FES oder QES? Der Unterschied und wann Sie welche Signatur nutzen

Die einfache elektronische Signatur (FES) und die qualifizierte elektronische Signatur (QES) sind zwei verschiedene rechtliche Kategorien von E-Signaturen. FES reicht für die meisten Alltagsverträge — QES ist dann Pflicht, wenn das Gesetz die eigenhändige Unterschrift verlangt. Dieser Artikel zeigt Ihnen den Unterschied und hilft Ihnen, die richtige Wahl zu treffen.

Ihr Vorteil

Wenn Sie die richtige Signatur-Art wählen, sparen Sie Zeit und Rechtsstreit. Wer FES nimmt, wo QES nötig wäre, riskiert einen ungültigen Vertrag. Wer QES nimmt, wo FES reicht, verlangt Ihren Vertragspartnern eine Identitätsprüfung ab — und verlangsamt das Geschäft ohne Gewinn.

Dieser Artikel gibt Ihnen die Entscheidungshilfe für den Alltag. Für Zweifelsfälle bei besonders wichtigen Verträgen halten Sie Rücksprache mit Ihrer Rechtsabteilung.

Kurzformel

• FES = schnell, ohne Identitätsprüfung — für die meisten Verträge (Kundenverträge, NDAs, Auftragsbestätigungen, interne Freigaben).
• QES = mit Identitätsprüfung, rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt — für Verträge, bei denen das Gesetz Schriftform verlangt (z. B. Wohnraum-Mietverträge über 1 Jahr, Verbraucherdarlehen).
• Handschriftlich zwingend — bei manchen Sonderfällen (z. B. Kündigung eines Arbeitsverhältnisses nach § 623 BGB) — hier hilft keine elektronische Signatur.

Was ist die FES?

Die einfache elektronische Signatur (Fortgeschrittene Elektronische Signatur / Advanced Electronic Signature, geregelt in der eIDAS-Verordnung) ist die Standard-Variante für digitale Zeichnungen. In ContractHero läuft sie so ab:

1. Sie starten den Signatur-Prozess und wählen die Unterzeichnenden.
2. Diese erhalten einen E-Mail-Link und zeichnen im Browser — ohne Account, ohne App.
3. ContractHero protokolliert die Signatur zusammen mit Zeitstempel, IP-Adresse und Prüfsumme des Dokuments.

Charakteristika:

• Keine Identitätsprüfung der Unterzeichnenden.
• Schnell — vom Versand bis zur Signatur oft wenige Minuten.
• Rechtlich zulässig überall dort, wo das Gesetz Textform (§ 126b BGB) oder gar keine besondere Form verlangt — das trifft auf die große Mehrheit der Alltagsverträge zu.
• Reversibel im Beweisrecht — im Streitfall kann eine QES leichter durchgesetzt werden als eine FES.

Was ist die QES?

Die qualifizierte elektronische Signatur ist rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt (Artikel 25 Abs. 2 eIDAS + § 126a BGB). Damit sie diesen Status erhält, kommen zwei Elemente hinzu:

• Qualifizierte Identitätsprüfung der Unterzeichnenden — typischerweise per Video-Ident oder eID.
• Qualifiziertes Zertifikat eines vertrauenswürdigen Anbieters (Trust Service Provider), das die Signatur kryptografisch bindet.

In ContractHero läuft der Prozess ähnlich wie bei der FES, mit zusätzlichen Schritten:

1. Sie starten die Anfrage, aktivieren den Schalter QES und wählen die Unterzeichnenden.
2. Diese erhalten einen E-Mail-Link und werden einmal per Video oder eID identifiziert.
3. Danach zeichnen sie im Browser — die Signatur wird kryptografisch qualifiziert erzeugt.
4. Bei mehreren Unterzeichnenden ist die Reihenfolge zwingend.

Charakteristika:

• Identitätsprüfung Pflicht — dauert je nach Verfahren einige Minuten pro Person.
• Beweiskraft wie handschriftlich — im Streit vor Gericht das robusteste Verfahren.
• Rechtlich Voraussetzung für Verträge, bei denen das Gesetz Schriftform (§ 126 BGB) fordert.

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Wann welche nutzen — Use Cases

Klare Fälle für FES

• Kundenverträge im Geschäftsverkehr (B2B-Kaufverträge, Serviceverträge, Auftragsbestätigungen)
• Nicht-Offenlegungs-Vereinbarungen (NDAs) in der überwiegenden Zahl der Fälle
• Angebote und Bestellungen im normalen Geschäftsverkehr
• Rahmenverträge und Verlängerungen (wenn keine spezielle Formvorschrift greift)
• Interne Genehmigungen und Freigaben (z. B. Reisekosten, Anschaffungen)
• AGB-Bestätigungen und Datenschutz-Einwilligungen
• Nachträge zu bestehenden Verträgen, sofern der Ursprungsvertrag keine strengere Form vorschreibt

Faustregel: Wenn Sie den Vertrag im Alltag ohne Notariat und ohne Papier-Original handhaben würden, reicht in der Regel FES.

Klare Fälle für QES

• Wohnraum-Mietverträge mit Laufzeit über einem Jahr — nach § 550 BGB Schriftform, sonst gilt der Vertrag als auf unbestimmte Zeit geschlossen.
• Verbraucherdarlehen (§ 492 BGB) — Schriftform vorgeschrieben.
• Bürgschaften — grundsätzlich Schriftform (§ 766 BGB), ausgenommen Handelsgeschäfte.
• Befristete Arbeitsverträge (§ 14 Abs. 4 TzBfG) — Befristungsabrede muss schriftlich sein.
• Handelsvertretervertrag mit Wettbewerbsverbot (§ 90a HGB).
• Verpflichtungserklärung nach § 68 Abs. 2 AufenthG (Einladungs- und Verpflichtungserklärung).

Faustregel: Sobald eine Rechtsvorschrift „Schriftform" verlangt oder Sie es in einem hoheitlichen Kontext einreichen (Behörde, Gericht), kommt die QES zum Einsatz.

Fälle, in denen keine E-Signatur ausreicht

Für diese Verträge müssen Sie handschriftlich unterschreiben — auch QES reicht nicht:

• Kündigung eines Arbeitsverhältnisses (§ 623 BGB — nur eigenhändige Unterschrift, weder FES noch QES)
• Notarielle Beurkundungen (z. B. Immobilienkaufverträge, § 311b BGB — Notar zwingend)
• Erbverträge und Testamente
• Eheverträge

Im Zweifel: fragen Sie Ihre Rechtsabteilung, bevor Sie eine E-Signatur ansetzen.

Häufige Fragen

Woher weiß ich, welche Signatur mein Vertrag braucht?

Faustregel: Wenn Ihr eigener Vertragstyp im Gesetz eine „Schriftform"-Regel hat (z. B. § 623 BGB Arbeitsvertrag-Kündigung, § 550 BGB Mietvertrag ≥ 1 Jahr), brauchen Sie mindestens QES. Für den Rest reicht in der Regel FES. Bei besonders wichtigen Verträgen: Rechtsabteilung fragen.

Ist eine FES vor Gericht wirksam?

Ja. Eine FES ist rechtlich zulässig und kann als Beweis dienen. Sie hat aber eine schwächere Beweiskraft als die QES — bei Streit muss ggf. der Beweis nachträglich geführt werden (z. B. per IP-Log, Zeitstempel, Zeugen). Wenn Sie in einem sensiblen Fall den Streit schon einkalkulieren, ist QES die bessere Wahl.

Verlangsamt QES nicht den Geschäftsprozess?

Ja, ein wenig — die Identitätsprüfung dauert typischerweise 3–10 Minuten pro Unterzeichnendem. Für viele Verträge lohnt sich das nicht. Nutzen Sie QES gezielt dort, wo sie rechtlich nötig oder strategisch sinnvoll ist.

Muss ich für jeden Vertrag entscheiden?

Sie entscheiden pro Anfrage. In der ContractHero-Signatur-Anfrage schalten Sie den Schalter QES an oder aus. Kein Vertrag ist automatisch auf FES oder QES festgelegt.

Was passiert, wenn ich die falsche Wahl treffe?

Bei FES statt QES (Schriftform-Fall): Der Vertrag kann rechtlich unwirksam oder rückabwickelbar sein. Bei QES statt FES: Sie haben nur einen langsameren Prozess, keinen rechtlichen Nachteil.

Sind FES und QES international anerkannt?

Innerhalb der EU ja — beide sind über eIDAS geregelt und gegenseitig anerkannt. Außerhalb der EU (USA, UK, Schweiz) gelten andere Regelungen. Bei internationalen Verträgen mit Nicht-EU-Partnern klären Sie das im Vorfeld.

Zählen FES und QES getrennt auf mein Jahresvolumen?

Ja. FES- und QES-Signaturen laufen auf separate Jahreskontingente. Details siehe die zwei Artikel zum Jahresvolumen (Verwandte Artikel unten).

Kann ich mitten in einer laufenden Anfrage von FES zu QES wechseln?

Nein. Sie starten den Prozess entweder als FES oder QES. Wenn Sie sich vertan haben: laufenden Prozess abbrechen, neu starten. Details siehe Elektronische Signatur anfordern: FES & QES per E-Mail-Link.

Was ist mit ausländischen Unterzeichnenden — welche ID brauchen sie?

Für die QES-Identitätsprüfung reicht in der Regel ein gültiger Reisepass oder Personalausweis eines eIDAS-anerkannten Landes. Bei Zweifelsfällen klären wir das mit dem Signatur-Provider — sprechen Sie uns vor der Anfrage an.

Gut zu wissen

• QES = Zeitinvestition, FES = Alltag. Wenn Sie unsicher sind, welche Sie brauchen, fragen Sie sich: „Würde ich diesen Vertrag notariell beurkunden lassen oder handschriftlich unterschreiben, wenn Papier?" — dann tendiert die Antwort Richtung QES.
• Einheitliches Setup im Team. Definieren Sie interne Regeln, welche Vertragsart welche Signatur bekommt — spart Nachfragen und schafft Rechtssicherheit im Alltag.
• Kein Rechtsrat durch den Support. Wir helfen Ihnen beim Setup und der Bedienung. Bei konkreten Rechtsfragen zu einem einzelnen Vertrag ist Ihre Rechtsabteilung oder ein externer Anwalt der richtige Ansprechpartner.
• Handschriftlich bleibt selten unumgänglich. Für Arbeitsvertrag-Kündigungen und notarielle Beurkundungen brauchen Sie weiterhin Papier — hier ändert sich rechtlich nichts.
• Volumen-Planung. FES und QES laufen auf getrennten Kontingenten. Wer viel QES nutzt, sollte das Jahresvolumen im Blick behalten — Details in den FES- und QES-Jahresvolumen-Artikeln.

Sie sind unsicher, welche Signatur zu Ihrem Vertragstyp passt?

Ihr Account Manager kann Ihnen basierend auf Ihrer Vertragslandschaft eine erste Einschätzung geben — für die endgültige rechtliche Prüfung ist Ihre Rechtsabteilung zuständig. Sprechen Sie uns über den Webchat, per E-Mail an support@contracthero.com oder telefonisch unter 030 / 577 123 32 an.

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Aktualisiert am: 31/08/2026