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# Freigaberegel erstellen - Schritt für Schritt

Eine **Freigaberegel** schiebt einen Kontrollschritt vor eine kritische Aktion. ContractHero kennt dafür zwei **Regeltypen**:

* **Vertragssignatur** — der Vertrag geht erst zur Unterschrift, wenn die freigebenden Personen zugestimmt haben.
* **Vertragslöschung** — der Vertrag wandert erst in den Papierkorb, wenn die Löschung freigegeben wurde.

Sie wählen den Typ beim Anlegen der Regel. Alles andere — Freigeber, Gruppen, Reihenfolge, Bedingungen — funktioniert für beide Typen gleich.

## Ihr Vorteil

Ohne Freigaberegel hängt die Vier-Augen-Kontrolle an der Disziplin der Beteiligten — und an einer E-Mail, die hoffentlich rechtzeitig beantwortet wird. Mit einer Regel ist der Zwischenschritt **fest in den Ablauf eingebaut**: Die Aktion wird nicht ausgeführt, bevor die freigebenden Personen aktiv zugestimmt haben. Sie gewinnen klare Verantwortlichkeiten, ein automatisches Audit-Trail und reduzieren Compliance-Risiken — gleichzeitig wird der Prozess für die operative Person nicht langsamer, weil die Freigabe-Anfrage automatisch ausgelöst wird.

Beim Regeltyp **Vertragslöschung** kommt ein zweiter Nutzen dazu: Sie müssen Löschrechte nicht mehr wegnehmen, um versehentliche oder unabgestimmte Löschungen zu verhindern. Die Rolle darf weiterhin löschen — nur eben nicht allein.

Mit den erweiterten Bedingungen (Team, Status, Kategorie, Listenfelder, Betrags- und Zahlfelder mit Operatoren wie **=, >, <, ≥**) setzen Sie Regeln sehr gezielt ein — z. B. nur für Arbeitsverträge mit Gehältern über einem Schwellwert. Und mit **mehreren Freigebern pro Regel sowie mehrstufigen Freigaben** bilden Sie Ihre echten internen Freigabestrukturen ab — vom einfachen Vier-Augen-Prinzip bis zur Kette „Fachbereich → Legal → Geschäftsführung".

> **Voraussetzung:** Freigaberegeln sind für Kunden mit dem **Approval-Feature** verfügbar. Falls Sie den Bereich „Freigaben" nicht sehen, sprechen Sie Ihren Customer Success Manager an.

## Voraussetzungen

* Sie haben **Admin- oder Eigentümer-Rechte** in Ihrem ContractHero-Account.
* Das **Approval-Feature** ist für Ihre Organisation aktiv.
* Die Personen, die freigeben sollen, sind als **Mitglieder** in der Organisation angelegt (siehe Verwandte Artikel: „Personen einladen").

## So funktioniert's

### 1. Freigabe-Bereich öffnen

Navigieren Sie zu **Einstellungen**.

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/1/2/5/2/12522a019f980500/screenshot-2026-06-04-at-14034_hwe0eb.png)

Navigieren Sie zu **Freigaben**. Sie sehen die Seite **„Freigaberegeln"** mit dem Untertitel „Konfigurieren Sie Freigabeworkflows und -regeln für Ihre Organisation." Die Tabelle listet alle bestehenden Regeln mit **Name**, **Regeltyp**, **Status**, **Zugewiesen an** und den **konfigurierten Bedingungen**. Bei einem neuen Account erscheint zunächst der Hinweis „Keine Freigaberegeln gefunden".

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/1/2/5/2/12522a019f980500/screenshot-2026-06-04-at-14512_5m6cox.png)

### 2. Neue Regel anlegen

Klicken Sie oben rechts auf **„+ Neue Freigaberegel"**. Eine Seitenleiste klappt auf der rechten Bildschirmseite ein.

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/1/2/5/2/12522a019f980500/screenshot-2026-06-04-at-14512_zkczyn.png)

### 3. Regelname vergeben

**Regelname** ist ein Pflichtfeld. Vergeben Sie einen sprechenden Namen, der den Zweck der Regel klar macht („Legal — NDAs", „Finance — Leasing > 50k", „Löschfreigabe — alle Verträge"). Generische Namen wie „Regel 1" werden später zur Sackgasse.

Mit dem Toggle **„Ist aktiv"** ganz unten steuern Sie, ob die Regel sofort greift oder zunächst deaktiviert gespeichert wird — praktisch, wenn Sie die Regel vorbereiten, aber erst zu einem späteren Stichtag scharf schalten möchten.

### 4. Regeltyp wählen

Im Bereich **„Regeltyp"** entscheiden Sie, **welche Aktion** die Freigabe auslöst. Sie wählen genau eine der beiden Karten:

* **„Vertragssignatur"** — *„Eine Freigabe ist erforderlich, bevor ein Vertrag zur Signatur gesendet wird."*
* **„Vertragslöschung"** — *„Eine Freigabe ist erforderlich, bevor ein Vertrag gelöscht werden kann."*

Eine Regel deckt immer nur einen Typ ab. Wenn Sie beides absichern wollen, legen Sie **zwei Regeln** an — die Freigeber dürfen dieselben sein.

### 5. Freigeber festlegen — einzeln, als Gruppe oder in Stufen

Im Bereich **„Freigeber"** legen Sie fest, wer freigeben soll:

* **Eine oder mehrere Personen pro Freigabegruppe:** Über das Feld **„Einen oder mehrere Benutzer auswählen"** fügen Sie einer Freigabegruppe beliebig viele Mitglieder hinzu. Gibt **eine** der ausgewählten Personen frei, ist dieser Freigabeschritt abgeschlossen — ideal, um Vertretungen abzudecken oder Engpässe zu vermeiden.
* **Mehrere Freigabegruppen als Stufen:** Über **„+ Freigabegruppe hinzufügen"** ergänzen Sie weitere Gruppen. Jede Gruppe ist ein eigener Freigabeschritt — die Aktion läuft erst, wenn **alle** Gruppen freigegeben haben.
* **Reihenfolge festlegen (optional):** Über **„Freigabereihenfolge festlegen"** werden die Gruppen nummeriert (1, 2, …) und lassen sich per Drag & Drop sortieren. Die nächste Gruppe wird erst benachrichtigt, wenn die vorherige ihren Schritt abgeschlossen hat — so entsteht eine mehrstufige Freigabekette. Ohne festgelegte Reihenfolge müssen ebenfalls alle Gruppen freigeben, jedoch ohne feste Abfolge.

Nur Mitglieder Ihrer Organisation erscheinen in der Auswahl — Externe oder noch nicht eingeladene Personen lassen sich nicht zuweisen.

### 6. Bedingungen definieren — gezielt oder für alle Verträge

Im Bereich **„Diese Regel anwenden, wenn"** legen Sie fest, für **welche Verträge** die Regel greifen soll („Ein Vertrag benötigt nur dann eine Freigabe, wenn er diesen Bedingungen entspricht.").

**Der schnelle Weg: alle Verträge.** Schalten Sie **„Auf alle Verträge anwenden"** ein, greift die Regel ausnahmslos — die Bedingungszeilen verschwinden dann komplett. ContractHero weist in dem Fall selbst darauf hin: *„Diese Regel greift bei jedem Vertrag, auch bei Verträgen in später angelegten Kategorien."* Genau das ist der Punkt: Sie müssen nicht mehr jede Kategorie einzeln anhaken und daran denken, neu angelegte Kategorien nachzupflegen.

**Der gezielte Weg: Bedingungen.** Lassen Sie den Schalter aus, kombinieren Sie beliebig viele Bedingungen — sie werden mit **UND**-Logik verknüpft. Zur Verfügung stehen:

* **Kategorie** — z. B. Lieferantenvertrag, Arbeitsvertrag, NDA.
* **Team** — z. B. Legal, Finance, HR (bei mehreren Teams in der Organisation).
* **Status** — z. B. Aktiv, Entwurf, Wiedervorlage.
* **Listenfelder** aus dem Vertragsfeldbaukasten — z. B. Risiko-Kategorie, Vertragsart, Regional-Zuordnung.
* **Betragsfelder** — z. B. Vertragswert, Jahresvolumen, Kaufpreis.
* **Zahlfelder** — z. B. Laufzeit in Monaten, Kilometer.

Bei **Betrags- und Zahlfeldern** stehen zusätzlich **Operatoren** zur Verfügung: **=** (gleich), **≠** (ungleich), **>** (größer als), **<** (kleiner als), **≥** (größer oder gleich), **≤** (kleiner oder gleich).

**Konkrete Beispiele:**

* **HR-Freigabe für hohe Gehälter:** *Kategorie = „Arbeitsvertrag" AND Gehalt ≥ 100.000 €*
* **Finance-Freigabe für größere Lieferantenverträge:** *Kategorie = „Lieferantenvertrag" AND Vertragswert > 50.000 €*
* **Löschschutz für den gesamten Bestand:** Regeltyp *Vertragslöschung* + **„Auf alle Verträge anwenden"**

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/1/2/5/2/12522a019f980500/screenshot-2026-06-04-at-14531_1y9ak0s.png)

### 7. Regel speichern

Klicken Sie unten in der Seitenleiste auf **„Regel hinzufügen"**. Die Regel erscheint sofort in der Tabelle „Freigaberegeln" — mit ihrem **Regeltyp** als Badge und ihren Bedingungen (bei aktivem Schalter steht dort „Gilt für alle Verträge").

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/1/2/5/2/12522a019f980500/screenshot-2026-06-04-at-14531_1md6uhj.png)

## Ablauf bei Regeltyp „Vertragssignatur"

Sobald ein Mitglied für einen passenden Vertrag den Signatur-Prozess startet, läuft folgender Ablauf automatisch:

1. ContractHero prüft: Erfüllt dieser Vertrag die Bedingungen einer aktiven Freigaberegel vom Typ „Vertragssignatur"?
2. Die freigebenden Personen der (ersten) Freigabegruppe erhalten eine **Benachrichtigung** mit der Freigabe-Anfrage.
3. Bei **mehrstufigen Freigaben** wird die nächste Gruppe erst benachrichtigt, wenn die vorherige Gruppe ihren Schritt abgeschlossen hat.
4. Erst wenn **alle Freigabegruppen** freigegeben haben, löst ContractHero die Signatur-Anfrage an die eigentlichen Unterzeichnenden aus.
5. **Lehnt eine freigebende Person ab, stoppt der Ablauf sofort** — die anfragende Person wird mit der Begründung benachrichtigt und kann den Vertrag anpassen und die Freigabe erneut starten. Die Signatur wird nicht versendet.

## Ablauf bei Regeltyp „Vertragslöschung"

Hier greift die Regel in dem Moment, in dem jemand einen Vertrag löschen will — einzeln oder über die Massenbearbeitung.

1. Die Person wählt den Vertrag und klickt auf **„Löschen"**. Es öffnet sich der Dialog **„Vertrag löschen"**.
2. Der Dialog weist darauf hin: *„Administratoren werden benachrichtigt, falls eine Freigabe zum Löschen erforderlich ist. Für Verträge, bei denen bereits eine Anfrage läuft, wird keine weitere Freigabeanfrage gestellt."*
3. Das Feld **„Grund für die Löschung"** ist ein **Pflichtfeld** (bis 500 Zeichen). Ohne Begründung lässt sich **„Ja, Vertrag löschen"** nicht auslösen. Der Hinweistext erklärt warum: „Dies ermöglicht es Ihren Kollegen, den Kontext zu verstehen, warum Sie diesen Vertrag löschen möchten."
4. Nach dem Bestätigen wird der Vertrag **nicht** gelöscht und wandert **nicht** in den Papierkorb. Er bleibt unverändert in der Vertragsliste stehen, während die Freigabe-Anfrage läuft.
5. Wird freigegeben, wandert der Vertrag in den **Papierkorb** — von dort ist er wie gewohnt wiederherstellbar.
6. **Wird abgelehnt, bleibt der Vertrag exakt so bestehen, wie er war.** Es geht nichts verloren, es ändert sich nichts am Vertrag.

## Häufige Fragen

### Kann eine Regel Signatur und Löschung gleichzeitig abdecken?

Nein. Pro Regel wählen Sie genau einen **Regeltyp**. Für beide Abläufe legen Sie zwei Regeln an — die Freigeber und Bedingungen dürfen identisch sein.

### Ändert sich etwas an meinen bestehenden Freigaberegeln?

Nein. Bestehende Regeln behalten den Typ **„Vertragssignatur"** und laufen unverändert weiter. Der Lösch-Trigger ist eine zusätzliche Option, keine Änderung an vorhandenen Setups.

### Warum muss ich beim Löschen jetzt einen Grund angeben?

Damit die freigebende Person entscheiden kann, ohne nachfragen zu müssen. Der Grund ist Pflicht und wandert mit der Anfrage mit — das ist gleichzeitig die Audit-Spur, warum eine Löschung beantragt wurde.

### Was passiert, wenn dieselbe Löschung zweimal beantragt wird?

Nichts doppelt. Der Dialog sagt es selbst: Für Verträge, bei denen bereits eine Anfrage läuft, wird **keine weitere** Freigabeanfrage gestellt.

### Was passiert bei einer Massenlöschung?

Jeder betroffene Vertrag, auf den die Regel zutrifft, läuft in seine eigene Freigabe. Bei großen Aufräumaktionen — etwa dem Rückgängigmachen eines fehlerhaften XLS-Imports — kann das sehr viele Anfragen auf einmal erzeugen. Planen Sie solche Aktionen mit den freigebenden Personen ab, oder deaktivieren Sie die Regel vorübergehend über **„Ist aktiv"**.

### Was passiert, wenn eine Person ablehnt?

Der gesamte Freigabeablauf **stoppt sofort** — unabhängig davon, wie viele Stufen bereits freigegeben hatten. Die anfragende Person erhält eine Benachrichtigung mit der Begründung. Bei **Vertragssignatur** wird die Signatur-Anfrage nicht versendet, bei **Vertragslöschung** bleibt der Vertrag unverändert bestehen.

### Gilt der Löschschutz auch für nachträglich importierte Alt-Verträge?

Ja. Anders als beim Signatur-Trigger hängt der Lösch-Trigger nicht daran, ob in ContractHero jemals ein Signaturprozess lief. Sobald ein Vertrag die Bedingungen erfüllt — oder die Regel auf alle Verträge gilt — ist auch ein importiertes PDF geschützt.

### Greift der Signatur-Trigger bei fertig unterschriebenen, importierten Verträgen?

Nein. Eine Regel vom Typ **„Vertragssignatur"** ist an den Signatur-Workflow in ContractHero gekoppelt. Verträge, die außerhalb unterschrieben und nur als PDF importiert werden, lösen keinen Signatur-Prozess und damit keine Freigabe-Anfrage aus. Für diese Verträge ist der Regeltyp **„Vertragslöschung"** der passende Schutz.

### Freigaberegel oder Schreibrechte — was nehme ich wofür?

Beides verhindert unabgestimmte Löschungen, auf unterschiedliche Weise. Mit der Zugriffsstufe **„Schreiben (lesen & bearbeiten, ohne Löschen)"** wird die Lösch-Aktion für die Rolle komplett ausgeblendet — richtig für Teams, die nie löschen sollen. Eine **Freigaberegel vom Typ Vertragslöschung** lässt die Löschung zu, schiebt aber eine Kontrolle davor — richtig für Rollen, die löschen dürfen sollen, aber nicht im Alleingang. Die beiden lassen sich kombinieren.

### Können mehrere Personen freigabeberechtigt sein?

Ja. Fügen Sie einer Freigabegruppe mehrere Mitglieder hinzu — sobald **eine** dieser Personen freigibt, ist der Schritt abgeschlossen. So decken Sie Urlaubszeiten und Vertretungen ab, ohne dass der Prozess hängt.

### Wie baue ich eine mehrstufige Freigabe (z. B. erst Legal, dann Geschäftsführung)?

Legen Sie pro Stufe eine **Freigabegruppe** an („+ Freigabegruppe hinzufügen") und aktivieren Sie **„Freigabereihenfolge festlegen"**. Die Gruppen werden nummeriert und per Drag & Drop sortierbar — jede Gruppe wird erst benachrichtigt, wenn die vorherige freigegeben hat.

### Wie werden mehrere Bedingungen verknüpft — UND oder ODER?

Alle Bedingungen einer Regel werden mit **UND**-Logik verknüpft. Für ODER-Logik legen Sie **zwei separate Regeln** an — beide können dieselben freigebenden Personen haben.

### Was passiert mit Verträgen, die bereits in Freigabe sind, wenn ich eine Regel ändere?

Laufende Freigabe-Prozesse **bleiben unverändert** — sie folgen der Regel-Konfiguration, die zum Startzeitpunkt aktiv war. Neue Vorgänge greifen auf die aktualisierte Regel zu.

### Die Person erscheint nicht in der Auswahl — woran liegt das?

Prüfen Sie, ob die Person als **Mitglied** in Ihrer Organisation angelegt ist und die Einladung angenommen hat (ausstehende Einladungen reichen nicht).

### Kann ich eine Regel später bearbeiten, deaktivieren oder löschen?

Ja. Über das Menü am rechten Rand der Regelzeile stehen **„Bearbeiten"**, **„Regel deaktivieren"** und **„Löschen"** zur Verfügung. Deaktivieren ist der richtige Weg, wenn die Regel nur vorübergehend pausieren soll — etwa vor einer geplanten Aufräumaktion.

### Wer sieht, dass eine Freigabe angefragt wurde?

Die freigebenden Personen werden benachrichtigt; beim Lösch-Trigger weist der Dialog ausdrücklich darauf hin, dass Administratoren informiert werden. Über welche Kanäle das ankommt — E-Mail, in der Anwendung oder Slack — steuern Sie auf Ihrer Benachrichtigungsseite im Bereich **„Freigaben"** (angefordert, akzeptiert, abgelehnt, storniert, Freigabeerinnerung). Der Verlauf ist zusätzlich im **Änderungsprotokoll** einsehbar.

## Gut zu wissen

* **Für den Löschschutz ist „alle Verträge" oft genau richtig.** Bei Signaturen erzeugt eine pauschale Regel Reibung im Tagesgeschäft — dort lohnen sich Schwellwerte. Beim Löschen ist das anders: Löschungen sind selten, und eine Lücke im Schutz fällt erst auf, wenn etwas weg ist. Der Schalter **„Auf alle Verträge anwenden"** deckt hier auch Kategorien ab, die es heute noch gar nicht gibt.
* **Sprechende Regelnamen sparen später Zeit.** Bei 10+ Regeln ist „HR — Arbeitsverträge ≥ 100k" sofort identifizierbar, „Regel 1" nicht. Nehmen Sie den Regeltyp mit in den Namen auf, wenn Sie beide Typen nutzen.
* **Vertretung über die Freigabegruppe lösen.** Nehmen Sie die Vertretung mit in die Gruppe auf — da eine Freigabe pro Gruppe genügt, blockiert ein Urlaub den Ablauf nicht.
* **Vor großen Aufräumaktionen kurz deaktivieren.** Wenn Sie planmäßig viele Verträge löschen — fehlerhafter Import, Testdaten — setzen Sie die Löschregel kurz auf „Ist aktiv" = aus, statt Dutzende Freigaben einzeln durchzuklicken. Danach wieder einschalten.
* **Audit-Spur ist eingebaut.** Jede Freigabe und Ablehnung wird mit Zeitstempel und Person dokumentiert — beim Lösch-Trigger zusätzlich mit dem angegebenen Grund. Für Audits, ISO-Zertifizierungen und interne Compliance ist das genau die Frage, die sonst niemand beantworten kann.
* **Vor produktiver Aktivierung testen.** Legen Sie die Regel zunächst mit **„Ist aktiv" = aus** an, testen Sie den Ablauf an einem Test-Vertrag, und aktivieren Sie erst nach erfolgreichem Durchlauf. Besonders wichtig bei mehrstufigen Regeln und Schwellwerten.

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