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# Wie importiere ich Verträge aus Gmail / Google Workspace per E-Mail?

## Ihr Vorteil

Vertragsmails verteilen sich schnell über mehrere Postfächer — und manuelles Hochladen kostet pro Vertrag mehrere Minuten Kontextwechsel. Mit dem E-Mail-Import verwandeln Sie Gmail in einen Posteingang für ContractHero: Verträge werden automatisch importiert, Ihr Team arbeitet weiter in Gmail wie gewohnt, und niemand muss daran denken, Dateien doppelt abzulegen. Bei zentral konfigurierter Routing-Regel gilt das auch für alle zukünftigen Mitarbeitenden, ohne zusätzliche Schritte.

## So funktioniert der E-Mail-Import

Jedes Team in ContractHero hat eine eigene **Import-E-Mail-Adresse** im Format `import+<id>@contracthero.com`. Eingehende E-Mails mit PDF-Anhang werden automatisch als neue Verträge angelegt — der Anhang wird hochgeladen, der Vertragstext analysiert, der Eintrag erscheint in der Vertragsliste.

**Ihre Import-Adresse finden Sie unter:** **Einstellungen → Import & Export → Import via E-Mail**. Über das Kopier-Icon neben der Adresse übernehmen Sie sie in die Zwischenablage.


![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/1/2/5/2/12522a019f980500/screenshot-2026-06-02-at-15533_sjj2u0.png)


Zwei wichtige Einschränkungen, die direkt in der ContractHero-UI dokumentiert sind:

* **Nur PDF-Dateien als Anhang werden akzeptiert.** Andere Formate (Word, EML, Bilder) werden ignoriert.
* **Der Import erfolgt innerhalb weniger Minuten** — nicht sekundengenau in Echtzeit.

## Welcher Weg passt zu Ihnen?

Bevor Sie loslegen, klären Sie kurz Ihre Ausgangssituation:

| Situation | Empfohlener Weg |
| --- | --- |
| Google Workspace Admin-Zugriff vorhanden | **Routing-Regel** in der Admin Console (Variante A) |
| Nur ein einzelnes Postfach anbinden | **Recipient Address Map** in der Admin Console (Variante B) |
| Kein Admin-Zugriff, nur Gmail-Einstellungen | **Filter mit Weiterleitung** im Gmail-Postfach (Variante C, mit Einschränkung) |

## Variante A: Routing-Regel über die Google Admin Console

✅ **Empfohlen** — diese Variante ist die zuverlässigste, weil sie zentral konfiguriert wird, ohne dass jede:r Nutzer:in selbst eingreift. Außerdem benötigen Sie keine Verifizierung über die ContractHero-Importadresse.

**Schritt für Schritt:**

1. **Google Admin Console öffnen** — [admin.google.com](https://admin.google.com).
2. **Zu Gmail-Routing navigieren** — Apps → Google Workspace → Gmail → Routing.
3. **Regel erstellen** — Klick auf **Default Routing** (oder „Routing") und dann auf **Konfigurieren** bzw. **Regel hinzufügen**.
4. **Regel konfigurieren:**
    * **Betroffene Nachrichten:** Wählen Sie aus, für welche E-Mails die Regel gelten soll — z. B. nur eingehende Nachrichten an `contracts@ihrefirma.de` oder Nachrichten mit bestimmten Betreffzeilen.
    * **Aktion:** Wählen Sie **„Empfänger hinzufügen"** und tragen Sie Ihre ContractHero Import-E-Mail-Adresse ein.
    * **Kopie behalten:** Aktivieren Sie **„Kopie der ursprünglichen Nachricht in Gmail behalten"**, damit die E-Mail im Postfach sichtbar bleibt.
5. **Regel speichern.**
6. **Testen** — Senden Sie eine E-Mail mit PDF-Anhang an die betroffene Gmail-Adresse und prüfen Sie, ob der Vertrag in ContractHero erscheint.

**Wann Variante A nutzen?**

* Sie möchten mehrere Postfächer oder Empfänger an ContractHero anbinden.
* Sie möchten flexibel filtern (nach Absender, Betreff, Label, Anhangstyp).
* Sie möchten vermeiden, dass einzelne Nutzer die Weiterleitung manuell einrichten.

## Variante B: Recipient Address Map

Wenn Sie nur **ein** bestimmtes Postfach (z. B. `contracts@ihrefirma.de`) anbinden möchten, richten Sie in der Admin Console eine **Recipient Address Map** ein. E-Mails an diese Adresse werden zusätzlich an die ContractHero-Importadresse zugestellt, ohne dass die ursprüngliche Zustellung leidet.

**Schritt für Schritt:**

1. **Google Admin Console öffnen** — [admin.google.com](https://admin.google.com).
2. **Zu Gmail-Routing navigieren** — Apps → Google Workspace → Gmail → Routing.
3. **Recipient Address Map öffnen** — scrollen Sie zum Abschnitt **„Recipient address map"**.
4. **Neuen Eintrag hinzufügen:**
    * **Ursprüngliche Adresse:** `contracts@ihrefirma.de`
    * **Zusätzliche Zustellung an:** Ihre ContractHero Import-E-Mail-Adresse
5. **Speichern und testen** wie in Variante A beschrieben.

## Variante C: Filter mit Weiterleitung in Gmail

⚠️ **Nur als Fallback**, wenn Sie keinen Admin-Zugriff auf Google Workspace haben. Diese Variante setzt voraus, dass Gmail die Weiterleitungsadresse **verifiziert** — und die ContractHero-Importadresse ist technisch keine reguläre Inbox, weshalb die Verifizierung in den meisten Fällen nicht funktioniert.

**Schritt für Schritt (sofern es funktioniert):**

1. **Gmail öffnen** und auf das **Zahnrad → Alle Einstellungen anzeigen** klicken.
2. **Tab „Weiterleitung und POP/IMAP"** öffnen.
3. **„Weiterleitungsadresse hinzufügen"** klicken und Ihre ContractHero Import-E-Mail-Adresse eintragen — Gmail verschickt eine Verifizierungsmail.
4. **Verifizierungscode**: Gmail erwartet, dass Sie den Code aus der Verifizierungsmail eingeben. Da die Importadresse die Mail nicht beantwortet, schlägt dieser Schritt in der Regel fehl.
5. Falls die Verifizierung doch klappt: **Filter erstellen** (z. B. nach Absender oder Betreff) und im Filter die Aktion **„Weiterleiten an"** mit der ContractHero-Adresse wählen.

Wenn Variante C fehlschlägt, bleibt nur der Weg über die Admin Console (Variante A oder B).

## Häufige Fragen

### Werden E-Mails ohne Anhang importiert?

Nein. ContractHero importiert ausschließlich E-Mails mit einem PDF-Anhang.

### Welche Anhangsformate werden unterstützt?

Nur PDF. EML, Word, Bilder oder andere Formate werden vom Import ignoriert — das ist eine bewusste Begrenzung auf das relevante Vertragsformat.

### Wie schnell ist ein Vertrag nach dem Versand in ContractHero sichtbar?

Innerhalb weniger Minuten. Es ist kein Echtzeit-Import — kalkulieren Sie für eilige Tests ein paar Minuten ein.

### Kann ich mehrere Gmail-Adressen mit ContractHero verbinden?

Ja. Sie können für jede Adresse eine eigene Routing-Regel anlegen, die an dieselbe oder unterschiedliche ContractHero-Importadressen weiterleitet.

### Muss ich die Weiterleitung für jede:n Nutzer:in einzeln einrichten?

Nein — wenn Sie den Weg über die Admin Console (Variante A oder B) wählen, gilt die Regel zentral und benötigt keine pro-Nutzer-Konfiguration.

### Was passiert mit der Original-E-Mail in Gmail?

Wenn Sie „Kopie behalten" aktivieren, bleibt die E-Mail unverändert im Gmail-Postfach. Die Weiterleitung an ContractHero erfolgt zusätzlich.

### Wo finde ich die Import-Adresse pro Team?

Unter **Einstellungen → Import & Export → Import via E-Mail**. Jede Team-Adresse erscheint in der Tabelle mit Spalten **Import E-Mail-Adresse** und **Teamname** — neben jeder Adresse finden Sie ein Kopier-Icon.

## Gut zu wissen

* **Dedizierte Adresse verwenden:** Legen Sie in Ihrem Mail-System eine eigene E-Mail-Adresse an, die ausschließlich für Vertrags-E-Mails genutzt wird — z. B. `contracts@ihrefirma.de` oder `vertragsimport@ihrefirma.de`. Alternativ funktioniert auch eine Google Gruppe.
* **Gezielt filtern statt alles weiterleiten:** Ihre Mitarbeitenden bekommen viele Mails — nur die mit PDF-Anhang an die ContractHero-Adresse routen, um falsche oder leere Imports zu vermeiden.
* **Kategorien & Tags in ContractHero pflegen:** Nach dem Import landen die Verträge zunächst in einer Standard-Kategorie. Eine **Automatisierung** kann Verträge nach Stichworten direkt einer Kategorie zuweisen.
* **Regelmäßig prüfen:** Nach der Einrichtung lohnt es sich, alle 2–4 Wochen kurz zu kontrollieren, ob die Weiterleitung noch sauber durchläuft — insbesondere nach Google-Workspace-Konfigurationsänderungen.
* **Verifizierung bei Variante C:** Die Gmail-Verifizierung der Weiterleitungsadresse schlägt bei der ContractHero-Importadresse normalerweise fehl, weil sie technisch keine reguläre Mailbox ist. Variante A oder B sind deshalb die zuverlässigeren Wege.

## Verwandte Artikel

* [Import von Verträgen via Outlook E-Mail in ContractHero](https://support.contracthero.com/de/article/import-von-vertragen-via-outlook-e-mail-in-contracthero-ezogaq/)
* [Wie ist der Prozess zum Hochladen von Verträgen über den XLS-Import?](https://support.contracthero.com/de/article/wie-ist-der-prozess-zum-hochladen-von-vertragen-uber-den-xls-import-bgxtp6/)
* [Wie füge ich Verträge in ContractHero ein?](https://support.contracthero.com/de/article/wie-fuge-ich-vertrage-in-contracthero-ein-1lpi36q/)