Feldbaukasten: Wie erstelle und bearbeite ich Kategorien?

Jede Vertragskategorie in ContractHero bringt ihre eigenen Felder, Abschnitte und Berechtigungen mit. Die mitgelieferten Kategorien decken die Standardfälle ab — sobald Ihr Portfolio eigene Vertragsarten enthält, legen Sie eigene Kategorien an.

Ihr Vorteil

Ihre Vertragsarten, Ihre Struktur. Statt alles in „Sonstige" zu sammeln, bekommt jede Vertragsart die Felder, die sie wirklich braucht — und nur die.
Saubere Auswertungen. Kategorien sind die Grundlage für Filter, Ansichten und Reports. Wer sie sauber trennt, kann später gezielt auswerten statt zu suchen.
Berechtigungen greifen pro Kategorie. Ob im Standard-System oder im APC — die Kategorie ist die Einheit, über die Sie Zugriff steuern. Eine gute Kategorienstruktur ist die Voraussetzung für ein gutes Rollenkonzept.
Nicht bei Null anfangen. Ähnliche Kategorien übernehmen Sie als Vorlage, statt jedes Feld erneut anzulegen.

So funktioniert's

1. Neue Kategorie anlegen

Öffnen Sie den Vertragsfeldbaukasten (Einstellungen → Feldbaukasten → Vertragsfeldbaukasten). Über der Liste „Ihre Kategorien" klicken Sie auf das +-Symbol.

2. Die Kategorie einrichten

Es öffnet sich ein Dialog mit drei Angaben:

Name — wie die Kategorie in Listen, Filtern und Reports erscheint.
Farbe — die farbliche Kennzeichnung in der Vertragsliste. Hilft beim Scannen langer Listen mehr, als man erwartet.
Bestehende Kategorie als Vorlage — optional. Wählen Sie hier eine vorhandene Kategorie aus, übernimmt die neue deren Struktur. Der schnellste Weg, wenn Sie etwa neben „Lieferantenvertrag" eine Variante für einen anderen Geschäftsbereich brauchen.

3. Bestehende Kategorie bearbeiten

Fahren Sie in der Liste mit der Maus über die Kategorie, die Sie ändern möchten, und klicken Sie sie an. Sie landen in den Einstellungen dieser Kategorie und können dort ändern:

den Namen
die Übersetzung für Deutsch und Englisch
die Farbe
oder die Kategorie löschen

4. Felder und Abschnitte ergänzen

Die Kategorie ist damit angelegt, aber noch leer. Die eigentliche Arbeit passiert danach: Felder anlegen und in Abschnitte gruppieren. Beides ist in eigenen Artikeln beschrieben — siehe „Verwandte Artikel" unten.

Häufige Fragen

Wozu die Übersetzungsfelder?
Wenn Ihr Team zweisprachig arbeitet, sehen Nutzende die Kategorie in der Sprache ihrer Oberfläche. Ohne hinterlegte Übersetzung erscheint überall der Originalname.

Was passiert mit den Verträgen, wenn ich eine Kategorie lösche?
Löschen Sie eine Kategorie nicht, solange Verträge daran hängen. Verschieben Sie die Verträge vorher in die Zielkategorie — am schnellsten per Massenbearbeitung.

Was übernimmt die Vorlagen-Funktion genau?
Die Struktur der gewählten Kategorie. Vertragsdaten werden nicht kopiert — Sie erhalten eine leere Kategorie mit demselben Aufbau.

Wie viele Kategorien sind sinnvoll?
So wenige wie möglich, so viele wie nötig. Jede Kategorie ist eigener Pflegeaufwand: eigene Felder, eigene Prompts, eigene Berechtigungsregeln. Wenn sich zwei Kategorien nur in einem Feld unterscheiden, ist meist ein zusätzliches Feld die bessere Lösung als eine zweite Kategorie.

Wer darf Kategorien anlegen und bearbeiten?
Der Feldbaukasten liegt in den Organisationseinstellungen — der Zugriff hängt an Ihrer Rolle. Prüfen Sie im Zweifel Ihre Rollen und Berechtigungen.

Wirkt eine neue Kategorie auch auf Bestandsverträge?
Nein, eine neue Kategorie ist zunächst leer. Bestehende Verträge ordnen Sie ihr aktiv zu — einzeln oder per Massenbearbeitung.

Gut zu wissen

Erst die Struktur, dann die Verträge. Wer Kategorien und Felder vor dem großen Import aufsetzt, spart sich das nachträgliche Umsortieren von hunderten Verträgen.
Kategorienamen sind später schwer zu ändern. Nicht technisch — aber sie stehen in Ansichten, Reports, Berechtigungsregeln und im Sprachgebrauch des Teams. Ein kurzer Abstimmungsmoment am Anfang lohnt sich.
Farbe ist kein Dekor. In einer Liste mit 500 Verträgen ist die Farbcodierung der schnellste Weg, Vertragsarten auseinanderzuhalten.
Vorlage schlägt Copy-Paste. Bei ähnlichen Kategorien immer die Vorlagen-Funktion nutzen — sonst weichen die Feldstrukturen mit der Zeit voneinander ab und die Auswertungen werden unsauber.
Setup-Support nutzen. Beim Onboarding gehen wir Ihre Kategorienstruktur gemeinsam durch. Das ist die Entscheidung mit der längsten Halbwertszeit im ganzen Setup.