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QES unterschreiben - Empfängerseite Schritt für Schritt

Wenn Ihnen ein Dokument aus ContractHero zur qualifizierten elektronischen Signatur (QES) gesendet wurde, signieren Sie es über einen Signatur-Link. Je nach Signaturmethode erfolgt die Identitätsprüfung z. B. über Adacom (inkl. One Time Password (OTP) per SMS und Ident-Verifizierung per Smartphone — kein Videocall, sondern lediglich eine Menschlichkeitsverifizierung).

Ihr Vorteil

Rechtsgültig wie eine handschriftliche Unterschrift. Die QES ist in der EU der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt — auch bei Verträgen mit Formvorschrift (z. B. befristete Arbeitsverträge).
Kein Ausdrucken, kein Scannen, kein Postversand. Sie unterzeichnen direkt aus der E-Mail heraus — Minuten statt Tage.
Nachvollziehbarer Prüfnachweis. Das finale PDF enthält die Identitätsprüfung als Stempel — bei Audits, vor Gericht und für die Buchhaltung jederzeit nachweisbar.
Keine zusätzliche Software. Die Identitätsprüfung läuft im Browser und auf Ihrem Smartphone — kein Download, kein Account erforderlich.

Voraussetzungen

Zugriff auf Ihr E-Mail-Postfach (Einladung zur Signatur)
Ein Smartphone mit Frontkamera
Eine Telefonnummer, die SMS empfangen kann (für OTP)
Ein gültiger Ausweis oder Reisepass (je nach Land/Issuing Country)
Erlaubnis für Kamera & Mikrofon im Handy-Browser (für die Echtheits-Prüfung)
Verlassen Sie im Signierprozess nicht den Browser, um einen vermeidbaren Neustart zu verhindern.

Schritt 1: Signatur-E-Mail öffnen

Öffnen Sie die E-Mail mit der Signaturanfrage.
Betreff: „Anfrage zur Unterschrift für das Dokument …“ + Dokumentname.
In der E-Mail sehen Sie:
Absender (Name + E-Mail-Adresse, wie sie in ContractHero eingetragen wurde)
Nachricht des Absenders (aus ContractHero)
Klicken Sie auf „Dokument anzeigen“.

Email Einladung zur Unterschrift

Schritt 2: Dokument öffnen & Signatur starten

Nach Klick auf „Dokument anzeigen“ öffnet sich das Dokument.
Sie sehen das Dokument sowie die Nachricht des Absenders.
Klicken Sie auf „Signatur“ (oder "Signature here"), um zu starten.

Schritt 3: Unterschrift leisten und Signatur übermitteln

Leisten Sie Ihre Unterschrift im Signaturfeld: Sie haben verschiedene Möglichkeiten.

Klicken Sie auf „Anwenden“.

Um das Dokument durchzublättern, klicken Sie auf "Weiter".
Um den Signatur-Prozess fortzuführen, klicken Sie auf „Signatur übermitteln“.

Schritt 4: Signaturmethode auswählen

Wählen Sie eine der angebotenen Signaturmethoden. Wenn Sie bereits einen Account bei einem Anbieter haben, können Sie z. B. A-Trust, D-Trust, SignMe oder Swisscom AIS nutzen.
Wenn Sie keinen bestehenden Account haben, ist Adacom in der Regel der einfachste Weg im Ablauf.

Schritt 5: Adacom öffnet ein Pop-up

Schritt 6: Telefonnummer eingeben und OTP verifizieren

Geben Sie Ihre Telefonnummer ein (privat oder geschäftlich).
Sie erhalten ein One-Time Password (OTP) per SMS.
Geben Sie das OTP ein und klicken Sie auf „Verifizieren“.

Schritt 7: Identitätsverifizierung am Smartphone starten (Secure Link)

Starten Sie die Identitätsverifizierung. Klicken Sie auf "Start Verification".

Klicken Sie auf „Get Secure Link“.

Scannen Sie mit Ihrem Handy den QR-Code auf Ihrem Bildschirm:

Machen Sie auf Ihrem Handy weiter und lassen Sie den Browser auf Ihrem Computer offen:

Schritt 8: Mit dem Handy weitermachen — Live-Verifizierung

Geben Sie Zugriff auf Ihre Kamera und Ihr Mikrofon frei:

Wählen Sie das Dokument und das Ausstellungsland aus:

Machen Sie ein Foto von Ihrem Ausweis:

Wenn Ihr Foto angenommen wurde und Sie eine Videoverifizierung gemacht haben (kein Videocall, lediglich ein kurzes, bewegtes Bild), erhalten Sie eine Bestätigung.

Schritt 9: Zurück zum Computer wechseln

Schritt 10: AGB akzeptieren und OTP bestätigen

Am Computer werden Name und Land automatisch ergänzt.
Der Status zeigt: Verifizierung abgeschlossen.
Akzeptieren Sie die Adacom-Geschäftsbedingungen über „Accept“.

Sie erhalten ein OTP.

Geben Sie das OTP innerhalb der angezeigten Zeit (z. B. 1 Minute) ein und klicken Sie „Weiter“.

Schritt 11: Signatur abschließen

Sie sehen den Erfolgsbildschirm: „Ihre Signatur war erfolgreich“.

Abschluss Bildschirm

Schritt 12: Bestätigung & finale Dokumente

Alle Beteiligten erhalten eine E-Mail, sobald der Unterschriftenlauf abgeschlossen ist.
Das finale Dokument enthält:
- die Unterschriften
- den QES-Nachweis / Stempel des Verfahrens

Häufige Fragen

Kann ein Dokument auch von mehreren Parteien unterschrieben werden?

Ein Dokument kann an mehrere Unterzeichner gesendet werden. Unterschriften können nur in Reihenfolge geleistet werden, nicht gleichzeitig. Die Abschlussbenachrichtigung erfolgt, sobald der Unterschriftenlauf vollständig ist.

Das Pop-up bzw. neue Fenster öffnet nicht — was tun?

„Signierung starten" öffnet ein neues Fenster. Wenn nichts passiert, prüfen Sie bitte den Pop-up-Blocker Ihres Browsers.

Ich erhalte das OTP (One-Time Password) nicht — woran liegt das?

Bitte prüfen Sie:

Ist die Telefonnummer korrekt?
Ist SMS-Empfang möglich?
Warten Sie kurz und senden Sie das OTP ggf. erneut (falls angeboten).

Meine Kamera oder mein Mikrofon funktionieren nicht — was tun?

Bitte erlauben Sie im Browser den Zugriff auf Kamera und Mikrofon und starten Sie den Schritt erneut. Bei iOS muss der Browser in den Systemeinstellungen zusätzlich freigegeben sein.

Wie lange ist die Signatur-E-Mail gültig?

Die Signatur-Anfrage hat eine begrenzte Gültigkeit. Wenn der Link abgelaufen ist, kann der Absender eine neue Anfrage erstellen — der Vorgang muss dann von vorne begonnen werden.

Brauche ich einen Account bei Adacom oder einem anderen Anbieter?

Nein, Adacom wird im Ablauf automatisch eingerichtet — Sie geben lediglich Telefonnummer und Ausweis-Foto an. Bei A-Trust, D-Trust, SignMe oder Swisscom AIS ist ein bestehender Account hilfreich, aber nicht zwingend.

Was passiert, wenn ich den Signaturprozess abbreche?

Sie können den Signatur-Link aus der ursprünglichen E-Mail erneut öffnen und von vorne beginnen — bis die Anfrage abläuft. Der Absender sieht den Status als „ausstehend".

Kann ich das fertige Dokument irgendwo herunterladen?

Ja. Nach erfolgreicher Signatur erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail mit dem signierten Dokument als Anhang. Das signierte PDF enthält den QES-Nachweis und kann an jeder Stelle (Vor-Audit, Aufbewahrung) als rechtsgültiger Vertrag verwendet werden.

Was ist der Unterschied zwischen QES und FES?

Den Vergleich beider Verfahren finden Sie im Artikel FES oder QES? Der Unterschied und wann Sie welche Signatur nutzen.

Gut zu wissen

QES ist die höchste E-Signatur-Stufe in der EU. Sie ist der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt (eIDAS-Verordnung) — das gilt auch für Verträge, die formgebunden sind, z. B. Befristungen im Arbeitsrecht.
Identitätsprüfung passiert nur einmal pro Anbieter. Haben Sie sich bei Adacom (oder A-Trust, D-Trust etc.) einmal verifiziert, läuft die nächste Signatur deutlich schneller — Sie überspringen den Ausweis-Schritt.
Browser-Tipp: Chrome oder Safari sind erfahrungsgemäß die zuverlässigsten Browser für den QES-Ablauf, insbesondere für die Kamera- und Mikrofon-Freigabe.
Datenschutz: Adacom und vergleichbare Anbieter speichern Ausweis-Foto und Verifikations-Video typischerweise für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist — die genauen Bedingungen lesen Sie in den Adacom-AGB.
Bei juristischen Verträgen: Bewahren Sie die Bestätigungs-E-Mail mit dem signierten PDF an einem sicheren Ort auf. ContractHero archiviert das finale Dokument auf der Absender-Seite — auf Ihrer Seite als Empfänger sollten Sie eigenständig sichern.
Mehrere Unterzeichner: Sie sehen im Dokument den aktuellen Status der anderen Unterzeichner. Bei sequenziellem Ablauf sehen Sie, wer noch unterschreiben muss.