Reporting: Berichte und Auswertungen aus Ihren Vertragsdaten erstellen

Mit dem neuen Reporting-Bereich verwandeln Sie Ihre Verträge in aussagekräftige Auswertungen — direkt in ContractHero, ohne den Umweg über Excel. Analysieren Sie Kostenverläufe, Vertragsvolumen, Fristen, Lieferanten oder Risiken in Diagrammen, Kennzahlen und Listen. Alles auf Basis der Daten, die ohnehin schon in Ihren Verträgen stecken.

Ihr Vorteil

Vertragsmanagement ist mehr als eine Ablage — die Daten in Ihren Verträgen erzählen eine Geschichte über Kosten, Risiken und Sparpotenziale. Mit Reporting greifen Sie darauf direkt zu:

Datenbasis statt Bauchgefühl. Beantworten Sie „Wie hoch sind unsere Vertragskosten im Q3?", „Welcher Lieferant konzentriert das größte Volumen?" oder „Welche Verträge laufen in 90 Tagen aus?" mit einem Bericht — nicht mit einer Excel-Sammlung.
Immer aktuell. Berichte greifen live auf Ihre Vertragsdaten zu. Ändert sich ein Vertrag, aktualisiert sich der Bericht automatisch.
Individuell pro Person. Jeder Nutzer speichert seine eigenen Berichte — genau die, die für seine Rolle relevant sind. Finance analysiert Kosten, Legal fokussiert auf Risiken, Einkauf auf Lieferantenkonzentration.
Schneller Wechsel zwischen Perspektiven. Filter und Gruppierungen anpassen — in Sekunden ist die nächste Auswertung sichtbar.

So funktioniert's

Schritt 1: Reporting-Bereich öffnen

Links in der Sidebar finden Sie den neuen Bereich „Reporting". Klicken Sie darauf, um in die Berichtsansicht zu wechseln.

Schritt 2: Neuen Bericht erstellen

Legen Sie einen neuen Bericht an und wählen Sie:

Datenbasis — welche Vertragskategorie oder welchen Ausschnitt Ihrer Verträge Sie auswerten möchten.
Filter — schränken Sie ein, z. B. auf einen Zeitraum, einen Status, einen Vertragspartner, einen Zahlzyklus oder ein Team.
Gruppierung — nach welcher Dimension die Daten aggregiert werden (z. B. je Kategorie, je Lieferant, je Monat).
Darstellungsform — als Diagramm (Linie, Balken, Torte), als Kennzahl oder als Liste.

Schritt 3: Bericht speichern

Wenn die Auswertung passt, speichern Sie den Bericht mit einem sprechenden Namen (z. B. „Kostenverlauf Marketing 2026"). Der Bericht bleibt in Ihrem Reporting-Bereich verfügbar und aktualisiert sich automatisch, sobald sich die zugrunde liegenden Vertragsdaten ändern.

Schritt 4: Auswertung anpassen

Öffnen Sie einen gespeicherten Bericht jederzeit erneut. Ändern Sie Filter, Zeitraum oder Darstellung — Ihre Anpassungen können Sie überschreiben oder als neuen Bericht daneben ablegen.

Typische Anwendungsfälle

Finance — Kostenverläufe. „Wie entwickeln sich unsere Vertragsausgaben je Kategorie über die letzten 12 Monate?" — Liniendiagramm nach Monat, gefiltert nach Kategorie.
Einkauf — Lieferantenkonzentration. „Bei welchen Lieferanten liegt unser größtes Ausgabenvolumen?" — Balkendiagramm nach Vertragspartner, sortiert absteigend.
Legal — Kündigungsfristen. „Welche Verträge laufen in den nächsten 90 Tagen aus?" — Liste, gefiltert nach Endedatum.
Management — Vertragliche Verpflichtungen. „Wie hoch sind unsere gesamten Vertragskosten für das laufende Jahr?" — Kennzahl, gefiltert nach Kalenderjahr.
Renewal-Planung. „Welche Verträge verlängern sich automatisch im nächsten Quartal, wenn wir nicht kündigen?" — Liste nach Automatik-Verlängerung + Datum.

Häufige Fragen

Wer sieht meine Berichte?

Nur Sie. Berichte werden auf Nutzer-Ebene gespeichert — vergleichbar mit gespeicherten Ansichten in der Vertragsliste. Kolleg:innen sehen Ihre Berichte nicht automatisch. Das Teilen von Berichten ist in dieser Version noch nicht möglich.

Wie kann mein Team dieselbe Auswertung nutzen?

Aktuell muss jede Person den Bericht in ihrem Account selbst anlegen. Wir arbeiten daran, das Teilen von Berichten sowie Reporting-Widgets im Dashboard in einem der nächsten Releases zu ermöglichen. Bis dahin: Filter- und Gruppierungs-Setup als Anleitung an das Team weitergeben.

Aktualisieren sich Berichte automatisch?

Ja. Ein gespeicherter Bericht zieht seine Daten live aus Ihren Verträgen. Bearbeiten Sie einen Vertrag oder legen einen neuen an, spiegelt sich das im nächsten Aufruf des Berichts wider.

Welche Diagrammtypen stehen zur Verfügung?

Linien-, Balken- und Kreisdiagramme sowie Kennzahlen und Listendarstellungen. Welche Darstellung am besten passt, hängt vom Zweck ab: Zeitverläufe → Linie, Vergleiche → Balken, Anteile → Torte, Einzelwerte → Kennzahl.

Kann ich Berichte exportieren?

Ein Export in gängige Datei-Formate ist in Planung. Bitte prüfen Sie den aktuellen Stand direkt in der Anwendung oder sprechen Sie Ihren Account Manager an.

Wirkt sich Reporting auf meine bestehenden Daten aus?

Nein. Berichte sind reine Lese-Auswertungen — Ihre Vertragsdaten werden nicht verändert. Sie können also frei ausprobieren, ohne etwas zu riskieren.

Was ist der Unterschied zu einer gespeicherten Ansicht in der Vertragsliste?

Eine gespeicherte Ansicht zeigt die Verträge selbst in Tabellenform mit Ihren Filtern. Ein Bericht ist eine Auswertung über die Verträge hinweg — mit Aggregation (Summe, Anzahl, Verlauf) und Visualisierung. Beides ergänzt sich: Ansicht für die operative Arbeit am einzelnen Vertrag, Bericht für die strategische Auswertung.

Was, wenn meine Filter kein Ergebnis liefern?

Prüfen Sie, ob die Filter zu eng gewählt sind (z. B. Zeitraum, Kategorie kombiniert). Weichen Sie ein Kriterium auf oder wählen Sie die Datenbasis breiter. Kein Ergebnis heißt nicht, dass Reporting nicht funktioniert — nur, dass zu diesen Kriterien keine Verträge passen.

Gut zu wissen

Klein anfangen zahlt sich aus. Legen Sie zuerst einen einfachen Bericht an — z. B. eine Kennzahl „Anzahl aktiver Verträge" — bevor Sie komplexe Filter kombinieren. So bauen Sie ein Gefühl dafür auf, wie das Tool reagiert.
Sprechende Namen sparen Zeit. „Kostenverlauf Marketing 2026" ist beim Wiederauffinden hilfreicher als „Bericht 3". Wenn Ihre Berichtsliste wächst, danken Sie sich später dafür.
Reporting funktioniert nur so gut wie Ihre Daten. Fehlen in vielen Verträgen z. B. das Feld „Vertragspartner" oder „Kategorie", liefern Auswertungen zu diesen Feldern unvollständige Bilder. Ein sauber gepflegter Datenbestand ist die Basis.
Berichte ersetzen keine Vertragsansicht. Wenn Sie einzelne Verträge finden oder bearbeiten wollen, nutzen Sie die Vertragsliste mit gespeicherten Ansichten. Berichte sind für die Aggregation über viele Verträge.
Ausblick — Reporting + Dashboard. In einem kommenden Release werden gespeicherte Berichte auch als Widgets auf dem individuellen Dashboard platziert werden können — die wichtigsten Kennzahlen direkt nach dem Login. Aktuell noch nicht enthalten.

Sie nutzen dieses Feature noch nicht oder möchten es ausbauen?

Ihr Customer Success Manager zeigt Ihnen gerne, wie Sie Reporting sinnvoll in Ihre Vertragsprozesse einbinden — welche Fragen sich mit Berichten beantworten lassen und welche Daten dafür in Ihren Verträgen gepflegt sein sollten. 15 Minuten reichen meistens. Sprechen Sie uns über den Webchat oder per E-Mail an support@contracthero.com an.