Hubspot-Integration: Verträge und CRM-Daten synchronisieren

Ihr Vorteil

Wer im Vertrieb mit Hubspot arbeitet und Verträge in ContractHero verwaltet, hat sonst zwei getrennte Datenpools — Deals und Companies in Hubspot, abgeschlossene Verträge in ContractHero. Mit der Zwei-Wege-Sync sehen Sie:

In Hubspot: den aktuellen Status der zugehörigen Verträge — Laufzeit, nächste Kündigungsfrist, Vertragswert.
In ContractHero: die zugehörige Hubspot-Deal- oder Company-ID — direkt im Vertragsdatensatz verlinkt.

Damit endet die doppelte Pflege: Eine Änderung an einem Ort spiegelt sich im anderen System automatisch.

So funktioniert's

1. Integration im Einstellungen-Bereich finden

Navigieren Sie zu Einstellungen.

Navigieren Sie zu Integrationen → Apps. Suchen Sie die Karte „Hubspot" mit dem Label „Auf Anfrage". Klicken Sie die Karte an.

2. Funktionsumfang prüfen

Der Detail-Dialog „Hubspot" zeigt unter „Funktionen" den aktuellen Integrations-Umfang:

Zwei-Wege-Synchronisation mit Hubspot
Wachsen Sie mit Marketing-, Vertriebs- und CRM-Tools an einem Ort.

3. Integration anfragen

Klicken Sie auf „Integration anfragen". Das ContractHero-Team meldet sich anschließend, um das konkrete Setup zu besprechen — typischerweise:

Welche Hubspot-Objekte sollen synchronisiert werden? (Deals, Companies, Contacts)
In welche Richtung sollen welche Felder gehen? (z. B. Vertragsstatus → Deal-Stage, Hubspot-Deal-Name → Vertragstitel)
Welche Trigger sollen einen Sync auslösen? (Vertragsabschluss, Statuswechsel, Kategoriewechsel)
Wie werden Konflikte behandelt? (Hubspot-Master / ContractHero-Master / manuelle Auflösung)

4. Setup durch ContractHero

Das Setup übernimmt unser Integrations-Team in Abstimmung mit Ihrer IT/Sales-Ops. Sie brauchen einen Hubspot-Account mit Admin-Rechten und idealerweise einen Test-Bereich für die Pilotphase.

5. Sync live schalten

Sobald die Mapping-Regeln stehen und getestet sind, schaltet ContractHero die Integration produktiv. Ab dann werden Vertragsanlagen, Statuswechsel und Stammdatenänderungen in der definierten Richtung gespiegelt.

Häufige Fragen

Ist Hubspot eine Self-Service-Integration mit Klick & Connect?

Nein. Hubspot läuft aktuell über das „Auf Anfrage"-Modell — wir richten die Integration gemeinsam mit Ihnen ein, weil die Anforderungen (welche Objekte, welche Felder, welche Trigger) sehr unterschiedlich sind und ein generisches Mapping selten passt.

Welche Hubspot-Editionen werden unterstützt?

Die Sync funktioniert mit allen Hubspot-Editionen, die einen API-Zugriff erlauben — das heißt Professional und Enterprise (Sales Hub, CRM Suite). Für Free / Starter ist der API-Zugriff eingeschränkt; sprechen Sie uns an, ob Ihr Anwendungsfall trotzdem realisierbar ist.

Welche Objekte werden synchronisiert?

Standardmäßig Deals, Companies und Contacts. Custom Objects sind möglich, müssen aber im Setup explizit gemappt werden.

Wie schnell läuft die Synchronisation?

Üblicherweise innerhalb weniger Minuten nach einer Änderung. Bei Bulk-Operationen (mehrere hundert Datensätze) kann ein Sync-Lauf länger dauern.

Was passiert, wenn jemand parallel in beiden Systemen ändert?

Im Setup definieren wir die Konflikt-Strategie. Optionen sind: Letzter Schreiber gewinnt (zeitstempelbasiert), System-Master (Hubspot oder ContractHero hat Vorrang), oder manuelle Auflösung (Konflikte werden zur Review gemeldet).

Werden bestehende Verträge nachträglich verknüpft?

Ja. Beim Initial-Setup matchen wir vorhandene Hubspot-Deals und ContractHero-Verträge nach Vertragspartner, Deal-Name oder einem definierten Schlüssel. Nicht eindeutige Fälle markieren wir zur manuellen Zuordnung.

Kostet die Integration extra?

Die Hubspot-Anbindung ist Teil unserer Enterprise-Integrations-Leistung. Konkrete Konditionen besprechen wir individuell — bitte den Button „Integration anfragen" klicken oder direkt mit Ihrem Customer Success Manager Kontakt aufnehmen.

Werden Vertragsdokumente (PDFs) auch übertragen?

Standardmäßig synchronisieren wir Metadaten und Stammdaten — nicht den PDF-Inhalt. Wenn Sie PDFs in Hubspot sichtbar machen möchten, können wir das per Deeplink von Hubspot zur ContractHero-Vertragsseite lösen.

Gut zu wissen

Erst Mapping skizzieren, dann anfragen. Eine Liste „welches Hubspot-Feld → welches ContractHero-Feld → in welche Richtung" beschleunigt das Setup um Tage. Auch wenn die Liste nicht vollständig ist, ist sie ein guter Startpunkt.
Pilotphase mit Subset. Beginnen Sie mit einer Teil-Pipeline (z. B. nur abgeschlossene Deals einer bestimmten Stage) statt mit dem ganzen CRM. So fallen Mapping-Fehler früh auf.
Hubspot-Workflows und ContractHero-Automatisierungen sind komplementär. Trigger an einer Stelle (Hubspot-Workflow oder CH-Automatisierung) reichen — beide gleichzeitig zu konfigurieren führt zu Loops.
Datenschutz im Blick behalten. Bei jeder Sync fließen personenbezogene Daten zwischen Systemen — DSGVO-Verträglichkeit (AVV mit Hubspot, Datenkategorien, Zweckbindung) sollten Sie mit Ihrer Compliance abklären, bevor Sie produktiv schalten.
Wir unterstützen beim Setup. Wenn Sie unsicher sind, ob sich Hubspot-Sync für Ihren Anwendungsfall lohnt, vereinbaren Sie einen Discovery-Call — wir gehen den typischen Datenfluss gemeinsam durch.