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# Import von Verträgen via Outlook E-Mail in ContractHero

Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie Verträge aus Outlook bzw. Microsoft 365 per E-Mail automatisch in ContractHero importieren.

## Ihr Vorteil

Statt jeden Vertrag manuell hochzuladen, übernimmt Ihre bestehende E-Mail-Routine die Arbeit: Lieferantenrechnungen, NDAs, signierte Auftragsbestätigungen — alles wandert ohne Klick in ContractHero. Das spart pro Vertrag mehrere Minuten, vermeidet vergessene Uploads und macht zentrale Vertragspostfächer (z. B. `contracts@ihrefirma.de`) zur tatsächlichen Vertragsablage. Setup in unter 15 Minuten, danach läuft es im Hintergrund.

## Ihre ContractHero-Importadresse finden

Jedes Team in ContractHero hat eine eigene Import-E-Mail-Adresse nach dem Muster `import+<id>@contracthero.com`.

Navigieren Sie zu **Einstellungen.**


![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/1/2/5/2/12522a019f980500/screenshot-2026-06-04-at-14034_1f37122.png)


Navigieren Sie zu **Import & Export → Import via E-Mail**. 


![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/1/2/5/2/12522a019f980500/screenshot-2026-06-04-at-14475_1g38ukx.png)


Auf der Seite **„Verträge via E-Mail hinzufügen"** sehen Sie eine Tabelle mit den Spalten **„IMPORT E-MAIL-ADRESSE"** und **„TEAMNAME"** — pro Team eine eindeutige Adresse mit Kopier-Symbol.

**Wichtig — was importiert wird:**

* Es werden **nur PDF-Dateien als Anhänge** akzeptiert (kein EML, kein DOCX).
* Der Upload erfolgt **innerhalb weniger Minuten**.

## So funktioniert's — drei Varianten

| Situation | Empfohlener Weg |
| --- | --- |
| Microsoft-365-Admin-Zugriff vorhanden | Variante A: Mailflow-Regel im Exchange Admin Center |
| Zentrales Postfach (Shared Mailbox) | Variante B: Weiterleitung der Shared Mailbox |
| Kein Admin-Zugriff | Variante C: Outlook-Regel im Postfach (Fallback) |

## Variante A: Mailflow-Regel im Exchange Admin Center (empfohlen)

✅ **Empfohlen.** Sauberster und stabilster Weg — die Weiterleitung erfolgt serverseitig, zentral gesteuert, unabhängig von einzelnen Nutzern und deren Outlook-Einstellungen.

**Schritt für Schritt:**

1. Öffnen Sie das **Exchange Admin Center** unter `https://admin.exchange.microsoft.com` und melden Sie sich mit Ihrem Admin-Account an.
2. Navigieren Sie im linken Menü zu **„Mailflow"** → **„Regeln"**.
3. Klicken Sie auf **„+ Regel hinzufügen"** und wählen Sie eine passende Vorlage oder eine leere Regel.
4. Definieren Sie die **Bedingungen**. Typische Beispiele:
    * E-Mails, die an `contracts@ihrefirma.de` gesendet werden
    * E-Mails mit bestimmten Begriffen im Betreff (z. B. „Vertrag", „Agreement")
    * E-Mails, die einen Anhang enthalten
5. Wählen Sie als **Aktion** **„Nachricht umleiten an"** oder **„Zusätzlich an Empfänger weiterleiten"** und geben Sie Ihre ContractHero-Importadresse ein.
6. Stellen Sie sicher, dass die Original-E-Mail im Postfach verbleibt — vermeiden Sie Aktionen wie „verschieben" oder „löschen" in der Regel.
7. **Speichern** Sie die Regel.
8. **Test:** Senden Sie eine E-Mail mit PDF-Anhang und prüfen Sie, ob der Vertrag in ContractHero erscheint.

**Wann diese Variante nutzen?**

* Mehrere Postfächer oder Empfänger sollen angebunden werden.
* Sie möchten flexibel nach Absender, Betreff oder Anhang filtern.
* Sie möchten vermeiden, dass jeder Nutzer die Weiterleitung selbst einrichten muss.

## Variante B: Shared Mailbox

✅ **Empfohlen**, wenn Vertrags-E-Mails bereits zentral in einem Shared Postfach gesammelt werden.

**Schritt für Schritt:**

1. Definieren Sie ein **zentrales Postfach** in Microsoft 365 (z. B. `contracts@ihrefirma.de`) als Shared Mailbox — oder nutzen Sie ein bestehendes.
2. Öffnen Sie das Microsoft 365 Admin Center, navigieren Sie zu **„Teams und Gruppen → Postfächer"** und wählen Sie die Shared Mailbox.
3. Konfigurieren Sie eine **automatische Weiterleitung** an Ihre ContractHero-Importadresse — entweder direkt im Postfach oder über eine Mailflow-Regel.
4. Aktivieren Sie **„Kopie der Nachricht behalten"**, damit die E-Mail im Postfach erhalten bleibt.
5. **Test:** Senden Sie eine E-Mail mit PDF-Anhang an das Shared Postfach und prüfen Sie den Import in ContractHero.

## Variante C: Outlook-Regel im Postfach (Fallback)

⚠️ **Nur als Fallback** — abhängig vom einzelnen Nutzer, läuft lokal im Outlook-Client und ist weniger stabil als A oder B.

**Schritt für Schritt:**

1. Öffnen Sie **Outlook** (Desktop).
2. **„Start" → „Regeln" → „Regeln und Benachrichtigungen verwalten"** → **„Neue Regel"**.
3. Wählen Sie eine Vorlage oder starten Sie mit einer leeren Regel.
4. Definieren Sie **Bedingungen** (z. B. Absender, Betreff enthält „Vertrag", E-Mail mit Anhang).
5. Wählen Sie als Aktion **„Diese an Personen / öffentliche Gruppe weiterleiten"** und tragen Sie die ContractHero-Importadresse ein.
6. **Speichern** und **testen**.

**Hinweis:** Microsoft 365 verlangt für direkte Outlook-Weiterleitungen an externe Empfänger häufig eine Verifizierung. Diese können wir technisch nicht für Sie bestätigen — nutzen Sie daher bevorzugt Variante A oder B.

## Häufige Fragen

### Welche Dateiformate werden importiert?

PDF, DOCX, XLSX, PNG, JPG, EML, MSG etc. Wenn der Vertrag als Word-Dokument vorliegt, wandeln Sie ihn vor dem Versand in ein PDF um.

### Werden E-Mails ohne Anhang importiert?

Nein. Nur E-Mails mit mindestens einem PDF-Anhang lösen einen Import aus.

### Was passiert, wenn eine E-Mail mehrere PDF-Anhänge hat?

Jeder PDF-Anhang wird als **separater Vertrag** importiert.

### Kann ich mehrere E-Mail-Adressen an dasselbe Team weiterleiten?

Ja. Sie können beliebig viele Routing-Regeln aus Microsoft 365 anlegen, die alle auf dieselbe ContractHero-Importadresse weiterleiten.

### Muss ich die Weiterleitung pro Nutzer einrichten?

Nein. Wenn Sie Variante A (Mailflow-Regel) oder Variante B (Shared Mailbox) nutzen, gilt die Regel zentral — ohne Eingriff der einzelnen Nutzer.

### Wie lange dauert es, bis ein Vertrag in ContractHero erscheint?

Üblicherweise **innerhalb weniger Minuten**. Bei größeren PDFs oder Lastspitzen kann es etwas länger dauern.

### Was passiert mit der Original-E-Mail in Outlook?

Wenn die Option „Kopie behalten" aktiviert ist (oder die Regel nicht löscht/verschiebt), bleibt die E-Mail im Postfach. Die Weiterleitung an ContractHero erfolgt zusätzlich.

### Greift mein Berechtigungskonzept auf importierte Verträge?

Ja. Importierte Verträge landen im **Team**, dessen Importadresse genutzt wurde. Sichtbarkeit und Bearbeitungsrechte folgen damit Ihrem normalen Rollen-Setup.

## Gut zu wissen

* **Pro Team eine eigene Importadresse.** Wenn Sie mehrere Teams haben, achten Sie darauf, die richtige Adresse zu kopieren — Verträge landen im Team der genutzten Adresse.
* **Adresse nicht öffentlich teilen.** Die Importadresse ist wie ein direkter Drucker für Ihr Vertragssystem — wer sie kennt, kann theoretisch PDFs einliefern. Behandeln Sie sie wie ein internes Routing-Geheimnis.
* **Variante A skaliert am besten.** Wenn Sie viele Verträge automatisch importieren möchten oder mehrere Postfächer einbinden wollen, lohnt sich die einmalige Einrichtung im Exchange Admin Center um Längen — auch wenn der initiale Aufwand etwas höher ist.
* **Test mit echtem PDF.** Schicken Sie nach der Einrichtung einen echten Vertrags-PDF, nicht nur ein Test-Dokument — so sehen Sie sofort, ob auch Felderkennung und Kategorisierung wie erwartet greifen.
* **Wir unterstützen beim Setup.** Falls Variante A im Exchange Admin Center für Sie ungewohnt ist, gehen wir die Einrichtung im Onboarding-Termin gemeinsam durch.

## Verwandte Artikel

* [Wie importiere ich Verträge aus Gmail / Google Workspace per E-Mail?](https://support.contracthero.com/de/article/wie-importiere-ich-vertrage-aus-gmail-google-workspace-per-e-mail-ggota4/)
* [Wie können Verträge per E-Mail hochgeladen werden?](https://support.contracthero.com/de/article/wie-konnen-vertrage-per-e-mail-hochgeladen-werden-qe314u/)
* [Wie füge ich Verträge in ContractHero ein?](https://support.contracthero.com/de/article/wie-fuge-ich-vertrage-in-contracthero-ein-1lpi36q/)
* [Wie ist der Prozess zum Hochladen von Verträgen über den XLS-Import?](https://support.contracthero.com/de/article/wie-ist-der-prozess-zum-hochladen-von-vertragen-uber-den-xls-import-bgxtp6/)