Artikel über: Kontakte & Vertragspartner

Wie lösche ich Kontakte in ContractHero?

Nach einem Import oder einer Testphase sammeln sich schnell Kontakte an, die niemand mehr braucht — Dubletten, Karteileichen, versehentlich angelegte Einträge. Sie können einzelne Kontakte löschen oder mehrere auf einmal. Wichtig dabei: gelöscht wird endgültig, und nicht jeder Kontakt lässt sich überhaupt löschen.

Ihr Vorteil

Eine aufgeräumte Kontaktliste ist mehr als Kosmetik. Wenn in der Auswahl beim Vertragsanlegen fünf Varianten derselben Firma stehen, landen Verträge beim falschen Eintrag — und Ihre Auswertung „welche Verträge hängen an diesem Partner?" stimmt nicht mehr. Statt Altlasten einzeln wegzuklicken, räumen Sie die Liste in einem Durchgang auf. Die Schutzregeln verhindern dabei, dass Ihnen versehentlich ein Kontakt mit aktiven Verträgen verloren geht.

Einen einzelnen Kontakt löschen

Öffnen Sie Kontakte in der linken Navigation und klicken Sie auf den Kontakt. In der Detailansicht löschen Sie den Eintrag über das Aktions-Menü. ContractHero fragt nach einer Begründung — diese ist verpflichtend und landet im Änderungsprotokoll.

Mehrere Kontakte auf einmal löschen

1. Kontakte auswählen

In der Kontaktliste erscheinen für Nutzer mit vollem Zugriff Checkboxen vor jeder Zeile. Sie wählen entweder einzelne Kontakte an oder nutzen „Alle auswählen".

„Alle auswählen" bezieht sich immer auf Ihren aktuellen Filter beziehungsweise Ihre Suche — nicht auf alle Kontakte Ihrer Organisation. Filtern Sie also zuerst (zum Beispiel auf „Anzahl Verträge: 0"), und wählen Sie erst dann alles aus.

2. Löschen anstoßen

Sobald mindestens ein Kontakt ausgewählt ist, erscheint die Löschen-Option in der Toolbar über der Liste.

3. Den Prüf-Dialog lesen

Vor dem Löschen zeigt ContractHero einen Dialog mit zwei Gruppen:

Kontakte, die gelöscht werden können
Kontakte, die nicht gelöscht werden können — jeweils mit dem Grund

Das ist Ihre Kontrollinstanz. Nur die erste Gruppe wird gelöscht, die zweite bleibt unberührt.

4. Begründung angeben und bestätigen

Wie bei der Einzellöschung ist eine Begründung verpflichtend. Bei einer Massenlöschung gilt eine Begründung für den gesamten Vorgang, nicht pro Kontakt. Danach wird gelöscht — endgültig.

5. Benachrichtigung

Nach einer Massenlöschung geht eine Benachrichtigung raus, je nach bestehenden Einstellungen auch per E-Mail. Darin steht, wer wie viele Kontakte mit welcher Begründung gelöscht hat. Pro Massenaktion gibt es genau eine Benachrichtigung, nicht eine pro Kontakt.

Häufige Fragen

Warum kann ich einen Kontakt nicht löschen?

Dafür gibt es zwei Gründe, und sie gelten beim Einzel- wie beim Massenlöschen gleichermaßen:

Der Kontakt ist noch mit mindestens einem Vertrag verknüpft. Sonst blieben Verträge ohne Vertragspartner zurück.
Der Kontakt wird in einer Mitglieder-Rolle verwendet.

Im ersten Fall lösen Sie die Verknüpfung am Vertrag, oder Sie führen den Kontakt per Kontakte zusammenführen mit dem Eintrag zusammen, den Sie behalten wollen — dabei wandern die Verträge mit und der doppelte Eintrag verschwindet.

Landen gelöschte Kontakte im Papierkorb?

Nein. Der Papierkorb gilt ausschließlich für Verträge. Kontakte werden endgültig gelöscht und lassen sich nicht wiederherstellen. Wenn Sie unsicher sind, exportieren Sie die Ansicht vorher über „Ansicht exportieren" — dann haben Sie die Stammdaten noch als Datei.

Kann ich eine Löschung rückgängig machen?

Nein. Welche Kontakte wann von wem und mit welcher Begründung gelöscht wurden, sehen Sie im Änderungsprotokoll — die Daten selbst sind aber weg.

Wer darf Kontakte löschen?

Nutzer mit vollem Zugriff. Über die Rollen können Sie Löschrechte einschränken, sodass nur bestimmte Personen löschen dürfen. Wer nur Schreibrechte ohne Löschrechte hat, sieht weder die Checkboxen noch die Löschen-Option.

Ich habe gefiltert und „Alle auswählen" geklickt — wie viele Kontakte sind das jetzt?

Genau die, die Ihr Filter oder Ihre Suche gerade anzeigt. Prüfen Sie zur Sicherheit den Zähler „Anzahl: X" unten links in der Liste, bevor Sie löschen.

Was passiert mit den Aufgaben an einem Kontakt?

Aufgaben gehören in ContractHero immer zu einem Vertrag, nicht zu einem Kontakt. Am Kontakt sehen Sie die Aufgaben der Verträge, die mit ihm verknüpft sind.

Da ein Kontakt mit verknüpften Verträgen ohnehin nicht gelöscht werden kann, stellt sich die Frage in der Praxis kaum: Löschbar sind nur Kontakte ohne Vertragsbezug, und an denen hängen auch keine Aufgaben.

Gut zu wissen

Erst filtern, dann auswählen. Sortieren oder filtern Sie die Spalte „Anzahl Verträge" auf 0 — das sind die Kandidaten, die sich tatsächlich löschen lassen. Alles andere blockiert der Prüf-Dialog ohnehin.
Zusammenführen statt löschen. Bei Dubletten ist Kontakte zusammenführen fast immer der richtige Weg: Sie behalten die Vertragsverknüpfungen und entscheiden pro Feld, welcher Wert bleibt.
Die Begründung ist nicht nur Pflichtfeld. Sie steht später im Änderungsprotokoll. „Testimport März aufgeräumt" hilft bei der nächsten Rückfrage deutlich mehr als „alt".
Vorher exportieren. Zwei Klicks über „Ansicht exportieren", und Sie haben die Stammdaten der Kontakte gesichert, falls doch noch jemand danach fragt.
Anders als bei Verträgen gibt es kein Sicherheitsnetz. Verträge landen beim Löschen im Papierkorb und sind wiederherstellbar. Für Kontakte gilt das nicht — deshalb lohnt der Blick in den Prüf-Dialog, bevor Sie bestätigen.
Kontakte entstehen auch automatisch. Die Vertragsanalyse legt Vertragspartner bei Bedarf selbst an. Wenn Ihre Liste immer wieder zuwächst, lohnt ein Blick darauf, über welche Wege Verträge in Ihr System kommen.