Kontakte: Vertragspartner sauber anlegen und verwalten

Ihr Vorteil

Statt dieselbe Adresse bei zehn Verträgen einzeln zu tippen, pflegen Sie sie einmal als Kontakt — und alle verknüpften Verträge bleiben konsistent. Wenn der Vertragspartner umzieht, ändern Sie die Adresse an einer einzigen Stelle. Das spart Pflegeaufwand, reduziert Datenmüll und macht Reportings (welche Verträge hängen an welchem Partner?) sofort beantwortbar.

So funktioniert's

1. Kontakt-Übersicht öffnen

Klicken Sie in der linken Navigation auf Kontakte.

Sie sehen die Tabelle aller Vertragspartner mit den Standard-Spalten Name, Anzahl Verträge, Hauptansprechpartner, E-Mail, Rufnummer, Adresse, Stadt, Postleitzahl, Land, Website, Anmerkungen, USt-IdNr., Anzahl der Mitarbeiter und Kontakttyp. Über das Suchfeld „Kontakte suchen" finden Sie einen bestimmten Partner schnell, unten links zeigt der Zähler „Anzahl: X" die Gesamtzahl an.

2. Neuen Kontakt anlegen

Oben rechts klicken Sie auf „+ Neuer Kontakt".

Es öffnet sich ein Formular, in dem Sie zwischen Unternehmen und Person wählen und alle relevanten Stammdaten erfassen — Generell (Hauptansprechpartner, E-Mail, Rufnummer), Standort (Adresse, Postleitzahl, Stadt, Land) und Firmenstammdaten (Rechtsform, USt-IdNr., Branche, Website, Anzahl Mitarbeiter, …).

3. Eigene Ansichten speichern

Sobald Sie die Spalten und Filter haben, die Sie regelmäßig brauchen, öffnen Sie oben das Dropdown „Ansicht: Standardansicht" und wählen „Neue Ansicht speichern". Im Dialog vergeben Sie einen Namen (z. B. „Kunden DACH 2026") und entscheiden über zwei optionale Schalter — „Als Standardansicht festlegen" und „Ansicht mit dem gesamten Team teilen". Wiederfinden können Sie eigene Ansichten anschließend unter „Meine Ansichten" im selben Dropdown.

4. Kontakt bearbeiten

Klick auf einen Kontaktnamen öffnet die Detailansicht mit den drei Bereichen Generell, Standort und Firmenstammdaten. Über „Kontakt bearbeiten" oben passen Sie Felder an, über „Kontakte zusammenführen" verschmelzen Sie Dubletten (siehe Verwandte Artikel). Auf der rechten Seite zeigen die Tabs Verträge und Aufgaben, welche Datensätze bereits mit diesem Kontakt verknüpft sind — inklusive Direkt-Button „+ Neuer Vertrag" für diesen Partner.

5. Ansicht exportieren

Über das Dropdown „Ansicht: …" erreichen Sie „Ansicht exportieren" — die aktuell sichtbaren Kontakte werden mit Spalten und Filtern als Datei heruntergeladen.

Häufige Fragen

Wie unterscheidet ContractHero zwischen Unternehmen und Person?

Über den Kontakttyp. Beim Anlegen wählen Sie, ob es sich um ein Unternehmen oder eine Person handelt — der Typ erscheint in der Detailansicht als farbiges Badge neben dem Namen und steuert, welche Felder als sinnvoll angezeigt werden (z. B. Rechtsform und USt-IdNr. sind nur bei Unternehmen relevant).

Welcher Unterschied besteht zwischen Hauptansprechpartner und weiteren Ansprechpartnern?

Der Hauptansprechpartner ist die Person, die in Listen, Vorlagen und Signaturanfragen standardmäßig verwendet wird. Weitere Ansprechpartner ergänzen das Bild — z. B. eine zweite Buchhaltungs-E-Mail oder eine CC-Adresse für Vertragsthemen — und können in der Spaltenauswahl eingeblendet werden.

Wie verknüpfe ich doppelte Kontakte?

Klicken Sie auf „Duplikate zusammenführen" oben in der Kontaktliste. ContractHero zeigt potenzielle Dubletten an und Sie entscheiden pro Paar, welche Daten in den finalen Kontakt übernommen werden — verknüpfte Verträge bleiben an der zusammengeführten Karte.

Kann ich Kontakte importieren?

Aktuell legen Sie Kontakte direkt aus der Vertragsliste an (beim Vertrags-Anlegen) oder einzeln über „+ Neuer Kontakt". Ein Massen-Import läuft heute über den XLS-Import der Verträge — die Vertragspartner werden dabei mit erstellt.

Was bedeutet die Zahl in der Spalte „Anzahl Verträge"?

Sie zeigt, wie viele aktive und archivierte Verträge mit diesem Kontakt verknüpft sind. Per Klick auf den Kontakt sehen Sie die einzelnen Verträge rechts im Reiter Verträge.

Gut zu wissen

Kontaktfeldbaukasten: Eigene Felder (z. B. „Kreditrating", „Notiz Beziehung") legen Sie unter Einstellungen → Feldbaukasten → Kontaktfeldbaukasten an. Diese Felder erscheinen automatisch in der Spaltenauswahl und in der Detailansicht.
Verknüpfung mit Verträgen: Beim Anlegen eines Vertrags können Sie einen bestehenden Kontakt auswählen oder direkt neu anlegen — beides landet in derselben Kontaktliste.
„Anzahl Verträge: 0": Kontakte ohne verknüpfte Verträge sind häufig Karteileichen aus Test-Imports. Über die Sortierung der Spalte „Anzahl Verträge" finden Sie diese schnell.
Geteilte Ansichten: Wie bei der Vertragsliste können Ansichten team-weit geteilt werden — alle sehen denselben Stand. Bearbeiten kann die geteilte Ansicht nur die Person, die sie erstellt hat.
Stammdaten zentral pflegen: Adressänderungen am Kontakt wirken sofort auf alle verknüpften Verträge — die Verträge ziehen die Daten dynamisch.