Anlagen migrrieren: Alte Anlagen zu echten Dokumenten umwandeln

Ihr Vorteil

Saubere Datenstruktur. Anlagen, die zum Hauptvertrag gehören, sind als Dokumente am Hauptvertrag — nicht als separate Vertragsdatensätze, die niemand braucht.
Korrekte Vertragsanzahl im Reporting. Anhänge zählen nicht mehr als eigenständige Verträge — Ihre Statistiken zeigen die echten Vertragszahlen.
Einfachere Suche und Übersicht. Ein Hauptvertrag mit allen relevanten PDFs zusammen ist einfacher zu finden als 5 verknüpfte Pseudo-Verträge.
Geringerer Pflegeaufwand. Keine doppelten Stammdaten, keine widersprüchlichen Statusangaben zwischen Hauptvertrag und „Anhangs-Vertrag".

Wann macht das Sinn?

Diese Funktion lohnt sich, wenn Sie auf der Verknüpft-Lasche eines Vertrags Einträge sehen, die eigentlich keine eigenen Verträge sind, sondern nur Anlagen:

Nachträge, Anhänge, Zusätze, die als verlinkter Vertrag angelegt sind (oft mit Titeln wie „Anhang 1", „Anlage A" oder „Zusatzvereinbarung").
Eingescannte Zusatz-PDFs, die nur als Anhangs-Vertrag eingestellt wurden.
Bilder oder Pläne (z. B. Grundrisse beim Mietvertrag), die einen eigenen Vertragsdatensatz belegen, obwohl sie keine echten Verträge sind.

Wenn die verlinkten Einträge dagegen echte eigenständige Verträge sind (z. B. ein Wartungsvertrag, der zu einem Liefervertrag gehört, aber unabhängig läuft), lassen Sie die Verknüpfung bestehen — die hat ihren eigenen Wert.

Typische Anwendungsfälle

Altdaten-Migration aus einem Vorgänger-System. Bei der ursprünglichen Migration wurden Anlagen oft als „mini-Verträge" angelegt, weil das Vorgänger-System keine echte Dokument-Anhänge kannte. Diese Aufräum-Aktion bringt die Datenstruktur in den heutigen Standard.
Vor einem Vertragspartnerwechsel. Wenn Sie alle Verträge zu einem Vertragspartner durchsehen, ist es einfacher, wenn Anhänge dort liegen, wo sie hingehören — am Hauptvertrag.

Häufige Fragen

Was passiert mit den Stammdaten des Anhangs-Vertrags?

Anhangs-Verträge enthalten typischerweise nur einen Titel und das PDF — keine echten Stammdaten wie Vertragsbeginn, Partner oder Laufzeit. Falls doch Stammdaten gepflegt sind, zeigt ContractHero Ihnen vor der Umwandlung, was übernommen wird und was wegfällt.

Bleibt der Vertragstitel als Dateiname erhalten?

Standardmäßig wird der Titel des Anhangs-Vertrags zum Dateinamen des Dokuments. Sie können den Namen vor dem Speichern noch anpassen, wenn nötig.

Ist die Aktion rückgängig zu machen?

Nein, sie ist nicht rückgängig. Der Anhangs-Vertrag wird gelöscht — das PDF bleibt als Dokument am Hauptvertrag. Bevor Sie die Umwandlung bestätigen, prüfen Sie, ob der verlinkte Eintrag wirklich kein echter Vertrag mit eigenen Pflichten ist.

Was passiert mit Verknüpfungen, Tags und Aufgaben am Anhangs-Vertrag?

Tags am Anhangs-Vertrag werden beim Umwandeln entfernt — sie sind in der Regel nicht relevant. Aufgaben, die direkt am Anhangs-Vertrag hingen, sollten Sie vorher prüfen und ggf. zum Hauptvertrag verschieben. Verknüpfungen zu anderen Verträgen werden mit dem Anhangs-Vertrag gelöscht.

Wer darf diese Aktion durchführen?

Sie benötigen Schreibrechte auf den Hauptvertrag und den Anhangs-Vertrag. Eigentümer und Admins können die Umwandlung immer durchführen; eingeschränkte Rollen ggf. nicht.

Welche Dateigrößen sind erlaubt?

Die Größenbegrenzung am Dokument entspricht der Standard-Begrenzung (aktuell 256 MB pro Datei).

Migriert die Funktion auch Dokumente, die schon am Anhangs-Vertrag hängen, mit?

Ja. Wenn der Anhangs-Vertrag mehrere PDFs enthält, werden alle als Dokumente am Hauptvertrag angelegt.

Was passiert mit dem Änderungsprotokoll?

Die Migration wird im Änderungsprotokoll des Hauptvertrags dokumentiert (Dokument hinzugefügt, Anhangs-Vertrag gelöscht). Sie haben volle Nachvollziehbarkeit, wer wann was migriert hat.

Kann ich mehrere Anhänge auf einmal migrieren?

Die Aktion wird pro Eintrag bestätigt — das ist gewollt, weil jeder Anhang potenziell sensible Daten enthalten kann. Bei sehr großen Aufräum-Aktionen sprechen Sie uns an — wir können bei der gezielten Bulk-Migration unterstützen.

Gut zu wissen

Vor der Migration sichern. Wenn Sie unsicher sind, exportieren Sie vorher die betroffenen Verträge oder erstellen Sie ein Backup on Demand (siehe Verwandte Artikel). Damit haben Sie im Notfall einen Vorher-Zustand.
Mit wenigen Test-Migrationen starten. Bevor Sie 100 Anhänge migrieren, machen Sie 2–3 Test-Migrationen und prüfen das Ergebnis. So spüren Sie etwaige Spezialfälle (z. B. Anhangs-Verträge mit Stammdaten) frühzeitig auf.
Pseudo-Vertrag erkennen ist Kopfsache. ContractHero kann nicht maschinell entscheiden, ob ein verlinkter Vertrag „nur ein Anhang" oder „ein echter eigener Vertrag" ist. Das müssen Sie inhaltlich entscheiden. Häufige Hinweise: kein eigenes Vertragsdatum, kein eigener Partner, Titel beginnt mit „Anhang", „Anlage", „Beilage".
Audit-Logs immer einsehbar. Auch nach der Migration bleibt im Änderungsprotokoll erhalten, wann ein PDF hinzugefügt und wann ein Anhangs-Vertrag gelöscht wurde.
Kein Auto-Erkennungs-Lauf. Es gibt keine automatische Liste „diese 25 Einträge sehen aus wie Anhänge". Die Identifikation passiert von Hand auf der Verknüpft-Lasche jedes Vertrags. Bei sehr großen Beständen besprechen wir das Vorgehen am besten gemeinsam.

Sie nutzen dieses Feature noch nicht oder möchten es ausbauen?

Ihr Account Manager zeigt Ihnen, wie Sie Anhangs-Migrationen effizient und sicher durchführen — gerade bei großen Datenbeständen ist eine geführte Vorgehensweise klüger als pauschaler Klick-durch. 15 Minuten reichen meistens. Sprechen Sie uns über den Webchat, per E-Mail an support@contracthero.com.