnvoll sein.
Speichern nicht vergessen. Strukturelle Änderungen (Felder verschieben, Abschnitte ergänzen) werden erst beim Klick auf „Speichern" oben rechts gespeichert.