Elektronische Signatur anfordern: FES & QES per E-Mail-Link

Ihr Vorteil

Statt PDFs per Mail zu jonglieren, Versionen zusammenzuführen und Signaturen einzeln nachzuhalten, läuft alles an einem Ort: Sie sehen jederzeit, wer schon unterschrieben hat, können Erinnerungen senden, und im Anschluss landet das unterschriebene Dokument automatisch im Vertrag — revisionssicher abgelegt. Sie wählen pro Anfrage zwischen FES (einfache elektronische Signatur, für Standardfälle) und QES (qualifizierte elektronische Signatur, rechtlich der handschriftlichen gleichgestellt).

Bevor Sie starten

Der Vertrag und das zu unterzeichnende Dokument sind bereits in ContractHero hochgeladen.
Sie haben im Workspace bzw. auf diesem Vertrag das Recht, Signaturen zu starten.
Ein gültiges Signatur-Jahresvolumen ist hinterlegt (FES oder QES, je nach Verfahren).

So funktioniert's

1. Signatur-Bereich öffnen

Öffnen Sie den gewünschten Vertrag und wechseln Sie in der rechten Seitenleiste auf den Reiter Signatur.

Solange noch kein Prozess läuft, sehen Sie den Hinweis „Dieses Dokument ist bereit zur Unterzeichnung" und den Button „Unterschrift anfordern".

2. Anfrage konfigurieren

Klick auf „Unterschrift anfordern" öffnet den Dialog „Digitale Unterschrift anfordern". Hier legen Sie alle Details fest:

Nachricht (Pflichtfeld) — der Text, den die Unterzeichnenden in der Signatur-E-Mail sehen.
Qualifizierte elektronische Signatur (QES) — über den Schalter wechseln Sie zwischen Deaktiviert (= FES) und Aktiviert (= QES). Bei QES wird zwingend in Reihenfolge unterzeichnet.
Unterzeichner — Name und E-Mail des ersten Unterzeichners. Über „Zusätzlichen Unterzeichner hinzufügen" ergänzen Sie weitere Personen.
Unterschriften in Reihe anfragen — der Schalter „Unterzeichner anordnen" legt fest, ob alle gleichzeitig oder nacheinander unterschreiben (bei QES immer nacheinander).
CC-Empfänger hinzufügen — Personen, die nur eine Kopie zur Info erhalten, ohne zu unterschreiben.
Sprache des Signaturprozesses — wählen Sie zwischen Englisch und Deutsch.

Klicken Sie auf „Starten".

3. Signaturfelder im Dokument platzieren

Im nächsten Schritt öffnet sich die Dokument-Vorbereitung. Ziehen Sie die benötigten Felder per Drag & Drop an die passenden Stellen im PDF — typischerweise:

Unterschrift
Initialen
Datum
Vor- und Nachname
weitere Standardfelder je nach Vertragsart

Bei mehreren Unterzeichnenden prüfen Sie pro Feld die Zuweisung (welcher Person gehört welches Feld). Über die Feld-Optionen markieren Sie Felder bei Bedarf als Pflichtfeld und passen Position und Größe an.

4. Versand auslösen

Vor dem Versand hier noch eine kleine Checkliste:

richtige Personen und Reihenfolge?
korrekte Sprache?
alle Pflichtfelder gesetzt?
alle optionalen Felder eingetragen?

Mit „Zum Unterschreiben senden" wird die E-Mail versendet — entweder gleichzeitig an alle, oder bei aktivierter Reihenfolge an die erste Person.

5. Status verfolgen

Nach dem Versand zeigt der Signatur-Reiter den laufenden Signaturprozess mit aktuellem Stand pro Unterzeichner. Hier finden Sie auch die Buttons, um den Prozess abzubrechen oder eine Erinnerung zu senden (alle 2 Stunden möglich, wenn die Deadline drückt).

6. Unterschriftenlauf abgeschlossen

Sobald alle erforderlichen Unterschriften erfolgt sind, erhalten sowohl der Absender als auch alle Signierenden per E-Mail eine PDF-Version des vollständig unterschriebenen Vertrags. Gleichzeitig wird das unterschriebene Dokument automatisch in ContractHero gespeichert.

Häufige Fragen

Nein. Unterzeichnet wird komplett über den E-Mail-Link, ohne Account und ohne App-Installation.

Was ist der Unterschied zwischen FES und QES?

FES (einfache elektronische Signatur) ist die Standardvariante für interne und unkritische Verträge — schnell, ohne Identitätsprüfung.
QES (qualifizierte elektronische Signatur) ist rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt — sie erfordert eine Identitätsprüfung der Unterzeichnenden und wird typischerweise bei Arbeits- und Mietverträgen genutzt.

Wer erhält das fertig unterschriebene Dokument?

Der Absender und alle Signierenden bekommen die PDF-Version des vollständig unterschriebenen Vertrags per E-Mail. Zusätzlich wird sie automatisch am Vertrag in ContractHero gespeichert — Sie müssen nichts manuell ablegen.

Kann ich mehrere Signaturprozesse parallel auf einem Vertrag laufen lassen?

Nein. Pro Vertrag kann immer nur ein Signaturprozess gleichzeitig aktiv sein. Wenn Sie z. B. einen Unterzeichner vergessen haben, ist der saubere Weg: Abbrechen → neu starten.

Was passiert, wenn jemand nicht unterschreibt?

Sie können den Prozess jederzeit über „Abbrechen" stoppen. Alle 2 Stunden lässt sich zudem eine Erinnerungs-E-Mail versenden, wenn die Deadline näher rückt.

Werden Felder bei QES anders gesetzt als bei FES?

Die Feldtypen sind dieselben. Der Unterschied liegt im Hintergrundprozess (Identitätsprüfung) und in der erzwungenen Reihenfolge — die Unterzeichnenden sehen ebenfalls denselben Workflow per E-Mail-Link.

Gut zu wissen

QES erzwingt eine Reihenfolge. Auch wenn Sie „Unterzeichner anordnen" deaktiviert lassen, wird bei QES zwingend nacheinander unterschrieben.
Sprache pro Anfrage einstellbar. Die Sprache (Englisch/Deutsch) bezieht sich auf die E-Mail und die Unterzeichner-Oberfläche — nicht auf das Dokument selbst.
Erinnerungs-Limit: Eine Erinnerung lässt sich frühestens alle 2 Stunden versenden.
Jahresvolumen: FES- und QES-Signaturen laufen auf separate Jahreskontingente. Wenn ein Verfahren ausgegraut ist, ist meist das jeweilige Volumen aufgebraucht oder der Plan-Tarif unterstützt es nicht.