Artikel über: Verträge verwalten & organisieren

Wie tausche ich ein falsches Dokument an einem Vertrag aus?

Sie haben einen Vertrag angelegt und merken erst danach, dass die falsche Datei daran hängt — Seiten doppelt eingescannt, eine veraltete Fassung, das falsche PDF. Die bange Frage ist meistens dieselbe: Muss ich jetzt alles noch einmal machen, inklusive der mühsam verifizierten Felder? Nein. In den allermeisten Fällen bleibt Ihre gesamte Datenpflege erhalten.

Ihr Vorteil

In ContractHero hängen Felder, Aufgaben und Verknüpfungen am Vertrag, nicht an der einzelnen Datei. Ein Dokument ist der Beleg, nicht der Datensatz. Deshalb kostet Sie die Korrektur einer falschen Datei in der Regel genau einen Upload — und nicht die komplette Neuerfassung eines Vertrags, den Sie bereits sauber gepflegt und verifiziert haben.

Das spart vor allem bei großen Verträgen Zeit: Wer 30 Felder verifiziert hat, möchte das nicht wegen eines Scanfehlers wiederholen.

So funktioniert's

1. Vertrag öffnen

Öffnen Sie den betroffenen Vertrag über Verträge in der linken Navigation.

2. Zum Reiter „Dokumente" wechseln

Wechseln Sie in der rechten Spalte zum Reiter Dokumente. Er ist nach dem Öffnen eines Vertrags standardmäßig ausgewählt. Klicken Sie oberhalb der Vorschau auf Alle Dokumente — Sie sehen nun die Liste aller Dateien an diesem Vertrag.

3. Korrigierte Datei hinzufügen

Klicken Sie rechts neben der Liste auf das Plus-Symbol.

4. Datei auswählen

Ziehen Sie die Datei per Drag-and-Drop in das Upload-Fenster oder wählen Sie sie über den Datei-Browser aus.

5. Mit „Importieren" bestätigen

Die neue Datei hängt sofort am Vertrag — Ihre Felder, Aufgaben und Verknüpfungen bleiben unverändert.

6. Alte Datei kennzeichnen

Damit klar bleibt, welche Datei die gültige ist, empfehlen wir als letzten Schritt: Öffnen Sie das alte Dokument, klicken Sie oben auf das Drei-Punkte-Menü neben dem Dateinamen und wählen Sie Umbenennen. Kennzeichnen Sie die Datei zum Beispiel als VERALTET – nicht verwenden.

Alternativ können Sie das alte Dokument über dasselbe Menü mit Entfernen löschen. Achtung: Dieser Schritt ist endgültig (siehe „Gut zu wissen").

Häufige Fragen

Kann ich ein Dokument direkt überschreiben?

Nein. Eine Ersetzen- oder Überschreiben-Funktion gibt es nicht. Das Drei-Punkte-Menü am Dokument bietet Umbenennen, Drucken, Herunterladen und Entfernen — der Weg führt also immer über „neue Datei hinzufügen".

Muss ich meine Felder danach erneut verifizieren?

Nein. Der Verifizierungsstatus gehört zum Vertrag, nicht zur Datei — Sie sehen ihn oben am Vertrag als Zähler, zum Beispiel 1 / 1 Verifiziert. Eine zusätzliche Datei setzt diesen Status nicht zurück.

Werden die Felder durch die neue Datei automatisch aktualisiert?

Nein, und das ist Absicht. Die KI-Analyse ergänzt ausschließlich leere Felder und fasst bereits ausgefüllte Werte nicht an. Wenn die falsche Datei also schon falsche Werte in Ihre Felder geschrieben hat, korrigieren Sie diese Felder manuell oder über die Massenbearbeitung.

Was ist, wenn der komplette Vertragsdatensatz falsch ist?

Dann löschen Sie den Vertrag und legen ihn neu an. Gelöschte Verträge landen im Papierkorb und lassen sich dort standardmäßig 30 Tage lang wiederherstellen. Die Aufbewahrungsdauer ist in den Einstellungen anpassbar.

Gut zu wissen

Entfernte Dokumente sind endgültig weg. Der Papierkorb enthält ausschließlich gelöschte Verträge, keine einzelnen Dokumente. Beim Löschen eines Dokuments weist ContractHero ausdrücklich darauf hin, dass die Datei dauerhaft entfernt wird. Laden Sie die Datei vorher herunter, wenn Sie unsicher sind.
Erst hinzufügen, dann aufräumen. Fügen Sie immer zuerst die korrigierte Datei hinzu und prüfen Sie sie, bevor Sie die alte entfernen.
Die KI liest nur PDF-Dateien aus. Word-, Excel- oder Bilddateien können Sie zwar am Vertrag ablegen, automatisch ausgelesen werden sie nicht — unabhängig davon, ob sie als Dokument oder als Anlage hängen.
Sie brauchen Schreibrechte. Mit reinen Leserechten lässt sich weder eine Datei hinzufügen noch entfernen.
Alles ist protokolliert. Hinzufügen und Löschen von Dokumenten erscheinen mit Person und Zeitstempel im Reiter Aktivität — hilfreich, wenn im Audit die Frage aufkommt, warum eine Datei ausgetauscht wurde.