Formel-Felder: Werte automatisch aus Vertragsdaten berechnen

Mit Formel-Feldern rechnet ContractHero Vertragswerte für Sie aus — automatisch, live und ohne Excel. Sie kombinieren bestehende Felder (z. B. „Monatliche Rate", „Netto-Betrag", „Vertragsende") mit den Grundrechenarten und erhalten sofort das Ergebnis in jedem Vertrag, in dem die Eingaben gepflegt sind.

Ihr Vorteil

Vertragswerte werden häufig umgerechnet: aus einer monatlichen Rate wird eine Jahressumme, aus einem Index-Klausel-Prozentsatz eine Preisanpassung, aus einem Enddatum und einer Kündigungsfrist ein „Letztmöglicher Kündigungstermin". Bisher: manuell rechnen, Werte doppelt pflegen, Fehler machen. Mit Formel-Feldern:

Weniger Rechenfehler. Die Formel greift live auf die Vertragsdaten zu. Ändert sich die monatliche Rate, ändert sich die Jahressumme automatisch mit.
Konsistenz über alle Verträge. Die gleiche Berechnungslogik gilt für jeden Vertrag der Kategorie — kein Copy-Paste, keine Sonderregeln pro Vertrag.
Weniger manuelle Pflege. Was sich berechnen lässt, muss niemand mehr eingeben. Nutzer sparen Zeit, die Daten bleiben aktuell.
Auswertbar in Ansichten und Reports. Formel-Felder verhalten sich wie ganz normale Zahl- oder Datumsfelder: Sie können nach ihnen filtern, sortieren, gruppieren und in Berichten verwenden.

So funktioniert's

Schritt 1: Neues Feld anlegen — Feldtyp „Formel"

Öffnen Sie den Vertragsfeldbaukasten (Einstellungen → Feldbaukasten → Vertragsfeldbaukasten). Klicken Sie rechts bei „Ihre Felder" auf das +-Symbol.

Als Feldtyp wählen Sie „Formel".

Ein Hinweisfeld informiert Sie: „Formeln zur Berechnung von Vertragswerten erstellen. Formelfelder unterstützen keine KI-Eingabeaufforderungen." Das heißt: Ein Formel-Feld rechnet — es lässt sich nicht per KI-Prompt befüllen. Die KI kann aber die Eingabefelder liefern, auf die die Formel dann zugreift.

Schritt 2: Formel aus Feldern zusammenklicken

Der Editor ist Felder-basiert — keine Text-Eingabe, sondern Klick-für-Klick. Nutzen Sie das Dropdown im Feld „Formel definieren" und bauen Sie die Formel Schritt für Schritt auf:

Vorhandene Felder aus der jeweiligen Kategorie — Sie sehen jedes Feld mit seinem Feldtyp (z. B. „Nettomiete → Geldbetrag", „Vertragsende → Datum"). Nutzbar sind Zahl-, Geldbetrag-, Datum- und Intervall-Felder.
Individuelle-Zahlen — tippen Sie einfach die Zahl ein, das Dropdown bietet „Wert verwenden: 12" an (typische Fälle: × 12 für Jahr, / 100 für Prozent, × 1,19 für MwSt).
Operatoren — Addition +, Subtraktion −, Multiplikation ×, Division ÷.

Zwischen Feldern und Operatoren wechselt das Dropdown automatisch — Sie können nur das anwählen, was an dieser Stelle logisch passt. Nach einem × auf einem Geldbetrag filtert der Wähler z. B. automatisch auf Zahl- und Geldbetrag-Felder, blendet Datum aus.

Schritt 3: Status prüfen

Oben rechts im Editor sehen Sie den aktuellen Status Ihrer Formel:

Entwurf (grau) — noch nichts eingegeben.
Ungültig (rot) — Formel ist unvollständig (z. B. ein Feld ohne Operator).
Gültig (grün) — Formel ist rechenbar.

Schritt 4: Formel gegen echte Verträge testen

Sobald die Formel gültig ist, erscheint ein Auswahlfeld „Vertrag auswählen". Wählen Sie einen bestehenden Vertrag aus Ihrem Portfolio — ContractHero setzt die tatsächlichen Werte in die Formel ein und zeigt Ihnen sofort das Ergebnis: z. B. „Nettomiete (1.500 €) × 12 = 18.000".

Fehlt in dem gewählten Vertrag ein Eingabewert, sehen Sie ein „k. A."-Feld und eine klare Warnung: „Feld 'X' hat keinen Wert im ausgewählten Vertrag." — so wissen Sie sofort, welche Daten noch gepflegt werden müssen.

Typische Anwendungsfälle

Jahressumme aus Monatsrate. „Nettomiete × 12" — 2.000 € × 12 = 24.000 € Jahressumme. Ein Klassiker für Miet-, Leasing- und SaaS-Verträge.
Preisanpassung aus Index-Klausel. „Netto-Betrag × Anpassung %" — 24.000 € × 0,03 = 720 € Preisanpassung. Perfekt, um die absolute Erhöhung sichtbar zu machen.
Letztmöglicher Kündigungstermin. „Vertragsende − Kündigungsfrist" — Ende 31.12.2026 minus 3 Monate = 30.09.2026. Für neu erstellte Organisationen ist dieses Feld ab sofort als Standard-Formel vorkonfiguriert und im Abschnitt „Laufzeit" sichtbar.
Gesamtvolumen Laufzeit. „Monatliche Rate × Laufzeit in Monaten" — sofortiger Blick auf das Gesamt-Commitment eines Vertrags.
Netto ↔ Brutto. „Netto × 1,19" oder „Brutto ÷ 1,19" — je nachdem, welchen Wert Sie in Reports brauchen.
Restwert nach Abzug. „Rechnungssumme − Anzahlung" — Restbetrag automatisch mitgeführt.

Häufige Fragen

Welche Feldtypen kann ich in einer Formel verwenden?

Zahl-Felder, Geldbetrag-Felder, Datum-Felder und Intervall-Felder. Textfelder, Listen und andere Typen (Checkbox, Link, Zeitspanne) sind nicht in Formeln nutzbar. Welche Felder in Ihrer Kategorie zur Verfügung stehen, sehen Sie direkt im Dropdown.

Kann ich eigene Zahlen in die Formel schreiben?

Ja. Tippen Sie einfach die Zahl ein und wählen Sie im Dropdown „Wert verwenden: ". Typische Konstanten: × 12 (Jahr), / 100 (Prozent), × 1,19 (MwSt).

Warum ist mein Feldtyp „Formel" nicht mit einem KI-Prompt versehen?

Formel-Felder rechnen deterministisch — sie werden nicht von der KI befüllt. Der Hinweis im Editor formuliert das explizit: „Formelfelder unterstützen keine KI-Eingabeaufforderungen." Die KI liefert nur die Eingabewerte (z. B. „Nettomiete"), die Formel rechnet damit.

Wie sehe ich, ob meine Formel funktioniert?

Der Editor bietet einen Live-Test: Wählen Sie einen Vertrag aus Ihrem Portfolio und Sie sehen sofort das errechnete Ergebnis — bevor Sie das Feld speichern.

Was passiert, wenn ein Eingabefeld im Vertrag leer ist?

Die Formel kann nicht rechnen. Im Live-Test erscheint ein „k. A."-Feld und die Warnung „Feld 'X' hat keinen Wert im ausgewählten Vertrag." Sobald der fehlende Wert gepflegt ist, aktualisiert sich das Ergebnis automatisch.

Sind Formel-Felder in Ansichten und Reports nutzbar?

Ja. Ein Formel-Feld verhält sich wie ein normales Zahl- oder Datumsfeld — Sie können es in Vertragsansichten anzeigen, filtern, sortieren und in Auswertungen verwenden.

Kann ich ein Formel-Feld als Eingang für eine andere Formel verwenden?

Ja. Formel-Felder tauchen im Feld-Wähler wie normale Felder auf. So können Sie mehrstufige Berechnungen aufbauen — z. B. erst „Jahressumme" berechnen, dann darauf aufbauend „Jahressumme × Laufzeitjahre".

Kann ich Formeln über mehrere Kategorien hinweg wiederverwenden?

Formel-Felder gehören einer Kategorie an. Wenn Sie die gleiche Berechnung in einer anderen Kategorie brauchen, legen Sie das Formel-Feld dort ebenfalls an — die gleiche Logik wie bei normalen Feldern.

Gilt „Letztmöglicher Kündigungstermin" auch für Bestandsorganisationen?

Die automatische Vorkonfiguration greift für neu erstellte Organisationen. Bestehende Organisationen können das Feld manuell mit der gleichen Formel („Vertragsende − Kündigungsfrist") anlegen und erzielen dasselbe Ergebnis.

Ist das Feature kostenpflichtig?

Nein. Formel-Felder sind für alle Kunden auf allen Plänen verfügbar — kein Add-on nötig.

Gut zu wissen

Konsistente Grundlagen zahlen sich aus. Formel-Felder rechnen nur so gut wie die Eingabedaten. Wer „Nettomiete" konsequent pflegt, hat automatisch eine saubere Jahressumme.
Sprechende Feldnamen. „Jahressumme (berechnet)" oder „Kündigungstermin (auto)" macht klar, dass es sich um einen berechneten Wert handelt — Nutzer versuchen nicht, dort manuell einzugeben.
KI + Formel ergänzen sich. Auch wenn Formel-Felder selbst keine KI-Prompts unterstützen: Wenn die KI-Vertragsanalyse die Grundwerte (z. B. „Nettomiete", „Vertragsende") automatisch extrahiert, laufen die Formel-Felder danach ganz von selbst.
Nachträglich anwendbar. Legen Sie ein neues Formel-Feld an, füllen sich bestehende Verträge automatisch mit — sofern die Eingabefelder gepflegt sind. Kein Retrigger nötig.
Excel-Export mit Formel-Ergebnis. Beim Excel-Export wird der berechnete Wert mit ausgegeben — nicht die Formel, sondern das Ergebnis pro Vertrag.
Zuerst testen, dann speichern. Nutzen Sie den „Vertrag auswählen"-Test mit mindestens zwei unterschiedlichen Verträgen, bevor Sie das Feld scharf schalten — so fangen Sie Sonderfälle früh ab.
Kontextsensitive Feld-Auswahl. Nach einem Multiplikations- oder Divisions-Operator blendet das Dropdown Feldtypen aus, die dort keinen Sinn ergeben (z. B. Datum). Das reduziert Fehler beim Zusammenklicken.

Sie nutzen dieses Feature noch nicht oder möchten es ausbauen?

Ihr Customer Success Manager zeigt Ihnen gerne, welche Formeln sich für Ihre Vertragstypen lohnen — 15 Minuten reichen meistens. Sprechen Sie uns über den Webchat, per E-Mail an support@contracthero.com oder telefonisch unter 030 / 577 123 32 an.