Artikel über: Benutzer, Rollen & Berechtigungen

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Freigaberegel erstellen - Schritt für Schritt

Eine Freigaberegel schiebt einen Kontrollschritt vor eine kritische Aktion. ContractHero kennt dafür zwei Regeltypen:

Vertragssignatur — der Vertrag geht erst zur Unterschrift, wenn die freigebenden Personen zugestimmt haben.
Vertragslöschung — der Vertrag wandert erst in den Papierkorb, wenn die Löschung freigegeben wurde.

Sie wählen den Typ beim Anlegen der Regel. Alles andere — Freigeber, Gruppen, Reihenfolge, Bedingungen — funktioniert für beide Typen gleich.

Ihr Vorteil

Ohne Freigaberegel hängt die Vier-Augen-Kontrolle an der Disziplin der Beteiligten — und an einer E-Mail, die hoffentlich rechtzeitig beantwortet wird. Mit einer Regel ist der Zwischenschritt fest in den Ablauf eingebaut: Die Aktion wird nicht ausgeführt, bevor die freigebenden Personen aktiv zugestimmt haben. Sie gewinnen klare Verantwortlichkeiten, ein automatisches Audit-Trail und reduzieren Compliance-Risiken — gleichzeitig wird der Prozess für die operative Person nicht langsamer, weil die Freigabe-Anfrage automatisch ausgelöst wird.

Beim Regeltyp Vertragslöschung kommt ein zweiter Nutzen dazu: Sie müssen Löschrechte nicht mehr wegnehmen, um versehentliche oder unabgestimmte Löschungen zu verhindern. Die Rolle darf weiterhin löschen — nur eben nicht allein.

Mit den erweiterten Bedingungen (Team, Status, Kategorie, Listenfelder, Betrags- und Zahlfelder mit Operatoren wie =, >, <, ≥) setzen Sie Regeln sehr gezielt ein — z. B. nur für Arbeitsverträge mit Gehältern über einem Schwellwert. Und mit mehreren Freigebern pro Regel sowie mehrstufigen Freigaben bilden Sie Ihre echten internen Freigabestrukturen ab — vom einfachen Vier-Augen-Prinzip bis zur Kette „Fachbereich → Legal → Geschäftsführung".

Voraussetzung: Freigaberegeln sind für Kunden mit dem Approval-Feature verfügbar. Falls Sie den Bereich „Freigaben" nicht sehen, sprechen Sie Ihren Customer Success Manager an.

Voraussetzungen

Sie haben Admin- oder Eigentümer-Rechte in Ihrem ContractHero-Account.
Das Approval-Feature ist für Ihre Organisation aktiv.
Die Personen, die freigeben sollen, sind als Mitglieder in der Organisation angelegt (siehe Verwandte Artikel: „Personen einladen").

So funktioniert's

1. Freigabe-Bereich öffnen

Navigieren Sie zu Einstellungen.

Navigieren Sie zu Freigaben. Sie sehen die Seite „Freigaberegeln" mit dem Untertitel „Konfigurieren Sie Freigabeworkflows und -regeln für Ihre Organisation." Die Tabelle listet alle bestehenden Regeln mit Name, Regeltyp, Status, Zugewiesen an und den konfigurierten Bedingungen. Bei einem neuen Account erscheint zunächst der Hinweis „Keine Freigaberegeln gefunden".

2. Neue Regel anlegen

Klicken Sie oben rechts auf „+ Neue Freigaberegel". Eine Seitenleiste klappt auf der rechten Bildschirmseite ein.

3. Regelname vergeben

Regelname ist ein Pflichtfeld. Vergeben Sie einen sprechenden Namen, der den Zweck der Regel klar macht („Legal — NDAs", „Finance — Leasing > 50k", „Löschfreigabe — alle Verträge"). Generische Namen wie „Regel 1" werden später zur Sackgasse.

Mit dem Toggle „Ist aktiv" ganz unten steuern Sie, ob die Regel sofort greift oder zunächst deaktiviert gespeichert wird — praktisch, wenn Sie die Regel vorbereiten, aber erst zu einem späteren Stichtag scharf schalten möchten.

4. Regeltyp wählen

Im Bereich „Regeltyp" entscheiden Sie, welche Aktion die Freigabe auslöst. Sie wählen genau eine der beiden Karten:

„Vertragssignatur" — „Eine Freigabe ist erforderlich, bevor ein Vertrag zur Signatur gesendet wird."
„Vertragslöschung" — „Eine Freigabe ist erforderlich, bevor ein Vertrag gelöscht werden kann."

Eine Regel deckt immer nur einen Typ ab. Wenn Sie beides absichern wollen, legen Sie zwei Regeln an — die Freigeber dürfen dieselben sein.

5. Freigeber festlegen — einzeln, als Gruppe oder in Stufen

Im Bereich „Freigeber" legen Sie fest, wer freigeben soll:

Eine oder mehrere Personen pro Freigabegruppe: Über das Feld „Einen oder mehrere Benutzer auswählen" fügen Sie einer Freigabegruppe beliebig viele Mitglieder hinzu. Gibt eine der ausgewählten Personen frei, ist dieser Freigabeschritt abgeschlossen — ideal, um Vertretungen abzudecken oder Engpässe zu vermeiden.
Mehrere Freigabegruppen als Stufen: Über „+ Freigabegruppe hinzufügen" ergänzen Sie weitere Gruppen. Jede Gruppe ist ein eigener Freigabeschritt — die Aktion läuft erst, wenn alle Gruppen freigegeben haben.
Reihenfolge festlegen (optional): Über „Freigabereihenfolge festlegen" werden die Gruppen nummeriert (1, 2, …) und lassen sich per Drag & Drop sortieren. Die nächste Gruppe wird erst benachrichtigt, wenn die vorherige ihren Schritt abgeschlossen hat — so entsteht eine mehrstufige Freigabekette. Ohne festgelegte Reihenfolge müssen ebenfalls alle Gruppen freigeben, jedoch ohne feste Abfolge.

Nur Mitglieder Ihrer Organisation erscheinen in der Auswahl — Externe oder noch nicht eingeladene Personen lassen sich nicht zuweisen.

6. Bedingungen definieren — gezielt oder für alle Verträge

Im Bereich „Diese Regel anwenden, wenn" legen Sie fest, für welche Verträge die Regel greifen soll („Ein Vertrag benötigt nur dann eine Freigabe, wenn er diesen Bedingungen entspricht.").

Der schnelle Weg: alle Verträge. Schalten Sie „Auf alle Verträge anwenden" ein, greift die Regel ausnahmslos — die Bedingungszeilen verschwinden dann komplett. ContractHero weist in dem Fall selbst darauf hin: „Diese Regel greift bei jedem Vertrag, auch bei Verträgen in später angelegten Kategorien." Genau das ist der Punkt: Sie müssen nicht mehr jede Kategorie einzeln anhaken und daran denken, neu angelegte Kategorien nachzupflegen.

Der gezielte Weg: Bedingungen. Lassen Sie den Schalter aus, kombinieren Sie beliebig viele Bedingungen — sie werden mit UND-Logik verknüpft. Zur Verfügung stehen:

Kategorie — z. B. Lieferantenvertrag, Arbeitsvertrag, NDA.
Team — z. B. Legal, Finance, HR (bei mehreren Teams in der Organisation).
Status — z. B. Aktiv, Entwurf, Wiedervorlage.
Listenfelder aus dem Vertragsfeldbaukasten — z. B. Risiko-Kategorie, Vertragsart, Regional-Zuordnung.
Betragsfelder — z. B. Vertragswert, Jahresvolumen, Kaufpreis.
Zahlfelder — z. B. Laufzeit in Monaten, Kilometer.

Bei Betrags- und Zahlfeldern stehen zusätzlich Operatoren zur Verfügung: = (gleich), ≠ (ungleich), > (größer als), < (kleiner als), ≥ (größer oder gleich), ≤ (kleiner oder gleich).

Konkrete Beispiele:

HR-Freigabe für hohe Gehälter: Kategorie = „Arbeitsvertrag" AND Gehalt ≥ 100.000 €
Finance-Freigabe für größere Lieferantenverträge: Kategorie = „Lieferantenvertrag" AND Vertragswert > 50.000 €
Löschschutz für den gesamten Bestand: Regeltyp Vertragslöschung + „Auf alle Verträge anwenden"

7. Regel speichern

Klicken Sie unten in der Seitenleiste auf „Regel hinzufügen". Die Regel erscheint sofort in der Tabelle „Freigaberegeln" — mit ihrem Regeltyp als Badge und ihren Bedingungen (bei aktivem Schalter steht dort „Gilt für alle Verträge").

Ablauf bei Regeltyp „Vertragssignatur"

Sobald ein Mitglied für einen passenden Vertrag den Signatur-Prozess startet, läuft folgender Ablauf automatisch:

ContractHero prüft: Erfüllt dieser Vertrag die Bedingungen einer aktiven Freigaberegel vom Typ „Vertragssignatur"?
Die freigebenden Personen der (ersten) Freigabegruppe erhalten eine Benachrichtigung mit der Freigabe-Anfrage.
Bei mehrstufigen Freigaben wird die nächste Gruppe erst benachrichtigt, wenn die vorherige Gruppe ihren Schritt abgeschlossen hat.
Erst wenn alle Freigabegruppen freigegeben haben, löst ContractHero die Signatur-Anfrage an die eigentlichen Unterzeichnenden aus.
Lehnt eine freigebende Person ab, stoppt der Ablauf sofort — die anfragende Person wird mit der Begründung benachrichtigt und kann den Vertrag anpassen und die Freigabe erneut starten. Die Signatur wird nicht versendet.

Ablauf bei Regeltyp „Vertragslöschung"

Hier greift die Regel in dem Moment, in dem jemand einen Vertrag löschen will — einzeln oder über die Massenbearbeitung.

Die Person wählt den Vertrag und klickt auf „Löschen". Es öffnet sich der Dialog „Vertrag löschen".
Der Dialog weist darauf hin: „Administratoren werden benachrichtigt, falls eine Freigabe zum Löschen erforderlich ist. Für Verträge, bei denen bereits eine Anfrage läuft, wird keine weitere Freigabeanfrage gestellt."
Das Feld „Grund für die Löschung" ist ein Pflichtfeld (bis 500 Zeichen). Ohne Begründung lässt sich „Ja, Vertrag löschen" nicht auslösen. Der Hinweistext erklärt warum: „Dies ermöglicht es Ihren Kollegen, den Kontext zu verstehen, warum Sie diesen Vertrag löschen möchten."
Nach dem Bestätigen wird der Vertrag nicht gelöscht und wandert nicht in den Papierkorb. Er bleibt unverändert in der Vertragsliste stehen, während die Freigabe-Anfrage läuft.
Wird freigegeben, wandert der Vertrag in den Papierkorb — von dort ist er wie gewohnt wiederherstellbar.
Wird abgelehnt, bleibt der Vertrag exakt so bestehen, wie er war. Es geht nichts verloren, es ändert sich nichts am Vertrag.

Häufige Fragen

Kann eine Regel Signatur und Löschung gleichzeitig abdecken?

Nein. Pro Regel wählen Sie genau einen Regeltyp. Für beide Abläufe legen Sie zwei Regeln an — die Freigeber und Bedingungen dürfen identisch sein.

Ändert sich etwas an meinen bestehenden Freigaberegeln?

Nein. Bestehende Regeln behalten den Typ „Vertragssignatur" und laufen unverändert weiter. Der Lösch-Trigger ist eine zusätzliche Option, keine Änderung an vorhandenen Setups.

Warum muss ich beim Löschen jetzt einen Grund angeben?

Damit die freigebende Person entscheiden kann, ohne nachfragen zu müssen. Der Grund ist Pflicht und wandert mit der Anfrage mit — das ist gleichzeitig die Audit-Spur, warum eine Löschung beantragt wurde.

Was passiert, wenn dieselbe Löschung zweimal beantragt wird?

Nichts doppelt. Der Dialog sagt es selbst: Für Verträge, bei denen bereits eine Anfrage läuft, wird keine weitere Freigabeanfrage gestellt.

Was passiert bei einer Massenlöschung?

Jeder betroffene Vertrag, auf den die Regel zutrifft, läuft in seine eigene Freigabe. Bei großen Aufräumaktionen — etwa dem Rückgängigmachen eines fehlerhaften XLS-Imports — kann das sehr viele Anfragen auf einmal erzeugen. Planen Sie solche Aktionen mit den freigebenden Personen ab, oder deaktivieren Sie die Regel vorübergehend über „Ist aktiv".

Was passiert, wenn eine Person ablehnt?

Der gesamte Freigabeablauf stoppt sofort — unabhängig davon, wie viele Stufen bereits freigegeben hatten. Die anfragende Person erhält eine Benachrichtigung mit der Begründung. Bei Vertragssignatur wird die Signatur-Anfrage nicht versendet, bei Vertragslöschung bleibt der Vertrag unverändert bestehen.

Gilt der Löschschutz auch für nachträglich importierte Alt-Verträge?

Ja. Anders als beim Signatur-Trigger hängt der Lösch-Trigger nicht daran, ob in ContractHero jemals ein Signaturprozess lief. Sobald ein Vertrag die Bedingungen erfüllt — oder die Regel auf alle Verträge gilt — ist auch ein importiertes PDF geschützt.

Greift der Signatur-Trigger bei fertig unterschriebenen, importierten Verträgen?

Nein. Eine Regel vom Typ „Vertragssignatur" ist an den Signatur-Workflow in ContractHero gekoppelt. Verträge, die außerhalb unterschrieben und nur als PDF importiert werden, lösen keinen Signatur-Prozess und damit keine Freigabe-Anfrage aus. Für diese Verträge ist der Regeltyp „Vertragslöschung" der passende Schutz.

Freigaberegel oder Schreibrechte — was nehme ich wofür?

Beides verhindert unabgestimmte Löschungen, auf unterschiedliche Weise. Mit der Zugriffsstufe „Schreiben (lesen & bearbeiten, ohne Löschen)" wird die Lösch-Aktion für die Rolle komplett ausgeblendet — richtig für Teams, die nie löschen sollen. Eine Freigaberegel vom Typ Vertragslöschung lässt die Löschung zu, schiebt aber eine Kontrolle davor — richtig für Rollen, die löschen dürfen sollen, aber nicht im Alleingang. Die beiden lassen sich kombinieren.

Können mehrere Personen freigabeberechtigt sein?

Ja. Fügen Sie einer Freigabegruppe mehrere Mitglieder hinzu — sobald eine dieser Personen freigibt, ist der Schritt abgeschlossen. So decken Sie Urlaubszeiten und Vertretungen ab, ohne dass der Prozess hängt.

Wie baue ich eine mehrstufige Freigabe (z. B. erst Legal, dann Geschäftsführung)?

Legen Sie pro Stufe eine Freigabegruppe an („+ Freigabegruppe hinzufügen") und aktivieren Sie „Freigabereihenfolge festlegen". Die Gruppen werden nummeriert und per Drag & Drop sortierbar — jede Gruppe wird erst benachrichtigt, wenn die vorherige freigegeben hat.

Wie werden mehrere Bedingungen verknüpft — UND oder ODER?

Alle Bedingungen einer Regel werden mit UND-Logik verknüpft. Für ODER-Logik legen Sie zwei separate Regeln an — beide können dieselben freigebenden Personen haben.

Was passiert mit Verträgen, die bereits in Freigabe sind, wenn ich eine Regel ändere?

Laufende Freigabe-Prozesse bleiben unverändert — sie folgen der Regel-Konfiguration, die zum Startzeitpunkt aktiv war. Neue Vorgänge greifen auf die aktualisierte Regel zu.

Die Person erscheint nicht in der Auswahl — woran liegt das?

Prüfen Sie, ob die Person als Mitglied in Ihrer Organisation angelegt ist und die Einladung angenommen hat (ausstehende Einladungen reichen nicht).

Kann ich eine Regel später bearbeiten, deaktivieren oder löschen?

Ja. Über das Menü am rechten Rand der Regelzeile stehen „Bearbeiten", „Regel deaktivieren" und „Löschen" zur Verfügung. Deaktivieren ist der richtige Weg, wenn die Regel nur vorübergehend pausieren soll — etwa vor einer geplanten Aufräumaktion.

Wer sieht, dass eine Freigabe angefragt wurde?

Die freigebenden Personen werden benachrichtigt; beim Lösch-Trigger weist der Dialog ausdrücklich darauf hin, dass Administratoren informiert werden. Über welche Kanäle das ankommt — E-Mail, in der Anwendung oder Slack — steuern Sie auf Ihrer Benachrichtigungsseite im Bereich „Freigaben" (angefordert, akzeptiert, abgelehnt, storniert, Freigabeerinnerung). Der Verlauf ist zusätzlich im Änderungsprotokoll einsehbar.

Gut zu wissen

Für den Löschschutz ist „alle Verträge" oft genau richtig. Bei Signaturen erzeugt eine pauschale Regel Reibung im Tagesgeschäft — dort lohnen sich Schwellwerte. Beim Löschen ist das anders: Löschungen sind selten, und eine Lücke im Schutz fällt erst auf, wenn etwas weg ist. Der Schalter „Auf alle Verträge anwenden" deckt hier auch Kategorien ab, die es heute noch gar nicht gibt.
Sprechende Regelnamen sparen später Zeit. Bei 10+ Regeln ist „HR — Arbeitsverträge ≥ 100k" sofort identifizierbar, „Regel 1" nicht. Nehmen Sie den Regeltyp mit in den Namen auf, wenn Sie beide Typen nutzen.
Vertretung über die Freigabegruppe lösen. Nehmen Sie die Vertretung mit in die Gruppe auf — da eine Freigabe pro Gruppe genügt, blockiert ein Urlaub den Ablauf nicht.
Vor großen Aufräumaktionen kurz deaktivieren. Wenn Sie planmäßig viele Verträge löschen — fehlerhafter Import, Testdaten — setzen Sie die Löschregel kurz auf „Ist aktiv" = aus, statt Dutzende Freigaben einzeln durchzuklicken. Danach wieder einschalten.
Audit-Spur ist eingebaut. Jede Freigabe und Ablehnung wird mit Zeitstempel und Person dokumentiert — beim Lösch-Trigger zusätzlich mit dem angegebenen Grund. Für Audits, ISO-Zertifizierungen und interne Compliance ist das genau die Frage, die sonst niemand beantworten kann.
Vor produktiver Aktivierung testen. Legen Sie die Regel zunächst mit „Ist aktiv" = aus an, testen Sie den Ablauf an einem Test-Vertrag, und aktivieren Sie erst nach erfolgreichem Durchlauf. Besonders wichtig bei mehrstufigen Regeln und Schwellwerten.