Artikel über: Benutzer, Rollen & Berechtigungen

Eigentümer-Rechte: Was Admins in ContractHero steuern können

„Wer ist bei uns eigentlich Admin?" — in ContractHero gibt es diese Rolle so nicht. Die Rolle mit den weitreichendsten Rechten heißt Eigentümer. Dieser Artikel zeigt kompakt, was ein Eigentümer steuern kann, wo das jeweils liegt und was auch Eigentümer nicht können.

Ihr Vorteil

Wenn klar ist, wer was darf, landen Berechtigungsfragen nicht im Support und nicht beim Zufall. Eigentümer wissen, welche Hebel sie selbst in der Hand haben — und bei welchen Themen sich der Weg über das Customer-Experience-Team lohnt.

Admin oder Eigentümer?

ContractHero kennt zwei Arten von Zugriff:

Eigentümer — sieht und bearbeitet jeden Vertrag der Organisation, unabhängig von allen Rollen, und verwaltet die Organisation selbst. Das ist das, was die meisten „Admin" nennen.
Mitglied mit Rolle — sieht nur das, was die zugewiesene Rolle freigibt. Mehrere Rollen pro Person sind möglich; die Zugriffe addieren sich.

Wer Eigentümer ist, erkennen Sie unter Einstellungen → Organisation → Mitglieder an der Spalte Organisation Eigentümer.

Empfehlung: mindestens zwei Eigentümer pro Account. Sonst steht die Organisation bei Urlaub, Krankheit oder Austritt ohne handlungsfähige Verwaltung da.

Was nur Eigentümer können

Menschen und Zugriffe verwalten

Unter Einstellungen → Organisation → Mitglieder („Teammitglieder, ihre Rollen und Zugriffsrechte verwalten") laden Sie über „+ Neues Mitglied hinzufügen" neue Personen ein. In der Tabelle steuern Sie pro Person:

Spalte	Was sie steuert
Organisation Eigentümer	Vollzugriff auf alles, inklusive Verwaltung
Rolle	Welche Verträge die Person sehen und bearbeiten darf
Feldbaukasten	Darf Felder und Kategorien anlegen und ändern
Aufgabenautomatisierung	Darf Automatisierungen anlegen und ändern
Vertragsvorlagen	Darf Vorlagen anlegen und verwalten

Rollen anlegen und ändern

Unter Einstellungen → Organisation → Rollen finden Sie die Karte „Mitgliederrollen" („Rollen festlegen und verwalten, um Organisationszugriff zu steuern"). Über „+ Neue Rolle hinzufügen" legen Sie Rollen an; in der Übersicht sehen Sie pro Rolle die hinterlegten Regeln mit Stufe (Lesezugriff oder Vollzugriff) und Bedingungen.

Nachvollziehen, wer wann was bekommen hat

Einstellungen → Organisation → Änderungsprotokoll führt das Änderungsprotokoll für Berechtigungen — „zur Nachverfolgung von Benutzerzugriffen und Sicherheitsaktualisierungen". Dort steht mit Wann / Wer / Aktion, wer eingeladen, angenommen, widerrufen wurde und welche Rollen entstanden sind. Praktisch für Audits.

Nicht zu verwechseln mit dem Änderungsprotokoll am Vertrag, das inhaltliche Änderungen dokumentiert.

Teams und Kategorien freigeben

Unter Einstellungen → Teams sehen Sie alle Teams Ihrer Organisation und darunter die Matrix „Ihre Teams haben Zugriff auf Kategorien". Per Häkchen geben Sie je Team einzelne Vertragskategorien frei. Über „+ Neues Team erstellen" legen Sie weitere Teams an.

Datenmodell festlegen

Einstellungen → Feldbaukasten teilt sich in Vertragsfeldbaukasten und Kontaktfeldbaukasten. Hier entstehen Kategorien, Felder und die KI-Prompts, mit denen ContractHero Vertragsdaten ausliest.

Die Organisation selbst verwalten

Einstellungen → Organisation → Details zur Organisation bündelt die Account-Themen:

Organisation umbenennen
Organisationslimits — aktuelle Planlimits und deren Nutzung: Teammitglieder, Teams und Verträge
Signatur-Guthaben — verbrauchte und verfügbare FES- und QES-Signaturen samt Datum, an dem sich das Guthaben erneuert
ContractHero Support einladen — gibt unserem Support befristet Zugriff auf Ihre Organisation, wenn wir bei einem Problem direkt mitschauen sollen
Aufbewahrung im Papierkorb — wie lange gelöschte Verträge im Papierkorb bleiben, bevor sie endgültig entfernt werden (Plattformstandard: 30 Tage)
Zahlenformat — ob Zahlenfelder immer alle konfigurierten Dezimalstellen anzeigen
Organisation löschen — endgültig, inklusive aller Verträge und Einstellungen

Gelöschtes zurückholen

Einstellungen → Papierkorb zeigt gelöschte Verträge innerhalb der eingestellten Aufbewahrungsdauer. Siehe Papierkorb: Wie stelle ich einen gelöschten Vertrag wieder her?

Je nach Paket zusätzlich

Diese Punkte sehen Sie nur, wenn Ihr Paket sie enthält — fehlt der Menüpunkt, ist die Funktion für Ihren Account nicht aktiv:

Integrationen (Webhooks) — ab dem Professional-Plan
Custom Single Sign-On und Access Delegation — Enterprise
Advanced Permission Concept (APC) — im Enterprise-Plan enthalten, sonst als Modul hinzubuchbar
Automatische Backups — Enterprise

Was auch Eigentümer nicht können

Einzelne Felder verbergen. Wer einen Vertrag sehen darf, sieht alle Felder darin. Sensible Inhalte gehören in eine eigene Kategorie.
Den Zugriff auf einen einzelnen Vertrag beschränken. Regeln greifen auf Vertrags-Merkmale, nie auf eine Vertrags-ID.
Nach Vertragswert filtern. Zahlenfelder stehen als Bedingung nicht zur Verfügung.
„Alles außer X" verbieten. ContractHero arbeitet ausschließlich mit Inclusion-Logik.
Zwischen Standard und APC selbst umschalten. Das läuft über das Customer-Experience-Team.

Häufige Fragen

Gibt es in ContractHero eine Admin-Rolle?

Nein. Was anderswo „Admin" heißt, ist bei uns der Eigentümer der Organisation. Daneben gibt es Mitglieder mit Rollen sowie einzelne Zusatzrechte pro Person (Feldbaukasten, Aufgabenautomatisierung, Vertragsvorlagen).

Wie mache ich jemanden zum Eigentümer?

Unter Einstellungen → Organisation → Mitglieder setzen Sie bei der Person das Häkchen in der Spalte Organisation Eigentümer. Das sollte bewusst passieren — Eigentümer sehen ausnahmslos alle Verträge.

Sieht ein Eigentümer wirklich jeden Vertrag?

Ja. Rollen schränken Eigentümer nicht ein. Deshalb bringt es auch nichts, einem Eigentümer zusätzlich eine Rolle zuzuweisen.

Wer darf Felder und Kategorien ändern, ohne Eigentümer zu sein?

Jede Person, bei der in der Mitglieder-Tabelle Feldbaukasten aktiviert ist. Analog gibt es getrennte Rechte für Aufgabenautomatisierung und Vertragsvorlagen.

Kann ich dem Support Zugriff auf unsere Organisation geben?

Ja, über Details zur Organisation → ContractHero Support einladen. Das ist der saubere Weg, wenn wir ein Problem direkt bei Ihnen anschauen sollen — Sie behalten die Kontrolle und können den Zugriff wieder entfernen.

Wie lange bleiben gelöschte Verträge wiederherstellbar?

Standardmäßig 30 Tage. Die Dauer ändern Sie unter Details zur Organisation → Aufbewahrung im Papierkorb.

Warum fehlt bei uns der Menüpunkt „Integrationen"?

Weil Webhooks erst ab dem Professional-Plan enthalten sind. Dasselbe gilt für SSO und automatische Backups, die zum Enterprise-Plan gehören. Welche Module für Ihren Account möglich sind, klärt Ihr Customer Success Manager mit Ihnen.

Gut zu wissen

Mindestens zwei Eigentümer. Ein einziger Eigentümer ist ein Single Point of Failure — bei Urlaub oder Austritt kann sonst niemand mehr Rollen vergeben.
Eigentümer-Status ist kein Zwischenschritt. Wer nur Felder pflegen soll, braucht das Feldbaukasten-Recht, nicht den Eigentümer-Status.
Das Berechtigungs-Änderungsprotokoll ist Ihr Audit-Nachweis. Es beantwortet „wer hat wem wann Zugriff gegeben" ohne Rückfrage bei uns.
Organisation löschen ist endgültig. Es gibt danach keinen Papierkorb und keine Wiederherstellung.