Artikel über: Verträge verwalten & organisieren

Wie migriere ich eine Anlage zu einem Dokument am Hauptvertrag?

Auf der Lasche Verknüpft hängen manchmal Einträge, die gar keine eigenen Verträge sind: ein Nachtrag, ein Grundriss, eine gescannte Zusatzseite. Sie belegen einen eigenen Vertragsdatensatz, tauchen in Listen und Auswertungen auf und müssen gepflegt werden. Mit der Migration machen Sie daraus das, was sie eigentlich sind — ein Dokument am Hauptvertrag.

Ihr Vorteil

Ihre Vertragsliste zeigt wieder Verträge. Anlagen, die nur Papier zum Hauptvertrag sind, zählen nicht mehr als eigener Vertrag, tauchen nicht mehr in Auswertungen auf und belegen keinen Platz in Ihrem Vertragskontingent.
Und die Suche wird einfacher: ein Hauptvertrag mit allen zugehörigen PDFs ist schneller gefunden als fünf verknüpfte Einträge, zwischen denen Sie hin- und herspringen.

So funktioniert's

Öffnen Sie den Hauptvertrag und wechseln Sie in der rechten Spalte auf die Lasche Verknüpft.

Zeigen Sie mit der Maus auf den verknüpften Eintrag, den Sie umwandeln möchten. Rechts in der Zeile erscheinen zwei Aktionen: Verknüpfung aktualisieren und Zum Dokument des Hauptvertrags migrieren.

Klicken Sie auf Zum Dokument des Hauptvertrags migrieren.
Es öffnet sich der Dialog Anlage zum Dokument migrieren. Er listet auf, was an dieser Anlage hängt — zum Beispiel 23 Datenwerte, 1 Aufgabe, 1 Dokument — und zeigt die Umwandlung als Anlage → PDF Dokument.

Lesen Sie den orangen Hinweis Wichtig!: Bei der Migration werden die Vertragsdaten der Anlage einschließlich Datenwerte, Aufgaben und Dokumente gelöscht. Übernommen wird das Dokument.

Bestätigen Sie mit Jetzt migrieren. Mit Abbrechen verlassen Sie den Dialog, ohne etwas zu verändern.

Danach finden Sie das PDF unter Dokumente am Hauptvertrag. Es trägt den Titel der ehemaligen Anlage als Dateinamen. Der Eintrag verschwindet von der Lasche Verknüpft.

Häufige Fragen

Was passiert mit Datenwerten, Aufgaben und Verknüpfungen der Anlage?

Die gehen verloren. Nur das Dokument wandert an den Hauptvertrag. Wenn an der Anlage eine Aufgabe hängt, die Sie behalten wollen, verschieben Sie sie vorher zum Hauptvertrag — nach der Migration ist sie weg. Die Zahlen im Dialog sagen Ihnen vor dem Klick, worum es geht.

Ist die Migration rückgängig zu machen?

Teilweise. Die Anlage wird gelöscht und landet im Papierkorb, von dort können Sie sie standardmäßig 30 Tage lang wiederherstellen — samt Datenwerten und Verknüpfung zum Hauptvertrag.
Das kopierte Dokument bleibt dabei allerdings am Hauptvertrag liegen. Nach einer Wiederherstellung haben Sie das PDF also an beiden Stellen und räumen eines davon von Hand weg.

Wie heißt das Dokument nach der Migration?

Es übernimmt den Titel der ehemaligen Anlage. Einen Umbenennen-Schritt gibt es im Dialog nicht — umbenennen können Sie das Dokument hinterher über das Drei-Punkte-Menü am Dokument.

Wann sollte ich eine Anlage besser nicht migrieren?

Wenn der verknüpfte Eintrag ein echter Vertrag ist, der eigene Fristen, Beträge oder Pflichten hat — etwa ein Wartungsvertrag, der zu einem Liefervertrag gehört, aber unabhängig läuft. Solche Einträge lassen Sie verknüpft. Die Verknüpfung hat ihren eigenen Wert.

Gut zu wissen

Der Dialog ist Ihre Checkliste. Er zeigt vor der Bestätigung, wie viele Datenwerte, Aufgaben und Dokumente an der Anlage hängen. Stehen dort hohe Zahlen, ist der Eintrag vermutlich doch ein echter Vertrag.
Sie brauchen Schreibrechte auf beide Verträge.
Eine Anlage nach der anderen. Die Aktion wird pro Eintrag bestätigt, eine Massen-Migration gibt es nicht.
Es gibt keine automatische Erkennung. ContractHero schlägt Ihnen nicht vor, welche verknüpften Einträge eigentlich Anlagen sind — das entscheiden Sie inhaltlich auf der Lasche Verknüpft. Anhaltspunkte: kein eigenes Vertragsdatum, kein eigener Vertragspartner, Titel wie „Anhang“, „Anlage“ oder „Beilage“.
Mit zwei, drei Testfällen anfangen. Bevor Sie einen großen Bestand aufräumen, migrieren Sie ein paar Einträge und schauen sich das Ergebnis an.
Alles ist protokolliert. Im Änderungsprotokoll bleibt nachvollziehbar, wann ein Dokument hinzugefügt und wann die Anlage gelöscht wurde.