> ## Knowledge Base Index > Fetch the complete knowledge base index at: https://support.contracthero.com/sitemap.xml > Use this file to discover available pages before exploring further. > Pure-Markdown content can be obtained by appending a '.md' suffix to the content URLs listed in the sitemap (without the trailing slash). # Personen einladen: Wie können Rollen und Berechtigungen für zusätzliche Benutzer verwaltet werden? ## Ihr Vorteil Statt eine zentrale „alle dürfen alles"-Konfiguration zu pflegen, bauen Sie eine saubere Mehrebenen-Berechtigung auf: pro Rolle definieren Sie, welche Vertragskategorien sichtbar sind und auf welcher **Zugriffsstufe** (Lesen → Schreiben → Voll) gearbeitet werden darf. Alles ohne IT-Ticket, alles nachvollziehbar im Änderungsprotokoll — wichtig für DSGVO, interne Compliance und sauberes On- und Offboarding. ## So funktioniert's ### 1. Mitglieder-Übersicht öffnen Navigieren Sie zu **Einstellungen**. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/1/2/5/2/12522a019f980500/screenshot-2026-06-02-at-16303_iezy58.png) In der linken Sidebar unter **Organisation** finden Sie den eigenen Menü-Eintrag **Mitglieder**. Sie sehen die Tabelle aller aktiven Mitglieder mit den Spalten **Vorname**, **Nachname**, **E-Mail-Adresse**, **Organisation Eigentümer** (grüner Haken bei Eigentümern), **Rolle** und **Feldbaukasten** (grüner Haken bei freigeschaltetem Zugriff). Falls es aktuell offene Einladungen gibt, tauchen diese unter **„Ausstehende Einladungen (X)"** auf. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/1/2/5/2/12522a019f980500/mitglieder-sidebar-neu_fgb79v.png) > **Neu seit Aug. 2026:** Mitglieder, Rollen und Änderungsprotokoll sind eigene Sidebar-Einträge unter Organisation — früher lagen sie als Karten innerhalb der Seite „Details zur Organisation". ### 2. Neues Mitglied einladen Oben rechts auf der Mitglieder-Seite klicken Sie auf **„+ Neues Mitglied hinzufügen"**. Der Dialog **„Einladung senden"** öffnet sich. In der blauen Info-Box steht der Kern der Berechtigungslogik: **Eigentümer** haben vollen Zugriff auf alle Verträge eines Teams; alle anderen Mitglieder bekommen über **Rollen** einen eingeschränkten Zugriff basierend auf Ihrer Rollenkonfiguration. Tragen Sie ein: * **E-Mail-Adresse** der einzuladenden Person. * **Sprache** der Einladungs-E-Mail (Standard: Deutsch, alternativ Englisch). * Optional: **„Machen Sie dieses Mitglied zum Eigentümer der Organisation"** — Schalter aktivieren, wenn die Person volle Admin-Rechte erhalten soll. Mehrere Eigentümer sind erlaubt. * **Rollen auswählen** (Pflichtfeld) — mindestens eine Rolle aus der Liste Ihrer im Account angelegten Rollen. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/1/2/5/2/12522a019f980500/einladung-senden-dialog_1s886ae.png) Klicken Sie auf **„Einladung senden"**. Die Person erhält eine E-Mail mit Aktivierungslink und erscheint zunächst unter **„Ausstehende Einladungen"**. ### 3. Rolle konfigurieren — die drei Zugriffsstufen Bevor Sie einer Person eine Rolle zuweisen, sollte die Rolle die richtige **Zugriffsstufe** haben. In der Sidebar unter **Organisation → Rollen** legen Sie Rollen mit einer oder mehreren **Regeln** an. Pro Regel wählen Sie Bedingungen (z. B. Kategorie = Lieferantenvertrag) und **eine** von drei Zugriffsstufen: * **Leserechte** — Mitglieder mit dieser Rolle sehen die zutreffenden Verträge, können sie aber nicht bearbeiten. Ideal für Aufsichtsrat, Buchhaltung, Auditor:innen, externe Berater. * **Schreiben (lesen & bearbeiten, ohne Löschen)** — Mitglieder dürfen Verträge sehen und bearbeiten, aber **nicht löschen**. Lösch-Aktionen sind für diese Nutzer ausgeblendet, der Papierkorb bleibt lesbar. Ideal für die tägliche Arbeit ohne Risiko versehentlicher Löschungen. **Neu seit Aug. 2026** — die goldene Mitte zwischen Nur-Lesen und Vollzugriff. * **Voll (lesen, schreiben & löschen)** — Vollzugriff inkl. Löschen. Für Rollen, die einen Vertrag komplett verwalten sollen. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/1/2/5/2/12522a019f980500/rollen-drei-zugriffsstufen_1utqvii.png) Die Zugriffsstufe wirkt zusammen mit den Bedingungen der Regel: eine Person mit der Rolle „Legal Vollzugriff" (Regel #2: Team = FAQs, Kategorie = Lieferantenvertrag, Voll) darf nur diese eine Kombination voll bearbeiten — alles andere bleibt gesperrt. ### 4. Berechtigungen eines bestehenden Mitglieds ändern Klicken Sie in der Mitgliederliste auf den Namen der Person. Auf der Detailseite passen Sie an: * **Eigentümerrolle** (An/Aus-Schalter) * **Rollen** — hinzufügen oder entfernen. Eine Person kann mehrere Rollen tragen; die Zugriffe addieren sich als **Vereinigungsmenge** (bei sich überlappenden Bedingungen gewinnt die **großzügigere** Stufe: Voll > Schreiben > Lesen). * **Berechtigungs-Toggles** für Spezialfunktionen: **Aufgabenautomatisierung**, **Feldbaukasten**, **Vertragsvorlagen** — jeweils einzeln freischaltbar. Eigentümer erhalten diese Berechtigungen automatisch. Klicken Sie auf **„Speichern"**. Die Änderungen wirken sofort. ### 5. Mitglied entfernen Öffnen Sie die Detailseite des Mitglieds und scrollen Sie nach unten. Der rote Button **„Mitglied löschen"** entfernt den Zugang. > **Achtung:** Die Löschung kann nicht rückgängig gemacht werden — alle dem Mitglied zugewiesenen Rollen und Einstellungen werden entfernt. Verträge und Daten bleiben im System; nur der Zugang erlischt. ## Häufige Fragen ### Was ist der Unterschied zwischen Eigentümer und einem normalen Mitglied? * **Eigentümer**: voller Zugriff auf alle Verträge, kann Mitglieder einladen, Rollen vergeben, die Organisation verwalten. Mehrere Eigentümer pro Account sind möglich — empfohlen sind mindestens zwei, um einen Single Point of Failure zu vermeiden. * **Mitglied mit Rolle**: sieht nur das, was die zugewiesene Rolle erlaubt — typischerweise eingeschränkt auf bestimmte Vertragskategorien und auf einer bestimmten Zugriffsstufe (Leserechte, Schreiben oder Voll). Spezialfunktionen wie Aufgabenautomatisierung, Feldbaukasten und Vertragsvorlagen werden zusätzlich pro Mitglied freigeschaltet. ### Wann sollte ich „Schreiben" statt „Voll" vergeben? **„Schreiben (lesen & bearbeiten, ohne Löschen)"** ist die richtige Wahl, wenn Sie einer Person Bearbeitungsrechte geben möchten — zum Beispiel damit sie Felder pflegt oder Dokumente hochlädt — aber verhindern wollen, dass versehentlich oder unabgestimmt Verträge, Dokumente, Kontakte oder Aufgaben gelöscht werden. Klassische Use-Cases: operative Sachbearbeitung, Praktikant:innen, temporäre Vertragspartner. **Voll** bleibt für Rollen, die wirklich ganze Datensätze verantworten (Legal, Vertragsmanagement). ### Wie viele Mitglieder kann ich einladen? Das Limit hängt von Ihrem Paket ab. Die aktuelle Auslastung sehen Sie im Abschnitt **„Organisationslimits"** auf der Seite „Details zur Organisation" — etwa „Teammitglieder 11 von 20". Sobald das Limit erreicht ist, ist der „+ Neues Mitglied hinzufügen"-Button ausgegraut. ### Mein Mitglied hat die Einladung nicht erhalten — was tun? Bitten Sie zunächst, den **Spam-Ordner** zu prüfen. Falls die E-Mail nicht ankommt: löschen Sie den ausstehenden Nutzer aus **„Ausstehende Einladungen"** und senden Sie die Einladung erneut. Prüfen Sie auch, ob die E-Mail-Adresse korrekt ist und ob Ihre IT E-Mails von ContractHero blockiert (Whitelisting hilft). Die versendete Einladung ist **7 Tage** gültig. Wir empfehlen, sie umgehend nach dem Versand durch das neue Mitglied annehmen zu lassen. ### Kann ich ein Mitglied vorübergehend deaktivieren statt löschen? Eine reine Deaktivierung gibt es derzeit nicht. Alternativen: * Alle Rollen entfernen — das Mitglied bleibt im Konto, sieht aber keine Verträge mehr. * Rollen auf **Leserechte** herabstufen — wenn Sie nur schreib-/löschrechte-blockieren möchten. * Mitglied löschen und bei Bedarf neu einladen. ### Wer hat was wann geändert? Alle Änderungen an Mitgliedern, Rollen und Berechtigungen werden im **Änderungsprotokoll** unter **Organisation → Änderungsprotokoll** festgehalten — wichtig für Audits und Compliance. ### Können mehrere Rollen für eine Person kombiniert werden? Ja. Die Zugriffe der zugewiesenen Rollen werden als **Vereinigungsmenge** addiert. Bei sich überlappenden Bedingungen gewinnt die **großzügigere Zugriffsstufe**: Voll schlägt Schreiben, Schreiben schlägt Leserechte. ## Gut zu wissen * **Neue Zugriffsstufe „Schreiben" seit August 2026.** Falls in Ihrer Organisation viele Rollen bisher auf **Voll** standen, weil es keine Zwischenstufe gab: überprüfen, ob **Schreiben** die passendere Wahl ist. Reduziert Lösch-Risiken spürbar. * **Mindestens zwei Eigentümer empfohlen.** Wenn der einzige Eigentümer das Unternehmen verlässt oder den Zugang verliert, bleibt die Organisation ohne Admin. Zwei Eigentümer pro Account sind eine sinnvolle Mindestabsicherung. * **Sprache der Einladung wählbar.** Im Einladungsdialog stellen Sie pro Person ein, ob die Einladungs-E-Mail auf Deutsch oder Englisch verschickt wird — relevant für internationale Teams. * **Rollen pflegen, nicht pro Person konfigurieren.** Bei mehreren Mitgliedern mit denselben Aufgaben lohnt es sich, einmal sauber eine Rolle aufzubauen (siehe „Wie erstellt man Rollen?") und diese Rolle dann mehreren Personen zuzuweisen — statt pro Person die Berechtigungen einzeln zu setzen. * **Eigentumsrechte sind nicht delegierbar.** Eigentümer-Status kann nur ein Eigentümer setzen. Mitglieder ohne Eigentumsrechte sehen die Eigentümer-Liste, können sie aber nicht ändern. * **Onboarding mit Standard-Set:** Bei wiederkehrendem Onboarding (z. B. neue Mitarbeitende pro Quartal) hilft eine vordefinierte „Standard-Rolle Neueinsteiger", die jede:r Neue automatisch bekommt — der Rest wird situativ ergänzt. ## Verwandte Artikel * [Wie erstellt man Rollen?](https://support.contracthero.com/de/article/wie-erstellt-man-rollen-1sgo1cj/) * [Berechtigungskonzepte im Vergleich: Standard und APC (inkl. Dynamic)](https://support.contracthero.com/de/article/berechtigungskonzepte-im-vergleich-standard-und-apc-inkl-dynamic-s6c3hz/) * [Advanced Permission Concept (APC): So konfigurieren Sie Rollen mit Regeln](https://support.contracthero.com/de/article/advanced-permission-concept-apc-so-konfigurieren-sie-rollen-mit-regeln-1blci49/) * [Teams: Kategorien gezielt pro Abteilung freigeben](https://support.contracthero.com/de/article/teams-kategorien-gezielt-pro-abteilung-freigeben-uzn8m6/) * [Welche Informationen erhalte ich durch das Änderungsprotokoll?](https://support.contracthero.com/de/article/welche-informationen-erhalte-ich-durch-das-anderungsprotokoll-1wb43g4/)