Elektronische Signatur anfordern: FES & QES per E-Mail-Link

Ihr Vorteil

Statt PDFs per Mail zu jonglieren, Versionen zusammenzuführen und Signaturen einzeln nachzuhalten, läuft alles an einem Ort: Sie sehen jederzeit, wer schon unterschrieben hat, können Erinnerungen senden, und im Anschluss landet das unterschriebene Dokument automatisch im Vertrag — revisionssicher abgelegt. Sie wählen pro Anfrage zwischen FES (einfache elektronische Signatur, für Standardfälle) und QES (qualifizierte elektronische Signatur, rechtlich der handschriftlichen gleichgestellt).

Bevor Sie starten

Der Vertrag und das zu unterzeichnende Dokument sind bereits in ContractHero hochgeladen.
Sie haben im Workspace bzw. auf diesem Vertrag das Recht, Signaturen zu starten.
Ein gültiges Signatur-Jahresvolumen ist hinterlegt (FES oder QES, je nach Verfahren).

So funktioniert's

1. Signatur-Bereich öffnen

Öffnen Sie den gewünschten Vertrag und wechseln Sie in der rechten Seitenleiste auf den Reiter Signatur.

Solange noch kein Prozess läuft, sehen Sie den Hinweis „Dieses Dokument ist bereit zur Unterzeichnung" und den Button „Unterschrift anfordern".

2. Anfrage konfigurieren

Klick auf „Unterschrift anfordern" öffnet den Dialog „Digitale Unterschrift anfordern". Hier legen Sie alle Details fest:

Nachricht — der Text, den die Unterzeichnenden in der Signatur-E-Mail sehen.
Qualifizierte elektronische Signatur (QES) — über den Schalter wechseln Sie zwischen Deaktiviert (= FES) und Aktiviert (= QES). Bei QES wird zwingend in Reihenfolge unterzeichnet.
Unterzeichner — Name und E-Mail des ersten Unterzeichners. Über „Zusätzlichen Unterzeichner hinzufügen" ergänzen Sie weitere Personen.
Unterschriften in Reihe anfragen — der Schalter „Unterzeichner anordnen" legt fest, ob alle gleichzeitig oder nacheinander unterschreiben (bei QES immer nacheinander).
CC-Empfänger hinzufügen — Personen, die informiert bleiben sollen, ohne zu unterschreiben. Was CC-Empfänger genau bekommen, steht weiter unten unter „Was CC-Empfänger erhalten".
Sprache des Signaturprozesses — wählen Sie zwischen Englisch und Deutsch.

Klicken Sie auf „Starten".

Nachricht und Sprache pro Unterzeichner

Nachricht und Sprache lassen sich pro Person festlegen, nicht nur einmal für die gesamte Anfrage:

Je Unterzeichner erscheint im Anfrageformular eine eigene Schaltfläche, über die Sie für diese Person eine individuelle Nachricht verfassen und eine eigene Sprache für ihre Signatur-E-Mails wählen.
Die allgemeine Nachricht ist kein Pflichtfeld. Wenn Sie ohnehin pro Person schreiben, können Sie sie leer lassen.
Zeilenumbrüche bleiben erhalten. Absätze, die Sie in der Nachricht setzen, erscheinen auch so in der E-Mail.
Im Formular wird zusätzlich der E-Mail-Betreff angezeigt, sodass Sie vor dem Versand ungefähr sehen, wie die E-Mail aussehen wird.

Wer die Schaltfläche nicht nutzt, versendet Anfragen genau wie bisher: Dann gelten die allgemeine Nachricht und die allgemeine Sprache für alle.

Typischer Anwendungsfall: ein Vertrag mit einem deutschen Geschäftsführer und einer französischen Gegenseite — beide bekommen die Signatur-E-Mail in ihrer Sprache und einen auf sie zugeschnittenen Hinweis.

3. Signaturfelder im Dokument platzieren

Im nächsten Schritt öffnet sich die Dokument-Vorbereitung. Ziehen Sie die benötigten Felder per Drag & Drop an die passenden Stellen im PDF — typischerweise:

Unterschrift
Initialen
Datum
Vor- und Nachname
weitere Standardfelder je nach Vertragsart

Bei mehreren Unterzeichnenden prüfen Sie pro Feld die Zuweisung (welcher Person gehört welches Feld). Über die Feld-Optionen markieren Sie Felder bei Bedarf als Pflichtfeld und passen Position und Größe an.

4. Versand auslösen

Vor dem Versand hier noch eine kleine Checkliste:

richtige Personen und Reihenfolge?
E-Mail-Adressen Zeichen für Zeichen geprüft?
korrekte Sprache — allgemein und, falls gesetzt, pro Unterzeichner?
alle Pflichtfelder gesetzt?
alle optionalen Felder eingetragen?

Mit „Zum Unterschreiben senden" wird die E-Mail versendet — entweder gleichzeitig an alle, oder bei aktivierter Reihenfolge an die erste Person.

5. Status verfolgen

Nach dem Versand zeigt der Signatur-Reiter den laufenden Signaturprozess mit aktuellem Stand pro Unterzeichner. Hier finden Sie auch die Buttons, um den Prozess abzubrechen oder eine Erinnerung zu senden (alle 2 Stunden möglich, wenn die Deadline drückt).

6. Unterschriftenlauf abgeschlossen

Sobald alle erforderlichen Unterschriften erfolgt sind, erhalten der Absender, alle Signierenden und alle CC-Empfänger per E-Mail eine PDF-Version des vollständig unterschriebenen Vertrags. Gleichzeitig wird das unterschriebene Dokument automatisch in ContractHero gespeichert.

Was CC-Empfänger erhalten

CC-Empfänger unterschreiben nicht, bleiben aber informiert. Konkret heißt das:

Sie erhalten dieselben Status-E-Mails wie die anfragende Person — also zum Beispiel die Bestätigung, dass die Anfrage versendet wurde.
Sie erhalten nach Abschluss automatisch die vollständig unterschriebene PDF per E-Mail.
Sie erhalten keinen Zugriff auf das Dokument während des laufenden Prozesses. Die Links in den Status-Mails führen in die ContractHero-App, und die setzt ein Benutzerkonto voraus. Wer kein Konto in Ihrer Organisation hat, kann das Dokument darüber nicht öffnen.

Wenn jemand das Dokument also vor Abschluss sehen soll, schicken Sie es ihm direkt zu oder laden Sie ihn als Unterzeichner ein. Ein CC-Eintrag allein reicht dafür nicht.

Häufige Fragen

Ich habe eine falsche E-Mail-Adresse eingegeben — was kann ich tun?

Die Adresse eines Unterzeichners lässt sich in einem laufenden Signaturprozess nicht ändern. Der saubere Weg ist: Prozess abbrechen und mit der korrekten Adresse neu starten.

Hat auf der Anfrage bereits jemand unterschrieben, geht diese Unterschrift beim Neustart verloren — die betreffende Person muss erneut unterschreiben. Wenn das nicht praktikabel ist, melden Sie sich bei support@contracthero.com: Wir können in solchen Fällen prüfen, ob sich das bereits unterzeichnete Dokument für Sie bereitstellen lässt.

Zwei Dinge beugen dem vor: die Adressen vor dem Versand Zeichen für Zeichen prüfen, und eine einmal falsch eingegebene Adresse anschließend in Ihren Kontakten korrigieren oder löschen. Sonst wird sie beim nächsten Mal wieder vorgeschlagen und der Tippfehler wiederholt sich.

Kann ich einen Unterzeichner zu einer laufenden Anfrage hinzufügen?

Nein. Pro Vertrag kann immer nur ein Signaturprozess gleichzeitig aktiv sein, und die Unterzeichner stehen mit dem Versand fest. Wenn jemand fehlt, ist der saubere Weg: Abbrechen → neu starten. Das Abbrechen wirkt sich weder auf das Dokument noch auf die Vertragsdaten aus.

Nein. Unterzeichnet wird komplett über den E-Mail-Link, ohne Account und ohne App-Installation.

Bekommen CC-Empfänger das unterschriebene Dokument?

Ja. Nach Abschluss des Unterschriftenlaufs geht die vollständig unterzeichnete PDF automatisch auch an alle CC-Empfänger. Während der Prozess läuft, haben sie jedoch keinen Zugriff auf das Dokument.

Ein CC-Empfänger landet auf der Anmeldeseite — warum?

Weil der Button „Dokument ansehen" in den Status-Mails in die ContractHero-App führt, und die verlangt ein Benutzerkonto. Für CC-Empfänger ohne Konto ist das der erwartete Stand, kein Fehler. Das fertige Dokument kommt nach Abschluss ohnehin automatisch per E-Mail.

Kann jeder Unterzeichner die E-Mail in seiner eigenen Sprache bekommen?

Ja. Pro Unterzeichner lässt sich eine eigene Sprache und eine eigene Nachricht hinterlegen. Ohne diese Angabe gelten die allgemeine Sprache und die allgemeine Nachricht der Anfrage.

Bekommen CC-Empfänger auch eine eigene Sprache?

Nein. CC-Empfänger erhalten dieselben E-Mails wie Sie als anfragende Person, in der dort eingestellten Sprache.

Muss ich eine allgemeine Nachricht schreiben?

Nein, die allgemeine Nachricht ist kein Pflichtfeld. Wenn Sie weder allgemein noch pro Person etwas schreiben, versendet ContractHero die Signatur-E-Mail ohne persönlichen Zusatztext.

Werden Absätze in meiner Nachricht übernommen?

Ja. Zeilenumbrüche aus dem Nachrichtenfeld erscheinen auch in der E-Mail.

Was ist der Unterschied zwischen FES und QES?

FES (einfache elektronische Signatur) ist die Standardvariante für interne und unkritische Verträge — schnell, ohne Identitätsprüfung.
QES (qualifizierte elektronische Signatur) ist rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt — sie erfordert eine Identitätsprüfung der Unterzeichnenden und wird typischerweise bei Arbeits- und Mietverträgen genutzt.

Wer erhält das fertig unterschriebene Dokument?

Der Absender, alle Signierenden und alle CC-Empfänger bekommen die PDF-Version des vollständig unterschriebenen Vertrags per E-Mail. Zusätzlich wird sie automatisch am Vertrag in ContractHero gespeichert — Sie müssen nichts manuell ablegen.

Was passiert, wenn jemand nicht unterschreibt?

Sie können den Prozess jederzeit über „Abbrechen" stoppen. Alle 2 Stunden lässt sich zudem eine Erinnerungs-E-Mail versenden, wenn die Deadline näher rückt.

Kostet die Funktion extra?

Nein. Nachricht und Sprache pro Unterzeichner sind Teil der E-Signatur und für alle Kunden enthalten, die die E-Signatur nutzen — kein Zusatzmodul nötig.

Werden Felder bei QES anders gesetzt als bei FES?

Die Feldtypen sind dieselben. Der Unterschied liegt im Hintergrundprozess (Identitätsprüfung) und in der erzwungenen Reihenfolge — die Unterzeichnenden sehen ebenfalls denselben Workflow per E-Mail-Link.

Gut zu wissen

Adressen vor dem Versand prüfen. Ein Tippfehler in der E-Mail-Adresse lässt sich später nicht korrigieren, sondern nur durch Abbrechen und Neustart heilen — und bereits geleistete Unterschriften gehen dabei verloren. Die 10 Sekunden vor dem Klick sind gut investiert.
QES erzwingt eine Reihenfolge. Auch wenn Sie „Unterzeichner anordnen" deaktiviert lassen, wird bei QES zwingend nacheinander unterschrieben.
CC heißt informiert, nicht berechtigt. CC-Empfänger bekommen die Status-Mails und am Ende die unterschriebene PDF — aber keinen Zugriff auf den laufenden Vertrag. Wer vorher hineinsehen soll, braucht das Dokument direkt oder einen eigenen Zugang.
Unterzeichner stehen mit dem Versand fest. Nachträglich ergänzen geht nicht — nur abbrechen und neu starten.
Sprache pro Anfrage oder pro Person. Die Sprache bezieht sich auf die E-Mail und die Unterzeichner-Oberfläche, nicht auf das Dokument selbst.
Erinnerungs-Limit: Eine Erinnerung lässt sich frühestens alle 2 Stunden versenden.
Jahresvolumen: FES- und QES-Signaturen laufen auf separate Jahreskontingente. Wenn ein Verfahren ausgegraut ist, ist meist das jeweilige Volumen aufgebraucht oder der Plan-Tarif unterstützt es nicht.