KI-Kategorisierung: Die richtige Vertragskategorie kommt automatisch

Beim Hochladen steht die Kategorie meist längst fest — nur eben nicht im System. Bisher hieß das: jeden Vertrag einzeln in die richtige Kategorie schieben. Bei 80 Altverträgen aus dem Onboarding ist das ein halber Nachmittag.

ContractHero schlägt die Kategorie jetzt selbst vor — aus dem Inhalt des Vertrags, direkt nach dem Upload.

Ihr Vorteil

Kategorien sind in ContractHero keine Deko: Sie entscheiden, welche Felder ein Vertrag hat, welches Team ihn sieht und in welcher Auswertung er auftaucht. Genau deshalb ist das manuelle Einsortieren die lästigste Minute jedes Uploads — und die erste, die beim Massenimport übersprungen wird.

Mit der KI-Kategorisierung fällt diese Minute weg. Sie laden hoch, ContractHero liest den Vertrag und setzt die Kategorie. Sie prüfen nur noch. Besonders im Onboarding, wenn 50 bis 100 Verträge auf einmal ins System kommen, sortiert sich der größte Teil des Bestands von selbst.

So funktioniert's

1. Verträge wie gewohnt hochladen

Klicken Sie unten links auf „+ Neuer Vertrag" und wählen Sie „via Upload". Es öffnet sich der Dialog „Verträge hinzufügen". Ziehen Sie Ihre PDFs in den Bereich „Verträge im PDF-Format auswählen oder hier reinziehen" — oder klicken Sie hinein und wählen die Dateien aus.

Dialog Verträge hinzufügen mit dem Bereich zum Auswählen der PDF-Dateien

2. Die Standardkategorie stehen lassen

Für jede Datei erscheint eine Zeile mit dem Pflichtfeld „Kategorien". Darin steht die in Ihrem Account als Standard festgelegte Kategorie — und daneben eine lila Markierung „Standard" mit dem Sparkle-Symbol.

Dateizeile mit dem Feld Kategorien und der lila Markierung Standard

Das ist der Schalter: Das Sparkle-Symbol steht in ContractHero immer für „von der KI erzeugt". Solange die Markierung „Standard" in der Zeile steht, übernimmt die KI die Kategorisierung nach dem Upload.

Wählen Sie im Dropdown stattdessen selbst eine Kategorie, verschwindet die Markierung „Standard" samt Sparkle. Das ist die sichtbare Bestätigung: Ihre Wahl gilt als bewusste Entscheidung — die KI hält sich heraus.

Dieselbe Dateizeile mit selbst gewählter Kategorie — die Markierung Standard ist verschwunden

Klicken Sie anschließend auf „Jetzt hochladen". Sie sehen die Bestätigung „Erfolgreich hochgeladen" und können mit „Zum Vertrag" direkt hineinspringen.

3. Die Kategorie kommt kurz nach dem Upload

Die Kategorisierung läuft im Hintergrund, nicht im Upload-Dialog. Sie sehen sie also nicht sofort: Direkt nach dem Upload steht am Vertrag noch die Standardkategorie, kurz darauf wechselt sie auf den Vorschlag der KI.

In einem Test mit einer Geheimhaltungsvereinbarung dauerte das rund eine Minute — die Kategorie sprang von „Weiteres" (Standard) auf „NDA". Direkt danach lief die gewohnte KI-Vertragsanalyse und füllte die Vertragsfelder.

4. Vorschlag prüfen oder ändern

Oben am Vertrag sehen Sie die Kategorie-Pille mit der gesetzten Kategorie und daneben das lila Sparkle-Symbol — das Zeichen dafür, dass dieser Wert von der KI kommt.

Kategorie-Pille NDA mit lila Sparkle-Symbol am Vertrag

Passt der Vorschlag nicht, klicken Sie auf die Kategorie-Pille und wählen eine andere Kategorie. Ihre Änderung gilt sofort und wird nicht wieder überschrieben.

Häufige Fragen

Woran erkenne ich, dass die Kategorie von der KI kommt?

Am lila Sparkle-Symbol neben der Kategorie-Pille am Vertrag. Es steht in ContractHero immer für „von der KI erzeugt".

Zählt die Kategorie im Verifizierungs-Zähler „X / Y Verifiziert" mit?

Nein. Der Zähler und der Button „Alle verifizieren" beziehen sich auf die KI-Datenfelder des Vertrags, nicht auf die Kategorie. Im Test standen zehn Felder im Zähler — die Kategorie war keines davon. Sie korrigieren die Kategorie also direkt über die Kategorie-Pille, nicht über den Verifizierungs-Weg.

Was passiert, wenn ich die Kategorie vor dem Upload selbst wähle?

Dann bleibt sie. Eine manuell gesetzte Kategorie behandelt ContractHero als bewusste Entscheidung und überschreibt sie nicht. Sie erkennen das schon im Upload-Dialog daran, dass die Markierung „Standard" verschwindet, sobald Sie selbst eine Kategorie wählen.

Kann ich nachvollziehen, wer die Kategorie gesetzt hat?

Ja. Im Reiter „Aktivität" am Vertrag steht der Eintrag „ContractHero-Analyse hat den Vertrag bearbeitet" mit Zeitstempel — sichtbar getrennt von Ihren eigenen Aktionen wie „hat diesen Vertrag erstellt".

Was ist, wenn der Vorschlag falsch ist?

Sie ändern ihn über die Kategorie-Pille. Rechnen Sie damit vor allem bei Mischverträgen und bei sehr kurzen oder schlecht gescannten Dokumenten: Die KI arbeitet auf der Vertrags-Zusammenfassung — was dort nicht ankommt, kann sie nicht einordnen.

Muss ich in den Einstellungen etwas aktivieren?

Nein, in der Webapp gibt es dafür keinen Schalter. Die KI-Kategorisierung ist ein zubuchbares Paket und setzt voraus, dass die KI-Zusammenfassung aktiv ist, weil die Einordnung auf deren Ergebnis aufbaut. Sprechen Sie das CX-Team an, wenn Sie die Funktion nutzen möchten.

Gut zu wissen

Die Kategorie steuert die Sichtbarkeit. In ContractHero hängt an der Kategorie, welches Team einen Vertrag sieht. Eine von der KI gesetzte Kategorie verschiebt damit auch die Sichtbarkeit — ein guter Grund, die Vorschläge bei sensiblen Verträgen kurz zu prüfen, statt sie ungesehen stehen zu lassen.
Der Nutzen liegt im Volumen. Bei drei Verträgen im Monat merken Sie kaum einen Unterschied. Bei einem Onboarding mit 50 bis 100 Verträgen ersetzt die Funktion genau die Fleißarbeit, die sonst niemand machen will.
Reihenfolge im Hintergrund: Upload → Zusammenfassung → Kategorie → Vertragsanalyse. Deshalb steht die Kategorie nicht in derselben Sekunde da wie der Vertrag.
Bewusst gewählt schlägt automatisch. Wenn Sie beim Massenupload einzelne Verträge sicher zuordnen können, wählen Sie die Kategorie ruhig selbst — die KI kommt Ihnen dann nicht in die Quere.
Keine Kategorie-Erfindung. Die KI wählt aus den Kategorien, die in Ihrem Account angelegt sind. Fehlt eine passende, legen Sie sie im Feldbaukasten an — danach steht sie auch der KI zur Verfügung.