Slack-App: ContractHero-Benachrichtigungen direkt in Slack erhalten

Wer den Tag über ohnehin in Slack arbeitet, will nicht ständig einen zweiten Tab prüfen, nur um zu sehen, ob eine Aufgabe fällig ist oder ein Vertrag endlich unterschrieben wurde. Mit der ContractHero Slack-App kommen Ihre Benachrichtigungen als Direktnachricht in Slack an — und über zwei Slash-Commands holen Sie sich Ihre offenen Aufgaben und den Stand laufender Unterschriftenläufe, ohne ContractHero zu öffnen.

Ihr Vorteil

Keine verpassten Fristen. Fällige Aufgaben, abgeschlossene Unterschriftenläufe und Freigabeanfragen erreichen Sie dort, wo Sie ohnehin den ganzen Tag hinschauen.
Antwort in Sekunden statt Tab-Wechsel. /mytasks und /contract-in-signing beantworten die zwei häufigsten Zwischendurch-Fragen direkt im Chat.
Ein Setup für das ganze Team. Die Verbindung wird einmal für den Workspace hergestellt — niemand muss danach noch etwas installieren oder konfigurieren.
Sie behalten die Kontrolle. Welche Benachrichtigung über welchen Kanal läuft, stellen Sie weiterhin zentral in ContractHero ein.

Voraussetzungen

Die Slack-App muss für Ihre Organisation freigeschaltet sein. Auf der Integrations-Seite ist die Slack-Kachel mit „Auf Anfrage" markiert. Falls die Verbindung bei Ihnen nicht startet, sprechen Sie Ihren Customer Success Manager oder den Support an.
Die Verbindung erteilt eine Berechtigung für den gesamten Slack-Workspace. Sie muss deshalb von einer Person mit Slack-Admin- oder Installationsrechten hergestellt werden.
Ein Slack-Workspace kann mit genau einer ContractHero-Organisation verbunden werden.
Benachrichtigungen erreichen nur Slack-Nutzer, die auch einen ContractHero-Account haben. Der Abgleich läuft automatisch über die E-Mail-Adresse — sie muss in beiden Systemen identisch sein.

So funktioniert's

1. Verbindung herstellen (einmalig, durch einen Slack-Admin)

Öffnen Sie in ContractHero die Integrationen-Seite (Reiter „Apps"), tippen Sie im Suchfeld „Slack" und klicken Sie auf die Slack-Kachel.

2. Anfrage bestätigen

Es öffnet sich der Dialog „Slack" mit der Beschreibung der Integration und der Frage „Möchten Sie diese Integration anfragen?". Klicken Sie auf „Verbinden".

Slack-Dialog auf der Integrations-Seite mit den Schaltflächen Vielleicht später und Verbinden

3. Zugriff in Slack freigeben

Slack zeigt die Freigabeseite „Allow the 'ContractHero' app to access Slack". Prüfen Sie oben, dass der richtige Workspace ausgewählt ist, und klicken Sie auf „Allow". Die App darf danach Nachrichten senden, Direktnachrichten an Sie öffnen sowie Namen und E-Mail-Adressen der Workspace-Mitglieder lesen — Letzteres ist die Grundlage für den automatischen Abgleich. Anschließend landen Sie zurück in ContractHero.

4. Benachrichtigungen einschalten

Öffnen Sie Ihre Benachrichtigungen-Seite. Dort finden Sie jetzt einen dritten Sammelschalter „Alle Slack-Benachrichtigungen" mit dem Hinweis „Neu" sowie eine dritte Spalte SLACK neben E-MAIL und ANWENDUNG. Über den Sammelschalter aktivieren Sie alle Slack-Benachrichtigungen auf einmal, über die Häkchen in der Spalte wählen Sie einzeln aus.

Benachrichtigungsseite mit dem Sammelschalter Alle Slack-Benachrichtigungen und der neuen Spalte SLACK

5. Slash-Commands nutzen

Tippen Sie in Slack /mytasks oder /contract-in-signing und drücken Sie Enter. Die Antwort sehen nur Sie — auch wenn Sie den Befehl in einem Channel ausführen.

Die beiden Slash-Commands

Command	Was Sie zurückbekommen
`/mytasks`	Ihre offenen Aufgaben aus ContractHero, die Ihnen zugewiesen sind
`/contract-in-signing`	Verträge, die aktuell im Unterschriftenlauf sind — inklusive Status jeder unterzeichnenden Person

Welche Benachrichtigungen kommen in Slack an?

Grundsätzlich alle, die Sie auch per E-Mail oder in der Anwendung erhalten können. Auf der Benachrichtigungsseite sind sie in fünf Bereiche gegliedert — jeder Bereich hat die Spalte SLACK:

Verträge — erstellt, bearbeitet, hochgeladen, importiert, analysiert, gelöscht bzw. wiederhergestellt, Kommentare und Erwähnungen, Backup-Informationen, Erinnerung an Vertrag
Aufgaben — zugewiesen, Fälligkeitsdatum geändert, Fälligkeitsdatum erreicht, geschlossen, mehrere Aufgaben aktualisiert
Unterzeichnung — Unterschriftenlauf abgeschlossen, abgelehnt oder fehlgeschlagen, Erinnerung an ausstehende Unterschriften
Freigaben — angefordert, akzeptiert, abgelehnt, storniert, Freigabeerinnerung
Allgemein und System — ein Nutzer ist Ihrem Team beigetreten, erneuter Webhook-Versuch fehlgeschlagen, monatlicher Statusreport

Sie entscheiden pro Zeile, ob die Benachrichtigung per E-Mail, in der Anwendung, in Slack — oder auf mehreren Wegen gleichzeitig — ankommt.

Häufige Fragen

Slack meldet: „This Slack workspace is already linked to a different ContractHero organization." Was bedeutet das?

Ihr Slack-Workspace ist bereits mit einer anderen ContractHero-Organisation verbunden, und pro Workspace ist nur eine Verbindung möglich. Das passiert typischerweise, wenn Sie mehrere ContractHero-Organisationen betreiben (z. B. mehrere Gesellschaften) und sich beim Verbinden in der falschen angemeldet haben. Prüfen Sie oben links, in welcher Organisation Sie gerade sind. Soll die Verbindung tatsächlich auf eine andere Organisation umziehen, muss die bestehende zuerst gelöst werden — melden Sie sich dafür beim Support.

Ein Slash-Command antwortet: „We could not match your Slack account to a ContractHero user in the connected organization. Make sure both accounts use the same email address." Was tun?

Die E-Mail-Adresse Ihres Slack-Profils findet keine Entsprechung in der verbundenen ContractHero-Organisation. Zwei häufige Ursachen:

Die beiden Adressen unterscheiden sich (z. B. eine Alias-Adresse in ContractHero, die Hauptadresse in Slack). Lassen Sie eine der beiden angleichen.
Sie haben zwar einen ContractHero-Account, aber in einer anderen Organisation als der, die mit dem Workspace verbunden ist. Dann greift der Abgleich nicht.

Dieselbe Logik gilt für die Benachrichtigungen: Ohne Treffer beim E-Mail-Abgleich wird nichts nach Slack zugestellt.

Muss jede Person die App einzeln installieren?

Nein. Die Verbindung wird einmal auf Workspace-Ebene hergestellt. Danach muss jede Person nur noch ihre eigenen Slack-Benachrichtigungen auf der Benachrichtigungsseite aktivieren.

Muss ich die App im Slack App Store suchen?

Nein. Die Verbindung starten Sie direkt aus ContractHero über die Integrations-Seite.

Bekommen Kolleginnen und Kollegen ohne ContractHero-Account etwas mit?

Nein. Benachrichtigungen gehen ausschließlich an Slack-Nutzer, deren E-Mail-Adresse einem ContractHero-Account in der verbundenen Organisation entspricht.

Landen die Benachrichtigungen in einem Channel?

Nein. Sie kommen als Direktnachricht der ContractHero-App bei Ihnen persönlich an.

Kann ich Slack-Benachrichtigungen wieder ausschalten?

Jederzeit — und ohne Slack zu öffnen. Stellen Sie auf der Benachrichtigungsseite den Sammelschalter „Alle Slack-Benachrichtigungen" aus oder entfernen Sie einzelne Häkchen in der Spalte SLACK.

Gut zu wissen

Der kurze Weg zurück. Auf der Benachrichtigungsseite führt der Link „Slack-Verbindung verwalten" direkt zur Integrations-Seite — Sie müssen sich nicht durch die Einstellungen klicken.
Slash-Commands funktionieren überall. In Channels, in Gruppen-Chats und in Direktnachrichten. Zum Ausprobieren eignet sich die Direktnachricht an sich selbst am besten.
Slack ersetzt Ihre anderen Kanäle nicht. E-Mail, In-App-Benachrichtigung und Slack lassen sich frei kombinieren. Viele Teams schalten Slack für zeitkritische Themen (Aufgaben, Freigaben, Unterschriften) ein und lassen den Rest per E-Mail laufen.
Die Freigabe gilt für den Workspace. Planen Sie die Verbindung deshalb mit der Person ein, die in Slack Admin- oder Installationsrechte hat — sonst bricht der Prozess auf der Slack-Seite ab.

Sie möchten die Slack-App für Ihre Organisation aktivieren?

Ihr Customer Success Manager schaltet das Feature frei und geht das Setup in einem kurzen Termin mit Ihnen durch. Sprechen Sie uns über den Webchat, per E-Mail an support@contracthero.com oder telefonisch unter 030 / 577 123 32 an.